Sau khi hoàn thiện báo cáo phân tích hệ thống BCTC doanh nghiệp, một mặt cần cung cấp những thông tin cho các đối tượng sử dụng.Mặt khác, phải hoàn thiện hồ sơ phân tích để đưa vào lưu trữ. Hồ sơ phân tích thường bao gồm: Bản báo cáo phân tích, hệ thống BCTC dùng để phân tích cũng phải được lưu trữ, làm cơ sở để kiểm tra lại phòng khi có bất trắc xảy ra; những báo cáo của các cấp bộ Đảng, chính quyền, các đoàn thể đã thu thập được cũng phải được lưu trữ cẩn thận. Tóm lại, tất cả các tài liệu thu thập được có liên quan đến việc phân tích BCTC đều được hoàn chỉnh và lưu trữ tại doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGHỆ AN
3.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ Phần Thương Mại Nghệ An có tên tiếng Anh là Nghe An Trading joint- stock Company, gọi tắt là Natraco. Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 19, đường Quang Trung, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
Điện thoại: 038.3844776 Fax: 0383.844517
Email: natradimex@yahoo.com Website:http://natraco.vn
Công ty Cổ Phần Thương Mại Nghệ An tiền thân là Công ty Dịch vụ Ngoại thương được thành lập năm 1988, sau đó đổi tên là: Công ty Dịch vụ - Thương mại - Đầu tư chế biến hàng Xuất nhập khẩu với 100% vốn nhà nước.
Ngày 19/10/1995, Công ty được đổi tên thành Công ty Thương mại Nghệ An theo Quyết định số 2699/QĐ-UB của UBND tỉnh Nghệ An.
Ngày 19/11/2004, Công ty được chuyển đổi hình thức hoạt động từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần theo Quyết định số 4411/QĐ-UB.ĐMDN của UBND tỉnh Nghệ An và lấy tên Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An.
Trong những năm đầu bước vào hoạt động theo cơ chế thị trường, do tồn tại về tài chính với khoản lỗ lớn chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang nên công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trở ngại trong hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Nghệ An là địa bàn có giao thông thủy, bộ thuận lợi, nhiều cảng biển nên nhiều đơn vị cùng tham gia trong lĩnh vực thương mại nói chung và xuất nhập khẩu nói riêng làm cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn. Tuy nhiên, với đội ngũ cán bộ, công nhân viên có năng lực, đầy nhiệt huyết, vượt qua bao khó khăn, Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An đã không ngừng phát triển và mở rộng.Hiện nay, công ty đã có 06 đơn vị trực thuộc và02 ban đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội với mạng lưới khách hàng rộng khắp cả nước và nhiều nước trên thế giới. Nhiều năm liền Công ty là một trong những doanh nghiệp đứng đầu của tỉnh trong việc thu nộp ngân sách.
Công ty có vốn điều lệ :76,314,300,000 đồng, trong đó: + Vốn nhà nước 69,110,700,000 đồng, chiếm tỷ lệ: 90.56 %
+ Vốn của người lao động: 5,801,800,000 đồng, chiếm tỷ lệ: 7.60 % + Vốn ngoài doanh nghiệp: 1,401,800,000 đồng, chiếm tỷ lệ: 1.84 %
Sau hơn 20 năm xây dựng và phát triển, từ một Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước được cổ phần hóa, Công ty Cổ phần thương mại Nghệ An đã khẳng định vị trí là một trong những Doanh nghiệp lớn của ngành thương mại Nghệ An.Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng, Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An đang là đơn vị hàng đầu của Nghệ An trong hoạt động phân phối các sản phẩm ô tô, xe máy nhập khẩu; xuất khẩu các loại nông sản như gạo, lạc, ngô, đỗ tương,...
Những năm gần đây, nền kinh tế nói chunggặp nhiều khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, mặc dù công ty vẫn đang hoạt động đạt doanh thu khá cao nhưng tình hình doanh thu đangcó chiều hướng giảm sút.
Năm 2008, doanh thu của Công ty đạt 803 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước 420 tỷ đồng.
Năm 2009, doanh thu của Công ty đạt gần 700 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước 261 tỷ đồng.
Năm 2010, mặc dù việc kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn do khủng hoảng kinh tế, nhưng công ty vẫn đạt doanh thuhơn 500 tỷ đồng và nộp ngân sách gần 290 tỷ đồng.
Bước ra khỏi khủng hoảng tài chính của năm 2009, 2010 đến năm 2011thực sự là một năm nhiều thách thức đối với Công ty. Trong khi gói kích cầu của chính phủ không còn, lãi suất tăng cao, tỷ giá đồng đô nhảy vọt,... đã khiến cho doanh số năm 2011 sụt giảm mạnh so với năm 2010. Trước tình hình đó, Công ty đã tiếp tục phát huy lĩnh vực kinh doanh truyền thống kinh doanh nhập khẩu hàng tiêu dùng, xuất khẩu gạo. Các phương án kinh doanh tập trung nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và tiền vốn giao cho các đơn vị trên cơ sở phát huy các lĩnh vực kinh doanh nòng cốt hiện nay của các xí nghiệp. Bên cạnh đó, đơn vị tích cực tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới, nghiên cứu, thực hiện các ngành nghề mới dựa trên lợi thế của Công ty, chú trọng việc liên doanh, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước có công nghệ cao, thị trường tốt và có nhiều tiềm năng. Doanh thu năm 2011
đạt hơn 300 tỷ đồng, nộp ngân sách 140 tỷ, trong đó ngân sách địa phương là 3,5 tỷ đồng, 160 lao động của Công ty có mức lương bình quân 2triệu đồng/người/tháng.
