- Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch về kiểm soát
2.3.2. Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch về chất lượng
2.3.2.1. Thực trạng bộ máy quản lý chất lượng của Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp tỉnh Lai Châu
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Giám đốc
Phòng thẩm định Phòng quản lý chất lượng công trình
Phòng kế toán Phòng Kế hoạch Phó giám đốc
Tổ TĐ hồ Tổ GS hồ Tổ GS đập Tổ GS kè Tổ TĐ đập Tổ TĐ kè Phòng ĐBGPMB
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Phòng kế hoạch- tổng hợp
- Chức năng: Giúp lãnh đạo Ban trong các lĩnh vực: kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch đấu thầu.
- Nhiệm vụ: Xây dựng và quản lý kế hoạch đầu tư xây dựng và kế hoạch chi phí các dự án; chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu. Tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm trình lãnh đạo Ban và gửi các cơ quan liên quan; Soạn thảo và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kết hợp với phòng kế toán, phòng quản lý chất lượng quyết toán công trình và thực hiện các nhiệm vụ khác.
Phòng tài chính kế toán
- Chức năng: Giúp lãnh đạo Ban trong các lĩnh vực: quản lí hoạt động tài chính của Ban, kiểm tra việc tuân thủ chế độ, chính sách tài chính kế toán , Thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình.
- Nhiệm vụ: Công tác tài chính kế toán, Kiểm tra việc tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính kế toán, Thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng, Thực hiện các nhiệm vụ khác.
Phòng thẩm định dự toán
- Chức năng: Giúp lãnh đạo Ban công tác thẩm định dự án.
- Nhiệm vụ: Thẩm định chất lượng khảo sát, thiết kế, thẩm tra dự toán, hồ sơ mời thầu, lựa chọn nhà thầu tư vấn và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
Phòng quản lý chất lượng
- Chức năng: Giúp lãnh đạo Ban giám sát chất lượng ngoài hiện trường - Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm quản lý giám sát công tác khảo sát, thiết kế, quản lý chất lượng, khối lượng thiết kế; xây lắp, tiến độ thực hiện, tiến độ thi công, an toàn lao động và môi trường xây dựng và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công.
Tình hình phân công công việc trong Bộ máy quản lý chất lượng
Lãn đạo Ban QLDA: Giao nhiệm vụ cho các cán bộ phụ trách công trình theo Quyết định giao nhiệm vụ giám sát. Các cán bộ được giao nhiệm vụ giám sát xem xét hồ sơ mời thầu; hồ sơ dự thầu; BVTKKT; đề xuất kỹ thuật cuả Nhà thầu được Ban QLDA chấp thuận và toàn bộ hồ sơ pháp lý của công trình, nếu có vấn đề gì thì đề xuất với Lãnh đạo Ban QLDA.
Nếu không có vấn đề gì thì tiến hành tập hợp nghiên cứu hồ sơ, hiện trường. Tổ trưởng tổ giám sát lập kế hoạch công việc và phân công nhiệm vụ cho từng giám sát viên.
Lãnh đạo Ban QLDA; Tổ trưởng tổ giám sát; các Nhà thầu thống nhất (1) Biện pháp thi công; (2) Tiến độ thi công; (3) Vật liệu đầu vào và các điều kiện để thực hiện từng công việc cụ thể.
Các cán bộ giám sát tiến hành công việc giám sát theo kế hoạch; (1) Kiểm tra điều kiện khời công công trình xây dựng theo quy định của Điều 72 của Luật xây dựng; (2) Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của Nhà thầu thi công xây dựng công trình; (3) Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của Nhà thầu thi công xây dựng công trình; (4) Kiểm tra giấy phép sử dụng các máy móc thiết bị, vật tư có yêu cầu an toàn phục vụ thi công xây dựng công trình; (5) Kiểm tra và giám sát trong quá trình thi công xây dựng của tổ giám sát: kiểm tra biện pháp thi công của Nhà thầu thi công xây dựng công trình; kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu thi công xây dựng công trình triển khai các công việc tại hiện trường; tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng ( TCXDVN 31:2006 và chương V- nghị định 209/2004/NĐ-CP); tập hợp, kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng; phát hiện sai sót, bất hợp lý về thiết kế để điều chỉnh hoặc yêu cầu Nhà thầu thiết kế điều chỉnh; tổ chức kiểm tra lại chất lượng bộ phận công trình; hạng mục công trình khi có nghi ngờ về chất lượng.
