Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng

- Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch về kiểm soát

3.3.3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng

Tăng cường kiểm soát chất lượng khảo sát

Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp cần tăng cường kiểm tra giám sát chất lượng khảo sát thiết kế để đảm bảo có được một bản khảo sát đầy đủ. Một bản khảo sát đầy đủ chất lượng tốt là cơ sở để có một bản thiết kế có chất lượng, từ đó đảm bảo công tác thi công thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng và tạo ra những công trình thủy lợi chất lượng tốt.

Trước hết, Ban quản lý dự án cần tiến hành kiểm soát trước khi khảo sát đó là việc phê duyệt kỹ càng đề cương khảo sát của nhà thầu. Công tác khảo sát ở một giai đoạn phải được xác định chi tiết và được duyệt trong đề cương khảo sát. Như vậy Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp mới có thể dễ dàng quản lí và kiểm tra giám sát, đồng thời nhanh chóng khắc phục được những sai sót trong quá trình thi công công trình. Trước khi lập đề cương khảo sát, Ban quản lý dự án cần yêu cầu Nhà thầu và cán bộ Ban QLDA tiến hành thị sát tuyến, nghiên cứu kỹ địa hình, địa mạo khu vực dự án để lập đề cương chi tiết, đầy đủ các yếu tố cần thiết để phục vụ cho công tác thiết kế, tránh bổ sung, điều chỉnh ảnh hưởng đến chất lượng dự án.

Mặt khác, công tác kiểm soát chất lượng khảo sát cần chú ý kiểm soát phương pháp khảo sát của nhà thầu khảo sát, tránh tình trạng nhà thầu sử dụng phương pháp nội suy để có các số liệu về địa chất không sát với thực tế. Việc kiểm soát không chỉ dừng lại ở việc yêu cầu nhà thầu ngừng sử dụng phương pháp nội suy mà cần yêu cầu nhà thầu sử dụng những công cụ tính toán hiện đại và phương pháp tiên tiến trong quá trình khảo sát để có được bản khảo sát, thiết kế đạt chất lượng cao, tạo tiền đề cho công tác thi công sau này.

Tăng cường công tác giám sát khảo sát, yêu cầu phòng kỹ thuật kiểm tra, nghiệm thu khảo sát phải rà soát kỹ hồ sơ khảo sát và thực tế hiện trường. Mặt khác, Ban quản lý dự án cần nghiêm túc thẩm định lại các sản phẩm khảo sát để tránh những sai lệch đáng tiếc ở khâu thiết kế và thi công. Trong trường hợp cần thiết, yêu cầu tư vấn khảo sát đo đạc kiểm tra lại để đảm bảo chất lượng hồ sơ khảo sát. Để công tác thẩm định này có kết quả cao cần huy động đội ngũ chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm về khảo sát công trình thủy lợi.

Tăng cường kiểm soát chất lượng thiết kế

Phân tích ở chương 2 cho thấy nhìn chung chất lượng hồ sơ thiết kế chưa cao, hồ sơ không đầy đủ, nhiều dự án trình duyệt để lấy ngày dẫn tới việc phát sinh nhiều trong khi thi công. Phần lỗi chủ yếu thuộc về hoạt động kiểm soát chất lượng thiết kế. Vì vậy, Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ khâu thiết kế nhằm đảm bảo có được những bản thiết kế chất lượng cao.

Để đảm bảo chất lượng hồ sơ thiết kế, Ban quản lý dự án cần phải tổ chức giao ban với đơn vị tư vấn, đồng thời cử cán bộ trực tiếp theo dõi dự án của Ban trực tiếp qua trụ sở của các đơn vị tư vấn (nếu cần thiết) để phối hợp nghiên cứu, đề xuất các giải pháp thiết kế hợp lý.

