7. Cấu trúc của luận văn
2.3.1. Cách liên hệ và duy trì mối quan hệ giữa nhân viên QHCC
hiện nay cho thấy, các nhà báo và nhân viên QHCC đa phần đã có một cái nhìn đúng đắn về nhau, đánh giá được đúng tầm quan trọng của mối quan hệ giữa họ. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực thì trong mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo tại Việt Nam cũng vẫn còn tồn tại sự bất bình đẳng, khiến cho cả nhà báo và nhân viên QHCC còn hiểu lầm nhau, điều này gây ra những cản trở không nhỏ cho công việc của cả hai bên và cho cả việc xây dựng lên một mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà báo và nhân viên QHCC.
2.3. Cách thức xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo hiện nay QHCC và nhà báo hiện nay
2.3.1. Cách liên hệ và duy trì mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo nhà báo
Hiện nay tại Việt Nam, trong việc xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo thì người nhân viên QHCC luôn là người chủ động và đây được coi là nhiệm vụ hàng đầu của nhiều nhân viên QHCC. Muốn có được mối quan hệ tốt với các nhà báo, đòi hỏi nhân viên QHCC phải có một kế hoạch cụ thể cùng những phương thức xây dựng cũng như phát triển mối quan hệ một cách hiệu quả. Trong kế hoạch xây dựng mối quan hệ với nhà báo bước đầu tiên không thể bỏ qua đó là tìm cách để liên hệ với họ. Qua khảo sát các nhân viên QHCC với câu hỏi “Anh/chị thường liên hệ với nhà báo theo cách nào?” với các phương án lần lượt là: Có một danh sách các biên tập viên, phóng viên để xây dựng quan hệ; Liên hệ gián tiếp với nhà báo (gọi điện, gửi email, gửi thông cáo báo chí..., Gặp mặt trực tiếp (hẹn uống café, ăn trưa…) ở ngoài văn phòng cơ quan; Gặp mặt trực tiếp tại văn phòng làm việc của anh/ chị hoặc tại toà soạn, câu trả lời của các nhân viên QHCC được thể hiện cụ thể qua bảng biểu sau:
Anh/chị thường liên hệ với nhà báo theo cách nào: Tỷ lệ (%)
Có một danh sách các biên tập viên, phóng viên để xây dựng quan hệ
76.1 Liên hệ gián tiếp với nhà báo (gọi điện, gửi email, gửi thông
cáo báo chí...
78.5 Gặp mặt trực tiếp (hẹn uống café, ăn trưa…) ở ngoài văn phòng
cơ quan
66 Gặp mặt trực tiếp tại văn phòng làm việc của anh/ chị hoặc tại
toà soạn
63.6
Bảng 2.7: Phương thức liên hệ với nhà báo của các nhân viên QHCC
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Lập danh sách nhà báo Liên hệ gián tiếp (gọi điện, email)
Liên hệ trực tiếp (cafe, ăn trưa, gặp mặt)
Gặp gỡ tại cơ quan, doanh nghiệp
Biểu đồ 2.5: Phương thức liên hệ với nhà báo của các nhân viên QHCC
Qua biểu đồ trên cho thấy, trong những cách thức để liên hệ với nhà báo thì việc lập lên một danh sách các nhà báo để liên hệ là rất hiệu quả có 76.1% nhân viên QHCC đồng tình với phương án này. Hiện nay, số lượng các cơ quan thông tấn báo chí tại Việt Nam rất nhiều vì vậy nhân viên QHCC không cần thiết phải tiếp cận với tất cả các phóng viên, tất cả các tòa soạn, các đài phát thanh, truyền hình trong nước, mà chỉ nên tiếp xúc với những cơ quan báo chí có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình. Việc đầu tiên mà một nhân viên QHCC nên làm là tìm hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình đang công tác, tìm hiểu những tờ báo viết về
lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình sau đó là tìm hiểu về tính chất, mục tiêu và phong cách tin tức của từng báo, trên cơ sở đó xây dựng một danh sách cơ quan báo, đài có liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực của doanh nghiệp và từ đó nhân viên QHCC sẽ khoanh vùng được những tờ báo, những nhà báo mình cần xây dựng quan hệ. Ngoài ra, nhân viên QHCC cũng có thể “khoanh vùng” một nhà báo phụ trách mảng tin tức mà mình cần để tiếp cận và xây dựng quan hệ.
