4.1.2.1. Workbook
Một tập tin của Excel ựược gọi là một Workbook và cĩ phần phân loại mặc ựịnh là XLS. Một Workbook ựược xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbook cĩ tối ựa 255 sheet.
Formula bar Menu bar
Tool bar
Sheet tab Vùng làm việc
4.1.2.2. Worksheet
Mỗi một sheet là một bảng tắnh gồm các hàng và cột
− Hàng (row):cĩ tối ựa là 65.536 hàng, ựược ựánh số thứ tự từ
1 ựến 65.536
− Cột (column): cĩ tối ựa là 256 cột, ựược ựánh số từ A, B,...Z,AA,AB...AZ,...IV
− Ơ (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu ựược chứa trong các ơ, giữa các ơ cĩ lưới phân cách. Như vậy một Sheet gồm
65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ơ)
Mỗi ơ cĩ một ựịa chỉ ựược xác ựịnh bằng tên của cột và số thứ tự hàng.
− Con trỏ ơ: là một khung nét ựơi, ơ chứa con trỏ ơ ựược gọi là ơ hiện
hành.
− Vùng (Range BlockArrayReference): gồm nhiều ơ liên tiếp
nhau, mỗi vùng cĩ một ựịa chỉ ựược gọi là ựịa chỉ vùng. địa chỉ vùng ựược xác ựịnh bởi ựịa chỉ của ơ gĩc trên bên trái và ơ gĩc
dưới bên phải, giữa ựịa chỉ của 2 ơ này là dấu hai chấm (:).
Vắ dụ C5:F10
− Gridline: Trong bảng tắnh cĩ các ựường lưới (Gridline) dùng ựể
phân cách giữa các ơ, các ựường lưới này sẽ khơng xuất hiện trong trang in.
Muốn bật/ tắt Gridline, chọn lệnh Tools Options
ViewGridline
4.1.2.3. Các thao tác trên sheet
− Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.
− đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần ựổi tên, sau ựĩ nhập vào tên mới.
− Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh InsertWorkSheet.
− Xĩa một Sheet: chọn Sheet cần xĩa, chọn lệnh Edit Delete Sheet. 4.1.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập
4.1.3.1. Kiểu dữ liệu số:
Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E, %, $, ngày và giờ thì số theo ựúng quy ước trong mơi trường windows thì mặc ựịnh ựược canh lề phải trong ơ.
để ựặt quy ựịnh về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
StartSettingsControl PanelRegional and Language Options
numbers
a. Dữ liệu dạng số (Number)
+ Decimal symbol: quy ước dấu phân cách phần thập phân + No. of digits after decimal: số
chữ số thập phân.
+ Digits grouping symbol: Dấu phân cách hàng ngàn
+ Digits grouping : Số số hạng trong nhĩm
+ Negative nuber format: ựịnh dạng số âm.
+ List separator: quy ước dấu phân cách giữa các phần tử trong danh sách
b. Dữ liệu dạng ngày (Date)
Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào ựúng theo sự qui ựịnh của Windows, dữ liệu sẽ canh phải trong ơ. Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi.
để kiểm tra và thay ựổi qui ựịnh khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh StartSettingsControl PanelRegional
and Language Options Date
c. Dữ liệu dạng giờ (Time) Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập ựúng theo qui ựịnh của Windows, mặc ựịnh là giờ:phút:giâyi (hh:mm:ss AM/PM). dữ liệu sẽ canh phải trong ơ.
4.1.3.2. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
Dữ liệu chuỗi bao gồm ký tự chữ và số, khi nhập thì mặc ựịnh là canh trái trong ơ.
4.1.3.3. Dữ liệu kiểu cơng thức (Formula)
Dữ liệu kiểu cơng thức bắt ựầu bằng dấu =, với dữ liệu kiểu cơng thức thì giá trị hiển thị trong ơ là kết quả của cơng thức ựĩ, cĩ thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thơng báo lỗi.
