CHƯƠNG 4 MICROSOFT EXCEL
4.4. THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU
4.4.3. Các lệnh xử lý dữ liệu
4.4.3.1. Trắch lọc dữ liệu −
− −
− Lọc dữ liệu tự ựộng (AutoFilter).
+ Chức năng: Lệnh DataFiltersAutoFilter dùng ựể lọc các
mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào ựó từ cơ sở dữ liệu ban ựầu. Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa ựiều kiện còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che
+ Cách thực hiện
Chọn vùng CSDL với tiêu ựề là một hàng.
Chọn menu DataFiltersAutoFilter, Excel sẽ tự ựộng xuất hiện các nút thả cạnh tên field cho phép chọn ựiều kiện lọc tương ứng với các field ựó.
Chọn ựiều kiện lọc trong hộp liệt kê của từng filed tương ứng.
All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin.
Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất (Top) hay thấp nhất (Bottom). Custom: cho phép ựặt các ựiều kiện so sánh khác ( >, >=,...) Các trị: chỉ hiển thị những mẫu tin ựúng bằng trị ựó. Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp
thoại cho phép ựặt ựiều kiện theo tiêu chuẩn khác. −
− −
− Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter)
− Chức năng: Lệnh Data Filter Advanced Filter dùng ựể trắch ra
các mẫu tin theo các ựiều kiện chỉ ựịnh trong vùng ựiều kiện ựược tạo trước.
− Cách thực hiện
+ Bước 1: Tạo vùng ựiều kiện lọc. sử dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: Sử dụng tên trường ựể tạo vùng ựiều kiện: vùng ựiều
kiện sẽ có ắt nhất hai hàng, hàng ựầu chứa các tên field ựiều kiện, các hàng khác dùng ựể mô tả ựiều kiện.
Chọn các ô trống trong bảng tắnh ựể làm vùng ựiều kiện
Sao chép tên field ựiều kiện làm tiêu ựề của vùng ựiều kiện.
Nhập trực tiếp các ựiều kiện vào ô dưới tên trường tương ứng. Các ựiều kiện ghi trên cùng một hàng là các ựiều kiện thỏa mãn ựồng thời (AND), những ựiều kiện ghi trên các hàng
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
khác nhau là những ựiều kiện thỏa mãn không ựồng thời (OR).
Vắ dụ:
Cách 2: Sử dụng công thức ựể tạo vùng ựiều kiện : vùng ựiều kiện sẽ có hai ơ, ơ trên chứa tiêu ựề như: Ộựiều kiệnỢ, Ầhoặc bỏ trống nhưng phải khác với tên trường, ô dưới là công thức mô tả ựiều kiện.
Chọn hai ô trống trong bảng tắnh ựể làm vùng tiêu chuẩn.
Nhập tiêu ựề ở ô trên của vùng tiêu chuẩn.
Nhập công thức vào ô bên dưới mô tả ựiều kiện, dùng mẫu tin ựầu tiên trong cơ sở dữ liệu ựể ựặt ựiều kiện so sánh, hàm AND dùng ựể lập các ựiều kiện thỏa mãn ựồng thời, hàm OR dùng ựể lập các ựiều kiện thỏa mãn không ựồng thời.
Vắ dụ:
+ Bước 2: Vào menu Data Filter
Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại gồm các tùy chọn sau:
− Action:
+ Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL.
+ Copy to another location: kết quả ựược ựặt tại một vị trắ khác.
− List range: chọn ựịa chỉ vùng CSDL.
− Criteria range: chọn ựịa chỉ vùng tiêu chuẩn.
− Copy to: chọn ựịa chỉ của ô ựầu tiên trong vùng kết quả (phải
chọn mục Copy to another location).
− Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì
chỉ lấy duy nhất một mẫu tin ựại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa ựiều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau).
4.4.3.2. Sắp xếp dữ liệu
Lệnh DataSort dùng ựể sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng ựược chọn theo thứ tự tùy chọn, tương ứng khoá sắp xếp ựược chỉ ựịnh, vùng sắp xếp phải chọn tất cả các ô có liên hệ với nhau.
− Cách thực hiện:
đối tượng điểm
+ Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
+ Vào menu DataSort, xuất hiện
hộp thoại như hình bên
− Sort by: Chọn các khóa sắp xếp thứ nhất.
− Then by: chọn khóa sắp xếp thứ hai, nếu dữ liệu trong cột khóa thứ nhất bị trùng.
− Then by: chọn khóa sắp xếp thứ ba, nếu dữ liệu trong cột khóa thứ hai bị trùng.
