3.6.2.1. AutoText
Auto Text là chức năng chèn văn bản tự ựộng. Trong soạn thảo văn bản, cĩ những cụm từ mà ta phải nhập ựi nhập lại nhiều lần, ựể tiết kiệm thời gian và thao tác ta cĩ thể sử dụng chức năng AutoText. Cách thực hiện:
− Tạo AutoText:
đánh dấu chọn khối văn bản muốn tạo AutoText
InsertAutoTextAutoText, chọn tab AutoText
Trong khung Enter AutoText Entries here: nhập từ ựại diện
Click nút Add, OK
Tại vị trắ cần chèn AutoText, nhập từ ựại diện, nhấn phắm F3 3.6.2.2. AutoCorrect:
AutoCorrect là chức năng sửa lỗi tự ựộng, Word sẽ tự ựộng sửa lỗi sai sau khi kết thúc nhập và nhấn phắm Spacebar
Cách thực hiện:
− Chọn InsertAutoTextAutoText, chọn tab AutoCorrect, xuất hiện cửa sổ Auto Correct
− Correct TWo INitial CApitals: Bật/tắt chế ựộ tự ựộng sửa 2 ký tự
hoa thành một ký tự hoa ở ựầu mỗi từ
− Capitalizes first letter of
sentences: Bật/tắt chế ựộ tự ựộng sửa ký tự ựầu câu thành chữ hoa
− Capitalize names of days:
Bật/tắt chế ựộ tự ựộng sửa tên ngày trong tuần thành chữ hoa
− Correct accidental usage
of cAPLOCK key: Bật/tắt
chế ựộ tự ựộng phát hiện và bật lại phắm Caplock trong trường hợp bị quên
− Replace text as you type:
Bật/tắt chế ựộ tự ựộng thay
thế từ sai nhập trong ơ Replace bởi từ ựúng trong ơ With. 3.7. IN ẤN TRONG WORD
3.7.1. định dạng trang in Chọn FilePage setup Chọn FilePage setup
− Thẻ Margins: chỉ ựịnh các thơng
số lề cho trang in
+ Top, Bottom, Left, Right : lề trên, dưới, trái, phải
+ Gutter: Khoảng cách lề ựể ựĩng gáy
+ Header / Footer: khoảng cách từ biên trang giấy ựến header/footer
+ Mirror Margins: in/khơng in ở chế ựộ 2 mặt giấy, nếu in 2 mặt thì Left / Right sẽ chuyển thành Inside và Outside
− Thẻ Paper: chỉ ựịnh thơng số kắch thước trang giấyPaper size: Chọn size chuẩn trong danh sách, hoặc nhập kắch thước trang theo yêu cầu của người dùng
+ Orientation: chọn hướng in + Apply to: Chọn phạm vi in
− Layout: đối với những trang giấy in cả 2 mặt, nội dung và cách
trình bày header/footer ở trang chẵn và trang lẻ thường khác nhau + Trong tab Layout, chọn Different Odd and Event
+ Apply Whole Document, OK
+ Vào Header trang chẵn và trang lẻ ựể tạo nội dung 3.7.2. Print preview Ờ print
3.7.2.1. Print preview:
Xem trước trang in, chỉnh sửa các thơng số cho trang trước khi in, chọn file/Print Preview
− Print: In ra giấy
− Magnifier: Chuyển ựổi chế ựộ Preview và Edit − One Page: Chế ựộ hiển thị 1trang
− Multiple Pages: Chọn số trang muốn hiển thị − Zoom: Chọn tỉ lệ trang.
− View Ruler: Bật/tắt thướcu baảt có theă chữnh sỏũa lề
− Shrink to fit: Thu gọn văn bản cho vừa một trang trong trường hợp dư vài dịng ở trang sau
− Full screen : Xem ở chế ựộ ựầy màn hình
− Close: đĩng cửa sổ Preview 3.7.2.2. Print:
− In tài liệu, Chọn FilePrint − Page Range: chọn phạm vi
muốn in
+ All: in tồn bộ tập tin
+ Current page: In trang hiện hành
+ Selection: In khối văn bản ựược chọn.