Lãnh đạo Ban chủ trì phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong thi công xây dựng công trình. Các giám sát viên nộp nhật ký giám sát cho tổ trưởng. Tổ trưởng lập báo cáo giám sát công trình trình Lãnh đạo Ban QLDA
Xác nhận bản vẽ hoàn công: Phòng quản lý chất lượng thi công có trách nhiệm xác nhận bản vẽ hoàn công cho Nhà thầu thi công.
Ban QLDA; Nhà thầu và các thành phần khác tiến hành nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng theo biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.
Về quyền hạn để thực hiện trách nhiêm
Để thực hiện trách nhiệm kiểm soát, cán bộ kiểm soát chất lượng giai đoạn thực hiện đầu tư của Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp có các quyền sau:
Yêu cầu các Nhà thầu thực hiện đúng nhiệm vụ thiết kế và thi công đúng thiết kế được duyệt;
Không nghiệm thu xác nhận những khối lượng tư vấn, xây lắp và có quyền đề nghị không thanh toán các dạng khối lượng sau: (1) Các khối lượng đã thực hiện không
đúng nhiệm vụ đã phê duyệt; thiết kế mà chưa được xử lý thỏa đáng, không đảm bảo chất lượng; (2) Các khối lượng chưa được kiểm tra, nghiệm thu; (3) Các công tác xây lắp hoàn thành có sử dụng các loại vật liệu không đảm bảo yêu cầu của thiết kế
Có quyền yêu cầu Nhà thầu thi công ngừng thi công có thời hạn phần việc xây lắp không đảm bảo chất lượng hoặc phát hiện những bất thường, có nguy cơ xảy ra sự cố đồng thời phải báo cáo nhanh cho lãnh đạo Ban QLDA; lãnh đạo đơn vị thi công; thiết kế để giải quyết và báo cáo các cơ quan quản lý cấp trên.
b. Thực trạng nhân lực quản lý chất lượng của Ban quản lý dự án chuyên ngành Nông nghiệp
Các cán bộ quản lý chất lượng dự án tại Ban QLDA hầu hết là những người được đào tạo về kinh tế, xây dựng, thủy lợi mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu các cán bộ quản lý chất lượng dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hướng dẫn trong văn bản và thông tư của nhà nước. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết.
Bảng 2.7: Năng lực Nhân sự kiểm soát chất lượng của Ban
STT Chức vụ Số lượng Trình độ
chuyên môn
Kinh nghiệm công tác
1 Giám đốc Ban 01 Kỹ sư thủy lợi 30 năm 2 Phó giám đốc Ban 01 Kỹ sư thủy lợi 13 năm 3 Trưởng phòng kế hoạch 01 Kỹ sư kinh tế 10 năm 4 Trưởng phòng thẩm định 01 Kỹ sư thủy lợi 08 năm 5 Trưởng phòng QLCL 01 Kỹ sư thủy lợi 09 năm 6 Cán bộ kỹ thuật 15 13 ks thủy lợi; 02 ks
xây dựng
> 05 năm 7 Kế toán trưởng 01 Cử nhân kinh tế > 08 năm 8 Cán bộ quản lý, thanh toán vốn
đầu tư
03 Cử nhân kinh tế > 04 năm
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Bên cạnh đó tại bộ phận kiểm soát chất lượng khảo sát, thiết kế chưa có cán bộ chuyên quản đúng chuyên ngành về địa chất, công việc này hiện nay vẫn do cán bộ chuyên ngành thủy lợi và xây dựng đảm nhiệm. Mặt khác công trình thủy lợi khi thi công trải dải theo tuyến nên phải bố trí cán bộ hợp lý để giám sát quá trình thực hiện, thực tế do số lượng cán bộ có hạn nên hầu như một công trình chỉ có từ 2-3 cán bộ giám sát nên gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý. Trong giai đoạn tới có thêm nhiều công trình thủy lợi thì Ban sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc bố trí nhân lực quản lý do thiếu nhân lực cả về số lượng và chất lượng.
a) Thực trạng truyền thông và tư vấn
Ban QLDA đặc biệt quan tâm đến công tác truyền thông và tư vấn nhằm đảm bảo rằng các cán bộ quản lý dự án và nhà thầu hiểu rõ mục tiêu, sự cần thiết và nội dung của các chính sách và kế hoạch chất lượng của Ban. Ban QLDA luôn đưa ra các kế hoạch và biện pháp cụ thể để truyền thông và tư vấn cho 2 đối tượng là các cán bộ quản lý chất lượng của Ban QLDA và Nhà thầu tham gia dự án.
