Tab là kiểu ựịnh dạng văn bản dạng cột, khác với văn bản dạng cột báo chắ, trong văn bản cĩ ựịnh dang tab thì ý nghĩa của văn bản trên cùng một dịng ở các cột thường cĩ liên quan với nhau. Cách thực hiện
Cách 1: nhập văn bản trước, khi nhập, mỗi cột cách nhau một phắm tab
(thường dùng cho những ựọan văn bản cĩ ựịnh dạng tab phức tạp) − Chọn khối văn bản cần ựịnh dạng
− đặt tab trực tiếp trên thước bằng cách click chuột trong ơ selectab ựể chọn kiểu tab, sau ựĩ click chuộc trên thước tại các tõa ựộ thắch hợp. Các kiểu canh lề cho tab:
Left Tab Canh trái
Center Tab Canh giữa
Right Tab Canh phải
Decimal Tab Canh theo dấu thập phân
Bar Tab Tab vạch ựứng
− Hiệu chỉnh tab: format /tab
+ Tab stop Position: nhập tọa ựộ
của tab
+ Alignment: canh lề cho tab
+ Set thiết lập giá trị cho tab
+ Clear: xĩa tab (hoặc drag chuột
kéo biểu tượng tab ra khỏi thước)
+ Clear all: xĩa tất cả tab ựã ựặt
Cách 2: đặt tab trước nhập văn bản sau (thường dùng cho những văn bản cĩ ựịnh dạng tab ựơn giản)
− đặt tab: ựặt trên thước hoặc chọn format/tab nhập tọa ựộ cho tab trong ơ Tab stop Positoin
− Nhập văn bản: khi nhập, mỗi cột cách nhau một phắm tab 3.3. CHÈN CÁC đỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN
3.3.1. Picture
3.3.1.1. Chèn hình ảnh vảo văn bản:
Làm cho văn bản trở nên phong phú hơn, picture là loại tập tin ựồ họa, trong word cĩ sẵn một thư viện hình ảnh phong phú dành cho người sử dụng
− Chèn hình từ lệnh from file: InsertPicturefrom file, chọn hình, click insert
− Chèn hình từ clipArt: InsertPictureClipt Art, chọn Organize clips, chọn hình trong thư viện, chọn copy, chuyển sang trang văn bản, click Past.
3.3.1.2. Hiệu chỉnh picture:
Chọn hình cần hiệu chỉnh, mở thanh cơng cụ Picture, hoặc R_click, chọn format Picture
− Insert Picture: Chèn hình vào văn bản − Color: thay ựổi màu cho hình
− More contrast/less contrast: Tăng/giảm ựộ tương phản
− More Brightness/Less Brightness: tăng/giảm ựộ sáng của hình − Crop: cắt xén hình
− Rotate left: Xoay hình về trái 900. − Line style : ựường viền quanh hình
− Compress picture: nén hình
− Text wrapping: chỉnh vị trắ tương ựối giữa hình và văn bản − Format object: ựịnh dạng hình
− Set transparent color: tạo nền trong suốt cho hình − Reset picture: phục hồi trạng thái ban ựầu của hình 3.3.2. Wordart
Cơng cụ tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, WordArt ựược xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản.
3.3.2.1. Chèn WordArt:
− Chọn menu Insert
PictureWordArt hoặc click nút Insert WordArt trên thanh cơng cụ Drawing − Xuất hiện cửa sổ WordArt
Gallery, chọn một kiểu WordArt, click OK
− Nhập nội dung của văn bản
muốn ựịnh dạng kiểu
WordArt, click OK
3.3.2.2. Hiệu chỉnh WordArt:
Chọn chữ WordArt, mở thanh cơng cụ WordArt
− Insert WordArt: chèn WordArt
− Edit Text: hiệu chỉnh nội dung, font chữ cho WordArt − WordArt Gallery: Chọn mẫu cho WordArt
− Format Object: ựịnh dạng WordArt
− WordArt shap: chỉnh kiểu chữ cho WordArt
− Text wrapping: chỉnh vị trắ tương ựối cho WordArt và văn bản − WordArt same Letter Height: chữ thường và chữ hoa cĩ chiều
cao bằng nhau.
