Song song với việc hoàn thiện đổi mới về các chủng loại sản phẩm dịch vụ và xây dựng chính sách giá hợp lí thì trong các chính sách marketing mix không thể thiếu một chính sách quan trọng đó là chính sách phân phối. Kênh phân phối trong khách sạn thường là kênh ngắn. Hiện tại, hệ thống kênh phân phối của khách sạn CWD như sau:
Sơ đồ 2.2. Hệ thống kênh phân phối của khách sạn
(Nguồn: Phòng Marketing và du lịch)
Về nguyên tắc, sản phẩm của khách sạn cũng được phân phối theo hai loại kênh phân phối truyền thống: gián tiếp và trực tiếp. Nhưng trên thực thế, việc bán trực tiếp các sản phẩm dịch vụ khách sạn thường không đem lại hiệu quả bằng việc bán qua các trung gian. Mặc dù bán sản phẩm, dịch vụ qua các kênh trung gian sẽ không thu về doanh thu cao nhưng chính những đối tác này mang lại cho khách hàng một nguồn khách lớn và tương đối ổn định.
Kênh trực tiếp
Kênh phân phối trực tiếp được sử dụng để phân phối dịch vụ cho những khách hàng đến trực tiếp khách sạn đặt phòng. Đây cũng là kênh phân phối ngắn nhất trong các kênh của khách sạn. Nhân viên của khách sạn sẽ trực tiếp làm việc và cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng qua email, điện thoại hoặc qua cuộc gặp gỡ tại quầy lễ tân.
Kênh gián tiếp
Những trung gian phân phối sản phẩm dịch vụ cho khách sạn CWD bao gồm: Các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành: Khách sạn đã chủ động đặt các mối quan hệ với các công ty lữ hành trong nước như: Vietnam tourist, công ty TNHH Phát triển dịch vụ du lịch Hà Nội, công ty CP Du lịch HC Việt Nam, Hanoi tourist, Vina tour,.. Đối với những đối tác này, khách sạn tiến hành ký kết hợp đồng lâu dài và chi hoa hồng theo tỷ lệ thỏa thuận;
Các hãng hàng không và các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển: Vietnam Airlines, hãng taxi Nội Bài, taxi Hanoi tourist, taxi Ba Sao…
Các trang web đặt phòng trực tuyến: agoda.com, tripadvisor.com, booking.com,…
Các hướng dẫn viên và những người hoạt động trong các ngành dịch vụ như phòng vé, lái xe du lịch tuy chỉ chiếm một lượn nhỏ những cũng được khách sạn chú trọng khai thác.
Khách sạn Khách hàng
Chính sách thanh toán đối với các thành viên trong kênh
Khách sạn sẽ thanh toán định kỳ hàng tháng theo hợp đồng đã có sự thỏa thuận trước giữa hai bên. Việc thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày đầu tháng thông qua tài khoản tại ngân hàng. Tất cả các điều khoản như: trả toàn bộ, trả một phần hay trả chậm đều được khách sạn và các đối tác thống nhất và thể hiện rất chi tiết trong hợp đồng.
Nhận xét:
Nguồn khách trực tiếp của khách sạn chỉ chiếm 30% trong khi nguồn khách từ các kênh phân phối trung gian chiếm 70% đã chứng minh tầm quan trọng của kênh phân phối gián tiếp.
Đối với các trung gian trong kênh phân phối gián tiếp, khách sạn thường mất nhiều chi phí cho các đại lý vật chất hơn các đại lý phi vật chất, tuy nhiên, hiệu quả mà các đại lý vật chất đem lại không cao bằng đại lý phi vật chất.
Số lượng trung gian phân phối nhiều, dẫn đến việc trả hoa hồng khá cao.
Khách sạn mới chỉ đặt mối quan hệ với các doanh nghiệp lữ hành có trụ sở ở Hà Nội.
Khách sạn hoàn thành đúng hạn việc tri trả cho các thành viên trong kênh phân phối.