Cơng thức là sự kết hợp giữa các tốn tử và tốn hạng. + Các tốn tử cĩ thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, =,<>. + Các tốn hạng cĩ thể là: hằng, hàm, ựịa chỉ ơ, ựịa chỉ vùng 4.1.4. Các loại ựịa chỉ và các thơng báo lỗi thường gặp
4.1.4.1. Các loại ựịa chỉ :
a. địa chỉ tương ựối : là ựịa chỉ mà nĩ tự ựộng cập nhật theo sự thay ựổi của ựịa chỉ ơ nguồn khi thực hiện thao tác copy cơng thức ựể bảo tồn mối quan hệ tương ựối giữa các ơ trong cơng thức.
Quy ước: địa chỉ tương ựối của ơ cĩ dạng
Vắ dụ:
b. địa chỉ tuyệt ựối: là ựịa chỉ mà nĩ khơng thay ựổi khi thực hiện
thao tác copy cơng thức.
Quy ước: địa chỉ tuyệt ựối của ơ cĩ dạng
Vắ dụ:
Trong vắ dụ trên, ựịa chỉ ơ D1 khơng ựổi khi copy cơng thức c. địa chỉ hổn hợp: là ựịa chỉ mà nĩ chỉ thay ựổi một trong hai
thành phần (hàng hoặc cột) khi copy cơng thức Quyước: ựịa chỉ hổn hợp cĩ dạng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giữ cố ựịnh cột khi copy cơng thức
Vắ dụ: $A1
Giữ cố ựịnh hàng khi copy cơng thức
Vắ dụ:
<Tên cột><Chỉ số hàng>
$<Tên cột>$<Chỉ số hàng>
địa chỉ tuyệt ựối
$<Tên cột><Chỉ số hàng>
Khi copy cơng thức từ D3 sang F3 thì cột B khơng ựổi -> cố ựịnh cột B
d. Cách chuyển ựổi giữa các loại ựịa chỉ : nhấn phắm F4 ựể
chuyển từ ựịa chỉ tương ựối sang tuyệt ựối và hổn hợp
A1 $A$1 A$1 $A1 A1
4.1.4.2. Các thơng báo lỗi thường gặp trong Excel
Khi Excel khơng tắnh ựược một cơng thức thì chương trình sẽ báo lỗi sai, bắt ựầu bằng dấu #, dưới ựây là danh sách các thơng báo lỗi thường gặp
Thơng báo lỗi Nguyên nhân
#DIV/0! Trong cơng thức cĩ phép tắnh chia cho 0
#N/A Cơng thức tham chiếu ựến ơ cĩ giá trị khơng tìm thấy hoặc nhập hàm thiếu ựối số
#NAME? Trong cơng thức cĩ tên hàm hoặc tên ơ sai
#NULL Xảy ra khi xác ựịnh giao giữa 2 vùng nhưng vùng giao nhau là rỗng
#NUM! Dữ liệu số bị sai
#REF! Xảy ra khi trong cơng thức cĩ tham chiếu ựến một ựịa chỉ khơng hợp lệ
#VALUE! Trong cơng thức cĩ các tốn hạng và tốn tử sai kiểu
4.2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 4.2.1. Xử lý trên khối dữ liệu
4.2.1.1. đặt tên cho vùng
để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta cĩ thể ựặt tên cho một vùng dữ liệu ựược chọn như sau:
− Chọn vùng dữ liệu cần ựặt tên. − Chọn lệnh Insert Name Define.
− Nhập tên vùng vào mục Names in workbook. − Click OK hoặc Add.
4.2.1.2. Sao chép dữ liệu từ ơ này sang ơ khác và ựiền dữ liệu −
− −
− Sử dụng chức năng Copy và Paste (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
+ Chọn Edit Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy.
+ Di chuyển con trỏ ơ ựến ơ ựầu tiên của vùng ựắch.
+ Chọn Edit Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste
− − −
− Tự ựộng ựiền dữ liệu bằng tắnh năng AutoFill và menu
InsertFill
+ Sử dụng tắnh năng AutoFill: Khi Drag tại Fill handle xuống phắa
dưới hoặc sang phải, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ơ ựã ựược chọn.
+ Sử dụng menu Edit Fill: Ngồi tắnh năng AutoFill, cịn cĩ thể
sử dụng lệnh Fill từ menu Edit ựể thực hiện những sao chép ựơn giản.