− WordArt vertical text :xoay chữ WordArt theo chiều ựứng − WordArt alignment: canh lề cho chữ trong phạm vi WordArt 3.3.3. Autoshape
Word hổ trợ các cơng cụ dùng ựể vẽ các hình các hình tương ựối phức tạp là AutoShap
− Chọn một trong các cách sau: Insert PictureAutoshape hoặc click nút Autoshap trên thanh cơng cụ Drawing hoặc mở thanh cơng cụ Autoshape.
− Chọn một kiểu hình AutoShap. − Drag chuột vẽ vào trang văn bản 3.3.3.2. Hiệu chỉnh AutoShape:
− Chèn văn bản vào autoshape: + R_Click trên hình autoshape + Chọn Add Text
− Các ựịnh dạng khác dựa vào thanh cơng cụ Drawing
3.3.4. Object
Cơng cụ cho phép chèn các ựối tượng từ các phần mềm khác vào văn bản, bằng cách chọn InsertObject, chọn loại object cần chèn.
− Chèn cơng thức tốn học: InsertObjectMicrosoft
Equation 3.0, xuất hiện thanh cơng cụ, chọn cơng cụ, nhập cơng
thức, khi kết thúc ta click chuột ra ngồi thanh cơng cụ tự ựộng ựĩng lại
3.3.5. Table
Bảng là kiểu trình bày văn bản cĩ cấu trúc gồm các cột (column) và các dịng (Row), giao giữa các dịng và các cột là các ơ (cell).
3.3.5.1. Cách tạo bảng. Chọn một trong 3 cách sau:
− Chọn TableInsertTable, trong cửa sổ Insert Table, nhập số dịng và số cột cho table
− Click nút cơng cụ Insert Table, Drag chuột chọn số dịng số cột và thả ra.
− Dùng cơng cụ Draw Table trên thanh cơng cụ Table and Borders ựể vẽ bảng
3.3.5.2. Các thao tác trên bảng
− Select: Thao tác chọn, dùng ựể chọn các thành phần trong table
+ đặt dấu nháy trong ựối tượng cần chọn + TableselectTable, column, row, cell
− Insert: Chèn thêm table hoặc các thành phần của table + đặt dấu nháy tại vị trắ cần chèn, chọn
TableInsertTable: Chèn table
TableInsertColumn the left: Chèn thêm một cột bên trái cột chứa dấu nháy
TableInsertColumn the Right: Chèn thêm một cột bên phải cột chứa dấu nháy
TableInsertRow above: Chèn thêm một dịng bên trên dịng chứa dấu nháy
TableInsertRow below: Chèn thêm một dịng bên dưới dịng chứa dấu nháy
− Delete: Xĩa table hoặc các thành phần của Table.
+ Chọn thành phần muốn xĩa
+ Table/delete/Table, Rows, Column, Cells
− Merge Cell: Kết hợp nhiều ơ thành một ơ
+ Chọn các ơ cần trộn + Table/Merge cell
− Split cell: Tách một ơ hoặc nhiều ơ thành nhiều ơ khác
+ Chọn ơ cần tách
+ Table/Split cell, nhập số dịng và số cột cần tách, ok
− Hiệu chỉnh Table: dùng thanh cơng cụ Table and Border
+ Draw Table: vẽ bảng
+ Line style: Chọn kiểu ựường kẽ bảng + Line weight: ựộ dày ựường kẽ
+ Border color: màu ựường viền + Shading color: màu nền của bảng + Align: canh lề cho dữ liệu trong ơ + Distribute rows evenly: Canh
ựều các dịng
+ Distribute column evenly: Canh ựều các cột
+ Change Text Direction: ựổi hướng văn bản trong ơ
+ Sort ascending/descending: sắp sếp dữ liệu trong ơ theo chiều tăng hoặc giảm dần
+ Table Auto format:cho phép chọn ựịnh dạng bảng theo những mẫu cĩ sẵn
+ Auto Sum: Dùng ựể tắnh tổng tự ựộng các ơ trong bảng
+ Ngồi ra cĩ thể chèn cơng thức tắnh tốn vào bảng bằng cách chọn table/formular
3.3.6. Chèn các trường dữ liệu − đặt dấu nháy tại vị trắ mà bạn
muốn chèn field − Chọn Insertfield