+ Page: Nhập số trang muốn in, các trang cách nhau bởi dấu phẩy, muốn in một số trang liên tục thì nhập trang ựầu-trang cuối
+ Number of Copy: số bản in
+ Print what: chọn loại thơng tin muốn in, mặc ựịnh là document + Print : Chọn thứ tự in: All pages of range: In tất cả các trang,
Odd Pages: In trang lẻ, Even Pages: In trang chẵn, Paper per Sheet: số trang in trên một mặt giấy
CHƯƠNG 4. MICROSOFT EXCEL
4.1. GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tắnh nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tắnh Lotus 1-2-3, Quattro ProẦ, bảng tắnh của Excel với giao diện cũng gồm nhiều ơ ựược tạo bởi các dịng và cột. Việc nhập dữ liệu và lập cơng thức tắnh tốn trong Excel cũng cĩ những ựiểm tương tự, tuy nhiên Excel cĩ nhiều tắnh năng ưu việt và cĩ giao diện rất thân thiện với người dùng.
Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Excel là chương trình ựầu tiên cho phép người sử dụng cĩ thể thay ựổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tắnh, excel cũng ựồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn ựề thơng minh hơn. đặc biệt là khả năng biểu diễn ựồ thị của Excel rất tốt.
4.1.1. Các thành phần trong cửa sổ Excel
Các thành phần trong cửa sổ Excel gồm:
− Title bar: thanh tiêu ựề
− Menu bar: thanh lệnh
− Toolbar: thanh cơng cụ
− Formulabar: thanh cơng thức
− Sheettab: chứa các sheet trong workbook
4.1.2. Cấu trúc của một workbook 4.1.2.1. Workbook 4.1.2.1. Workbook
Một tập tin của Excel ựược gọi là một Workbook và cĩ phần phân loại mặc ựịnh là XLS. Một Workbook ựược xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbook cĩ tối ựa 255 sheet.
Formula bar Menu bar
Tool bar
Sheet tab Vùng làm việc
4.1.2.2. Worksheet
Mỗi một sheet là một bảng tắnh gồm các hàng và cột
− Hàng (row):cĩ tối ựa là 65.536 hàng, ựược ựánh số thứ tự từ
1 ựến 65.536
− Cột (column): cĩ tối ựa là 256 cột, ựược ựánh số từ A, B,...Z,AA,AB...AZ,...IV
− Ơ (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu ựược chứa trong các ơ, giữa các ơ cĩ lưới phân cách. Như vậy một Sheet gồm
65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ơ)
Mỗi ơ cĩ một ựịa chỉ ựược xác ựịnh bằng tên của cột và số thứ tự hàng.
− Con trỏ ơ: là một khung nét ựơi, ơ chứa con trỏ ơ ựược gọi là ơ hiện
hành.
− Vùng (Range BlockArrayReference): gồm nhiều ơ liên tiếp
nhau, mỗi vùng cĩ một ựịa chỉ ựược gọi là ựịa chỉ vùng. địa chỉ vùng ựược xác ựịnh bởi ựịa chỉ của ơ gĩc trên bên trái và ơ gĩc
dưới bên phải, giữa ựịa chỉ của 2 ơ này là dấu hai chấm (:).
Vắ dụ C5:F10
− Gridline: Trong bảng tắnh cĩ các ựường lưới (Gridline) dùng ựể
phân cách giữa các ơ, các ựường lưới này sẽ khơng xuất hiện trong trang in.
Muốn bật/ tắt Gridline, chọn lệnh Tools Options
ViewGridline
4.1.2.3. Các thao tác trên sheet
− Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.
− đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần ựổi tên, sau ựĩ nhập vào tên mới.
− Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh InsertWorkSheet.
− Xĩa một Sheet: chọn Sheet cần xĩa, chọn lệnh Edit Delete Sheet. 4.1.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập
4.1.3.1. Kiểu dữ liệu số:
Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E, %, $, ngày và giờ thì số theo ựúng quy ước trong mơi trường windows thì mặc ựịnh ựược canh lề phải trong ơ.
