7. Cấu trúc của luận văn
3.2.4. Một số giải pháp khác
Khi nhân viên QHCC đã có một danh sách các nhà báo cần xây dựng mối quan hệ để liên hệ thì cách thức và thời điểm gọi điện, gửi email... quyết định đến việc nhà báo có đồng ý gặp gỡ họ hay không. Lần đầu tiên gọi điện thoại, gửi email cho nhà báo nhân viên QHCC nên giới thiệu về bản thân mình một cách thân thiện, cởi mở và chứa đầy đủ thông tin về bản thân nhân viên QHCC. Nên chọn thời gian gọi điện, gửi email thích hợp để tránh trường hợp khiến nhà báo cảm thấy mình bị làm phiền. Ví dụ: Không nên gọi điện cho nhà báo khi họ chưa bắt đầu hoặc đã kết thúc giờ làm việc, hay gọi điện vào đầu giờ sáng thứ 2 bởi các nhà báo thường phải họp giao ban vào mỗi buổi sáng đầu tuần. Đặc biệt, khi thường xuyện gọi điện thoại cho nhà báo, nhân viên QHCC có thể sử dụng số máy riêng của mình để liên hệ nhằm giúp cho nhà báo dễ dàng nhận ra khi nhân viên QHCC gọi và nhà báo cũng có thể lưu thông tin để liên hệ lại với nhân viên QHCC khi cần.
Ngoài ra, đối với việc gửi thông cáo báo chí, nhân viên QHCC cũng cần có được sự kiên nhẫn và tôn trọng đối với công việc của nhà báo. Không nên gọi điện, gửi email hỏi thăm dồn dập về việc đăng tin tức từ thông cáo báo chí, mà thay vào đó nhân viên QHCC có thể gửi cho nhà báo bản tin nội bộ của doanh nghiệp mình một cách thường xuyên. Khi tin tức từ phía nhân viên QHCC thực sự nổi bật, các nhà báo sẽ ngay lập tức đưa những thông tin này lên trang báo.
Đối với việc duy trì và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp và nhà báo, bên cạnh các phương thức xây dựng và phát triển mối quan hệ còn cần có sự trung thực, chân thành xuất phát từ cả hai phía đặc biệt phía nhân viên QHCC để thúc đẩy mối quan hệ này phát triển tốt hơn.
Sự chân thành ở đây là việc coi nhau những người bạn, có thể chia sẻ cùng nhau những câu chuyện riêng tư chứ không chỉ đơn thuần chỉ là đối tác trong công việc. Nhà báo Dương Hương Mai chia sẻ: Có những anh chị PR giữ contact với tôi suốt cả bốn năm qua. Sự kiện nào cũng gửi email cho tôi và hợp tác chặt chẽ khi tôi quyết định chọn đưa tin một sự kiện. Thú vị hơn nữa, một chị là PR cho một tổ chức có tiếng của nước ngoài đã trở thành một người bạn của tôi. Chị giúp đỡ tôi nhiều việc trong cuộc sống. Tôi thấy cảm phục sự kiên nhẫn và bền bỉ của các anh chị PR trong việc duy trì mối quan hệ với cánh nhà báo vốn hay số thay đổi điện thoại và lắm yêu cầu.
Khi hỏi nhân viên QHCC về việc họ có sẵn sàng giúp đỡ các nhà báo khi họ cần, 67.8% nhân viên QHCC trả lời họ sẵn sàng giúp đỡ nhà báo khi nhà báo cần, kể cả đó là chuyện công hay chuyện riêng, 73.2% trả lời họ chỉ giúp đỡ nhà báo khi việc đó mang lại lợi ích cho mình và doanh nghiệp và 45.8% số nhân viên QHCC trả lời rằng họ tìm cách thoái thác khi nhà báo đề nghị giúp đỡ. Qua khảo sát này cho thấy, các nhân viên QHCC tìm tới nhà báo chỉ đơn thuần xuất phát từ nhu cầu công việc, một nhà báo chia sẻ: Nhân viên QHCC thường tìm đến nhà báo bằng tư duy trao đổi lợi ích 2 bên chứ
chưa thực sự xuất phát từ tình cảm tự nhiên, tôi nhận thấy rõ điều đó ở rất nhiều nhân viên QHCC từng liên hệ với mình. Vô hình dung, sự thiếu chân thành từ phía nhân viên QHCC đã tạo ra những thiện cảm không tốt cho các nhà báo, từ đó khiến cho việc xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo càng khó khăn hơn.