Công tác truyền thông:
Đối tượng là cán bộ quản lý chất lượng thuộc Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp: Biện pháp chủ yếu thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ về kế hoạch và các giải pháp đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, các cuộc họp còn để thông báo các hệ thống các văn bản yêu cầu kỹ thuật chất lượng của Ban QLDA đã đề ra.
Đối tượng là các Nhà thầu tham gia dự án: Thông qua các buổi họp giao ban, hội nghị về đầu tư xây dựng để phổ biến các kế hoạch về chất lượng mà Ban đã đề ra giúp Nhà thầu nâng cao nhận thức và hiểu được tầm quan trọng về vấn đề quản lý chất lượng công trình, từ đó Nhà thầu sẽ nâng cao trách nhiệm trong quá trình tham gia dự án. Ban QLDA truyền thông cho Nhà thầu bằng cách gửi văn bản, trao đổi bằng điện thoại, email...
Công tác truyền thông của Ban thời gian qua luôn đảm bảo tính kịp thời, nội dung thông tin rõ ràng giúp người nhận thông tin hiểu được nội dung cần thông tin. Tuy nhiên công tác này đôi lúc còn chưa kịp thời như khi có thay đổi về chế độ chính sách, văn bản pháp lý... Ban chưa kịp hướng dẫn cũng như phổ biến tới Nhà thầu nên dẫn đến tình trạng hồ sơ chất lượng do Nhà thầu lập hay bị sai mẫu quy định, Ban phải yêu cầu Nhà thầu làm lại.
Về công tác tư vấn:
Giai đoạn khảo sát, thiết kế: Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp quan tâm đến chức năng tư vấn như tổ chức nhiều cuộc họp có những chuyên gia đầu ngành tham gia ngay từ giai đoạn thẩm tra, thẩm định hồ sơ khảo sát thiết kế do Nhà thầu tư vấn lập, hồ sơ thiết kế được rà soát kỹ trước khi phê duyệt. Tại những cuộc họp này, Ban đã thông báo và huy động sự tham gia của nhà thầu tư vấn và các cán bộ quản lý chất lượng dự án.
Giai đoạn thi công xây dựng: Ban QLDA tổ chức định kỳ cuộc họp giao ban tuần, tháng về công tác tiến độ và chất lượng có đủ các thành phần thiết kế chính, thiết kế bản vẽ thi công, Nhà thầu xây lắp, Tổ chức thẩm tra các cuộc họp quan trọng mời các chuyên gia lĩnh vực ..đảm bảo tư vấn tốt nhất cho Dự án.
vấn về kỹ thuật cho các Nhà thầu thực hiện. Đối với những hạng mục hay dự án có yêu cầu kỹ thuật cao Ban thường mời những chuyên gia có kinh nghiệm hàng đầu về chuyên ngành để tư vấn và chọn phương án tối ưu, giúp Nhà thầu dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên công tác tư vấn đôi lúc bị lúng túng, chưa kịp thời do kinh nghiệm về năng lực của Ban còn hạn chế. Hay công tác giao ban hàng tuần, hàng tháng trên công trường để kịp thời nắm bắt tình hình; tháo gỡ khó khăn còn chậm.
b. Thực trạng đào tạo, giáo dục và tập huấn
Trong quá trình thực hiện quản lý chất lượng, Ban QLDA thường xuyên tổ chức cho cán bộ nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, đặc biệt là các khóa học ngắn hạn về chất lượng và quản lý chất lượng do các tổ chức, hiệp hội tổ chức, các chương trình đào tạo như cấp chứng chỉ về Nghiệp vụ đấu thầu, nghiệp vụ giám sát, quản lý dự án, định giá xây dựng, an toàn lao động, nghiệp vụ văn thư, hành chính, lao động tiền lương cho cán bộ đặc biệt với cán bộ kỹ thuật, kinh tế và tổ chức tham quan học tập một số mô hình quản lý Dự án Thủy lợi tương tự.