+ Chọn kiểu sắp xếp click OK
ựể thực hiện sắp xếp Ghi chú:
− Excel cho sắp xếp tối ựa là ba cột.
− Nếu muốn sắp theo hàng thì chọn nút lệnh Options của hộp thoại Sort, sau ựó chọn mục Sort left to right.
− Muốn sắp xếp nhanh theo cột nào ựó thì ựặt trỏ vào ơ bất kỳ của cột ựó Click chọn nút Sort trên thanh cơng cụ chuẩn. 4.4.3.3. Subtotals
− Chức năng: Thống kê dữ liệu theo từng nhóm trong cơ sở dữ liệu. vắ
dụ tắnh tổng tiền lương theo từng nhóm đƠN VỊ.
− Cách thực hiện: Xét CSDL BẢNG LƯƠNG dưới ựây. Vấn ựề ựặt ra là
cần tắnh tổng tiền lương theo từng nhóm đƠN VỊ.
+ Dùng lệnh Data Sort ựể sắp xếp dữ liệu theo đƠN VỊ, mục ựắch ựể các mẫu tin có cùng đƠN VỊ thì nằm liền kề nhau.
+ Chọn bảng CSDL cần tổng hợp với tiêu ựề là một hàng.
+ Vào menu DataSubtotals, xuất hiện hộp thoại subtotal với các
tùy chọn sau:
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
Use function: chọn hàm sử dụng
tắnh toán hay thống kê.
Add subtotal to: Chọn tên trường
chứa dữ liệu cần thực hiện tắnh toán hay thống kê.
Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ ựể ghi dòng tổng hợp mới.
Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.
Summary below data: Thêm
dịng tổng hợp sau mỗi nhóm
Kết quả:
− Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm
+ Click vào các nút ựể chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem. 1 : Chỉ hiển thị tổng chắnh (Grand Total Only).
2 : Hiển thị tổng chắnh và tổng phụ (Grand Total And Subtotal).
3 : Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record).
4.4.3.4. Chức năng Pivotable
− Chức năng: Thống kê dữ liệu theo nhiều cấp ựộ khác nhau với nhiều
hình thức ựa dạng từ một bảng dữ liệu chắnh.
+ đặt trỏ trong bảng dữ liệu + Chọn lệnh
DataPivotTable and PivotChart Report xuất hiện hộp thoại gồm 3 bước:
Bước 1:
Chọn bảng dữ liệu muốn thống kê (Where
is the data that you want to analyze).
Chọn loại thống kê (PivotTable hoặc PivotChart)Next Bước 2: Xác ựịnh ựịa chỉ của bảng dữ liệu
Next, xuất hiện hộp thoại bước 3
Bước 3: Click nút Layout, xuất hiện hộp thoại Layout
Vùng row và column sẽ chứa field làm ựiều kiện thống kê
Vùng Data chứa những field số liệu muốn thống kê
Drag chuột kéo field vào vùng tương ứng, click OK quay lại cửa sổ bước 3, tại ựây ta xác ựịnh vị trắ chứa bảng thống kê, sau ựó click nút finish ựể kết thúc.
4.4.3.5. Chức năng Consolidate
− Chức năng: thống kê dữ liệu từ
nhiều bảng cơ sở dữ liệu nguồn ở nhiều tập tin khác nhau.
− Cách thực hiện:
Bước 1: tạo bảng thống kê, bảng
thống kê là một khung gồm row header hoặc column header, hoặc cả hai.
Column header: chứa tên các field muốn thống kê,
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Cơng Nghệ Thông Tin
Row header: chứa giá trị muốn thống kê Bước 2: đánh dấu chọn bảng thống kê
Bước 3: chọn lệnh Data ConsolidateXuất hiện hộp thoại consolidate
Function: chọn phép thống kê.
Reference: ựịa chỉ của bảng cơ sở dữ liệu muốn thống kê, click nút Add. Nếu có nhiều bảng dữ liệu thì click nút Add ựể thêm vào khung all references.
Click nút Browse ựể chọn dữ liệu ở tập tin khác.
Use labels in: chọn column header và row header theo mẫu của bảng thống kê.
Create links to source data: bảng dữ liệu thống kê liên kết với dữ liệu nguồn nếu mục này ựược check, khi dữ liệu nguồn thay ựổi thì dữ liệu trong bảng thống kê cũng thay ựổi theo. Vắ dụ: Có bảng dữ liệu như hình,ta cần thống kê tổng lương và tổng phụ cấp chức vụ của cán bộ công nhân viên.
Lưu ý: Khi chọn ựịa chỉ của bảng dữ liệu ta ựánh dấu từ cột chứa giá trị làm row header