- Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch về kiểm soát
3.3.1. Kiến nghị thuộc về trách nhiệm Ban quản lý dự án chuyên ngành Nông
nghiệp
3.3.1.1. Lãnh đạo Ban quản lý dự án cần quan tâm hơn tới quản lý chất lượng
Lãnh đạo Ban cần phải thường xuyên phát động phong trào về nâng cao chất lượng và đổi mới QLCL tại Ban QLDA, các thành viên ban lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc chỉ đạo và quan tâm đến công tác QLCL của Ban. Lãnh đạo Ban cần phải có sự tin tưởng cấp dưới, đẩy mạnh việc trao quyền cho cán bộ quản lý có năng lực, cần phải có sự công bằng trong đánh giá và sử dụng cán bộ quản lý. Lãnh đạo Ban cần phải có sự phân công công việc phù hợp với năng lực và kinh nghiệm tạo điều kiện cho các cán bộ có cơ hội phát huy năng lực, sáng tạo.
3.3.1.2. Phát triển nguồn nhân lực quản lý chất lượng dự án
Cần làm tốt công tác quy hoạch cán bộ. Công tác xây dựng, rà soát và bổ sung quy hoạch cán bộ lãnh đạo phải đảm bảo dân chủ, khách quan và công khai. Cán bộ quy hoạch phải đáp ứng đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định, có triển vọng phát triển; Cán bộ đưa vào quy hoạch mới phải đủ tuổi để tham gia từ hai nhiệm kỳ bổ nhiệm trở lên hoặc ít nhất phải tham gia được trọn một nhiệm kỳ bổ nhiệm. Cán bộ tiếp tục đảm nhiệm chức vụ hiện giữ phải đủ tuổi công tác trọn một nhiệm kỳ hoặc ít nhất được 2/3 nhiệm kỳ. Những trường hợp này cần phải xem xét con người và hoàn cảnh cụ thể để giới thiệu. Không “khép kín” trong phòng, Ban mà mở rộng nguồn ngoài phòng, Ban; về số lượng cán bộ đưa vào quy hoạch tối thiểu từ 2 - 3
người cho một chức danh và tối đa không quá 5 người cho một chức danh. Đối với cán bộ trẻ, có năng lực và triển vọng phát triển lâu dài, có thể quy hoạch một người cho từ 2 - 3 chức danh; Đối với quy hoạch cấp phó, mỗi cấp phó có thể quy hoạch từ 2 - 3 người; Quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý phải gắn với các khâu đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển, bố trí, sắp xếp trong công tác cán bộ và gắn với quy hoạch chung của đội ngũ cán bộ.
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Ban. Với đội ngũ nhân viên mới được tuyển phải có trình độ phù hợp, đáp ứng được tính chất công việc. Công tác tuyển chọn đầu vào phải được tiến hành một cách tỉ mỉ thông qua hồ sơ và các vòng thi tuyển để lựa chọn được những công nhân viên có năng lực cụ thể: Sau khi phòng tổ chức xét tuyển hồ sơ công tác thi tuyển nghiệp vụ nên giao cho các phòng nghiệp vụ ví dụ như tuyển vị trí kế toán thì nên để phòng kế toán xét tuyển nghiệp vụ; vị trí kỹ thuật thì để phòng kế hoạch xét tuyển. Có như vậy mới tuyển dụng được những ứng viên có năng lực phục vụ cho công việc. Trong thời gian tới, Ban cần tuyển dụng thêm từ 2 đến 3 kỹ sư trong đó có kỹ sư trắc đạc, kỹ sư an toàn lao động và môi trường.
