Theo quy định, để thu BHXH, cơ quan BHXH có thể tiến hành thu bằng một số phương thức sau:
- Thu trực tiếp từ người lao động: Phương thức này được áp dụng ở các nước mà chế độ BHXH đã được phổ cập rộng rãi và người dân sử dụng phổ biến tài khoản cá nhân để chi tiêu, chi trả các khoản trong cuộc sống.
- Thu phí BHXH thông qua hệ thống thuế: phương thức này áp dụng rộng rãi ở các nước có hệ thống BHXH phát triển và có chế độ thuế thu nhập phổ biến. Bằng phương thức này khi mọi người trong xã hội đóng thuế thu nhập cũng tức là đã đóng BHXH.
- Thu phí gián tiếp qua các đơn vị sử dụng lao động: đây là phương thức thu phí phổ biến ở nhiều nước trên thế giới hiện nay. Với hình thức này hàng tháng các đơn vị sử dụng lao động phải có trách nhiệm đóng đầy đủ và đúng thời gian quy định cho cơ quan BHXH. Kết quả thu có tốt hay không phụ thuộc vào ý thức tự giác của người sử dụng lao động. Nhược điểm của phương thức này là phí BHXH có thể bị sử dụng sai mục đích, tình trạng trốn đóng BHXH cũng xảy ra phổ biến hơn.
Tuy nhiên hình thức thu BHXH bắt buộc hiện nay đang được BHXH Việt Nam áp dụng chủ yếu là: hình thức thu qua tài khoản ( tài khoản chuyên thu của BHXH) nhằm thu tập trung, giảm thiểu rủi ro tiền mặt. Đây là hình thức các đơn vị SDLĐ hàng tháng hoặc hàng quý nộp tiền BHXH vào tài khoản thu của BHXH Việt nam mở tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Cơ quan BHXH thu tiền đóng BHXH của các đơn vị SDLĐ theo một khoảng thời gian nhất định vào đầu các tháng, đầu quý hoặc đầu năm tùy theo sự đăng ký thời điểm đóng BHXH
bắt buộc của từng đơn vị ( theo quy định).
Mặc dù thu qua tài khoản hay thu bằng tiền mặt thì tất cả nguồn thu đều được tập trung vào tài khoản thu của BHXH Việt nam, các địa phương không được lấy số thu của địa phương mình để tự trang trải các khoản chi phí, số còn lại mới nộp vào tài khoản của BHXH Việt Nam đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống.
Hình 1.1 Sơ đồ quy trình thu BHXH bắt buộc
Chú thích : Lập và giao chỉ tiêu kế hoạch : Giao nộp báo cáo kế hoạch
: Cơ quan BHXH hướng dẫn các đơn vị nộp BHXH : Nộp BHXH vào tài khoản của các cơ quan BHXH.
BHXH Việt Nam BHXH tỉnh Thanh
Hóa BHXH các huyện, thị
Hàng tháng đơn vị SDLĐ trích từ tiền lương tiền công của NLĐ và trích theo tỷ lệ trên tổng quỹ tiền lương của những người tham gia BHXH thuộc trách nhiệm đóng BHXH của người SDLĐ theo tỷ lệ % quy định trong luật BHXH năm 2006, nộp vào tài khoản chuyên thu BHXH của BHXH huyện.
Từ ngày 10 đến 25 hàng tháng BHXH huyện sẽ chuyển hết số tiền mà các đơn vị SDLĐ đã nộp tại tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh, riêng tháng cuối năm chuyển khoản toàn bộ số tiền thu BHXH của Tỉnh lên BHXH Việt Nam ngày 31/12 hàng năm.
Toàn bộ số tiền thu BHXH được tập trung vào tài khoản chuyên thu của BHXH Việt nam. Trên cơ sở số thu của BHXH do các tỉnh chuyển và các cơ quan quân đội, công an, ban cơ yếu chính phủ nộp về, BHXH Việt Nam có trách nhiệm quản lý, phân phối sử dụng theo dự toán chi của BHXH các tỉnh
Để thực hiện việc tổ chức thu BHXH thì BHXH các cấp cần thực hiện một số công việc như sau:
Phân cấp thu Bảo hiểm xã hội bắt buộc:
BHXH Việt nam: làm công tác Chỉ đạo hướng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiện công tác quản lý thu, cấp sổ BHXH trong toàn ngành bao gồm cả BHXH Bộ quốc phòng, Bộ công an và Ban cơ yếu Chính phủ đồng thời xác định mức lãi suất bình quân trong năm của hoạt động đầu tư Quỹ BHXH.
BHXH cấp Tỉnh: Tổ chức thu BHXH của các đơn vị SDLĐ đóng trên địa bàn tỉnh, bao gồm: các đơn vị do Trung ương quản lý, các đơn vị do Tỉnh trực tiếp quản lý; các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; các đơn vị, tổ chức quốc tế; các doanh nghiệp ngoài quốc doanh có sử dụng lao động lớn ; các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đưa lao động Việt nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài, các cơ quanh hành chính sự nghiệp.
BHXH cấp huyện: Tổ chức thu BHXH của các đơn vị có trụ sở và có tài khoản trên địa bàn huyện, bao gồm: các đơn vị do huyện trực tiếp quản lý; các đơn vị ngoài quốc doanh có lao động ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên; các xã, phường, thị trấn; trường học, bệnh viện... các đơn vị khác do BHXH tỉnh giao nhiệm vụ thu BHXH.
Đối với đơn vị SDLĐ : có đơn vị trực thuộc đóng trụ sở và hoạt động trên địa bàn nhiều tỉnh, thì nộp tại cơ quan BHXH tỉnh nơi đóng trụ sở chính, đơn vị SDLĐ
muốn để các đơn vị trực thuộc đóng trụ sở phải có văn bản đề nghị và phải có ý kiến của cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi cơ quan đó đóng trụ sở chính.
Lập và xét duyệt kế hoạch thu Bảo hiểm xã hội bắt buộc hàng năm( theo phân cấp):
Đối với đơn vị SDLĐ: Hàng năm đơn vị SDLĐ có trách nhiệm đối chiếu số lao động, quỹ tiền lương và nộp BHXH thực tế cả 9 tháng với danh sách lao động, quỹ tiền lương trích nộp BHXH tại thời điểm đó với cơ quan BHXH trực tiếp quản lý trước ngày 10/10 hàng năm.
BHXH huyện: Hàng năm BHXH cấp huyện căn cứ tình hình thực hiện số thu năm trước và khả năng mở rộng người lao động tham gia BHXH trên địa bàn vào các năm tiếp theo, lập 02 bản “kế hoạch thu BHXH bắt buộc” năm sau, gửi 01 bản lên BHXH tỉnh trước ngày 05/11 hàng năm.
BHXH tỉnh: lập 02 bản dự toán thu BHXH đối với người SDLĐ do tỉnh trực tiếp quản lý đồng thời tổng hợp toàn tỉnh và lập 02 bản kế hoạch thu BHXH bắt buộc năm sau để gửi BHXH Việt nam 01 bản trước ngày 15/11 hàng năm.
Riêng đối với BHXH thuộc Bộ quốc phòng, Bộ công an và Ban cơ yếu Chính phủ: Phải lập kế hoạch thu BHXH gửi BHXH Việt nam 01 bản trước ngày 15/11 hàng năm.
BHXH Việt nam: Căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch năm trước và khả năng phát triển lao động năm sau tại các địa phương, tổng hợp, lập và giao dự toán thu BHXH bắt buộc cho BHXH tỉnh và BHXH thuộc Bộ quốc phòng, Bộ công an và Ban cơ yếu Chính phủ trước ngày 10/01 hàng năm.
Từ đó đưa ra thông tin báo cáo thu Bảo hiểm xã hội bắt buộc:
BHXH tỉnh, huyện mở sổ chi tiết thu BHXH bắt buộc, thực hiện ghi sổ theo hướng dẫn sử dụng của biểu mẫu. BHXH tỉnh, huyện thực hiện chế độ báo cáo tình hình thu BHXH bắt buộc, định kỳ theo tháng, quý, năm như sau:
- BHXH huyện: Báo cáo tháng trước ngày 22 hàng tháng; báo cáo quý trước ngày 20 hàng tháng của tháng đầu quý sau; báo cáo năm trước ngày 15/01 năm sau.
- BHXH Tỉnh: Báo cáo tháng trước ngày 25 hàng tháng, báo cáo quý trước ngày cuối hàng tháng của thàng đầu quý sau, báo cáo năm trước ngày 15/02 năm sau.
báo cáo thu BHXH 6 tháng đầu năm trước ngày 30/07 và báo cáo năm trước ngày 15/02 năm sau.
Bước cuối cùng lưu và quản lý hồ sơ, số liệu:
BHXH tỉnh, huyện cập nhập thông tin, dữ liệu của người tham gia BHXH để phục vụ kịp thời cho công tác nghiệp vụ và quản lý.
BHXH tỉnh xây dựng hệ thống mã số đơn vị tham gia BHXH áp dụng trong địa bàn tỉnh theo hướng dẫn của BHXH Việt nam. Mã số tham gia BHXH cấp cho đơn vị để đăng ký tham gia BHXH được sử dụng thống nhất trên giấy tờ, sổ sách và báo cáo nghiệp vụ.
BHXH các cấp tổ chức phân loại, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu thu BHXH đảm bảo khoa học để thuận tiện khai thác, sử dụng và tránh những sai sót tranh chấp sau này. Hiện nay các cơ quan BHXH trên toàn quốc đã đưa công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi để tiện cho việc theo dõi và quản lý các đối tượng.