Người Việt Nam vẫn có câu “biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, am hiểu về nhà báo sẽ giúp cho các nhân viên QHCC dễ dàng xây dựng và phát triển mối quan hệ với họ. Anh S – một nhân viên QHCC nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ: Bạn nên hiểu rõ về nhà báo bạn cần xây dựng quan hệ. Họ làm việc cho tờ báo nào? họ phụ trách mục nào? phong cách viết của nhà báo?... Ngoài ra, tính cách của nhà báo như thế nào, trong công việc cũng như trong cuộc sống đời thường, ví dụ các phóng viên kinh tế thường thích dự các hội nghị hay diễn đàn trao đổi, thích phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo doanh nghiệp. Các phóng viên công nghệ thích chia sẻ trải nghiệm của họ về các sản phẩm công nghệ mới... tất cả sẽ giúp nhân viên QHCC có được những phương thức hiệu quả để xây dựng và phát triển quan hệ với nhà báo.
Tiểu kết chương 3
Hoạt động QHCC rất đa dạng, không chỉ là quan hệ với báo chí mà còn với nhiều tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, báo chí là một kênh quan trọng trong hoạt động QHCC, đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức thì báo chí là một trong những kênh quan trọng nhất giúp họ tạo dựng hình ảnh, thương hiệu cũng như xây dựng quan hệ tốt đẹp với cộng đồng, khách hàng. Từ đó, các doanh nghiệp cũng có nhiều hơn sự đầu tư cho hoạt động QHCC cũng như hoạt động xây dựng quan hệ với báo chí. Xu hướng hiện nay là các doanh nghiệp thường lập ra một bộ phận, phòng, ban với những nhân viên QHCC nhiều kinh nghiệm và am hiểu về báo chí với nhiệm vụ xây dựng mối quan hệ với nhà báo.
Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát về mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp Việt Nam và nhà báo, tác giả luận văn cũng
mạnh dạn đưa ra những nhận xét cũng như những đề xuất của mình nhằm xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo theo chiều hướng tốt đẹp hơn. Những đề xuất, giải pháp này được đưa ra dựa trên quá trình nghiên cứu về mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp tại Việt nam và nhà báo hiện nay cũng như dựa trên những đề xuất, kiến nghị được đưa ra từ chính những người trong cuộc là các nhân viên QHCC và nhà báo.
Trên thực tế, hoạt động QHCC tại Việt Nam đang phát triển rất mạnh mẽ, các nhân viên QHCC cũng không ngừng trau đồi tri thức và kinh nghiệm nghề nghiệp của mình từ đó họ cũng không ngừng thay đổi các phương thức xây dựng và phát triển mối quan hệ với nhà báo sâu rộng và hiệu quả hơn. Vì thế, mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp Việt Nam và nhà báo cũng đang có những bước tiến mạnh mẽ để mối quan hệ này thực sự gắn kết cả về chiều sâu và chiều rộng nhằm thúc đẩy sự phát triển chung của QHCC tại Việt Nam.
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh phát triển của lĩnh vực QHCC trên thế giới cũng như ở Việt Nam, các doanh nghiệp Việt Nam cũng không ngừng chú ý đầu tư phát triển các hoạt động QHCC trong doanh nghiệp mình. Bởi hầu hết các doanh nghiệp đều ý thức được vai trò quan trọng của QHCC. QHCC giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến khách hàng và những nhóm công chúng quan trọng của họ. Khi truyền đi các thông điệp này, QHCC giúp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp dễ đi vào nhận thức của khách hàng, hay cụ thể hơn là giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới mỗi khi đối diện với một thương hiệu của doanh nghiệp đó. Không những vậy, QHCC còn là một công cụ đắc lực giúp cho doanh nghiệp tiếp cận với các khách hàng, đối tác không chỉ trong phạm vi một quốc gia, một vùng miền mà là trên phạm vi toàn cầu.
Khi xã hội phát triển, nền kinh tế cũng có những bước tiến mạnh mẽ đồng thời hội nhập với thế giới mở ra cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội cũng như những thách thức lớn đòi hỏi các doanh nghiệp ngoài việc có những chiến lược kinh doanh phù hợp cần có sự đầu tư nhiều hơn cho hoạt động QHCC tại doanh nghiệp mình, bởi chỉ khi nào doanh nghiệp xây dựng được các mối quan hệ tốt đẹp tới công chúng mục tiêu của mình, thì doanh nghiệp đó mới có những bước phát triển nhanh, mạnh và vững chắc hơn.
Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp lớn đã và đang có một sự đầu tư không nhỏ cho hoạt động QHCC của mình với mong muốn hình ảnh, thương hiệu, dịch vụ của mình tạo được dấu ấn, niềm tin trong con mắt khách hàng, đối tác và thậm chí là chính phủ. Để làm được điều này, các phương tiện truyền thông đại chúng nói chung mà trực tiếp ở đây là các nhà báo chính là cầu nối trợ giúp đắc lực cho công tác truyền thông của doanh nghiệp, nhà báo chính là người trực tiếp chuyển tải thông điệp của doanh nghiệp đến với công chúng mục tiêu của mình. Ngày nay, khi các phương tiện truyền thông đại chúng liên tục phát triển và thay đổi thì doanh nghiệp cũng có nhiều hơn những phương thức tiếp
cận đến khách hàng của mình như qua truyền hình, truyền thanh, báo giấy, internet, hình ảnh...
Đối với một nhân viên QHCC làm việc cho bộ phận QHCC của doanh nghiệp, việc xây dựng tốt quan mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp cũng như các mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên ngoài, đặc biệt là mối quan hệ với giới báo chí là nhiệm vụ được đặt lên hàng đầu và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Việc xây dựng tốt các mối quan hệ, trong đó nổi bật là quan hệ với báo giới chính là “chìa khóa” thành công cho công việc của của các nhân viên QHCC. Thực tế của hoạt động QHCC tại nhiều doanh nghiệp cho thấy, nhiều nhân viên QHCC bị doanh nghiệp sa thải bởi họ bị đánh giá không làm tròn nhiệm vụ cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và giới báo chí. Với tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng như vậy nên đối với nhiều nhân viên QHCC việc đưa ra được những phương thức xây dựng và phát triển hiệu quả mối quan hệ với các nhà báo luôn được họ ưu tiên hàng đầu.
Trong khuôn khổ nghiên cứu của luận văn, tác giả đã tìm hiểu những nghiên cứu về quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo trong các doanh nghiệp của các học giả truyền thông nổi tiếng thế giới đồng thời ứng dụng hệ thống lý thuyết đó vào nghiên cứu mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp tại Việt Nam và nhà báo. Luận văn tập trung nghiên cứu các phương thức xây dựng cũng như phát triển mối quan hệ với nhà báo được các nhân viên QHCC sử dụng. Từ kết quả nghiên cứu, luận văn đưa ra những đánh giá và giải pháp cho việc xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp Việt Nam và nhà báo.