để ựặt quy ựịnh về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh
StartSettingsControl PanelRegional and Language Options
numbers
a. Dữ liệu dạng số (Number)
+ Decimal symbol: quy ước dấu phân cách phần thập phân + No. of digits after decimal: số
chữ số thập phân.
+ Digits grouping symbol: Dấu phân cách hàng ngàn
+ Digits grouping : Số số hạng trong nhĩm
+ Negative nuber format: ựịnh dạng số âm.
+ List separator: quy ước dấu phân cách giữa các phần tử trong danh sách
b. Dữ liệu dạng ngày (Date)
Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào ựúng theo sự qui ựịnh của Windows, dữ liệu sẽ canh phải trong ơ. Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi.
để kiểm tra và thay ựổi qui ựịnh khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh StartSettingsControl PanelRegional
and Language Options Date
c. Dữ liệu dạng giờ (Time) Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập ựúng theo qui ựịnh của Windows, mặc ựịnh là giờ:phút:giâyi (hh:mm:ss AM/PM). dữ liệu sẽ canh phải trong ơ.
4.1.3.2. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
Dữ liệu chuỗi bao gồm ký tự chữ và số, khi nhập thì mặc ựịnh là canh trái trong ơ.
4.1.3.3. Dữ liệu kiểu cơng thức (Formula)
Dữ liệu kiểu cơng thức bắt ựầu bằng dấu =, với dữ liệu kiểu cơng thức thì giá trị hiển thị trong ơ là kết quả của cơng thức ựĩ, cĩ thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thơng báo lỗi.
Cơng thức là sự kết hợp giữa các tốn tử và tốn hạng. + Các tốn tử cĩ thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, =,<>. + Các tốn hạng cĩ thể là: hằng, hàm, ựịa chỉ ơ, ựịa chỉ vùng 4.1.4. Các loại ựịa chỉ và các thơng báo lỗi thường gặp
4.1.4.1. Các loại ựịa chỉ :
a. địa chỉ tương ựối : là ựịa chỉ mà nĩ tự ựộng cập nhật theo sự thay ựổi của ựịa chỉ ơ nguồn khi thực hiện thao tác copy cơng thức ựể bảo tồn mối quan hệ tương ựối giữa các ơ trong cơng thức.
Quy ước: địa chỉ tương ựối của ơ cĩ dạng
Vắ dụ:
b. địa chỉ tuyệt ựối: là ựịa chỉ mà nĩ khơng thay ựổi khi thực hiện
thao tác copy cơng thức.
Quy ước: địa chỉ tuyệt ựối của ơ cĩ dạng
Vắ dụ:
Trong vắ dụ trên, ựịa chỉ ơ D1 khơng ựổi khi copy cơng thức c. địa chỉ hổn hợp: là ựịa chỉ mà nĩ chỉ thay ựổi một trong hai
thành phần (hàng hoặc cột) khi copy cơng thức Quyước: ựịa chỉ hổn hợp cĩ dạng
giữ cố ựịnh cột khi copy cơng thức
Vắ dụ: $A1
Giữ cố ựịnh hàng khi copy cơng thức
Vắ dụ:
<Tên cột><Chỉ số hàng>
$<Tên cột>$<Chỉ số hàng>
địa chỉ tuyệt ựối
$<Tên cột><Chỉ số hàng>
Khi copy cơng thức từ D3 sang F3 thì cột B khơng ựổi -> cố ựịnh cột B
d. Cách chuyển ựổi giữa các loại ựịa chỉ : nhấn phắm F4 ựể
chuyển từ ựịa chỉ tương ựối sang tuyệt ựối và hổn hợp
A1 $A$1 A$1 $A1 A1
4.1.4.2. Các thơng báo lỗi thường gặp trong Excel
Khi Excel khơng tắnh ựược một cơng thức thì chương trình sẽ báo lỗi sai, bắt ựầu bằng dấu #, dưới ựây là danh sách các thơng báo lỗi thường gặp
Thơng báo lỗi Nguyên nhân
#DIV/0! Trong cơng thức cĩ phép tắnh chia cho 0
#N/A Cơng thức tham chiếu ựến ơ cĩ giá trị khơng tìm thấy hoặc nhập hàm thiếu ựối số
#NAME? Trong cơng thức cĩ tên hàm hoặc tên ơ sai
#NULL Xảy ra khi xác ựịnh giao giữa 2 vùng nhưng vùng giao nhau là rỗng
#NUM! Dữ liệu số bị sai
#REF! Xảy ra khi trong cơng thức cĩ tham chiếu ựến một ựịa chỉ khơng hợp lệ
#VALUE! Trong cơng thức cĩ các tốn hạng và tốn tử sai kiểu
4.2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 4.2.1. Xử lý trên khối dữ liệu
4.2.1.1. đặt tên cho vùng
để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta cĩ thể ựặt tên cho một vùng dữ liệu ựược chọn như sau:
− Chọn vùng dữ liệu cần ựặt tên. − Chọn lệnh Insert Name Define.
