Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chƣơng III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠ

3.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý DN của công ty là các chi phí về tiền lương của cán bô ̣ công nhân viên; các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hôi , bảo hiểm y tế , kinh phí côn g đoàn, bảo hiểm thất nghiệp ; chi phí điê ̣n nước , internet; chi phí tiếp khách ; chi phí khấu hao tài sản cố đi ̣nh; lê ̣ phí; xăng xe; chi quảng cáo,…

3.6.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ

 Chứng từ sử du ̣ng

 Phiếu chi

 Hóa đơn bên cung cấp hàng hóa, DV cho công ty

 Bảng lương

 Bảng tính khấu hao

 Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ xuất dùng cho bộ phận quản lý  Trình tự luân chuyển chứng từ

Đối với tiền lương nhân viên văn phòng

Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công, kế toán thanh toán sẽ tính lương cho từng nhân viên, các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm

thất nghiệp. Sau đó lập bảng lương đưa kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Kế toán tổng hợp dựa vào bảng lương để hạch toán vào chi phí quản lý DN.

Đối với các khoản chi phí quản lý DN khác phát sinh, khi nhận được các chứng từ có liên quan, kế toán thanh toán lập các phiếu chi đưa kế toán trưởng và thủ quỹ ký nhận. Sau đó đưa phiếu chi và các chứng từ có liên quan cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ hạch toán.

3.6.2. Sổ sách sử dụng

 Sổ nhật ký chung

 Sổ chi tiết tài khoản 642

 Sổ cái

3.6.3. Tài khoản sử dụng

Công ty sử du ̣ng tài khoản 642 để phản ánh  6421 : Chi phí nhân viên quản lý  6422 : Chi phí vâ ̣t liê ̣u quản lý  6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng  6424 : Chi phí khấu hao tài sản cố đi ̣nh  6425 : Thuế phí và lê ̣ phí

 6426 : Chi phí dự phòng

 6427 : Chi phí DV mua ngoài

3.6.4. Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ cụ thể

Khi có các chi phí ph át sinh liên quan tới bộ phận văn phòng , kế toán dựa vào các chứng từ liên quan với bút toán đi ̣nh khoản:

Nơ ̣ TK 642 Chi phí quản lý DN

Có TK 111, 112, 334, 142, 331,…  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 1:

Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh to án tiền lương tháng 06/2010 (xem phụ lục 02/15), tiền lương phải trả cho bô ̣ phâ ̣n văn phòng là 21.500.000đ. Kế toán căn cứ vào bảng lương để nhập vào máy với bút toán định khoản:

Nơ ̣ TK 6421 21.500.000 đ Có TK 3341 21.500.000 đ

Trích bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp tính vào chi phí quản lý DN tháng 06/2010, trích bảo hiểm xã hội 16%, bảo hiểm y tế 3%, bảo hiểm thất nghiệp 1%. Kế toán đi ̣nh khoản

Nơ ̣ TK 6421 4.300.000 đ

Có TK 3383 3.440.000 đ ( 21.500.000 x 16% ) Có TK 3384 645.000 đ ( 21.500.000 x 3% ) Có TK 3389 215.000 đ ( 21.500.00 x 1% )

 Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 2:

Ngày 10/06/2010, công ty đã chi tiền trả cước DV viễn thông bằng tiền mặt với số tiền là 113.787 đ, kế toán lập phiếu chi số 147/01 (xem phụ lục 02/16).

Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán hạch toán: Nơ ̣ TK 6427 103.442 đ

Nơ ̣ TK 1331 10.345 đ

Có TK 1111 113.787 đ  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 3:

Ngày 11/06/2010, công ty chi tiền trả cước DV viễn thông với số tiền là 780.000đ ( xem phụ lục 02/17 ). Kế toán ha ̣ch toán:

Nơ ̣ TK 6427 709.091 đ Nơ ̣ TK 1331 70.909 đ

Có TK 1111 780.000  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 4:

Ngày 12/06/2010, công ty đã chi tiền tiếp khách là 553.000 đ ( xem phụ lục 02/18 ). Kế toán ha ̣ch toán:

Nơ ̣ TK 6428 553.000 đ

Có TK 1111 553.000 đ  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 5:

Ngày 23/06/2010, công ty chi tiền mua thẻ cào Viettel 500, 200, 100 (xem phụ lục 02/19). Kế toán ha ̣ch toán:

Nơ ̣ TK 6427 1.137.273 đ Nơ ̣ TK 1331 113.727 đ

Có TK 1111 1.251.000 đ  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 6:

Ngày 29/06/2010, công ty chi tiền mă ̣t cho DV lưu trữ web với số tiền chưa thuế là 972.000 đ ( xem phụ lục 02/20). Kế toán ha ̣ch toán:

Nơ ̣ TK 6427 972.000 đ Nơ ̣ TK 1331 97.200 đ

Có TK 1111 1.069.200 đ  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 7:

Ngày 29/06/2010, công ty đã đóng phí đăng ký duy trì tên miền với số tiền là 930.000 đ bằng tiền tiền mặt (xem phụ lục 02/21). Kế toán ha ̣ch toán:

Nơ ̣ TK 6427 930.000 đ

Có TK 1111 930.000 đ  Nghiệp vụ phát sinh 8:

Ngày 30/06/2010, công ty trả tiền hoa hồng cho ông Nguyễn Xuân Hiệp của hợp đồng số 1504/HĐTC-CTD với số tiền là 500.000 đ (xem phụ lục 02/22). Kế toán hạch toán:

Nợ TK 6428 500.000 đ

Có TK 1111 500.000 đ  Nghiệp vụ phát sinh 9

Ngày 30/06/2010, công ty trả tiền hoa hồng cho ông Lê Viết Dũng của công trình sửa chữa nền xưởng bê tông M250 với số tiền là 500.000 đ (xem phụ lục 02/23). Kế toán hạch toán:

Nợ TK 6428 500.000 đ

Có TK 1111 500.000 đ  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 10:

Ngày 30/06/2010, kế toán tiến hành phân bổ công cu ̣ du ̣ng cu ̣ ( máy in ) vào chi phí quản lý DN tháng 06/2010 với số tiền phân bổ là 200.000 đ. Kế toán ha ̣ch toán:

Nơ ̣ TK 6423 200.000 đ

Có TK 1421 200.000 đ  Nghiê ̣p vu ̣ phát sinh 11:

Ngày 30/06/2010, trích khấu hao tài sản cố định tháng 06/2010 dùng cho bộ phận văn phòng là 1.054.000 đ. Kế toán ha ̣ch toán:

Có TK 2141 1.054.000 đ

3.6.5. Trình tự ghi sổ

Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán (Quy trình nhập liệu xem phụ lục 01). Số liệu sẽ tự động được phần mềm nhập vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 642, sổ cái tài khoản 642.

Sổ nhâ ̣t ký chung ( xem phụ lục 02/02 )

Sổ chi tiết tài khoản

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiê ̣p Từ ngày 01/06/2010 đến ngày 31/12/2010

Ngày Số Diễn giải TK đối

ứng PS nợ PS có

Số dư đầu kỳ

….. ….. ………… …… …….

10/06/2010 PC 147/01 Chi tiền dịch vụ viễn thông 1111 103,442 11/06/2010 PC148/01 Chi tiền dịch vụ viễn thông 1111 709,091 12/06/2010 PC149/01 Chi tiền tiếp khách 1111 553,000 23/06/2010 PC163/01 Chi tiền thẻ cào Viettel

500,200,100 1111 1,137,273

29/06/2010 PC167/01 Chi tiền dịch vụ lưu trữ web 1111 972,000 29/06/2010 PC168/01 Phí đăng ký duy trì tên miền 1111 930,000 30/06/2010 PC 169/01 Chi tiền hoa hồng hợp đồng số

1504/HĐ-CTD 1111 500,000

30/06/2010 PC 170/01 Chi tiền hoa hồng cho hợp

đồng sửa chữa nền nhà xưởng 1111 500,000 30/06/2010 PKT Tiền lương trả bộ phận văn

phòng T6/2010 3341 21,500,000 30/06/2010 PKT Trích BHXH, BHYT, BHTN 338 4,300,000 30/06/2010 PKT Phân bổ chi phí công cụ, dụng

cụ (máy in) 1421 200,000

30/06/2010 PKT Khấu hao tài sản cố định

T6/2010 2141 1,054,000

doanh nghiệp 642  911

Tổng phát sinh quý II 93,176,400 93,176,400

Số dư cuối kỳ - -

Người lập Kế toán trưởn

SỔ CÁI

Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiê ̣p Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐ Ư

Số tiền phát sinh

Số Ngày Nợ Có

Số dư đầu kỳ

….. ….. ….. ………… …… …….

10/06/2010 PC 147/01 10/06/2010 Chi tiền dịch vụ viễn thông 1111 103,442 11/06/2010 PC148/01 11/06/2010 Chi tiền dịch vụ viễn thông 1111 709,091 12/06/2010 PC149/01 12/06/2010 Chi tiền tiếp khách 1111 553,000 23/06/2010 PC163/01 23/06/2010 Chi tiền thẻ cào Viettel 50 1111 1,137,273 29/06/2010 PC167/01 29/06/2010 Chi tiền dịch vụ lưu trữ 1111 972,000 29/06/2010 PC168/01 29/06/2010 Phí đăng ký duy trì 1111 930,000 30/06/2010 PC 169/01 30/06/2010 Chi tiền hoa hồng hợp

đồng số 1504/HĐ-CTD 1111 500,000 30/06/2010 PC 170/01 30/06/2010 Chi tiền hoa hồng hợp

30/06/2010 PKT 30/06/2010 Tiền lương trả bộ phận văn

phòng T6/2010 3341 21,500,000 30/06/2010 PKT 30/06/2010 Trích BHXH, BHYT,

BHTN 338 4,300,000 30/06/2010 PKT 30/06/2010 Phân bổ chi phí công cụ, 30/06/2010 PKT 30/06/2010 Phân bổ chi phí công cụ,

dụng cụ (máy in) 1421 200,000 30/06/2010 PKT 30/06/2010 Khấu hao tài sản cố định

T6/2010 2141 1,054,000 30/06/2010 PKT 30/06/2010 Kết chuyển chi phí quản lý 30/06/2010 PKT 30/06/2010 Kết chuyển chi phí quản lý

doanh nghiệp 642  911 93,176,400 Tổng phát sinh quý II 93,176,400 93,176,400

Số dư cuối kỳ - -

Cuối quý II, tổng chi phí quản lý DN của công ty là 93.176.400 đ sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh