7. Kết cấu đề tài x
4.3.4 Xõy dựng hỡnh ảnh cụng sở chuyờn nghiệp
4.3.4.1 Nội dung giải phỏp:
- Tạo dựng hỡnh ảnh về người cụng chức Hải quan: Kỷ cương- Năng động -Hiểu biết- Chuyờn nghiệp.
- Tạo dựng hỡnh ảnh về cụng sở: xanh- sạch
4.3.4.2 Căn cứ đề xuất giải phỏp:
Đăng ký là bước đầu tiờn trong quy trỡnh thủ tục Hải quan. Như đĩ trỡnh bày ở chương 1, đõy là bước thủ tục đầu tiờn cú sự tiếp xỳc, giao tiếp giữa doanh nghiệp và Hải quan. Những hỡnh ảnh ban đầu, bờn ngồi của con người cũng như cơ sở vật chất ở văn phũng đăng ký sẽ cú thể trở nờn rất ấn tượng trong tõm trớ, tỡnh cảm của khỏch hàng. Việc tạo dựng một hỡnh ảnh tốt đẹp đối với khỏch hàng là việc làm rất cần thiết.
- Đối với vấn đề con người:
Thứ nhất, cần chuyển từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ hướng đến khỏch hàng. Doanh nghiệp giờ đõy là đối tỏc, đối tượng phục vụ của cơ quan Hải quan. Doanh nghiệp cần phải được đối xử lịch sự, tụn trọng, cần được hiểu biết và quan tõm chia sẻ những khú khăn. Việc thay đổi về nhận thức khụng thể thực hiện trong một sớm một chiều mà là một quỏ trỡnh liờn tục với sự nhận thức đỳng đắn phải bắt đầu trước tiờn ở vai trũ của cỏc cấp quản lý, người lĩnh đạo.
Thứ hai, để đảm bảo cụng chức cú đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ đăng ký tờ khai Cục HQTPHCM cần thực hiện cỏc vấn đề sau:
+ Trong bố trớ và sử dụng cỏn bộ: Theo quy định về chức danh, mụ tả cụng việc người làm cụng tỏc đăng ký tờ khai Hải quan của Tổng cục Hải quan thỡ cụng chức làm cụng tỏc tiếp nhận hồ sơ phải cú nghiệp vụ ngoại thương, sử dụng thành thạo vi tớnh và ngoại ngữ phải tối thiểu ở trỡnh độ B. Tuy nhiờn trong thực tế, việc thực hiện theo như bản mụ tả cụng việc cũn hạn chế, một số cụng chức tiếp nhận khụng đỏp ứng được tiờu chuẩn này từ đú dẫn đến tỡnh trạng thời gian giải quyết cụng việc kộo dài hoặc mắc phải những sai sút khụng đỏng cú, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện dịch vụ. Do đú, trong cụng tỏc điều động, lũn chuyển cần lưu ý khụng bố trớ cụng chức khụng đủ năng lực, trỡnh độ vào vị trớ đăng ký tờ khai.
+ Trong đào tạo và đào tạo lại cỏn bộ: Tổ chức cỏc buổi học văn húa giao tiếp, ứng xử; học tập chuyờn đề về tư tưởng đạo đức Hồ Chớ Minh nhằm từng bước tạo sự chuyển biến trong nhận thức của cỏn bộ cụng chức. Cần thường xuyờn mở cỏc lớp chuyờn đề ngắn hạn để cập nhật cho cụng chức đăng ký những kiến thức mới về trị giỏ tớnh thuế, xuất xứ hàng húa, phõn tớch phõn loại hàng húa, sở hữu trớ tuệ, Cites ...cho cỏn bộ cụng chức trong đơn vị để trao đổi, học tập và rỳt kinh nghiệm trong thực thi nhiệm vụ. Bồi dưỡng, xõy dựng đội ngũ cụng chức giỏi chuyờn sõu theo từng lĩnh vực bằng cỏch bố trớ cụng tỏc chuyờn sõu trong một lĩnh vực và cử đi đào tạo ở nước ngồi. Những cỏn bộ này sẽ trở thành những chuyờn gia nũng cốt trong những lĩnh vực được đào tạo, đến
lượt họ sẽ trở thành những giảng viờn truyền lại kiến thức, kinh nghiệm cho những đồng nghiệp khỏc. Ngồi ra, để đảm bảo đội ngũ đăng ký viờn cú trỡnh độ, năng lực đỏp ứng được nhiệm vụ, Cục HQTPHCM cần tổ chức kiểm tra nghiệp vụ định kỳ, đột xuất đối với cụng chức nhằm trỏnh tỡnh trạng cụng chức cú đủ bằng cấp theo quy định nhưng lại khụng cú năng lực trong thực tế, hoặc cụng chức khụng cập nhật văn bản nghiệp vụ mới,...