Biểu đồ trên cũng cho thấy, trong các phương thức liên hệ với nhà báo thì nhân viên QHCC trong các doanh nghiệp tại Việt Nam thường sử dụng phương thức liên hệ gián tiếp (gọi điện, gửi email, gửi thông cáo báo chí...) có tới 78.5% nhân viên QHCC được hỏi lựa chọn phương thức này, việc gặp mặt bên ngoài hay gặp mặt trực tiếp tại cơ quan ít được sử dụng hơn với tỉ lệ tương ứng là 66% và 63.6%. Sự phát triển của công nghệ và internet đã mang đến nhiều tiện ích cho công việc của nhân viên QHCC, họ có nhiều hơn các phương tiện để tiếp cận với công chúng mục tiêu và cũng có nhiều cách thức liên hệ với nhà báo. Do tính chất công việc của một nhân viên QHCC thường rất bận rộn nên những cách thức như gọi điện, gửi email đến nhà báo là sự lựa chọn số 1 của họ.
Mối quan hệ thường phát sinh khi gặp mặt nhau nhiều trong công việc và cuộc sống. Như trong chương 1 luận văn đã phân tích, người Việt Nam thường có tính thích thăm viếng. Thăm viếng nhau đây không còn là nhu cầu công việc mà là biểu hiện của tình cảm, tình nghĩa, có tác dụng thắt chặt thêm quan hệ. Hơn nữa người Việt cũng có tích hiếu khách, thích người khác đến chơi nhà. Chính vì vậy để thắt chặt thêm quan hệ thì giữa nhân viên QHCC và nhà báo cần có những cuộc gặp gỡ thường xuyên. Tục ngữ cũng có câu “Áo năng may năng mới, người năng tới năng thân”. Khảo sát đối với các nhân viên QHCC về mức độ gặp mặt giữa họ và các nhà báo được thể hiện qua bảng số liệu và biểu đồ sau:
Mức độ gặp gỡ giữa nhân viên QHCC và nhà báo
Tỷ lệ (%)
Nhân viên QHCC Nhà báo
Vài lần 1 tuần 43.4 32
Một tuần 1 lần 45.8 17.7
2 tuần một lần 44.6 28.6
Một tháng một lần 63.1 32
Vài tháng 1 lần 45.8 42
Bảng 2.8: Mức độ thường xuyên gặp gỡ giữa nhân viên QHCC và nhà báo
Biểu đồ 2.6: Mức độ thường xuyên gặp gỡ giữa nhân viên QHCC và nhà báo
Qua bảng số liệu trên cho thấy, trong mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo thì mức độ gặp gỡ giữa họ thường là 1 tháng 1 lần, có 63.1% số nhân viên QHCC được hỏi lựa chọn phương án này, “những cuộc gặp gỡ với nhà báo thường phát sinh khi có công việc, mức độ gặp gỡ này cũng tùy vào từng thời điểm, có những thời điểm công ty có nhiều sự kiện quan trọng thì chị thường xuyên gặp gỡ với nhà báo để trao đổi thông tin hay trực tiếp mời nhà báo đến tham dự các sự kiện quan trọng của công ty.” (Phỏng vấn sâu P.T.N.M, ngày 10/7/2012).
Không chỉ thường xuyên gặp gỡ việc lựa chọn thời điểm và địa điểm cũng quan trọng không kém, qua khảo sát đối với các nhân viên QHCC cho thấy:
Thời điểm và địa điểm gặp gỡ giữa nhà báo và nhân viên QHCC
Tỷ lệ (%)
QHCC Nhà báo
Trong giờ làm việc 67.2 54.4
Ngoài giờ làm việc 62.5 38.1
Tại quán trà, cafe... 70.2 60.5
Tại văn phòng doanh nghiệp 65.4 51.7
Tại trụ sở tòa soạn 52.9 48.3
Bảng 2.9: Thời điểm và địa điểm gặp gỡ giữa nhà báo và nhân viên QHCC
0 10 20 30 40 50 60 70 80 Trong giờ làm việc Ngoài giờ làm việc Tại quán trà, cafe... Tại văn phòng doanh nghiệp Tại trụ sở tòa soạn QHCC Nhà báo
Biểu đồ 2.7: Thời điểm và địa điểm gặp gỡ giữa nhà báo và nhân viên QHCC
Từ bảng số liệu và biểu đồ trên cho thấy, việc gặp gỡ các nhà báo thường diễn ra trong giờ làm việc và địa điểm gặp gỡ thường là ngoài văn phòng của doanh nghiệp (quán trà, quán cafe...) Có 67.2% nhân viên QHCC được hỏi thường gặp gỡ nhà báo trong giờ làm việc và 70.2% trong số họ chọn địa điểm gặp gỡ bên ngoài doanh nghiệp. Có thế thấy được rằng, nhiệm vụ xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà báo là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các nhân viên QHCC, chính vì thế họ có thể được linh động đi ra ngoài gặp gỡ các nhà báo để xây dựng mối quan hệ ngay trong giờ làm việc của mình. Công việc của một nhân viên QHCC không bị bó hẹp với 8 giờ vàng ngọc tại văn phòng công ty mà họ được phép sử dụng thời gian của làm việc của mình một cách linh hoạt sao cho công việc đạt được hiệu quả cao nhất.
