Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện kế hoạch chất lượng

- Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch về kiểm soát

3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện kế hoạch chất lượng

3.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức thực hiện kế hoạch về chất lượng

a) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Ban đối với chất lượng dự án giai đoạn thực hiện đầu tư

Để phù hợp với tình hình thực tế, Ban QLDA cần phải chuyên môn hóa lại một số công việc trong QLCL là tăng cường chức năng nhiệm vụ cho phòng QLCL công trình bao gồm các chức năng, phụ trách đền bù GPMB, giám sát chất lượng, nghiệm thu công trình, hạng mục công trình vì vậy Ban cũng nên bỏ bộ phận giải phóng mặt bằng và tăng cường nhân sự cho phòng thẩm định và phòng QLCL công trình. Ngoài ra Ban cần bổ sung chức năng nhiệm vụ truyền thông; phổ biến; đề xuất các hình thức khen thưởng đối với Nhà thầu.

Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp Lãnh đạo Ban, các phòng, Ban Nhiệm vụ chính Số lượng thực tế

Cơ cấu nhân sự theo QĐ

thành lập

Cơ cấu nhân sự tác giả đề xuất 1. Giám

đốc

Chỉ đạo điều hành chung mọi hoạt động của Ban thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban được quy định tại các quyết định thành lập Ban QLDA của UBND tỉnh Lai Châu;

01

01 Kỹ sư thủy lợi; Cao cấp lý luận

chính trị

01 Kỹ sư thủy lợi; Cao cấp lý luận

chính trị 2.

Phó Giám đốc

- Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực và địa bàn công tác, phụ trách một số bộ phận, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được phân công;

02 01 Kỹ sư thủy lợi 01 Kỹ sư kinh tế

XD 01 Kỹ sư thủy lợi 01 Kỹ sư kinh tế XD 3. Phòng Tổ chức – Hành chính a.Công tác tổ chức:

- Tham mưu cho Giám đốc Ban thực hiện nghiêm chỉnh Pháp lênh cán bộ, công chức và các quy định của pháp luật có liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.

b. Công tác hành chính:

- Thực hiện công tác hành chính, quản trị cơ quan, - Quản lý, lưu trữ thông tin

06 03 Cử nhân 01 Trung cấp 01 Lái Xe 01 Tạp vụ 02 Cử nhân 01 Trung cấp 01 Lái Xe 4. Phòng Tài chính kế toán

Công tác Tài chính- Kế toán: Tham mưu cho Giám đốc thực hiện nghiêm chỉnh Luật ngân sách, Luật kế toán và các quy định khác có liên quan;

Công tác kế hoạch: Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, xây dựng bảo vệ kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết cho từng dự án của từng giai đoạn đầu tư;

03 03 Cử nhân 03 Cử nhân 5. Phòng Thẩm định dự toán

Công tác chuẩn bị đầu tư:

- Xác định nhiệm vụ, mục tiêu, quy mô và hiệu quả của dự án. Phối hợp với Phòng Kế hoạch xây dựng kế hoạch chuẩn bị đầu tư, kế hoạch chuẩn bị kỹ thuật, kế hoạch thực hiện đầu tư.

Công tác Thẩm định – Kỹ thuật: Công tác chế độ dự toán:

05

02 Kỹ sư kinh tế 01 Cao đẳng XD 02 kỹ sư thủy lơi

02 Kỹ sư kinh tế 01 Cao đẳng XD 04 kỹ sư t hủy lơi 6. Phòng Quản lý chất lượng công trình

Công tác đền bù giải phóng mặt bằng: Phối hợp với địa phương trong công tác đền bù GPMB

Công tác quản lý chất lượng CT: Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo QL chất lượng công trình gồm khảo sát và thi công tổ chức thực hiện xây lắp đảm bảo mục tiêu, chất lượng kỹ thuật, tiến độ, an toàn, sớm đưa công trình vào khai thác, sử dụng và quá trình bảo hành công trình theo quy định của pháp luật;Đôn đốc, kiểm tra định kỳ, đột xuất các nhà thầu thi công, tư vấn khảo sát thực hiện các quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng, các quy định về hồ sơ, nhật ký thi công, nhật ký giám sát, quy định về nghiệm thu lấy mẫu kiểm tra, mua sắm hàng hoá trong việc thực hiện đồ án thiết kế, giám sát tác giả, các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình, quy phạm thi công, biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn lao động đã được phê duyệt.

13

03 Kỹ sư giao thông; 08 kỹ sư

thủy lợi; 02 kỹ sư xây dựng

03 Kỹ sư giao thông; 08 kỹ sư

thủy lợi; 04 kỹ sư xây dựng; 02

kỹ sư trắc đặc; 01 kỹ sư

địa chất.