Cách thực hiện:
đặt trỏ tại ơ muốn sao chép và Drag ựến những ơ muốn ựiền vào.
Chọn menu EditFill, sao ựĩ chọn lệnh từ menu con Fill thắch hợp với hướng muốn sao chép (Down, Right, Up, Left). −
− −
− Sử dụng chức năng Copy và Paste Special
Chức năng Paste Special giúp người dùng cĩ thể sao chép một thành phần nào ựĩ của dữ liệu. cách thực hiện:
+ Chọn dữ liệu cần sao chép + Chọn Edit copy
+ Chọn vị trắ cần sao chép + Chọn Edit Paste Special + Xuất hiện hộp thoại Paste
Special. Chọn kiểu sao chép:
Formulas: Chỉ sao chép cơng thức.
Values: chỉ sao chép giá trị
Formats: Chỉ sao chép ựịnh dạng
Comments: chỉ sao chép chú thắch
Validate: Sao chép kiểm tra tắnh hợp lệ dữ liệu
All except borders: Sao chép tất cả ngoại trừ ựường viền
Column widths: Sao chép ựộ rộng của cột
Formulas and number formats: Sao chép cơng thức và ựịnh dạng dữ liệu số
Values and number formats: Sao chép giá trị và ựịnh dạng dữ liệu số
Operation: Add, Subtract, Multiply, Divide: Sao chép ựồng thời thực hiện phép tốn cộng, trừ, nhân, chia. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.2.2. Thao tác trên hàng và cột 4.2.2.1. Thêm hàng (Row) 4.2.2.1. Thêm hàng (Row)
+ Chọn các hàng mà tại ựĩ muốn chèn thêm hàng mới vào. + Vào menu Insert Rows; hoặc R_Click, chọn Insert. 4.2.2.2. Thêm cột (Column)
+ Chọn các cột mà tại ựĩ muốn chèn thêm cột mới vào. + Vào menu InsertColumns; hoặc R_Click, chọn Insert. 4.2.2.3. Thêm ơ mới
+ Chọn các ơ hoặc ựưa con trỏ ựến ơ mà tại ựĩ muốn chèn các ơ trống vào.
+ Chọn menu Insert Cells; hoặc R_Click, chọn Insert..., xuất hiện hộp thoại sau:
Shift cells right: dữ liệu trong ơ hiện hành bị ựẩy sang phải
Shift cells down: dữ liệu trong ơ hiện
hành bị ựẩy xuống dưới
Entire row: chèn cả dịng mới
Entire column chèn cả cột mới 4.2.2.4. Xĩa hàng, cột, hoặc ơ:
+ Xĩa hàng/cột: Chọn các hàng/cột cần xĩa. Chọn Edit Delete; hoặc R_Click chọn Delete.
+ Xĩa ơ : Chọn các ơ cần xĩa. Chọn menu Edit Delet, hoặc
R_Click chọn Delete...
4.2.2.5. Thay ựổi ựộ rộng của cột và chiều cao của hàng
+ Cĩ thể thay ựổi ựộ rộng của cột hoặc chiều cao của hàng bằng cách ựưa chuột ựến biên giữa tên cột/hàng sau ựĩ drag chuột ựể thay ựổi kắch thước
+ Dùng menu FormatRow (hoặc Column)
Chọn Height ựể thay ựổi chiều cao của hàng (hoặc chọn Width ựể thay ựổi ựộ rộng của
cột)
Chọn AutoFit ựể tự ựộng ựiều chỉnh kắch thước vừa với dữ liệu.
4.2.3. định dạng cách hiển thị dữ liệu 4.2.3.1. định dạng cách hiển thị dữ 4.2.3.1. định dạng cách hiển thị dữ
liệu số:
+ Chọn vùng dữ liệu cần ựịnh dạng. + Chọn FormatcellsNumber
+ Dữ liệu số khi nhập vào một ơ trên bảng tắnh phụ thuộc vào 2 thành phần: Loại (Category) và mã ựịnh dạng (Format code). Một số cĩ thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage,Ầ mỗi loại cĩ nhiều cách chọn mã ựịnh dạng.