Tuy nhiên, khảo sát với các nhà báo về mức độ và địa điểm gặp gỡ với các nhân viên QHCC lại cho thấy: mức độ gặp gỡ “vài tháng một lần” với các nhân viên QHCC được nhiều nhà báo đồng ý lựa chọn nhất (42%), tỷ lệ này phản ảnh việc các nhân viên QHCC luôn là những người phải chủ động trong mối quan hê này, họ luôn tìm cách hẹn gặp và mong muốn được gặp gỡ với các nhà báo. Khi các nhà báo không muốn gặp gỡ nhân viên QHCC thường xuyên thì việc các nhân viên QHCC cố gắng tìm mọi cách để hẹn gặp nhà báo là việc làm không cần thiết, mức độ gặp gỡ giữa hai nhóm đối tượng này cần được điều chỉnh để theo mong muốn của cả hai bên khiến cho cuộc gặp có ý nghĩa hơn. Ngoài ra, các nhà báo cũng không hào hứng với những cuộn hẹn ngoài giờ làm việc với các nhân viên QHCC, thời điểm gặp gỡ trong giờ làm việc tại các quán café được nhiều nhà báo lựa chọn (54.4% và 60.5%), tỷ lệ này phản ánh thực trạng hiện nay đã số nhà báo coi nhân viên QHCC như những đối tác trong công việc chứ giữa họ không tồn tại mối quan hệ thân thiết, bạn bè.
Sau bước đầu liên hệ làm quen để tạo dựng được mối quan hệ với nhà báo, thì bước duy trì mối quan hệ này cũng không kém phần quan trọng, nếu như nhân viên QHCC không có những phương thức tốt để duy trì mối quan hệ này thì mọi cố gắng tạo dựng mối quan hệ với báo giới của họ sẽ không còn ý nghĩa. Bảng biểu dưới đây thể hiện cụ thể phương thức duy trì mối quan hệ với nhà báo của các nhân viên QHCC:
Mức độ thường xuyên làm các công việc sau: Tỷ lệ (%)
Mời nhà báo đi du lịch 50
Mời nhà báo dự họp báo 80.9
Mời nhà báo liên hoan 66
Mời nhà báo tham gia các ngày kỷ niệm 80.3
Tài trợ, quảng cáo 66
Ưu đãi 30.9
Tặng phong bì 71.4
Biểu đồ 2.8: Phương thức duy trì quan hệ với nhà báo của nhân viên QHCC
Qua bảng, biểu trên cho thấy: Mời nhà báo đến dự các cuộc họp báo của công ty là việc làm thường xuyên nhất của các nhân viên QHCC. Đây là một cách thức rất phổ biến nhưng lại hiệu quả để bước đầu xây dựng quan hệ với nhà báo, có 80.9% nhân viên QHCC được hỏi thường xuyên mời nhà báo đến dự họp báo của công ty mình. Ngoài ra, các nhà báo còn thường được mời đến tham gia các buổi lễ, kỷ niệm quan trọng của doanh nghiệp như: Khai trương, mở chi nhánh, kỷ niệm thành lập... Đối với các nhân viên QHCC thì việc mời nhà báo đến trong các dịp quan trọng của doanh nghiệp không chỉ để tạo dựng mối quan hệ mà đây còn là cơ hội để nhà báo đưa những tin tức quan trọng của doanh nghiệp đến với công chúng, có 80.3% số nhân viên QHCC được hỏi lựa chọn phương thức này. Việc mời nhà báo đi du lịch hay ưu đãi tặng cổ phiếu của doanh nghiệp cho nhà báo... được ít nhân viên QHCC lựa chọn hơn (66%), đây có thể được coi là những cách thức trợ giúp cho mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo trở nên thân thiết và gần gũi hơn. Tuy nhiên, trên thực tế mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo ở Việt Nam hiện nay vẫn chưa có được sự thân thiết, gắn bó chặt chẽ.