Cũng như các nước khác, hoạt động QHCC tại Việt Nam bị chi phối bởi nhiều yếu tố như kinh tế, chính trị, văn hóa, truyền thông.... Đặc biệt, với những đặc điểm riêng biệt về văn hóa thì việc xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp tại Việt Nam và nhà báo càng mang nhiều nét đặc trưng. Hiện trạng của mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo tại Việt Nam cho thấy mối quan hệ này đang có
sự chuyển biến mạnh mẽ và sâu rộng. Trước tiên đó là việc nhận thức về mối quan hề truyền thông này đã có nhiều thay đổi, nó được đánh giá đúng hơn và nhận được sự quan tâm lớn từ phía các doanh nghiệp, tiếp đó là việc các nhân viên QHCC có những phương thức xây dựng mối quan hệ hiệu quả và sự phát triển của ngành QHCC nói chung cũng như mối quan hệ truyền thông này tại tại nước ta. Bên cạnh đó, các nhà báo cũng ngày càng chủ động hơn trong mối quan hệ này, họ cởi mở hơn khi nhân viên QHCC tiếp cận hoặc chính họ là người chủ động liên hệ với nhân viên QHCC để phát triển mối quan hệ với họ. Đây là một tín hiệu rất đáng mừng cho sự phát triển của mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo nói riêng và sự phát triển của QHCC tại Việt Nam nói chung.
Dựa trên khung lý thuyết đã trình bày trong chương 1, luận văn đã đề ra 3 câu hỏi nghiên cứu và các câu hỏi đó đã được trả lời qua phần nội dun của chương 2 và chương 3. Chương 1 tác giả tập trung đưa ra các vấn đề lý luận về mối quan hệ và đặc điểm của mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo. Hệ thống lý luận này là những nghiên cứu của các học giả truyền thông nổi tiếng thế giới và đã được ứng dụng vào nghiên cứu mối quan hệ truyền thông tại nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới. Trong nội dung chương 1, luận văn cũng tập trung phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động QHCC nói chung và mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo nói riêng. Đó là ảnh hưởng của những yếu tố về truyền thông, loại hình doanh nghiệp, đặc trưng về văn hóa, phong tục, lối sống, tín ngưỡng. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động truyền thông, QHCC tại mối quốc gia, vùng miền, và từ đó văn hóa cũng có một tác động không nhỏ tới việc xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhà báo và nhân viên QHCC. Trong nội dung của chương 1, luận văn cũng đã trình bày được những đặc điểm của mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo trong các nghiên cứu trước đây trên thế giới. Từ những nghiên cứu trên, tác giả có được những lý thuyết nền tảng để vận dụng vào nghiên cứu và phân tích nội dung chương 2 và chương 3 của luận văn.
Chương 2 của luận văn trình bày kết quả khảo sát đối với hai đối tượng nghiên cứu chính của luận văn là các nhân viên QHCC của doanh nghiệp và các nhà báo. Nội dung chương 2 tập trung vào việc trình bày cũng như lý giải về kết quả khảo sát các phương thức xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo. Các phương thức xây dựng và phát triển mối quan hệ được nhân viên QHCC sử dụng như thế nào, mức độ tác động của các phương thức này đến mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo. Trong nội dung của chương 2 tác giả đã trình bày được thực trạng của mối quan hệ giữa nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp tại Việt Nam và nhà báo, những mặt tích cực cũng như những vấn đề còn đang tồn tại cản trở sự phát triển của mối quan hệ truyền thông này. Thông qua hiện trạng về mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo được trình bày trong chương 2, có thể nhận thấy được rằng mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo tại Việt Nam hiện nay đang có những thay đổi tích cực, tuy nhiên, giữa hai nhóm đối tượng này vẫn chưa có được sự hiểu biết lẫn nhau, chưa có được tiếng nói chung để phát triển mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Trong nội dung của chương 2, dựa vào kết quả khảo sát đối với nhân viên QHCC và nhà báo, tác giả cũng trình bày được các phương thức xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ giữa hai nhóm đối tượng này. Để xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà báo, các nhân viên QHCC đã có nhiều phương thức đa dạng, phong phú nhằm mục đích tiếp cận và tạo dựng quan hệ với các nhà báo. Nội dung chương 2 cũng lý giải được vì sao các nhân viên QHCC lại lựa chọn những phương thức này để xây dựng cũng như phát triển mối quan hệ với các nhà báo
Dựa trên kết quả nghiên cứu của chương 2, nội dung của chương 3