- Xây dựng hệ thống tài khoản cho Q&S Company Định khoản các NVKT phát sinh trong tháng 8/N.
KẾ TOÁN TÀI SẢN NGẮN HẠN
2.1 Kế toán tiền (Cash)
Tiền là loại tài sản có khả năng chuyển đổi thành các loại tài sản khác nhanh nhất và có khả năng thanh toán nợ nhanh nhất. Tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ (tiền đồng, tiền giấy), sec, tiền gửi ngân hàng.
Tài sản bằng tiền là loại tài sản dễ bị thất thoát và biển thủ nhất. Có thể nói trong hầu hết các giao dịch và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có sự xuất hiện của tiền: mua hàng, bán hàng, thanh toán, chi trả…Vì vậy, phần lớn các doanh nghiệp đều thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ nhằm tránh thất thoát tiền do mất mát hay gian lận xảy ra.
2.1.1 Kiểm soát nội bộ đối với tiền (Internal control for cash)
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền phải đề ra được các thủ tục quản lý quá trình thu chi tiền. Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền thường dựa vào các thủ tục sau:
- Tách biệt chức năng duyệt chi, ghi chép và giữ tiền - Thủ quỹ phải được chỉ định rõ ràng
- Giới hạn số nhân viên tiếp cận với tiền, chọn người tin tưởng - Ràng buộc trách nhiệm với những nhân viên có liên quan với tiền - Tăng cường các giao dịch qua ngân hàng, tiền mặt tồn quỹ phả được giữ ở mức thấp, hợp lý nhất và phải được bảo quản cẩn thận.
- Tất cả các khoản thu vào cần phải được ghi nhận và chuyển vào tài khoản ngân hàng một cách kịp thời.
- Tất cả các khoản chi tiền cần thực hiện bằng sec
- Việc kiểm kê tiền bất thường và đối chiếu tài khoản tiền hàng tháng phải được thực hiện bởi các nhân viên không liên quan đến việc ghi nhận hay giữ tiền.
Tuy nhiên các thủ tục này sẽ càng có hiệu quả hơn khi sử dụng chúng đồng thời với các thủ tục kiểm soát nội bộ của các phần hành có liên quan đến việc thu,chi tiền.
2.1.2 Quỹ lặt vặt (Petty Cash)
Trong quá trình kiểm soát chi tiền mặt, nguyên tắc cơ bản nhất là các khoản chi tiền mặt đều phải được thực hiện bằng sec. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp phát sinh một số khoản chi tiêu nhỏ nên việc chi tiêu bằng sec không thích hợp như chi bưu chí, tem, mua vật dụng với số tiền nhỏ… Để khỏi phải viết sec cho các khoản chi tiêu nhỏ lẻ, doanh nghiệp sẽ lập quỹ lặt vặt.
Để thiết lập quỹ lặt vặt, công ty sẽ phát hành một tờ sec với số tiền cố định ước tính cho nhu cầu chi tiêu lặt vặt trong khoảng thời gian, thường không quá một tháng. Sec này được chuyển thành tiền mặt và được giao cho một người quản lý thường là thủ quỹ hoặc thư ký chịu trách nhiệm chi tiêu quỹ này.
- Bút toán ghi nhận cho việc thiết lập quỹ lặt vặt: Quỹ lặt vặt (Petty Cash)
Tiền (Cash)
- Khi chi tiền từ quỹ lặt vặt, người quản lý phải lập phiếu chi quỹ lặt vặt để chứng minh, tại thời điểm này kế toán không ghi nhận bút toán. Khi quỹ lặt vặt gần chi tiêu hết, người quản lý lập báo cáo chi quỹ lặt vặt để làm căn cứ bổ sung quỹ và ghi nhận bút toán chi phí. Ví dụ: quỹ lặt vặt được lập $100, sau hai tuần còn lại $14 do đã chi $25 cho bưu phí; $30 mua vật dụng; $30 cho chi phí vận chuyển. Tổng chi là $85, số tiền dư $15. Nhưng thực tế chỉ còn $14 thiếu $1. Kế toán mở các tài khoản chi phí và tài khoản Tiền thiếu hoặc thừa (Cash Short or Over) để ghi chép như sau:
Bưu phí (Postage expenses) 25 Chi phí vật dụng (Supplies expenses) 30 Chi phí vận chuyển (Freight-in) 30
Tiền thiếu hoặc thừa (Cash Short or Over) 1 Quỹ lặt vặt (Petty Cash) 86
Đối chiếu với phần hành kế toán tiền trong kế toán Việt Nam, có một vài sự khác biệt trong các thủ tục kiểm soát nội bộ và các bút toán ghi nhận liên quan đến tiền mặt. Phần lớn các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đều nỗ lực gia tăng các giao dich thông qua ngân hàng, tuy nhiên số tiền mặt trong thanh toán vẫn còn lớn do đó đa phần các nghiệp vụ liên quan đến tiền hạch toán trực tiếp thông qua tài khoản tiền mặt (TK 111).