Như đã phân tích trong chương 1 thì văn hóa là một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo. Việc tặng quà, phong bì cho nhà báo để xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ được rất nhiều doanh nghiệp và nhân viên QHCC quan tâm, 71.4% nhân viên QHCC được hỏi thường xuyên tặng quà, phong bì cho nhà báo. Ở Mỹ, tặng hay không tặng quà giữa các đối tác kinh doanh không quan trọng và không hề ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn của họ. Thế nhưng, ở Nhật, tặng quà giữa các đối tác là việc làm gần như không thể thiếu được [72. Người ta sẽ cảm thấy thất thố nếu đến thăm một đối tác Nhật và được tặng quà mà mình lại không mang theo gì để tặng lại. Hoặc đối tác có thể rất buồn nếu được tặng một món quà mà theo văn hóa của họ là kiêng kị. Hiểu rõ văn hóa tặng quà và các quy ước không thành văn có liên quan ở Nhật Bản có thể giúp các doanh nhân nước ngoài xây dựng thành công mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với các bạn hàng Nhật. Hay như ở Hàn Quốc, đã thành thông lệ, sau mỗi buổi làm việc với báo giới, nhân viên QHCC đều gửi các nhà báo một món tiền nhỏ gọi là “teok-cap” – tiền mua một loại bánh gạo truyền thống của người Hàn Quốc [39, tr.164]. Tại Việt Nam cũng vậy, do những ảnh hưởng của văn hóa phương Đông nên việc tặng quà, phong bì được coi là một trong những yếu tố quan trọng để bước đầu thiết lập cũng như duy trì, phát triển mối quan hệ.
Tại Việt Nam, người ta tặng quà cho nhau trong những dịp quan trọng, hay khi gặp mặt thường xuyên người ta có thể gửi tặng cho nhau những món quà nhỏ. Đối với hoạt động QHCC, các khoản chi ngoại giao/ đối ngoại dưới hình thức quà tặng trở nên khá phổ biến ở nhiều công ty, doanh nghiệp. Việc thông tin cho báo chí không chỉ đơn giản là viết thông cáo báo chí gửi ảnh kèm theo, hoặc tổ chức họp báo, mời nhà báo đến cung cấp thông tin để được đăng tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng mà cần có “phong bì” cho nhà báo. Qua khảo sát các nhân viên QHCC cho thấy, 75% số nhân viên QHCC được hỏi cho rằng việc tặng quà, phong bì cho nhà báo vào những dịp quan trong là việc làm cần thiết. Trong khi đó, khảo sát đối với các nhà báo về việc
nhận quà và phong bì từ các nhân viên QHCC cho thấy: Có 57.1% nhà báo cho rằng việc nhận quà, phong bì từ nhân viên QHCC là việc làm bình thường, điều này cho thấy, tại Việt Nam việc tặng quà, phong bì cho nhà báo trong những dịp quan trọng đã trở thành một thông lệ rất quen thuộc. Đã thành thông lệ, mỗi khi nhà báo đi dự họp báo, dự các buổi lễ kỷ niệm của doanh nghiệp thì các doanh nghiệp cũng không quên gửi nhà báo “phong bì” để cảm ơn. Trong các cuộc họp báo, yếu tố “phong bì” đựng tiền tặng phóng viên, được giải thích là khoản tiền nhỏ hỗ trợ phóng viên “uống nước” khi trời nóng, hoặc “đi đường” khi khoảng cách từ tòa soạn tới nơi họp báo khá xa. Thiếu yếu tố đó, các hoạt động QHCC rất khó triển khai.[39]. Có mối quan hệ tốt luôn là điểm mạnh trong cuộc sống của mỗi người, ở Việt Nam điều này còn quan trọng hơn rất nhiều, có mối quan hệ cá nhân, biết ai đó hoặc thân quen với ai đó giúp công việc “chạy” nhanh hơn. Một phần là do ở Việt Nam, hệ thống pháp lý còn chưa hoàn thiện, một số chính sách chưa sát với thực tế, việc quản lý ở các cấp còn lỏng lẻo nên đôi khi gây khó khăn cho các tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp, buộc họ phải dùng đến các mối quan hệ. [8,tr.47]. Văn hóa tặng quà là một nét đẹp của người Việt Nam cũng như một số nước phương Đông, nhưng trên thực tế, tại Việt Nam hiện nay, văn hóa tặng quà đã có nhiều biến tướng và