+ Chọn loại thể hiện trong khung Category
Loại Cơng dụng Vắ dụ
General định dạng số mặc ựịnh, canh phải, giữ
nguyên dạng ban ựầu như khi nhập vào 15.75 15234
Number
định dạng số với dấu chấm ựộng cĩ thể hỗ trợ bằng các dấu phẩy, số chữ số thập phân tùy ýẦ
3.14159 (1,234.57) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Currency định dạng ựơn vị tiền tệ $12.345
1234VNđ
Accounting
định dạng tiền tệ ựặc biệt ựược thiết kế ựể canh các cột theo các dấu thập phân của giá trị tiền tệ.
$ 75.50 $ 5.50 Date định dạng ngày tháng chung, ngày tháng
ựược hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn
09/12/2003 Sep-12-03 Time định dạng giờ chung, giờ ựược hiển thị
theo một số kiểu tiêu chuẩn
2:30 PM 14:30:20
Percentage
Một cách ựịnh dạng mà các giá trị trong các ơ ựược chọn ựược nhân với 100 và kết quả hiển thị với biểu tượng %.
184% 24.152%
Fraction định dạng dưới dạng phân số 1/5
Scientific định dang số khoa học, sử dụng ký hiệu mũ cho các số cĩ quá nhiều chữ số
1.25E+3 2.0E-2
Text định dạng số như văn bản 123
Special Các dạng ựặc biệt Zip Code, Phone Number 9810- 123 12-34-56 Custom Danh sách các dạng tiêu chuẩn hoặc các
Ngồi ra cĩ thể ựịnh dạng nhanh cách hiển thị số bằng cách dùng cơng cụ trên thanh cơng cụ formatting
+ Currency: định dạng kiểu tiền tệ.
+ Percent Style : định dạng kiểu phần trăm
+ Comma Style: định dạng kiểu ngăn cách phần ngàn + Increase Decimal:Tăng thêm một số lẻ phần thập phân. + Decrease Decimal:Giảm bớt một số lẻ phần thập phân. 4.2.3.2. định dạng ựơn vị tiền tệ:
để kiểm tra, thay ựổi ựịnh dạng cách hiển thị tiền tệ trong mơi trường Windows, Chọn Start Settings Control Panel Regional and Language Options Currency
+ Currency symbol: Nhập dạng ký hiệu tiền tệ
+ Positive currency format: Chọn vị trắ ựặt ký hiệu tiền tệ 4.2.4. Canh lề dữ liệu trong ơ
− − −
− Chọn menu Format/cells/Alignment
+ Text Alignment: canh lề cho dữ liệu trong ơ
Horizontal : canh lề theo
chiều ngang
(left/right/center/justified) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vertical: canh lề theo chiều ựứng (Top/center/Bottom) + Orientation: chọn hướng cho dữ
liệu (nhập số ựo gĩc quay trong ơ degree)
+ Text Control: điều chỉnh dữ liệu
Wrap text: dữ liệu tự ựộng
xuống dịng khi gặp lề phải của ơ
Shrink to fit: dữ liệu tự ựộng thu nhỏ kắch thước cho vừa với ơ
Merge cells: Kết hợp các ơ thành 1 ơ 4.2.5. định dạng ký tự − − −
− Chọn menu Format CellsFont:
Decrease Decimal Currency
Comma Style
= TÊN HÀM ([Danh sách ựối số]) chọn kiểu ựịnh dạng − − − − Cĩ thể ựịnh dạng bằng cơng cụ format 4.2.6. Kẻ khung cho bảng tắnh: − − −
− Chọn menu Format Cells Border
− − −
− Preset: Chọn kiểu kẽ khung
None: bỏ kẻ khung
Inside: Kẻ lưới
Outside: Kẻ ựường viền xung quanh 4.2.7. Tơ nền cho bảng tắnh:
− − −
− Chọn menu Format Cells Pattern
Color :Chọn màu
Pattern: chọn các mẫu nền
− − −
− Cĩ thể tơ nhanh bằng cách click nút Fill color trên thanh cơng cụ Drawing
4.3. MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL
Hàm dùng ựể tắnh tốn và trả về một giá trị, trong ơ chứa hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một thơng báo lỗi, Ầ Excel cĩ một tập hợp các hàm rất phong phú và ựược phân loại theo từng nhĩm phục vụ cho việc tắnh tốn trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục ựắch khác nhau.