− Trong hộp Categories click một categories
− Chọn các thuộc tắnh tương ứng click OK
3.3.7. Comment (Chèn chú thắch) 3.3.7.1. Chức năng:
Tạo chú thắch cho văn bản, khi ựưa trỏ ựến vị trắ cĩ chú thắch sẽ xuất hiện khung chứa nội dung chú thắch
3.3.7.2. Cách tạo:
− Chọn khối văn bản hoặc ựặt dấu nháy ở cuối ựọan văn bản muốn tạo chú thắch
− Chọn lệnh Insert Comments
− Cuối màn hình xuất hiện cửa sổ commnet, nhập nội dung nghi chú 3.3.7.3. Hiệu chỉnh nội dung chú thắch:
− R_Click trên nội dung văn bản cĩ chú thắch − Chọn Edit comment
3.3.8. Footnote và Endnote 3.3.8.1. Chức năng:
Chèn chú thắch cho tài liệu, tại vị trắ chú thắch sẽ ựược ựánh dấu và nội dung chú thắch xuất hiện ở cuối trang (Footnote) hoặc cuối tài liệu (Endnote)
3.3.8.2. Cách tạo:
− đặt dấu nháy tại vị trắ muốn tạo chú thắch
− Insert/reference/FootnoteẦ
− Location : Chọn Footnote hay Endnotes − Format: định dạng cho các chú thắch
− Apply changes: Phạm vi chú thắch
− Click Insert, dấu nháy chuyển ựến cuối trang, hoặc cuối tài liệu, nhập nội dung chú thắch.
3.3.9. Tạo Bookmark _Hyperlink 3.3.9.1. Chức năng :
Bookmark dùng ựánh dấu cho một ựiểm liên kết, chức năng này thường dùng trong các tài tài liệu cĩ nội dung dài, Hyperlink dùng ựể tạo liên kết ựến các bookmark ựã tạo nhằm di chuyển nhanh ựến một nội dung nào ựĩ trong tài liệu
3.3.9.2. Cách tạo:
− Tạo BookMark:
+ đặt dấu nháy tại vị trắ muốn ựánh dấu + Chọn InsertBookMark
+ Bookmark name: nhập tên bookmark
+ Click Add. Trong tài liệu cĩ thể cĩ nhiều vị trắ cần tạo bookmark, mỗi bookmark cĩ một tên riêng
− Tạo Hyperlink: đánh dấu khối
nội dung văn bản làm nhãn liên kết
+ Chọn Insert/Hyperlink + Xuất hiện cửa sổ Hyperlink:
Chọn Place in this
document
Select a place in this
document: chọn tên
bookmark cần liên kết ựến, click OK
3.3.10.1. Chức năng:
Dùng ựể tham chiếu ựến một ựối tượng mà nĩ xuất hiện tại một vị trắ khác trong tài liệu, bạn cĩ thể tạo cross- reference trong heading, footnotes, bookmarks, captions,
numbered paragraphs
3.3.10.2. Cách tạo:
− Trong tài liệu hiện hành, nhập nhãn tham chiếu. − Chọn InsertReferenceCross-
reference.
− Trong hộp thoại Reference type, click chọn loại phần tử mà bạn muốn tham chiếu ựếnỞ Vắ dụ: a heading. − Trong hộp Insert reference to, click
chọn thơng tin mà bạn muốn chèn vào tài liệuỞVắ dụ: the heading text. − Trong hộp For which, click chỉ ựịnh
phần tử mà bạn muốn tham chiếu ựến
− Insert as hyperlink : cho phép người sử dụng nhảy ựến phần tử tham chiếu. − Click Insert.
3.4. TEMPLATE 3.4.1. Khái niệm 3.4.1. Khái niệm
Template là một tập tin mẫu, cho phép tạo một tập tin mới với mẫu ựã ựược tạo sẵn, Tập tin mẫu cĩ thể bao gồm tiêu ựề, logo, những ựịnh dạng khác. Tập tin mẫu cĩ phần phân loại là.DOT
3.4.2. Sử dụng các template cĩ sẵn:
Trong word cĩ sẵn các tập tin template, ta cĩ thể sử dụng bằng cách: − Chọn FileNew
− Trong khung New Document, tại mục Template, chọn On my computer
− Xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu template, ta cĩ thể chọn một mẫu phù hợp với nội dung của mình.