Đối với những dự án yêu cầu gấp về tiến độ, tổ chức giao ban định kỳ hàng tuần với tư vấn, đưa các điều khoản cụ thể vào hợp đồng để yêu cầu. Ban quản lý dự án cần kiểm soát chặt chẽ việc bộ trí nhân sự của tư vấn thiết kế để đảm bảo tư vấn bố trí đủ có năng lực, kinh nghiệm thực hiện khảo sát, thiết kế. Có các chế tài cụ thể để xử phạt những hồ sơ thiết kế không đảm bảo chất lượng. Nâng cao hơn nữa chất lượng công tác thẩm tra đồng thời lựa chọn các đơn vị thẩm tra có đủ năng lực, kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực tư vấn về thủy lợi.

Ban quản lý dự án cần tăng cường kiểm soát hồ sơ thiết kế. Yêu cầu những Nhà thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ khi đến hạn.

Bên cạnh đó, Ban QLDA cần chấn chỉnh lại nghiêm túc tư tưởng coi việc thẩm định lại hồ sơ thiết kế công trình chỉ qua loa và mang tính hình thức. Ban cần thực hiện chặt chẽ khâu thẩm định hồ sơ thiết kế để đảm bảo không có những sai lệch đáng tiếc trong khâu thi công, đồng thời đảm bảo không phải điều chỉnh lại tổng mức dự toán công trình nhiều lần như tình trạng hiện nay. Ban cần bố trí các cán bộ thẩm định đủ kinh nghiệm và năng lực thực hiện khâu thẩm định hồ sơ thiết kế. Ban QLDA cần có một quy trình thẩm định hợp lý cụ thể với từng dự án, và gắn liền trách nhiệm vào mỗi cá nhân tham gia.

Ban quan lý dự án cần yêu cầu các nhà thầu thay đổi phương án thiết kế trong trường hợp phát hiện hồ sơ thiết kế không phù hợp.

3.3.3.2. Tăng cường kiểm soát chất lượng thi công

Thi công công trình là một nội dung quan trọng nhất để thực hiện dự án, chiếm một thời gian dài nhất trong toàn bộ chu trình quản lý dự án. Hơn nữa công tác này quyết định trực tiếp đến chất lượng của công trình. Vì vậy để đảm bảo các tiêu chí chất lượng công trình, Ban QLDA cần phải kiểm soát chặt chẽ giai đoạn thi công.

Ban QLDA cần tăng cường kiểm soát trước khi công. Cụ thể, Ban cần yêu cầu Nhà thầu phải nghiêm túc trong việc cung cấp một bản tiến độ, kể cả một bản thuyết minh về công nghệ thi công xây dựng dự kiến, một lịch trình dự báo dòng tiền trong đó chỉ ra những thời điểm mà Nhà thầu mong muốn Ban QLDA phải thanh toán. Ban QLDA cần thẩm định chặt chẽ bản tiến độ, bản thuyết minh về công nghệ thi công xây dựng dự kiến của nhà thầu. Ngoài ra, Ban quản lý dự án cần kiểm soát năng lực của các nhà thầu phụ do nhà thầu chính lựa chọn. Việc chọn

Nhà thầu phụ phải được sự phê duyệt của Ban QLDA nhưng Nhà thầu chính vẫn sẽ phải chịu trách nhiệm về những phần công việc do các thầu phụ thực hiện.

Trong quá trình thi công, giám sát và quản lý chất lượng công trình xây dựng có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó góp phần quản lí quá trình thi công diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và chi phí được duyệt Ban QLDA cần phải có những biện pháp nhằm giảm bớt những hạn chế trong công tác giám sát này.

Thứ nhất, Tăng cường kiểm soát hệ thống kiểm tra nội bộ của Nhà thầu, tổ chức nghiệm thu hệ thống kiểm ra nội bộ, nếu có vấn đề cần yêu cầu nhà thầu điểu chỉnh hệ thống kiểm tra.Ban quản lý dự án cần tăng cường giám sát chặt chẽ quá trình giám sát thi công của Nhà thầu, tránh tình trạng dễ dãi với các Nhà thầu một bộ phận cán bộ giám sát như hiện nay. Đây chính là một trong những nguyên nhân gây nên chất lượng kém và tạo điều kiện thất thoát vốn đầu tư. Vì vậy cán bộ giám sát phải nhận thức đầy đủ phạm vi quyền hạn của mình trong quá trình giám sát thi công.