− Nhập tên vùng vào mục Names in workbook. − Click OK hoặc Add.
4.2.1.2. Sao chép dữ liệu từ ơ này sang ơ khác và ựiền dữ liệu −
− −
− Sử dụng chức năng Copy và Paste
+ Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
+ Chọn Edit Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy.
+ Di chuyển con trỏ ơ ựến ơ ựầu tiên của vùng ựắch.
+ Chọn Edit Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste
− − −
− Tự ựộng ựiền dữ liệu bằng tắnh năng AutoFill và menu
InsertFill
+ Sử dụng tắnh năng AutoFill: Khi Drag tại Fill handle xuống phắa
dưới hoặc sang phải, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ơ ựã ựược chọn.
+ Sử dụng menu Edit Fill: Ngồi tắnh năng AutoFill, cịn cĩ thể
sử dụng lệnh Fill từ menu Edit ựể thực hiện những sao chép ựơn giản.
Cách thực hiện:
đặt trỏ tại ơ muốn sao chép và Drag ựến những ơ muốn ựiền vào.
Chọn menu EditFill, sao ựĩ chọn lệnh từ menu con Fill thắch hợp với hướng muốn sao chép (Down, Right, Up, Left). −
− −
− Sử dụng chức năng Copy và Paste Special
Chức năng Paste Special giúp người dùng cĩ thể sao chép một thành phần nào ựĩ của dữ liệu. cách thực hiện:
+ Chọn dữ liệu cần sao chép + Chọn Edit copy
+ Chọn vị trắ cần sao chép + Chọn Edit Paste Special + Xuất hiện hộp thoại Paste
Special. Chọn kiểu sao chép:
Formulas: Chỉ sao chép cơng thức.
Values: chỉ sao chép giá trị
Formats: Chỉ sao chép ựịnh dạng
Comments: chỉ sao chép chú thắch
Validate: Sao chép kiểm tra tắnh hợp lệ dữ liệu
All except borders: Sao chép tất cả ngoại trừ ựường viền
Column widths: Sao chép ựộ rộng của cột
Formulas and number formats: Sao chép cơng thức và ựịnh dạng dữ liệu số
Values and number formats: Sao chép giá trị và ựịnh dạng dữ liệu số
Operation: Add, Subtract, Multiply, Divide: Sao chép ựồng thời thực hiện phép tốn cộng, trừ, nhân, chia.
4.2.2. Thao tác trên hàng và cột 4.2.2.1. Thêm hàng (Row) 4.2.2.1. Thêm hàng (Row)
+ Chọn các hàng mà tại ựĩ muốn chèn thêm hàng mới vào. + Vào menu Insert Rows; hoặc R_Click, chọn Insert. 4.2.2.2. Thêm cột (Column)
+ Chọn các cột mà tại ựĩ muốn chèn thêm cột mới vào. + Vào menu InsertColumns; hoặc R_Click, chọn Insert. 4.2.2.3. Thêm ơ mới
+ Chọn các ơ hoặc ựưa con trỏ ựến ơ mà tại ựĩ muốn chèn các ơ trống vào.