4.3.1. Cú pháp chung và cách sử dụng 4.3.1.1. Cú pháp chung:
đa số các hàm của Excel ựều cĩ ựối số nhưng cũng cĩ những hàm khơng cĩ ựối số. Nếu hàm cĩ nhiều ựối số thì giữa các ựối số phải ựược phân cách bằng ký hiệu phân cách, các ký hiệu phân cách ựược quy ựịnh trong Control Panel.
4.3.1.2. Cách sử dụng
Nếu cơng thức bắt ựầu là một hàm thì phải cĩ dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +) ở phắa trước. Nếu hàm là ựối số của một hàm khác thì khơng cần nhập các dấu trên. Cĩ 2 cách nhập hàm
− Cách 1: nhập trực tiếp từ bàn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phắm
đặt trỏ chuột tại ơ muốn nhập hàm.
Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +).
Nhập tên hàm cùng các ựối số theo ựúng cú pháp.
Nhấn Enter ựể kết thúc.
− Cách 2: thơng qua hộp thoại Insert Function
đặt trỏ tại ơ muốn nhập hàm.
Click chọn Insert/ Function hoặc Shift + F3.
Chọn nhĩm hàm trong danh sách Function category.
Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Function name.
Click OK ựể chọn hàm.
Tuỳ theo hàm ựược chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các ựối số. Tiến hành nhập các ựối số.
ClickOK ựể kết thúc
4.3.2. Các hàm thơng dụng
4.3.2.1. Các hàm tốn học (Math)
Cú pháp Ý nghĩa và vắ dụ
ABS(number) Trả về giá trị tuyệt ựối của một số thực.
=ABS(12 - 20)8
INT(number)
Trả về số nguyên lớn nhất khơng vượt quá number. =INT(5.6) 5
=INT(-5.6) -6
MOD(number,
divisor)
Trả về số dư của phép chia nguyên number cho divisor (number, divisor là các số nguyên). =MOD(5, 3) 2
ODD(number)
Làm trịn trên tới một số nguyên lẻ gần nhất. =ODD(3.6) 5
=ODD(-2.2) -3 PRODUCT(number,
number2,...)
Tắnh tắch của các giá trị trong danh sách tham số. =PRODUCT(2, -6, 3, 4) -144
RAND( ) Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 ựến 1. =RAND( ) Số ngẫu nhiên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ROUND(number, num_digits)
Làm trịn số number với ựộ chắnh xác ựến
num_digits chữ số thập phân (với qui ước 0 là làm
trịn tới hàng ựơn vị, 1 là lấy 1 chữ số thập phân, -1 là làm trịn tới hàng chục,...).
=ROUND(5.13687, 2) 5.14 =ROUND(145.13687, -2) 100
SQRT(number) Tắnh căn bậc 2 của một số dương number. =SQRT(36) 6
SUM(number1,
number2,...)
Tắnh tổng của các giá trị trong danh sách tham số. =SUM(2, -6, 8, 4) 8
4.3.2.2. Các hàm thống kê (Statistical)
Cú pháp Ý nghĩa và vắ dụ
MAX(number1,
number2,...)
Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số trong danh sách tham số.
=MAX(1, 2, 3, 5) 5
MIN(number1,
number2,...)
Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh sách tham số.
=MIN(1, 2, 3, 5) 1 AVERAGE(number1,
number2,...)
Trả về giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách tham số.
=AVERAGE(1, 2, 3, 5) 2.75 COUNT(value1,
value2,...)
đếm số các giá trị số trong danh sách tham số. =COUNT(2, ỘhaiỢ, 4, -6) 3
COUNTA(value1, value2,...)
đếm số các ơ khơng rỗng trong danh sách tham số.
=COUNT(2, ỘhaiỢ, 4, -6) 4
COUNTBLANK(range) đếm số các ơ rỗng trong vùng range. =COUNTBLANK(B4:B12)
SUMIF(range, criteria [,
sum_range]) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tắnh tổng các ơ thỏa mãn ựiều kiện.