Thứ hai, Tăng cường kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu vật liệu thi công, yêu cầu nhà thầu phải sử dụng nguyên vật liệu, thiết bị đúng như HSDT, nếu trường hợp cần thay thế phải có năng lực hơn hoặc tương đương và phải trình tổ giám sát trước khi trình Ban chấp thuận.

Thứ ba. Tổ giám sát của Ban phải thường trực ở hiện trường để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, sai khác giữa thực tế và bản vẽ đồng thời tham gia phối hợp tăng cường giám sát, kiểm soát chất lượng công trình.

Khi phát hiện Nhà thầu có biểu hiện thi công không đảm bảo chất lượng thì lập ngay biên bản hiện trường, yêu cầu Lãnh đạo Nhà thầu ký cam kết. Sau một thời gian nếu Nhà thầu không chuyển biến thì kiên quyết có giải pháp xử lý ngay tránh tình trạng kéo dài ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình

Thứ tư, Trong mối quan hệ với Nhà thầu, ngoài việc theo dõi kiểm tra về chất lượng thi công, thì trong quá trình giám sát, cán bộ giám sát còn là người hướng dẫn kỹ thuật, do đó cần hợp tác với Nhà thầu làm việc như trong một đội ngũ vì việc hoàn thành tốt đẹp công trình. Muốn đạt được như vậy, Ban QLDA cần gắn tránh nhiệm và quyền lợi cụ thể trong công việc được giao nhằm tạo ý thức trách nhiệm của các cán bộ giám sát của Ban.

3.3.3.4. Hoàn thiện quy trình kiểm soát

a) Hoàn thiện quy trình thẩm định hồ sơ khảo sát, thiết kế.

giả Ban nên xây dựng quy trình cụ thể cho từng nội dung kiểm soát cụ thể như sau

Sơ đồ 3.1: Quy trình thẩm định hồ sơ khảo sát, thiết kế

OK NO

OK NO

Về quy trình thẩm định hồ sơ khảo sát và thiết kế là như nhau nhưng nội dung công việc lại khác nhau.

- Với công việc khảo sát: Nội dung thẩm định hồ sơ gồm: (1) Kiểm tra chủng loại các tài liệu chủ yếu nộp trong hồ sơ báo cáo khảo sát có đúng, có đủ theo quy định hay không? (2) Nếu chưa đủ thì đề nghị tư vấn bổ sung bằng phiếu yêu cầu gửi cho tư vấn 01 bản, phòng lưu 01 bản. Tư vấn có trách nhiệm giải trình và bổ sung đầy đủ và nộp lại trực tiếp cho phòng. (3) Nếu đầy đủ lãnh đạo phòng giao cho cán bộ chuyên quản trực tiếp thẩm định. (4) Cán bộ thẩm định sẽ kiểm tra đối chiếu với các nội dung theo QĐ phê duyệt nhiệm vụ khảo sát, yêu cầu tư vấn giải trình và chỉnh sửa trực tiếp. (5) Sau khi hoàn thiện trình lãnh đạo phòng ký nháy vào biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát

Tiếp nhận hồ sơ

Kiểm tra hồ sơ

Cán bộ quản lý thẩm định HS Y/C bổ sung HS Xem xét HS trình Phê duyệt

Hoàn chỉnh hồ sơ và phân phối HS

Y/C chỉnh

sửa trình TP xem xét, trình LĐ Ban

và trình Lãnh đạo Ban hồ sơ nghiệm thu thanh toán khối lượng.