3.4.3. Tạo tập tin mẫu mới
− Chọn filenew, trong khung new document, tại mục template, chọn on my computer, xuất hiện cửa sổ template:
+ Tại mục create new chọn template, OK + Sọan thảo và ựịnh dạng cho tập tin mẫu + Lưu tập tin mẫu trong thư mục mặc ựịnh
C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 3.5. STYLE
3.5.1. Khái niệm
Trong quá trình soạn thảo văn bản, cĩ những nội dung mà ta muốn ựịnh dạng giống nhau, nếu ựịnh dạng lần lượt cho từng nội dung riêng sẽ mất nhiều thời gian và khĩ chắnh xác, một trong những cách ựơn giản ựể thực hiện ựiều này là dùng style
Style là một tập hợp các ựịnh dạng ựược tạo trước, cĩ tên gọi hoặc ựược gán bởi tổ hợp phắm tắt. Style rất cần thiết khi sọan thảo giáo trình hoặc một tài liệu cĩ nhiều mục, nhiều loại văn bản khác nhau.
Cĩ 2 loại stye: Style cho ựọan (Paragraph style) và stye cho ký tự (Character style). Trong word cĩ sẵn các style cĩ thể sử dụng ngay, trong hộp style trên thanh cơng cụ.
3.5.2. Các thao tác trên Style 3.5.2.1. Cách tạo style 3.5.2.1. Cách tạo style
a. Cách 1
− định dạng cho khối văn bản − Chọn khối văn bản vừa ựịnh
dạng
− Nhập tên style trong hộp style trên thanh cơng cụ, nhấn enter
b. Cách 2:
− Chọn FormatStyles and Formatting
− Trong hộp thoại Styles and Formatting, click New Style − Name: Nhập tên style. − Style type: Chọn loại style − Base on: Chọn style làm nền
cho style ựang tạo, style ựang tạo sẽ bao gồm các ựịnh dạng của style nền.
− Style for following paragraph : chọn style cho ựọan kế tiếp − Format: chọn các ựịnh dạng cho stle.
− Shortcut Key: gán style cho phắm tắt 3.5.2.2. Gán style:
− Chọn khối văn bản muốn gán
3.5.2.3. Hiệu chỉnh style:
− Trong cửa sổ styles and formatting
− Click vào tên style muốn hiệu chỉnh, chọn modify style − Thực hiện hiệu chỉnh
− OK
3.5.2.4. Tạo bảng mục lục
để tạo mục lục cần phải tạo style trước, nội dung nào muốn xuất hiện trong mục lục thì nội dung ựĩ phải ựược gán style.
Cách tạo:
− Chọn InsertreferenceIndex and tables
− Chọn tab Table of Contents
− Show page numbers hiển thị số trang
− Tab leader: kiểu tab từ tên ựề mục ựến số trang − Format: chọn kiểu ựịnh
dạng
− Show levels: số cấp xuất hiện trong mục lục
− Click chọn OptionẦxuất hiện cửa sổ Table of contents Options
− Trong mục available style : danh sách các style ựang tồn tại
− Trong mục TOC level: chỉ ựịnh cấp xuất hiện của style tương ứng
− Click Ok, OK ựể hịan tất 3.6. CÁC CHỨC NĂNG KHÁC
Cơng việc văn phịng thường cĩ nhu cầu tạo các giấy mời, phiếu báo, thư cám ơn, giáy chứng nhận, ẦNhững mẫu thư tắn này thường cĩ chung mẫu mã, chỉ khác nhau thơng tin của người nhận. để thực hiện cơng việc này một cách nhanh chĩng và chắnh xác word hổ trợ cơng cụ gọi là Mail merge
Cách thực hiện:
− Tạo Data source: là một table chứa danh sách người nhận thư, trong ựĩ các cột sẽ chứa các thơng tin của người nhận, lưu tành tập tin dulieu.doc
− Tạo mẫu thư tắn: Chứa nội dung chung cho tất cả các thư.
