chuẩn ISO 14001:2004
Các yêu cầu tuân thủ EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001 đƣợc tĩm tắt nhƣ sau:
Cam kết của lãnh đạo Cam kết của lãnh đạo phải đƣợc thể hiện từ giai đoạn bắt
đầu thực hiện và trong suốt quá trình duy trì thực hiện Hệ thống Quản lý mơi trƣờng. Nếu thiếu sự cam kết của lãnh đạo trong việc thiết lập các mục tiêu của ISO 14001 cũng nhƣ sự tham gia tích cực các hoạt động mơi trƣờng liên quan, thì sẽ khơng cĩ cơ hội để hồ hợp và thực hiện thành cơng Hệ thống Quản lý mơi trƣờng.
Tuân thủ với chính sách mơi trƣờng “Chính sách mơi trƣờng do lãnh đạo lập
ra hoặc lập ra dƣới sự chỉ đạo của lãnh đạo, đây là tài liệu hƣớng dẫn để lập ra “các đƣờng lối chung” , “các khuynh hƣớng mơi trƣờng” và “các nguyên tắc hành động” đối với tổ chức.
Lập kế hoạch mơi trƣờng Để cĩ Hệ thống Quản lý mơi trƣờng hiệu quả, tổ
chức phải xác định của các hoạt động cĩ thể cĩ các tác động đến mơi trƣờng, đồng thời tổ chức cũng phải xác định các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà tổ chức phải tuân thủ. Sau đĩ tổ chức phải lập kế hoạch để thực hiện các mục đĩ. Trong kế hoạch phải đề cập đến việc thiết lập các mục tiêu chỉ tiêu mơi trƣờng và thiết lập chƣơng trình để đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra.
Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm Cơ cấu tổ chức liên quan đến các khía cạnh mơi
trƣờng, phân cơng vai trị trách nhiệm đối với từng cấp liên quan cần đƣợc đề cập đến trong Hệ thống Quản lý mơi trƣờng và phải đƣợc tất cả mọi nhân viên đều hiểu đƣợc cơ cấu đĩ.
Đào tạo nhận thức và năng lực: Lãnh đạo cĩ trách nhiệm đảm bảo cho tất cả
các nhân viên đều cĩ kiến thức về các khía cạnh mơi trƣờng, chính sách mơi trƣờng của tổ chức và cam kết của lãnh đạo. Đồng thời cũng phải đảm bảo tất cả những ngƣời mà cơng việc của họ cĩ liên quan đến mơi trƣờng đều phải đƣợc đào tạo và cĩ đủ năng lực để thực hiện các cơng việc của mình. Cơng việc này đƣợc thực hiện thơng qua các khố đào tạo và kết quả đánh giá đƣợc thiết lập trong Hệ thống Quản lý mơi trƣờng.
Thơng tin liên lạc nội bộ và bên ngồi Tổ chức phải thiết lập các kênh thơng tin
liên lạc nội bộ (với tồn bộ nhân viên của tổ chức) và bên ngồi (với các bên hữu quan) đúng lúc và cĩ hiệu quả.
Kiểm sốt các tài liệu và hoạt động mơi trƣờng liên quan Kiểm sốt các hoạt
động của Hệ thống Quản lý mơi trƣờng đƣợc chứng minh qua các thủ tục dạng văn bản của các quá trình cĩ thể cĩ tác động đến mơi trƣờng và qua việc kiểm sốt sự tuân thủ
55 chặt chẽ các thủ tục. Để cĩ thể thực hiện đƣợc, tổ chức phải cĩ hệ thống kiểm sốt tài liệu nhằm đảm bảo (1) Các thủ tục đƣợc ban hành và áp dụng đúng và (2) Các thay đổi đều phải tuân theo thủ tục đã đƣợc phê duyệt.
Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp - Hệ thống Quản
lý mơi trƣờng phải cĩ thủ tục để xác định tình trạng khẩn cấp về mơi trƣờng. Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp phải đƣợc thực hiện và đƣợc chứng minh qua các khố đào tạo tập huấn và thực hành cụ thể trong Hệ thống Quản lý mơi trƣờng của tổ chức.
Kiểm tra, đánh giá và hành động khắc phục phịng ngừa Hệ thống Quản lý
mơi trƣờng phải chuyển đổi các ý kiến phản hồi từ lần kiểm tra, giám sát và đo lƣờng các kết quả hoạt động mơi trƣờng thành các hành động khắc phục và phịng ngừa. Đây là bƣớc rất quan trọng trong chu trình Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra- Khắc phục (Plan, Do, Check, Act) của Hệ thống Quản lý mơi trƣờng. Bất cứ khi nào cĩ các vấn đề nảy sinh, các nhà lãnh đạo phải tìm cách khắc phục và đƣa ra biện pháp để ngăn ngừa sự tái diễn.
Lƣu giữ hồ sơ Hệ thống Quản lý mơi trƣờng phải duy trì các hồ sơ mơi trƣờng
quan trọng làm bằng chứng cho các kết quả hoạt động của mình. Hồ sơ cĩ thể rất nhiều và đa dạng, hồ sơ rất hữu ích cho tổ chức, cho chuyên gia đánh giá, cho các cơ quan pháp luật và cho các bên hữu quan khác.
Xem xét của lãnh đạo Hệ thống Quản lý mơi trƣờng phải đƣợc lãnh đạo xem xét
định kỳ về tính phù hợp, đầy đủ, hiệu quả nhằm tạo cơ hội cải tiến liên tục.
Cải tiến liên tục Cần xây dựng hệ thống để xác định các cơ hội cải tiến Hệ
thống Quản lý mơi trƣờng. Cải tiến liên tục xuất hiện khi loại bỏ đƣợc nguyên nhân gốc rễ của sự khơng phù hợp, tuy nhiên cải tiến liên tục cũng cĩ thể là kết quả của việc thiết lập các quá trình mới thay thế quá trình cũ, thay đổi cơng nghệ hoặc chiến lƣợc mới.
3.5.2 Hệ thống tài liệu cần để đánh giá chứng nhận hệ thống quản lí mơi trƣờng theo ISO 14001