Thứ ba, tuy điểm số trung bỡnh về tiờu chớ trang phục của nhõn viờn đăng ký được đỏnh giỏ cao nhưng muốn duy trỡ được tỡnh hỡnh trờn, Cục Hải quan TPHCM cần thường xuyờn cử cỏn bộ đi kiểm tra tỡnh hỡnh chấp hành kỷ cương, quy định của Ngành, của đơn vị về trang phục trong khi tỏc nghiệp.
Thứ tư, cần xõy dựng, tăng cường kỷ cương, liờm chớnh Hải quan: Để chấm dứt tỡnh trạng đi muộn về sớm, cần thực hiện chấm cụng nghiờm tỳc từng ngày trờn bảng chấm cụng, niờm yết cụng khai bảng chấm cụng trờn bảng thụng bỏo trong văn phũng. Việc chấm cụng phải do một lĩnh đạo phụ trỏch thực hiện. Kiờn quyết xử lý nghiờm mọi trường hợp cố tỡnh gõy phiền hà, sỏch nhiễu cho doanh nghiệp. Một biện phỏp quan trọng để gúp phần đẩy lựi hiện tượng tham nhũng đú là minh bạch húa thụng tin, tăng cường sự giỏm sỏt của người dõn đối với hoạt động của cỏc cơ quan cụng quyền32. Phần giải phỏp tăng cường minh bạch húa thụng tin trong dịch vụ đăng ký tờ khai sẽ được trỡnh bày ở phần sau. Cú thể núi mọi nỗ lực cải thiện chất lượng dịch vụ sẽ bị xúi mũn và thậm chớ cú thể bị xúa bỏ nếu thiếu liờm chớnh Hải quan.
- Phỏt động thi đua xõy dựng cụng sở xanh- sạch:
Thứ nhất, cần đặt cỏc bàn tiếp nhận hồ sơ ở cỏc vị trớ dễ tiếp cận nhất trong khu vực làm việc của Hải quan. Đõy là bước đầu tiờn trong quy trỡnh thủ tục (và cú thể là bước duy nhất doanh nghiệp phải tiếp xỳc nếu như lụ hàng thuộc luồng xanh), nờn cần thiết phải để doanh nghiệp cú thể nhận ra dễ dàng khi đến mở tờ khai. Do điều kiện
32
Nhiều tỏc giả, 2009, Cải cỏch nền hành chớnh Việt Nam- Thực trạng và giải phỏp, Nhà xuất bản Chớnh trị quốc gia, 274.
thực tế, một số Chi cục phải sử dụng mặt bằng của cỏc đơn vị kinh doanh khai thỏc kho bĩi nờn khụng thể bố trớ được ở vị trớ thuận lợi. Khỏch hàng đụi khi phải hỏi lũng vũng mới đến được bàn đăng ký.
Thứ hai, cần xõy dựng mới lại một số trụ sở làm việc của bộ phận đăng ký tại Chi cục Hải quan KV2, Hải quan KV3. Hiện nay, phần lớn văn phũng đăng ký của cỏc đơn vị Hải quan cửa khẩu đều đĩ xuống cấp, khu vực làm thủ tục chật chội, núng nực gõy nờn tõm lý khụng thoải mỏi khi làm việc cho cụng chức đăng ký cũng như tõm lý khụng thoải mỏi của cỏc doanh nghiệp khi đến làm thủ tục tại trụ sở Hải quan. Cần tiến hành thuờ trụ sở cho Hải quan quản lý hàng gia cụng, đầu tư.
Thứ ba, tuyệt đối cấm cụng chức tổ chức ăn uống trong văn phũng làm việc, bỏ rỏc khụng đỳng nơi qui định. Mựi thức ăn cũn vương lại trong văn phũng làm việc, hỡnh ảnh rỏc thải, giấy tờ bừa bĩi sẽ trở nờn rất phản cảm đối với khỏch hàng.
Thứ tư, thuờ cỏc cụng ty, cửa hàng cung cấp cõy cảnh đặt thờm cỏc cõy xanh trong văn phũng làm việc. Nhà cung cấp sẽ cú trỏch nhiệm chăm súc cõy đảm bảo cõy cảnh luụn tươi, xanh. Khi ỏp lực cụng việc căng thẳng, khi phải ngồi chờ đợi trong thời gian cụng chức hồn tất việc đăng ký tờ khai, màu xanh của cõy lỏ sẽ mang lại cảm giỏc thư thỏi , giỳp tinh thần của khỏch hàng dịu xuống. Vào thứ hai đầu tuần làm việc, cú thể đặt thờm một bỡnh hoa tươi trong văn phũng.
Thứ năm, thực hiện chấm điểm chộo giữa cỏc Chi cục thuộc Cục, coi đõy là một phần trong đỏnh giỏ kết quả hoạt động của đơn vị đú.
4.3.4.4 Lợi ớch dự kiến: tạo ấn tượng về sự chuyờn nghiệp của hỡnh ảnh cụng sở.