7. Phòng

TĐC

Trong giai đoạn tiếp theo nên xóa bỏ; Phòng có 03 người gồm 02 kỹ sư kinh tế; 01 cử nhân sễ được sắp xếp lại như sau: 02 kỹ sư kinh tế sẽ sang phòng thẩm định DT; 01 cử nhân sẽ về phòng kế hoạc tổng hợp.

03 03 0

Cộng 33 33 35

Nguồn: Phòng tổ chức hành chính

giai đoạn vừa qua là tương đối phù hợp với số lượng, chất lượng cơ cấu thực tế của Ban, đáp ứng cơ bản nhiệm vụ quản lý dự án ĐTXDCT được giao. Tuy nhiên do cơ cấu nguồn nhân lực hiện tại của Ban chưa phù hợp do Ban được thành lập từ khi tách tỉnh khi đó công tác tổ chức của tỉnh còn non trẻ nên trong quá trình tham mưu; soạn thảo và ban hành quyết định thành lập Ban việc bố trí nhân sự cho các phòng là chưa phù hợp với tình hình thực tế hiện nay như thừa cán bộ nghiệp vụ văn phòng, thiếu kỹ sư giám sát tại hiện trường cụ thể: Phòng tổ chức hành chính (05 người); phòng đền bù GPMB (03 người) quá đông nhân sự so với công việc thực tế. Phòng thẩm định dự toán thiếu kỹ sư kinh tế xây dựng, Phòng quản lý chất lượng công trình thiếu kỹ sư xây dựng; thủy lợi; trắc địa; kỹ sư trắc đạc.

Để đáp ứng công việc trong tình hình mới thì việc bố trí xắp xếp lại nhân sự trong cơ cấu tổ chức của Ban là hết sức cần thiết. Trong thời gian tới Ban vẫn tiếp tục xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý của Ban có phẩm chất và năng lực, đủ số lượng và cơ cấu hợp lý, đảm bảo sự chuyển tiếp giữa các thế hệ cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, tạo nguồn cán bộ để chủ động bổ sung cho nhu cầu lãnh đạo và quản lý, làm cơ sở để bồi dưỡng, đào tạo và luân chuyển cán bộ. Cụ thể cần xây dựng, hoàn thiện và thực hiện tốt công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo quản lý đến cấp Phòng, định kỳ rà soát, bổ sung quy hoạch cán bộ lãnh đạo cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài, điều chỉnh và bổ sung nhân sự giữa các để đáp ứng được yêu cầu công việc trong tình hình mới. Đưa sang phần kiến nghị

b) Nâng cao năng lực cán bộ quản lý tại Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp

Ban cần bố trí những đội ngũ cán bộ kỹ thuật am hiểm về các lĩnh vực xây lắp để quản lí và phát hiện các sai sót trong quá trình thi công xây dựng công trình để từ đó có thể khắc phục kịp thời, tránh ảnh hưởng đến những công việc thực hiện phía sau đó. Trong giai đoạn kiểm soát chất lượng thiết kế, này cần bố trí tăng cường những cán bộ có năng lực, kinh nghiệm cho phòng thẩm định dự toán từ 1-2 kỹ sư xây dựng công trình thủy lợi để đảm nhiệm tốt công tác thẩm định kỹ thuật cho các dự án đầu tư xây dựng đây là một khâu rất quan trọng nếu làm tốt công tác này sẽ hạn chế được sai sót phải điều chỉnh, bổ sung dự án trong giai đoạn triển khai thi công, một nguyên nhân chính làm chậm tiến độ của dự án.

Các dự án thủy lợi thường có quy mô lớn, khối lượng nhiều, độ khó cao thời gian thi công kéo dài do vậy cán bộ giám sát thi công xây dựng cần phải bố trí cán bộ giám sát đúng chuyên môn được đào tạo và đúng lĩnh vực cần giám sát, Kỹ sư xây

dựng giám sát các hạng mục về xây dựng, kỹ sư thủy lợi giám sát các hạng mục về thủy lợi, kỹ sư trắc địa giám sát về trắc địa.

Việc nâng cao năng lực của cán bộ QLCL dự án phụ thuộc chủ yếu vào quản lý nguồn nhân lực trong đó có công tác đào tạo và tuyển dụng. Các đề xuất về hoàn thiện hai công tác này sẽ được trình bảy ở phần kiến nghị

3.2.2.2. Giải pháp hoàn thiện chỉ đạo thực hiện kế hoạch về chất lượng

a) Tăng cường truyền thông và tư vấn

Giai đoạn tiếp theo Ban vẫn tiếp tục tăng cường công tức truyền thông và tư vấn đến các đối tượng là cán bộ quản lý chất lượng thuộc Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp và Nhà thầu tư vấn và thi công.