− Thực hiện trộn thư: Gồm 6 bước
+ Tại trang thư tắn, chọn Tools/Letters and Mailings/Mail
Merge. Xuất hiện cửa sổ Mail Merge.
+ Select document type: chọn loại thư (Chọn Letters), next + Select starting document:
Chọn user the current document : chọn tài liệu hiện hành làm mẫu thư trộn
Start from a template: chọn mẫu template
Start from existing document: chọn một tài liệu ựã cĩ, chọn xong click next sang bước kế tiếp
+ Use an existing list: chọn bảng dữ liệu chứa danh sách người nhận, click nút browse, mở danh sách, click nút select all, OK, Next + Xem trước thơng tin ựược trộn
+ Thực hiện trộn: cĩ thể dùng thanh cơng cụ Mail merge, Click nút Merge to new document, xuất hiện cửa sổ Merge, chọn phạm vi trộn, OK hồn tất, các thư trộn xong ựược lưu vào một tập tin mới
3.6.2. AutoText Ờ AutoCorrect 3.6.2.1. AutoText 3.6.2.1. AutoText
Auto Text là chức năng chèn văn bản tự ựộng. Trong soạn thảo văn bản, cĩ những cụm từ mà ta phải nhập ựi nhập lại nhiều lần, ựể tiết kiệm thời gian và thao tác ta cĩ thể sử dụng chức năng AutoText. Cách thực hiện:
− Tạo AutoText:
đánh dấu chọn khối văn bản muốn tạo AutoText
InsertAutoTextAutoText, chọn tab AutoText
Trong khung Enter AutoText Entries here: nhập từ ựại diện
Click nút Add, OK
Tại vị trắ cần chèn AutoText, nhập từ ựại diện, nhấn phắm F3 3.6.2.2. AutoCorrect:
AutoCorrect là chức năng sửa lỗi tự ựộng, Word sẽ tự ựộng sửa lỗi sai sau khi kết thúc nhập và nhấn phắm Spacebar
Cách thực hiện:
− Chọn InsertAutoTextAutoText, chọn tab AutoCorrect, xuất hiện cửa sổ Auto Correct
− Correct TWo INitial CApitals: Bật/tắt chế ựộ tự ựộng sửa 2 ký tự
hoa thành một ký tự hoa ở ựầu mỗi từ
− Capitalizes first letter of
sentences: Bật/tắt chế ựộ tự ựộng sửa ký tự ựầu câu thành chữ hoa
− Capitalize names of days:
Bật/tắt chế ựộ tự ựộng sửa tên ngày trong tuần thành chữ hoa
− Correct accidental usage
of cAPLOCK key: Bật/tắt
chế ựộ tự ựộng phát hiện và bật lại phắm Caplock trong trường hợp bị quên
− Replace text as you type:
Bật/tắt chế ựộ tự ựộng thay
thế từ sai nhập trong ơ Replace bởi từ ựúng trong ơ With. 3.7. IN ẤN TRONG WORD
3.7.1. định dạng trang in Chọn FilePage setup Chọn FilePage setup
− Thẻ Margins: chỉ ựịnh các thơng
số lề cho trang in
+ Top, Bottom, Left, Right : lề trên, dưới, trái, phải
+ Gutter: Khoảng cách lề ựể ựĩng gáy
+ Header / Footer: khoảng cách từ biên trang giấy ựến header/footer
+ Mirror Margins: in/khơng in ở chế ựộ 2 mặt giấy, nếu in 2 mặt thì Left / Right sẽ chuyển thành Inside và Outside
− Thẻ Paper: chỉ ựịnh thơng số kắch thước trang giấyPaper size: Chọn size chuẩn trong danh sách, hoặc nhập kắch thước trang theo yêu cầu của người dùng
+ Orientation: chọn hướng in + Apply to: Chọn phạm vi in
− Layout: đối với những trang giấy in cả 2 mặt, nội dung và cách
trình bày header/footer ở trang chẵn và trang lẻ thường khác nhau + Trong tab Layout, chọn Different Odd and Event
+ Apply Whole Document, OK
+ Vào Header trang chẵn và trang lẻ ựể tạo nội dung