- Khi mua NVL, căn cứ vào hoá đơn bán hàng Nợ TK Mua hàng – NVL
(Accounting for Fixed Assets)
5.4. Kế toán tiền lương phải trả (Wages Payable)
Theo kế toán Mỹ, có 3 nhóm công nợ chung liên quan đến tiền lương, đó là: nợ lương của công nhân, nợ thuế trích từ lương và nợ thuế lương đối với chủ nhân.
5.4.1 Tiền lương của công nhân
Khi công nhân của một doanh nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất hay dịch vụ, một khoản chi phí sẽ phát sinh đối với doanh nghiệp. Khối lượng công việc, dịch vụ hoàn thành, thu nhập của doanh nghiệp giảm xuống và một khoản nợ lương tương ứng hình thành. Nhưng cần phải phân biệt công nhân của doanh nghiệp với các hợp đồng kinh tế doanh nghiệp đã ký kết. Thù lao trả cho các hợp đồng được ghi nhận độc lập, không hình thành công nợ lương và do đó không hình thành thuế trích từ lương.
Tiền lương (Salaries) là tiền trả cho nhân viên hành chính và quản trị, tiền lương thường được trả theo tháng hoặc năm; tiền trả cho công nhân thực
hiện các công việc chân tay được gọi là tiền công (Wages). Ngoài tiền lương, công nhân còn có thể nhận thêm tiền thưởng (Benefits) căn cứ vào công việc đã hoàn thành hoặc sự đóng góp đặc biệt của công nhân viên. Chẳng hạn, tiền thưởng của nhân viên bán hàng thường là tỷ lệ % so với doanh số mà nhân viên đó đã đạt được, tiền thưởng cho giám đốc thường là tỷ lệ % so với thu nhập của công ty.
5.4.2 Nợ thuế trích từ lương
- Thuế bảo hiểm xã hội (FICA- Federal Insurance Contribution Act): Luật BHXH liên bang quy định rằng người lao động khi về hưu (62 tuổi) thì hàng tháng sẽ được hưởng lương hưu cho quãng đời còn lại. Bên cạnh đó người lao động còn được hưởng trợ cấp y tế (từ 65 tuổi trở đi) và các lợi ích cho gia đình người lao động (khi người lao động mất). Quỹ để chi cho các khoản này được lấy từ khoản thuế theo luật gọi là Luật đóng góp bảo hiểm Liên bang.
Luật FICA yêu cầu chủ doanh nghiệp trích từ lương của người lao động khoảng 15%, trong đó 7,5% do người sử dụng lao động đóng góp (được tính vào chi phí), 7,5% còn lại do người lao động đóng góp (trừ vào tiền lương). Số tiền trích được doanh nghiệp phải nộp vào phòng thuế trong nước (Internal Revenue Service)
- Thuế thu nhập cá nhân (Individual Income Tax): Theo quy định người lao động phải đóng góp thuế thu nhập cho Liên bang và tiểu bang. Tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho Liên bang là 20% trên tổng tiền lương của người lao động, tỷ lệ nộp cho tiểu bang khoảng 4%. Doanh nghiệp trích từ tiền lương của người lao động để nộp cho cơ quan thuế.
- Thuế trợ cấp thất nghiệp (Unemployment Tax): Theo luật thuế thất nghiệp Liên bang (Federal Unemployment Tax Act – FUTA), người sử dụng lao động phải đóng góp 6,2% tính trên $7,000 thu nhập đầu tiên của từng người lao động. Tổng số thuế thất nghiệp trích được doanh nghiệp phải nộp
cho chính quyền tiểu bang 5,4%, số còn lại được nộp cho chính phủ Liên bang.
- Các khoản đóng góp khác: Ngoài các khoản bắt buộc ở trên, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp trích các khoản khác từ lương như: đóng bảo hiểm sức khoẻ, mua công trái tiết kiệm của nhà nước, hội phí công đoàn. Các khoản trích này là những khoản nợ hiện hành cho đến khi chúng được nộp cho các tổ chức quản lý thích hợp.
5.4.3 Hạch toán thanh toán lương (Payroll system)
- Khi tính ra lương phải trả người lao động và các khoản người lao động phải đóng góp theo quy định, kế toán ghi:
Nợ TK Chi phí lương (Wages/Salaries Expenses) Có TK Lương phải trả (Wages/Salaries Payable) Có TK Thuế thu nhập Liên bang phải nộp
Có TK Thuế thu nhập tiểu bang phải nộp Có TK Thuế FICA phải nộp
Có TK Phí bảo hiểm phải nộp
- Tính phần đóng góp của người sử dụng lao động cho các khoản thuế và các khoản khác theo quy định, kế toán ghi:
Nợ TK Chi phí trích từ lương (Payroll Expenses) Có TK Thuế FICA phải nộp
Có TK Thuế thất nghiệp phải nộp Liên bang Có TK Thuế thất nghiệp phải nộp tiểu bang Có TK Phí bảo hiểm phải nộp
- Thanh toán cho người lao động và nộp các khoản thuế từ lương: Nợ TK Lương phải trả
Nợ TK Thuế, phí phải nộp Có TK Tiền