7. Cấu trúc của luận văn
3.1.1.Về cách thức liên hệ và duy trì mối quan hệ với nhà báo
Khi bắt đầu xây dựng mối quan hệ với các nhà báo, hầu hết các nhân viên QHCC đều “khoanh vùng” số lượng các nhà báo mình cần xây dựng mối quan hệ bằng việc lập danh sách các nhà báo. Mỗi doanh nghiệp đều có một lĩnh vực hoạt động nhất định, chính vì vậy họ không nhất thiết phải xây dựng mối quan hệ với tất cả các cơ quan báo chí trên cả nước, việc lập danh sách các nhà báo làm việc tại các cơ quan báo chí có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp hay phụ trách mảnh tin kinh tế, doanh nghiệp của những tờ báo có ảnh hưởng lớn giúp cho nhân viên QHCC có thể dễ dàng liên hệ với các nhà báo một cách khoa học và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, các nhân viên QHCC cũng có thể thông qua danh sách này lựa chọn được những nhà báo giỏi, phù hợp với tiêu chí truyền thông của doanh nghiệp để xây dựng mối quan hệ.
Liên hệ với nhà báo bằng cách gọi điện, gửi email, gửi thông cáo báo chí là cách nhiều nhân viên QHCC vẫn thường làm. Cách thức liên hệ này thực sự thuận tiện và không làm tốn nhiều thời gian của nhân viên QHCC, tuy nhiên nếu chỉ liên hệ theo cách này thì nhân viên QHCC sẽ không thể tiếp cận
tốt hơn với các nhà báo. Lúc này, nhân viên QHCC nên cố gắng hẹn gặp các nhà báo trực tiếp, bởi khi trực tiếp gặp mặt nhân viên QHCC có cơ hội để lại được những ấn tượng tốt đối với nhà báo.
Trước tiên, muốn tạo dựng mối quan hệ với một người thì cần phải hiểu được đôi nét về tính cách, sở thích, thói quen, phong cách làm việc... đối với các nhà báo cũng vậy, nhân viên QHCC cần phải am hiểu về công việc, sở trường, phong cách viết tin, bài của nhà báo trước khi muốn xây dựng quan hệ với họ. Trong việc xây dựng mối quan hệ với nhà báo, các nhân viên QHCC thường xuyên tìm hiểu về công việc cũng như đọc tin, bài của nhà báo, ngoài ra họ cũng thường xuyên cập nhật tình hình thị trường, doanh nghiệp của mình cho nhà báo có tư liệu viết bài... đó là những việc làm rất thiết thực, tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với nhà báo. Thông qua quá trình trao đổi tin, bài thường xuyên này, giữa nhân viên QHCC và nhà báo cũng nảy sinh những tình cảm tốt đẹp dành cho nhau, dần dần những tình cảm đó sẽ được bồi đắp để trở nên thân thiết và gắn bó hơn. Anh T một nhân viên QHCC cho biết: “Việc đầu tiên tôi làm khi tới công ty đó là mở các trang báo mà tôi quan tâm để đọc lướt qua các tin tức nóng hổi, nếu thấy có tin, bài nào hấp dẫn của nhà báo mà tôi có mối quan hệ thì ngay lập tức sẽ email hay gọi điện để hỏi thăm... hành động này chẳng có gì to tát nhưng tôi nghĩ sẽ thể hiện rằng mình rất quan tâm và thường xuyên dõi theo nhà báo, như vậy họ cũng có những thiện cảm tốt hơn đối với mình.” (Phỏng vấn sâu, T.N.T, ngày 12/7/2012).
Các phương thức tạo dựng mối quan hệ với nhà báo được các nhân viên QHCC thường sử dụng như: 1. Mời nhà báo tham dự các chuyến du lịch của doanh nghiệp, 2. Mời nhà báo đến dự họp báo, 3. Mời nhà báo tham gia các buổi liên hoan của doanh nghiệp, 4. Mời nhà báo tham gia các buổi lễ kỷ niệm quan trọng, 5. Tài trợ, quảng cáo trên báo. 6. Ưu đãi, tặng cổ phiếu doanh nghiệp cho nhà báo, 7. Tặng quà, phong bì cho nhà báo... rất đa dạng, hiệu quả, và đều giúp cho mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo phát triển tốt hơn. Tùy từng thời điểm và mức độ của mối quan hệ mà các nhân
viên QHCC sử dụng các phương thức tạo dựng mối quan hệ nhằm mang đến hiệu quả cao nhất. Ngoài những phương thức trên, còn nhiều dịp, nhiều cách thức khác được các nhân viên QHCC áp dụng.
Anh C - nhân viên QHCC làm việc cho một tập đoàn công nghệ lớn chia sẻ: “Không chỉ quan tâm đến các nhà báo, hàng năm, cứ đến dịp 1/6 hay dịp Tết trung thu, chúng tôi lại có những món quà nhỏ dành tặng cho con cái của các nhà báo… Việc làm này tuy nhỏ những lại thể hiện được sự quan tâm chân thành của chúng tôi tới các nhà báo và qua những dịp như vậy, khoảng cách giữa chúng tôi và các nhà báo trở lên gần gũi hơn, mối quan hệ đã trở thành bạn bè, chứ không còn là mối quan hệ đối tác công việc đơn thuần.” (Phỏng vấn sâu, N.T.C, 15/7/2012).