Trong năm 2012 Ban đã cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn; bồi dưỡng nghiệp vụ cụ thể như sau:
Bảng 2.8: Bồi dưỡng nghiệp vụ cán bộ Ban QLDA
STT Nội dung Số lượng (người) Chức vụ Địa điểm tập huấn 1 1730/BXD-KTXD hướng dẫn điều chỉnh dự toán xây dựng công trình theo mức lương tối thiểu mới từ 01/10/2011 theo quy định tại Nghị định số 70/2011/NĐ-CP
05 Lãnh đạo phòng Dự toán; Cán bộ KT
Lai Châu
2 Thông tư số 09/2011/TT-BXD -Hướng dẫn mẫu hợp đồng thi công xây dựng
13 Lãnh đạo phòng kế hoạch; Cán bộ KT Lai Châu 3 Nghị định số 48/2010/NĐ- về hợp đồng trong hoạt động xây dựng 03 Cán bộ KT Lai Châu 4 Thông tư số 03/2009/TT-BXD 03 Lãnh đạo các
phòng nghiệp vụ
Lai Châu 5 Tập huấn nghiệp vụ giám sát thi công xây
dựng CT
06 Cán bộ KT Lai Châu 6 Bồi dường nghiệp vụ giám đốc tư vấn quản lý
dự án
02 Giám đốc; Phó giám đốc
Lai Châu
Nguồn: Phòng kế hoạch-tổng hợp
Ngoài ra khi khi có văn bản mới ban hành Ban QLDA sẽ mời các Nhà thầu tư vấn và Nhà thầu thi công tham gia các lớp tập huấn về quản lý chất lượng công
trình tại tỉnh Lai Châu như: tập huấn các nghị định về quản lý đầu tư; Luật đấu thầu; các lớp hướng dẫn nghiệm thu; chỉ huy trưởng công trường...
Bảng 2.9: Số liệu tập huấn nghiệp vụ cho Nhà thầu
STT Nội dung Số lượng
(đơn vị) Tên đơn vị tham gia
Địa điểm tập huấn
1 Bồi dưỡng chỉ huy trưởng công trường 02 Công ty TNHH Lạc Hồng; Công ty TNHH số 10
Lai Châu 2 Bồi dường nghiệp vụ quản lý thi công
xây dựng
01 Công ty TNHH Hoàng Anh Lai Châu 3 Nghị định số 209/2004/NĐ-CP về Quản
lý chất lượng công trình xây dựng
02 DN tư nhân Trọng Đạt; Công ty TNHH Đạt Phát
Lai Châu 4 Nghị định số 49/2008/NĐ-CP ngày
18/4/2008 về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 209/2004/NĐ-CP
03 DNXD tư nhân Mạnh Quân; Công ty số 24; Công
ty số 15
Lai Châu
5 Văn bản số 1730/BXD-KTXD ngày 11/9/2012 Hướng dẫn điều chỉnh dự toán xây dựng công trình theo mức lương tối thiểu mới từ 01/10/2011 theo quy định tại Nghị định số 70/2011/NĐ-CP;
01 Công ty TNHH số 10 Lai Châu
Lai Châu
6 Bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý vật liệu xây dựng
01 Công ty TNHH Hùng Anh Lai Châu
Nguồn: Phòng kế hoạch-tổng hợp
Trong năm 2012, Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp quản lý hơn 30 Nhà thầu thi công xây dựng công trình trên địa bàn toàn tỉnh tuy nhiên số đơn vị tham gia tập huấn nâng cao nghiệp vụ thì mới có 10 Nhà thầu tham dự. Thực tế các Nhà thầu chưa chú trọng vấn đề nâng cao nghiệp vụ quản lý. Đây cũng là một trong những hạn chế trong công tác giáo dục nâng cao nhận thức của các Nhà thầu do Ban QLDA quản lý.
c. Tạo động lực thực hiện kế hoạch về chất lượng
Để đảm bảo động lực cho các cán bộ quản lý chất lượng, Lãnh đạo Ban QLDA đã rất chú trọng đến quyền lợi cả về vật chất và tinh thần cho cán bộ trong Ban, hầu hết các cán bộ trong Ban QLDA chuyên ngành Nông nghiệp đều yên tâm công tác và luôn có tinh thần học hỏi; phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ. Việc thực