- Với công việc thiết kế: (1) Tiếp nhận hồ sơ thiết kế gồm HS dự toán công trình; thuyết minh dự toán. (2) Có một bộ phận hồ sơ bị thiếu; chưa đúng cán bộ thẩm định yêu cầu tư vấn giải trình. (3) Nếu tư vấn bảo vệ thành công toàn bộ nội dung do cán bộ thẩm định yêu cầu, cán bộ thẩm định sẽ thực hiện các bước tiếp theo. (4) Hồ sơ chỉnh sửa chưa đạt yêu cầu cán bộ thẩm định yêu cầu tư vấn hoàn thiện hồ sơ , nộp lại cho cán bộ thẩm định kiểm tra và xác nhận nếu đạt yêu cầu. (5) Sau khi hoàn thiện trình lãnh đạo phòng ký nháy vào biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát và trình Lãnh đạo Ban hồ sơ nghiệm thu thanh toán khối lượng. Lãnh đạo Ban sẽ ban hành quyết định phê duyệt TKBVTC-TDT công trình.

b) Hoàn thiện quy trình giám sát thi công

- Quy trình giám sát khảo sát gồm

+ Giám sát nhà thầu thực hiện nhiệm vụ ( đề cương) khảo sát Chủ đầu tư đã phê duyệt

+ Xem xét dự toán chi phí khảo sát theo quy định của định mức; đơn giá đã được ban hành.

+ Giám sát phương án kỹ thuật khảo sát

+ Giám sát công tác khoan khảo sát hiện trường, công tác lấy mẫu thí nghiệm tại hiện trường

+ Giám sát công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động trong quá trình khảo sát tại hiện trường

+ Giám sát công tác thí nghiệm hiện trường

+ Giám sát quá trình thí nghiệm chỉ tiêu cơ lý đất đá trong phòng thí nghiệm + Xem xét khối lượng công tác khảo sát, báo cáo kết quả khảo sát và nghiệm thu khối lượng.

Sơ đồ 3.2: Quy trình giám sát thi công Trách nhiệm Quy trình KTA, KTB KTA, KTB ĐVTC KTA, GSB ĐVTC KTA, KTB KTA, KTB LĐB, LĐA

3.3.3.5. Tăng cường ứng dụng các công cụ kiểm soát

Để đảm bảo kiểm soát chất lượng một cách có kết quả, Ban quản lý dự án cần tăng cường việc ứng dụng các công cụ kiểm soát chất lượng.

Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án

Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng …

Kiểm tra hồ sơ

Kiểm tra bảng tiên lượng và BPTC Kiểm tra thực địa và

báo cáo TP kết quả

Thẩm tra tính toán tiên lượng và BPTC

Biên bản nghiệm thu KLXL

Xem xét và ký

Xem xét ký duyệt Vào sổ theo dõi Chuyển P. kế toán

Tiếp nhận hồ sơ

Báo cáo PA, Trưởng GS biết

Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thể bao gồm: (1) Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Ban QLDA phải thực hiện trong quá trình thực hiện kiểm soát chất lượng dự án; (2) Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý chất lượng đầu tư xây dựng và đầu tư xây dựng công trình thủy lợi gồm: Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình; Các bản ghi nhớ; Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình kiểm soát chất lượng thực hiện công trình; Các báo biểu; Cập nhật các lịch biểu; Các cấu trúc phân việc..

Với việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Ban QLDA có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn để sửa chữa vấn đề; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý; giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn; mọi thành viên trong Ban QLDA hoàn toàn có thể tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần thiết nếu các thông tin này được lưu trữ và cất giữ tại vị trí mà mọi người đều có thể truy cập được. Nói tóm lại, Hồ sơ thực hiện dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng dự án tại Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp.

Xây dựng sổ tay dự án

Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án .

Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm: - Kế hoạch thực hiện

- Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục

- Thông tin về các bên liên quan của dự án

- Các trách nhiệm của các thành viên của Ban quản lý dự án…

Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lôgíc để người xem có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý .

Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện với thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót công việc trong

quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý chất lượng dự án giai đoạn thực hiện đầu tư.

Các công cụ kỹ thuật khác

Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ qúa trình: Lưu đồ cho phép nhận biết công