Ban hành chính sách đào tạo cán bộ quản lý chất lượng. Các cán bộ quản lý chất lượng dự án thủy lợi tại Ban QLDA hầu hết là những người được đào tạo đúng chuyên ngành về xây dựng, thủy lợi mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu các cán bộ quản lý chất lượng dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hướng dẫn trong văn bản và thông tư của Nhà nước. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý chất lượng dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể như sau: Tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc; Tổ chức các buổi sinh hoạt nói chuyện với các chuyên gia về kinh nghiệm quản lý dự án; Cử các cán bộ đi học những khoá đào tạo chuyên sâu ngắn hạn và dài hạn về quản lý dự án; Tạo điều kiện, khuyến khích các cán bộ công chức đi học nâng cao thêm trình độ, và kiến thức quản lý. Nếu làm được những điều này thì Ban sẽ giải quyết tức thời các tồn tại như: cán bộ chấm thầu kém, cán bộ giám sát không có chuyên môn và năng lực, đồng thời bổ sung thêm được cán bộ có kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án. Vì không thể ngay một lúc có thể tuyển được người mới có kinh nghiệm thực tế dù rằng họ có chuyên môn. Giải pháp này chi phí không cao nhưng lại đem lại hiệu quả cao, không làm xáo trộn nhân sự cũng như công việc của Ban.
Tổ chức các khóa đi học bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Ban đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo.
Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được.
Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, Ban QLDA cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trương và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý chất lượng dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trường làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ửng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì.
Để hạn chế tình trạng cán bộ được cử đi học về rồi chuyển đi chỗ khác Ban nên đưa ra các điều kiện cụ thể đối với cán bộ như là: Trước khi đi học phải ký cam kết với Ban sau thời gian học phải công tác tại Ban ít nhất 03 năm nếu không sẽ phải bồi thường thiệt hại về mọi khoản chi phí trong quá trình học tập.
Xây dựng và thực hiện chính sách đãi ngộ hợp lý cho cán bộ quản lý dự án. Bên cạnh đó, một mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý chất lượng dự án, tạo cho họ cảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tương ứng với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ về tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý chất lượng dự án tại Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp.
Tạo môi trường giao lưu văn hóa giữa các thành viên trong Ban QLDA để xây dựng tình đồng nghiệp và tôn trọng lẫn nhau, khi đó mọi cán bộ có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng Ban QLDA ngày một phát triển.
3.3.3.3. Áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào quản lý
Nâng cao chất lượng trang thiết bị cho các thành viên của Ban, mỗi cá nhân nên có một máy tính riêng và có email để tiện trao đổi công việc bất cứ nơi đâu.
Sử dụng phần mềm microsoft project vào trong việc lập các sơ đồ quản lý. Đây là phần mềm rất hay giúp cho việc quản lý tiến độ các công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả, tiết kiệm được nhân sự và thời gian làm việc, giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Nhưng biện pháp này đòi hỏi phải có cán bộ kỹ thuật giỏi, am hiểu phần mềm này.
Giám sát công trình thuỷ lợi từ xa thông qua mạng viễn thông ( đây là đề xuất giải pháp của Khoa học công nghệ thông tin của trường Đại học Thuỷ lợi). Giải pháp này cho phép người quản lý biết được tình hình và có khả năng điều khiển hệ thống thủy lợi bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào chỉ cần một chiếc máy tính nối mạng Internet hoặc đơn giản hơn một chiếc điện thoại cố định hoặc di động. Giải pháp này của trường Đại học Thủy lợi đưa ra nếu thực hiện được sẽ giúp cho việc quản lý chất lượng dự án hiệu quả và tiết kiệm được thời gian, chi phí cho cán bộ đi công tác, ra công trường để giám sát công trình, và lúc nào cũng giám sát được chất lượng công trình.
3.3.3.4. Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà thầu khảo sát, thiết kế và thi công
Việc lựa chọn cơ quan tư vấn xây dựng là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp. Trong khi lựa chọn, nhân tố quyết định là cơ quan tư vấn này phải có kinh nghiệm qua những dự án đã được họ thực hiện trước đó. Một phương pháp thường dùng để chọn là đòi hỏi các đơn vị tư vấn cung cấp các thông tin về hồ sơ năng lực sau đó xem xét lựa chọn rồi tiến tới đấu thầu.
Mặt khác, trong hợp đồng cần quy định rõ đơn vị lập dự án, khảo sát và thiết kế công trình sẽ phải chịu trách nhiệm trứơc Ban QLDA, Chủ đầu tư, UBND tỉnh Lai Châu và trước pháp luật, nếu như hồ sơ khảo sát thiết kế, hồ sơ dự án của Bên tư vấn không chính xác so với thực tế và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thực hiện dự án và chất lượng của công trình.