- Các phòng ban chức năng: Mỗi phòng ban bao gồm một trưởng phòng và
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế
lý, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Dưới đây là sơ đồ bộ máy kế toán tại Nhà máy:
Sơ đồ 3.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy
* Nhiệm vụ của từng kế toán:
Toàn bộ nhà máy có 16 kế toán được phân công nhiệm vụ rất hợp lý và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách trực tiếp về tổ chức bộ máy kế toán, thông tin kinh tế, chịu trách nhiệm trước pháp luật về chấp hành các chính sách, chế độ nhà nước, tham mưu cho Ban Giám Đốc về tình hình tài chính của Nhà máy.
- Kế toán tổng hợp: Là người dưới quyền trực tiếp của Kế toán trưởng, cùng Kế toán trưởng tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành, kiểm tra, hướng dẫn và đôn đốc các kế toán viên hoàn thành nhiệm vụ, theo dõi và kiểm tra các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Trong năm tài chính, kế toán tổng hợp cùng kế toán trưởng lập các báo cáo tài chính và các báo cáo nội bộ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
- Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ vay vốn ngân hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả nhất cho Nhà máy. Hàng tháng, theo dõi các
KẾ TOÁN TRƯỞNGKế Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán tiền lương và thuế Tổ kế toán sản xuất Tổ kế toán đầu tư XDCB và TSCĐ Kế toán tổng hợp
khoản nợ đến hạn tại các ngân hàng đó, tìm nguồn trả nợ gốc và nợ lãi. Cuối mỗi tháng, quý, năm làm các báo cáo gửi Kế toán trưởng và Giám Đốc.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chặt chẽ các hoạt động vốn bằng tiền, ứng tiền và thanh toán tiền cho nhân viên đi mua hàng. Hàng tháng, quý, năm làm nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng và Giám Đốc.
- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ nhà cung cấp và khách hàng nợ. Đối với khách hàng thì đôn đốc họ trả nợ, đối với nhà cung cấp thì cùng với kế toán ngân hàng tìm các nguồn trả nợ nhằm đảm bảo uy tín cho Nhà máy. Cuối mỗi tháng, quý, năm lập các báo cáo tài chính theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.
- Kế toán tiền lương và thuế: Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tiền lương sẽ lập bảng lương. Sau khi được sự phê duyệt của kế toán trưởng, sẽ đưa cho kế toán ngân hàng để thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên qua hình thức thẻ ngân hàng. Đồng thời, mỗi tháng sẽ căn cứ vào các chứng từ, hóa đơn để lập báo cáo thuế gửi cho cơ quan thuế, theo dõi các khoản thuế GTGT, thuế môn bài... Cuối mỗi tháng, quý, năm lập các báo cáo tài chính theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.
- Tổ kế toán sản xuất: Bao gồm 08 nhân viên kế toán với các nhiệm vụ khác nhau.
+ Trên văn phòng: Bao gồm 03 nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc công việc của kế toán sản xuất tại các xưởng, sau mỗi lần nhập xuất hàng thì phải theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật tư, phân bổ và quản lý chặt chẽ việc sử dụng vật tư tại các bộ phận. Ngoài ra, có riêng một kế toán sản xuất sẽ căn cứ vào bảng chấm công của từng phân xưởng gửi lên để lập bảng lương cho nhân viên phân xưởng. Sau khi lập xong, được sự ký duyệt của kế toán trưởng sẽ đưa cho kế toán tiền lương để hoàn tất việc thanh toán lương cho nhân viên. Hàng tuần, tháng, quý, năm sẽ căn cứ vào báo cáo tình hình sử dụng vật tư của các kế toán phân xưởng để lập các báo cáo tài chính theo sự yêu cầu và chỉ đạo của Kế toán trưởng.
+ Dưới từng phân xưởng: Bao gồm 05 nhân viên kế toán sẽ trực tiếp theo dõi, đôn đốc công việc của từng nhân viên phân xưởng. Hàng tuần, tháng, quý, năm sẽ lập các báo cáo gửi kế toán sản xuất tại văn phòng và Kế toán trưởng.
- Tổ kế toán đầu tư XDCB và TSCĐ: Bao gồm 2 nhân viên kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, quản lý tài sản một cách chặt chẽ tránh hiện
tượng mất mát, thất lạc. Đối với những tài sản đã hết thời gian khấu hao thì có nhiệm vụ thanh lý, hoặc chuyển mục đích sử dụng… Theo định kỳ, phải lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ trình Kế toán trưởng. Còn với những công trình đầu tư XDCB thì cùng với nhân viên phòng quản lý dự án, sẽ theo dõi đôn đốc công việc để công trình hoàn thành đúng tiến độ, phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Sau khi công trình được nghiệm thu, kế toán sẽ có nhiệm vụ chuyển từ đầu tư XDCB sang TSCĐ của nhà máy để tính khấu hao và đưa vào hoạt động. Hàng tháng, quý, năm sẽ lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
Ta có thể thấy rằng, bộ phận kế toán của Nhà máy được phân công rất rõ ràng và chuyên biệt nhưng vẫn có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau. Do vậy, đã giúp cho công tác quản lý được tiến hành một cách dễ dàng và chính xác hơn.
3.1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng tại Nhà máy
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, chế độ chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của bộ tài chính, cũng như đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh của nhà máy mà bộ phận kế toán đã lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán phù hợp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao công tác kế toán tại Nhà máy. Từ đó, Nhà máy quyết định áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” với phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, bằng việc áp dụng hình thức kế toán máy sẽ giúp cho công tác kế toán được tiến hành một cách chính xác và đơn giản hơn.
Hiện nay việc áp dụng phần mềm kế toán không những giúp giảm tải được công việc xuống rất nhiều, mà còn nâng cao được chất lượng thông tin kế toán, giúp nhà quản lý và người sử dụng thông tin nắm bắt một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin về tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Xuất phát từ yêu cầu đó, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Nhà máy chế tạo thiết bị Nâng Hạ cũng áp dụng phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản trị của mình và yêu cầu quản lý của nhà nước.
Hiện nay, nhà máy đang áp dụng phần mềm kế toán Misa. Phần mềm này phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất của Nhà máy.
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán cập nhật vào máy thông qua phần hành “Giá thành”.
- Nhà máy đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán (kỳ kế toán năm): bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi sổ là Đồng Việt Nam: (VNĐ).
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ được xác định theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
+ TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc, trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Thời gian khấu hao được áp dụng theo QĐ số 2841/QĐ-BTC ngày 16/11/2009 do Bộ tài chính ban hành.