Với những thành tích đó, năm 2008, Công ty được Báo Vietnamnet bình chọn là một trong 500 doanh nghiệp mạnh của cả nước. Năm 2009, giám đốc Công ty được Hội doanh nghiệp Nghệ An bầu chọn là Doanh nhân Xứ Nghệ. Nhiều năm liền, Công ty được UBND tỉnh tặng bằng khen về thành tích nộp thuế xuất nhập khẩu.
3.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý hoạt độngkinh doanh kinh doanh
Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề với các ngành nghề kinh doanh được đăng ký như sau:
- Sản xuất, chế biến, mua bán: hàng nông, lâm, hải sản, lương thực, thức ăn gia súc, hàng thủ công mỹ nghệ và hàng tiêu dùng;
- Khai thác, chế biến, mua bán khoáng sản; - Dịch vụ cho thuê kho bãi, giao nhận hàng hoá;
- Kinh doanh dịch vụ khách sạn, du lịch, lữ hành, ăn uống; - Kinh doanh dịch vụ vật lý trị liệu, phòng hát karaoke; - Vận tải hành khách bằng xe taxi, ô tô buýt;
- Sản xuất, lắp ráp, sửa chữa, mua bán xe ô tô và mô tô; - Mua bán thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng;
- Xây dựng các công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, công trình hạ tầng kỹ thuật;
- Kinh doanh bất động sản;
- Đại lý, mua bán xe 3 bánh, xe gắn máy;
- Gia công cơ khí máy móc, thiết bị phục vụ ngành công nghiệp, nông nghiệp; - Kinh doanh dịch vụ kho ngoại quan; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Dịch vụ bán đấu giá tài sản;
- Hoạt động môi giới và giới thiệu việc làm.
Trong đó, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là xuất khẩu các mặt hàng nông, lâm, thủy sản (sang thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Malaysia,... ) và nhập khẩu ô tô, xe máy (từ Italia, Thái Lan, Trung Quốc,...).
Công ty Cổ Phần Thương mại Nghệ an là Doanh nghiệp trực thuộc Sở Công thương Nghệ an, nên chịu sự quản lý của các cơ quan chủ quản. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty như sau: (Sơ đồ 3.1)
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An
Trong đó:
- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu
quyết là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty.Thông qua báo cáo kết quả tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính…, ĐHĐCĐ vạch ra chiến lược, định hướng, kế hoạch nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Ban Kiểm soát Phó Giám đốc
Phòng Kinh doanh Khách sạn Thương mại Phòng kế hoạch – Pháp chế Phòng Kế toán XN sản xuất và lắp ráp xe máy Thương mại Xí nghiệp ô tô Vinh Xí nghiệp Ô tô Thương mại Xí nghiệp Dịch vụ Thương mại Ban Đại diện Hà
Nội
Ban Đại diện Tp Hồ Chí Minh Xí nghiệp kho vận Phòng Hành chính
- Hội đồng quản trị (HĐQT): Chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ về hoạt động
kinh doanh của Công ty để quyết định mọi vấn đề về liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty, quyết định chiến lược phát triển Công ty, các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ.
- Giám đốc Công ty: Là người điều hành chính của cả Công ty, đại diện pháp
nhân của Công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước HĐQT. Tiếp đó là các Phó Giám đốc: Phó Giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh thì phụ trách công việc sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó Giám đốc ban A thì phụ trách về các khoản xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà cửa, xí nghiệp...
- Ban kiểm soát (BKS): Trưởng BKS có trách nhiệm phân công công việc
cho kiểm soát viên. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính, ghi chép lưu trữ chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo khác…
- Phòng tổ chức hành chínhcó nhiệm vụ: Lập kế hoạch về việc tuyển dụng,
bố trí nhân sự theo sự cần thiết của hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập ra kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ theo yêu cầu của công việc. Theo dõi kiểm tra và thực hiện các chế độ như: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế và các quỹ xã hội khác cho người lao động. Triển khai thực hiện các Nghị quyết của cấp Uỷ, Ban Giám đốc Công ty về việc bố trí điều động và lựa chọn cán bộ cho phù hợp với công việc sản xuất kinh doanh.
- Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩucó nhiệm vụ: Tìm đối tác kinh doanh, tìm hiểu thị trường, chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và trình các phương án kinh doanh cho từng lô hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ là người trực tiếp đi thực hiện việc nhập khẩu, xuất khẩu trực tiếp của Công ty. Phòng gồm có: 01Trưởng phòng, 02 Phó phòng và 15 nhân viên nghiệp vụ.
