- Các phòng ban chức năng: Mỗi phòng ban bao gồm một trưởng phòng và
3.2.3 Kế toán chi phí sản xuất
3.2.3.1Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tuy Nhà máy sản xuất các loại sản phẩm nâng hạ có kích cỡ và chức năng khác nhau nhưng đều trải qua các công đoạn như nhau hoặc tương tự như nhau. Do vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Bên cạnh khâu thu mua, vân chuyển nguyên nhiên vật liệu thì khâu bảo quản, sử dụng, dự trữ nguyên nhiên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời và tránh hiện tượng thất thoát, hao hụt cho quá trình sản xuất sản phẩm có một vai trò rất quan trọng. Mặt khác việc dự trữ nguyên nhiên vật liệu cũng phải phù hợp vời điều kiện sản xuất tại Nhà máy. Nhận thấy điều đó, nhà máy tiến hành việc bảo quản và dự trữ nguyên nhiên vật liệu tại bốn kho, trong mỗi kho sẽ tách ra thành hai kho riêng biệt với chức năng như sau:
- Kho nguyên vật liệu chính: Đây là kho chứa các loại nguyên vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm: thép tấm các loại, tôn các loại, tay lấy điện cầu trục, hộp số…
- Kho nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và công cụ dụng cụ: Đây là kho chứa các loại nguyên nhiên vật liệu không trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, nhưng lại có vai trò rất quan trọng và cần thiết cho cho quá trình sản xuất sản phẩm đó, nâng cao chất lượng nguyên vật liệu chính và chất lượng sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu phụ bao gồm: Dây hàn, sơn chống rỉ, đá cắt, đá mài, que hàn…
+ Nhiên liệu bao gồm: Dầu diezen, xăng, dung môi xylen…
+ Phụ tùng thay thế bao gồm: Bulong, đai ốc, vòng bi…. Mục đích dùng để thay thế khi bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình sử dụng.
+ Công cụ dụng cụ bao gồm: Búa, kìm, thước, thước nivo, clê mỏ lết, máy mày, máy cắt…
Quy trình luân chuyển chứng từ
Hiện nay, để xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm thì quy trình luân chuyển chứng từ tại Nhà máy được thực hiện như sau:
Khi nhận được đơn đặt hàng do nhân viên của phòng Kinh doanh - Thương mại chuyển đến, và được sự ký duyệt của trưởng phòng Kế hoạch - Sản xuất, thì nhân viên tại phòng Kế hoạch sản xuất lập “ Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư – thiết bị”
gồm 03 liên kèm theo đơn đặt hàng: 01 liên lưu tại phòng Kế hoạch - Sản xuất, 02 liên còn lại nhân viên phân xưởng giao cho thủ kho. Căn cứ vào “ Phiếu yêu cầu sin lĩnh vật tư – thiết bị”, thủ kho xuất nguyên vật liệu, đồng thời thủ kho và nhân viên phân xưởng lĩnh vật tư ký xác nhận, sau đó phân xưởng được lĩnh giữa 01 liên, liên còn lại thủ kho căn cứ để ghi thẻ kho và chuyển lên phòng Tài chính - Kế toán để kế toán sản xuất hạch toán sổ sách, liên này sẽ được lưu tại phòng kế toán. Nếu sản xuất thừa nguyên vật liệu, sẽ làm công tác nhập kho, còn nếu thiếu thì kế toán sản xuất sẽ viết “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” để xuất thêm.
Kế toán sử dụng tài khoản 621 – “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu được xuất theo định mức theo số lượng đơn hàng mà khách hàng đặt. Do vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp theo từng đơn đặt hàng.
Tại phòng kế toán, kế toán sản xuất sử dụng các chứng từ: Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư – thiết bị, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi và hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Đối với từng loại nguyên vật liệu, kế toán sẽ mở chi tiết từng tiểu khoản theo ký hiệu của từng loại nguyên vật liệu đó
Vì tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định, nên khi nhập chứng từ vào máy, kế toán sản xuất sẽ không tính giá xuất kho. Đến cuối tháng mới tính trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho theo công thức sau:
Do sử dụng phần mềm kế toán, nên công thức trên đã được cài đặt sẵn vào máy. Hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ, kế toán sản xuất chỉ việc nhập số lượng vật tư nhập, xuất vào máy. Cuối tháng, với việc sử dụng chức năng tính giá vốn tự động, trị giá vốn vật tư xuất kho sẽ được tính toán, cập nhập vào các sổ và báo cáo có liên quan.
(Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư – thiết bị: Phụ lục 3.1)
Màn hình giao diện “Phiếu xuất kho” sản xuất sản phẩm Cẩu trục hai dầm 100T, sau khi kế toán nhập máy căn cứ vào “Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư - thiết bị”
Số lượng vật tư tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình quân
gia quyền Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ = + Số lượng vật tư nhập trong kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho
Số lượng vật tư xuất kho
Đơn giá bình quân gia quyền
(Phiếu xuất kho: Phụ lục 3.2)
Sau khi dữ liệu được lưu vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết và sổ cái TK 621, đồng thời theo dõi chi tiết trên các báo cáo của TK 621 chi tiết cho từng sản phẩm.
Trường hợp xuất kho vật tư để sản xuất sản phẩm, kế toán sẽ cập nhật chứng từ và định khoản như sau:
Nợ TK 621 Có TK 152
Trường hợp mua vật tư xuất cho sử dụng luôn không qua kho, kế toán cập nhập chứng từ và định khoản như sau:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331, 111,112, 141,…
Trường hợp cuối tháng nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho, kế toán sản xuất sẽ căn cứ vào “ Phiếu yêu cầu vật tư nhập kho” và “ Báo cáo vật tư dở dang” từ phân xưởng gửi lên, sẽ cập nhật chứng từ và định khoản như sau:
Nợ TK 152
Có TK 621
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như sau:
Tiền lương làm thêm giờ
tiền lương giờ thực trả x 150% hoặc 200% hoăc 300%
số giờ làm thêm
= x
Có TK 621
Do sử dụng phần mềm kế toán, nên cuối tháng máy sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp khi nhập lệnh.
(Sổ cái TK 621: Phụ lục 3.3)
3.2.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp tại Nhà máy chế tạo thiết bị nâng hạ là toàn bộ những khoản phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm tại các phân xưởng, bao gồm: Tiền công, tiền lương; tiền ăn giữa ca, tiền lương làm thêm giờ, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN….
Quy trình luân chuyển chứng từ:
- Hàng tháng, tại phòng kế toán, căn cứ vào bảng chấm công do từng phân xưởng đưa lên, kế toán sản xuất sẽ tính lương cho công nhân sản xuất dựa vào số ngày đi làm, số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm… bảng lương sẽ được lập thành 03 bản. Sau khi được sự ký duyệt của kế toán trưởng và Giám Đốc Nhà máy thì kế toán sản xuất sẽ lưu lại 1 bản, 1 bản đưa cho kế toán tiền lương để hạch toán vào sổ sách, 1 bản đưa cho kế toán ngân hàng để làm thủ tục chuyển lương cho công nhân viên qua tài khoản đã đăng ký với ngân hàng.
- Đối với trường hợp làm thêm giờ, kế toán tính lương cho công nhân theo quy định hiện hành của nhà nước, theo công thức sau:
(Bảng tính lương phân xưởng X1 tháng 01/2011: Phụ lục 3.4)
Hàng tháng, nhà máy thực hiện thanh toán lương 1 lần vào ngày 15, thanh toán lương của tháng trước.
Kế toán sử dụng tài khoản 622 – “ Chi phí nhân công trực tiếp” để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng chấm công, bảng lương để hạch toán và theo dõi sổ sách.
Tại Nhà máy, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước, với tổng trích theo lương là 30,5% trong đó:
+ Người lao động chịu 8,5% trừ trực tiếp vào lương. + Nhà máy chịu 22% trừ trực tiếp vào chi phí.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng lương, kế toán tiền lương cập nhật vào máy và định khoản như sau:
CPSXC phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng CPSXC cần phân bổ Tổng CP NVL chính TT x Tổng CP NVL chính TT của từng sản phẩm Có TK 334
Các khoản trích theo lương sẽ được định khoản như sau: Nợ TK 622
Nợ TK 334
Có TK 338 (2, 3, 4, 9)
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp như sau:
Nợ TK 154 Có TK 622
Máy tính sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp. khi cần in sổ sách, kế toán chỉ việc nhập đường dẫn và in ra theo yêu cầu của Kế toán trưởng hoặc nhà quản lý.
(Sổ cái TK 622: Phụ lục 3.5)
3.2.3.3 Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung tại Nhà máy chế tạo thiết bị nâng hạ là toàn bộ chi phí liên quan đến việc phục vụ sản xuất trong phân xưởng, bao gồm: Tiền công, tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng như quản đốc, phó quản đốc… các khoản trích theo lương; chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trong phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền… Trong kỳ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung trên TK 627 – “Chi phí sản xuất chung”, sau đó thì phân bổ cho từng sản phẩm hoàn thành theo tiêu thức chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp, công thức tính như sau:
Các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản xuất chung được nhập liệu trên giao diện của các phần hành kế toán khác nhau như: Tiền mặt, vật tư, TSCĐ, tiền lương,... Nên việc tập hợp chi phí sản xuất sẽ được máy tự động liên kết và tập hợp dữ liệu từ các phần hành kế toán trên.
Các khoản chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng và các khoản trích theo lương
+ Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng là tiền công, tiền lương phải trả cho quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, với hình thức trả lương theo thời gian
Trả lương
theo thời gian = Lương
cơ bản + Phụ cấp chức vụ Phụ cấp độc hại phụ cấp trách nhiệm + +
- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trong phân xưởng
Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dùng cho sản xuất chung bao gồm: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ xuất cho phòng nghiên cứu hoặc sử dụng tại phân xưởng, xăng dầu, dụng cụ bảo hộ lao động….
Cũng tương tự như xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để hạch toán vào phần mềm kế toán
+ Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho phân xưởng Nợ TK 627
Có TK 152
+ Trường hợp xuất kho công cụ, dụng cụ Nếu phân bổ 1 lần
Nợ TK 627 Có TK 153 Nếu phân bổ nhiều lần Nợ TK 627
Có TK 142, 242 - Chi phí khấu hao TSCĐ
Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các thiết bị nâng hạ, nên việc đầu tư vào TSCĐ là rất lớn. TSCĐ tại nhà máy bao gồm: Nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải (xe nâng, xe tải, xe kéo…), thiết bị văn phòng ( bàn ghế, máy tính, tủ hồ sơ…).
Hiện nay, nhà máy tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Hàng tháng, căn cứ vào nguyên giá và thời gian sử dụng hữu ích của từng loại TSCĐ được khai báo trong thẻ TSCĐ để tính khấu hao.
Mức khấu hao phải trích bình quân năm
Nguyên giá TSCĐ
Mức khấu hao bình quân năm Mức khấu hao phải trích
bình quân tháng
=
12
=
Số năm sử dụng
Hàng tháng, để tính khấu hao TSCĐ, kế toán chỉ cần vào phần hành TSCĐ
→ tính khấu hao TSCĐ → loại tài sản. Chương trình sẽ tự động tính khấu hao cho từng loại TSCĐ theo định khoản sau:
Nợ TK 627 Có TK 214
(Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ: Phụ lục 3.6)
Giao diện các báo cáo liên quan đến TSCĐ
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài sử dụng tại phân xưởng bao gồm: Các khoản chi về tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh môi trường…. các khoản này đều được thanh
toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Hàng tháng, căn cứ vào các hóa đơn nhận được, kế toán ngân hàng sẽ lập ủy nhiệm chi gửi ngân hàng để thanh toán. Thông thường, chi phí tiền tháng trước sẽ được tính vào chi phí sản xuất chung của tháng này. Kế toán sẽ cập nhật và định khoản vào phần mềm như sau:
Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 112
- Chi phí khác bằng tiền
Chi phí khác bằng tiền tại phân xưởng bao gồm: Chi phí tiếp khách, công tác phí, sửa chữa nhỏ... và các khoản chi bằng tiền khác.
Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu tạm ứng… kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm và định khoản như sau:
Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 111,141
Cuối tháng, kế toán sẽ thực hiện bút toán kết chuyển chi phí sản xuất chung theo định khoản sau:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 627 – Chi phí SXC
Máy tính sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp liên quan đến TK 627. Khi cần in sổ sách, kế toán chỉ việc nhập đường dẫn và in ra theo yêu cầu của kế toán trưởng hoặc nhà quản lý.
(Sổ cái TK 627: Phụ lục 3.7)
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung
Kế toán sử dụng TK 154 – “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” để tập hợp chi phí sản xuất và phải dựa trên nguyên tắc chi phí sản xuất phải phù hợp với định mức kinh tế kỹ thuật do phòng đảm bảo chất lượng đặt ra. Với những chi phí bất thường so vơi định mức, kế toán tổng hợp có thể yêu cầu kế toán sản xuất giải trình rõ. Cuối tháng, kế toán sẽ làm bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung và kết chuyển toàn bộ chi phí sản xuất sang TK 154 theo định khoản như sau:
Nợ TK 154
Có TK 621, 622, 627
+ = - Giá thành thực tế SP hoàn thành trong kỳ Chi phí thực tế SP dở dang đầu kỳ Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ Chi phí thực tế SP dở dang cuối kỳ Mức tiêu hao vật tư 5……… ………… ………… ………… ……… heo đơn đặt ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ ŽŽŽŽŽ Ž = Số lượng sản phẩm hoàn thành x Tỷ lệ định mức ban đầu
ra các báo cáo chi tiết và tổng hợp của TK 154 và các tài khoản khác có liên quan.
(Sổ cái TK 154: Phụ lục 3.8)
3.2.3.4 Đánh giá sản phẩm dở dang
Sản phẩm tại Nhà máy chế tạo thiết bị nâng hạ được sản xuất theo quy trình khép kín, số lượng sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng, nguyên vật liệu được đưa vào ngay từ đầu quá trình sản xuất theo lệnh sản xuất cho từng sản phẩm. Vì vậy, giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho số sản phẩm sản xuất chưa hoàn thành.
Vào cuối tháng, Nhà máy đánh giá sản phẩm dở dang theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tức là chỉ tính cho sản phẩm dở dang phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, còn các chi phí khác tính cả cho sản phẩm hoàn thành