+ Chọn menu Insert Cells; hoặc R_Click, chọn Insert..., xuất hiện hộp thoại sau:
Shift cells right: dữ liệu trong ơ hiện hành bị ựẩy sang phải
Shift cells down: dữ liệu trong ơ hiện
hành bị ựẩy xuống dưới
Entire row: chèn cả dịng mới
Entire column chèn cả cột mới 4.2.2.4. Xĩa hàng, cột, hoặc ơ:
+ Xĩa hàng/cột: Chọn các hàng/cột cần xĩa. Chọn Edit Delete; hoặc R_Click chọn Delete.
+ Xĩa ơ : Chọn các ơ cần xĩa. Chọn menu Edit Delet, hoặc
R_Click chọn Delete...
4.2.2.5. Thay ựổi ựộ rộng của cột và chiều cao của hàng
+ Cĩ thể thay ựổi ựộ rộng của cột hoặc chiều cao của hàng bằng cách ựưa chuột ựến biên giữa tên cột/hàng sau ựĩ drag chuột ựể thay ựổi kắch thước
+ Dùng menu FormatRow (hoặc Column)
Chọn Height ựể thay ựổi chiều cao của hàng (hoặc chọn Width ựể thay ựổi ựộ rộng của
cột)
Chọn AutoFit ựể tự ựộng ựiều chỉnh kắch thước vừa với dữ liệu.
4.2.3. định dạng cách hiển thị dữ liệu 4.2.3.1. định dạng cách hiển thị dữ 4.2.3.1. định dạng cách hiển thị dữ
liệu số:
+ Chọn vùng dữ liệu cần ựịnh dạng. + Chọn FormatcellsNumber
+ Dữ liệu số khi nhập vào một ơ trên bảng tắnh phụ thuộc vào 2 thành phần: Loại (Category) và mã ựịnh dạng (Format code). Một số cĩ thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage,Ầ mỗi loại cĩ nhiều cách chọn mã ựịnh dạng.
+ Chọn loại thể hiện trong khung Category
Loại Cơng dụng Vắ dụ
General định dạng số mặc ựịnh, canh phải, giữ
nguyên dạng ban ựầu như khi nhập vào 15.75 15234
Number
định dạng số với dấu chấm ựộng cĩ thể hỗ trợ bằng các dấu phẩy, số chữ số thập phân tùy ýẦ
3.14159 (1,234.57)
Currency định dạng ựơn vị tiền tệ $12.345
1234VNđ
Accounting
định dạng tiền tệ ựặc biệt ựược thiết kế ựể canh các cột theo các dấu thập phân của giá trị tiền tệ.
$ 75.50 $ 5.50 Date định dạng ngày tháng chung, ngày tháng
ựược hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn
09/12/2003 Sep-12-03 Time định dạng giờ chung, giờ ựược hiển thị
theo một số kiểu tiêu chuẩn
2:30 PM 14:30:20
Percentage
Một cách ựịnh dạng mà các giá trị trong các ơ ựược chọn ựược nhân với 100 và kết quả hiển thị với biểu tượng %.
184% 24.152%
Fraction định dạng dưới dạng phân số 1/5
Scientific định dang số khoa học, sử dụng ký hiệu mũ cho các số cĩ quá nhiều chữ số
1.25E+3 2.0E-2
Text định dạng số như văn bản 123
Special Các dạng ựặc biệt Zip Code, Phone Number 9810- 123 12-34-56 Custom Danh sách các dạng tiêu chuẩn hoặc các
Ngồi ra cĩ thể ựịnh dạng nhanh cách hiển thị số bằng cách dùng cơng cụ trên thanh cơng cụ formatting
+ Currency: định dạng kiểu tiền tệ.
+ Percent Style : định dạng kiểu phần trăm
+ Comma Style: định dạng kiểu ngăn cách phần ngàn + Increase Decimal:Tăng thêm một số lẻ phần thập phân.