- Phòng Kế toán:Bao gồm 01 Kế toán trưởng, 01 phó phòng và 06 nhân viên kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép, tính toán dưới hình thức giá trị và hiện vật các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo ghi chép kịp thời đầy đủ quy trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra kế toán còn theo dõi tình hình thực hiện công tác sản xuất kinh doanh của Công ty, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp ngân sách, kiểm tra việc sử dụng các tài sản vật tư tiền vốn, ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm đến chế độ chính sách về kinh tế tài chính của Nhà nước đề ra. Cung cấp số liệu kịp thời chính xác đầy đủ cho nhà quản lý như:
Doanh số bán hàng, HTK, các khoản chi phí, thuế...Kế toán trưởng là người tham mưu trực tiếp cho giám đốc về mặt tài chính của Công ty.
- Phòng kế hoạch - pháp chế có nhiệm vụ nghiên cứu đề xuất các biện pháp liên quan đến địa vị, pháp lý và tư cách pháp nhân trong các hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty nhăm bảo vệ quyền lợi và lợi ích của doanh nghiệp, cổ đông và người lao động của công ty. Ngoài ra còn nghiên cứu sửa đổi bổ sung điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cho phù hợp với tinh hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh và sự thay đổi chính sách của nhà nước. Phòng gồm có 01 trưởng phòng và 02 nhân viên.
- Các đơn vị trực thuộc: Gồm 06 đơn vị trực thuộc; Xí nghiệp kho vận. Xí
nghiệp lắp ráp xe máy, Khách sạn thương mại, Xí nghiệp sửa chữa ô tô, Xí nghiệp Ô tô Vinh , Xí nghiệp dịch vụ thương mại. Chức năng nhiêm vụ của các đơn trực thuộc: kinh doanh các mặt hàng theo kế hoạch của ĐHĐCĐ đã giao, ngoài ra đơn vị còn chủ động mở rộng tim kiếm thêm mặt hàng mang lại hiệu của cho đơn vị mà không trái với ngành nghề công ty đã đăng ký. Về công tác tài chính kế toán đơn vị tự hạch toán dưới sự giám sát, chỉ đạo của Phòng kế toán Văn phòng công ty; hàng tháng báo cáo kê khai thuế; cuối quý, năm nộp tất cả các loại báo cáo về phòng kế toán văn phòng công ty.
- Ban đại diện Công ty tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh: Thay mặt công ty thực hiện các giao dịch với các tổ chức, cá nhân nơi làm đại diện, làm đầu mối khâu nối các quan hệ với các tổ chức, cá nhân nơi đóng trụ sở nhằm quảng bá sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, thương hiệu của công ty, mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty ra ngoài tỉnh, xúc tiến xuất, nhập khẩu, thu hút đối tác kinh doanh, liên doanh đầu tư vào các dự án của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán
Về đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An bao gồm phòng Kế toán trực thuộc Văn phòng Công ty và các bộ phận kế toán tại các đơn vị cấp dưới công ty. Bộ máy này có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện công tác hạch toán kế toán trong toàn Công ty theo luật kế toán đã ban hành và và tham mưu giúp việc cho HĐQT, Ban Giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.Phòng kế toán cấp dưới thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại đơn vị: tổ chức, thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình, tổ chức lập các báo cáo kế toán, định kỳ gửi về phòng kế toán của Văn phòng Công ty.
Phòng Kế toán của Văn phòng Công ty thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh tại Văn phòng Công ty và công tác tài chính của Công ty. Bên cạnh đó, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị cấp dưới, thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị cấp dưới gửi lên và cùng với các tài kiệu báo cáo kế toán vể phần hành công việc kế toán ở Văn phòng Công ty để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn công ty. Nhân sự phòng Kê toán Công ty bao gồm: 01 Trưởng phòng Kế toán, 01 Phó phòng kế toán và 06 kế toán viên. Tại mỗi đơn vị trực thuộc có 01 bộ phận kế toán riêng. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được khái quát như sau: (sơ đồ 3.2)
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An Về đặc điểm tổ chức sổ kế toán:
Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của Công ty là Sổ nhật ký chung, theo đó các loại sổ kế toán mà Công ty được phép sử dụng là: Sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ NKC, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng chưa thanh toán, Sổ nhật ký cung cấp dịch vụ chưa thu tiền), Sổ kế toán chi tiết (Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi, Sổ tiền đang chuyển,…)
Kế toán trưởng Phó phòng kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp) Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán kiêm theo dõi công cụ dụng cụ Kế toán công nợ Kế toán thuế kiêm theo dõi TSCĐ Kế toán theo dõi đơn vị trực thuộc Kế toán Xí nghiệp lắp ráp xe máy Kế toán Xí nghiệp kho vận Kế toán Khách sạn Thương mại Kế toán Xí nghiệp sửa chữa ô tô Kế toán