• Công tác truyền thông

Đối tượng là cán bộ Ban QLDA: Ngoài việc nắm rõ và nắm chắc các hệ thống văn bản quy định về quản lý chất lượng để tuyên truyền phổ biến cho Nhà thầu thì Ban sẽ phát động các phong trào thi đua " Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh"; tham gia các buổi sinh hoạt về chính trị để nâng cao nhận thức và trách nhiệm cho cán bộ trong công việc. Ngoài ra Ban sẽ giửi các văn bản; kế hoạch mới về quản lý chất lượng khi có sự thay đổi theo địa chỉ email của Nhà thầu đã đăng ký, trong quá trình thực hiện mọi khó khăn vướng mắc của Nhà thầu Ban sẽ nhanh chóng giải quyết.

Đối tượng là Nhà thầu: Ngoài các cuộc họp giao ban được quy định trong kế hoạch quản lý chất lượng Ban đã ban hành thì Ban QLDA cần phải có các buổi sinh hoạt theo chuyên đề giữa Ban và các Nhà thầu để giúp các Nhà thầu có kiến thức về chuyên môn từ đó Nhà thầu sẽ trách nhiệm hơn trong công việc.

• Công tác tư vấn

Đối với cán bộ Ban: Ngoài chức năng nhiệm vụ là giám sát các Nhà thầu thực hiện, cán bộ Ban còn phải là người hướng dẫn về kỹ thuật; hướng dẫn Nhà thầu thực hiện theo các quy định của các văn bản pháp lý đã ban hành như mẫu: Các biên bản nghiệm thu; thanh toán; nhật ký thi công; bản vẽ hoàn công; các văn bản đề nghị điều chỉnh... để nâng cao chất lượng công việc tránh tình trạng như hiện nay Nhà thầu lập các biên bản nghiệm thu không theo mẫu quy định hồ sơ phải sửa đi sửa lại nhiều lần.

Đối với Nhà thầu: Nhà thầu cần mạnh dạn hơn nữa trong việc trao đổi thông tin với Ban để Ban kịp thời tháo gỡ những khó khăn Nhà thầu đang gặp phải.

b) Tăng cường tập huấn cho cán bộ quản lý dự án và Nhà thầu

Đối với Ban QLDA: Tổ chức các khóa đi học bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Ban đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo. Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được. Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, Ban quản lý cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trương và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án.

Đối với Nhà thầu thực hiện: Ngoài việc Ban mời tham dự các lớp tập huấn do các đơn vị tổ chức thì Ban cần cử những cán bộ chuyên sâu về nghiệp vụ; am hiểu chế độ chính sách xuống cơ sở để tập huấn trực tiếp cho họ như vậy hiệu quả công việc sẽ cao hơn.

c) Hoàn thiện công tác tạo động lực

Tạo động lực là một công cụ hữu hiệu trong công tác quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng, nó là công cụ giúp người thực hiện phấn chấn hơn trong công việc chính vì vậy trong thời gian tiếp theo ngoài những công cụ tạo động lực mà Ban đang áp dụng cho cán bộ thông qua tiền lương; thưởng, tham quan nghỉ mát... thì Ban cũng nên giao cho tổ chức Công Đoàn quan tâm đến đời sống của cán bộ kịp thời động viên thăm hỏi nhưng giai đình có hoàn cảnh khó khăn; người thân đau ốm... hay tổ chức các cuộc giao lưu văn hóa văn nghệ với các đơn vị trong ngành tại các ngày lễ lớn... giao cho Đoàn thanh niên công tác chăm sóc thanh thiếu niên thuộc con em trong cơ quan, các ngày như quốc tế thiếu nhi và tết trung thu nên tổ chức các hoạt động vui chơi cho các cháu... Tất cả những hoạt động này dù là rất nhỏ nhưng nó là những hoạt động có ý nghĩa, thiết thực ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý cán bộ công chức trong cơ quan.

Ban cần tăng cường thực hiện các chính sách tạo động lực nâng cao chất lượng cho Nhà thầu thông qua các hình thức khen thưởng, tuyên dương. Ban cần kiến nghị lên UBND tỉnh để cấp các giấy chứng nhận về sự phù hợp về thực hiện chất lượng công trình của Nhà thầu. Đây chính là một công cụ để các Nhà thầu nâng cao nâng lực thắng thầu các dự án ở giai đoạn tiếp theo.