Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
3.3.2. Mở rộng hoạt động xử lý: tóm tắt, chú giải, tổng luận
Nhu cầu thông tin cùa người dùng tin rất là phong phú và đa dạng, vì vậy để thỏa mãn nhu cầu thông tin chuyên sâu cùa người dùng tin, thư viện cần tạo lập các sản phẩm xử lý thông tin chuyên sâu. Việc tăng thêm các khâu xử lý nhằm để đa dạng hóa thêm các sản phẩm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Nhờ có thêm các khâu này người dùng tin có thể nắm được nội dung của tài liệu gốc mà không cần phải đọc tài liệu gốc, từ đó giúp người dùng tin tiết kiệm thời gian đọc, vì thế sẽ đọc được nhiều tài liệu hơn. Còn nhờ có tổng luận sẽ cung cấp các thông tin tổng hợp theo chuyên đề, chuyên ngành, cung cấp các thông tin đã được hệ thống hóa từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, từ đó tiết kiệm được thời gian nghiên cứu. Đồng thời qua các khâu này thư viện cần tạo thêm các sản phẩm và dịch vụ, để thu hút người dùng tin đến thư viện hơn nữa.
83
Đối với người dùng tin trong các trường đại học. Việc hiểu sâu nội dung các tài liệu gốc là rất cần thiết. Vì vậy, việc mở rộng hình thức xử lý thông tin chú giải sẽ tạo ra các sản phẩm “chỉ chỗ” cho người dùng tin nội dung tài liệu gốc một cách đầy đủ hơn, để dễ dàng lựa chọn tài liệu cần thiết cho mình trước khi phải mất thời gian đọc toàn văn của tài liệu.
Làm chú giải (Annotation) là quá trình phân tích tài liệu gốc, lựa chọn những đặc trưng cơ bản về nội dung, hình thức của tài liệu với các thông tin cô đọng nhất và diễn tả bằng văn bản. Kết quả của quá trình này là Bài chú giải. Chú giải là chú thích và dẫn giải về dữ liệu hình thức tức là về các yếu tố thư mục đã được mô tả trong trường hợp các yếu tố này chưa làm rõ chủ đề nội dung tài liệu gốc, hoặc có mối liên quan đến tài liệu khác mà nếu không được làm chú giải sẽ làm giảm tác dụng của bản mô tả thư mục hoặc hạn chế khả năng tìm tài liệu gốc. Các yếu tố thư mục cần chú giải có thể là nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, hình thức tài liệu... Trong trường hợp này, làm chú giải là để bổ sung thêm những thông tin không có trong các yếu tố mô tả thư mục để người dùng tin hiểu một cách đầy đủ hơn về tài liệu gốc. Chú thích và dẫn giải về dữ liệu nội dung là miêu tả khái quát nội dung tài liệu gốc và/hoặc xác định giá trị nội dung tài liệu gốc nhằm cung cấp những thông tin ngoài các yếu tố thư mục để giúp người dùng tin hiểu sâu hơn về nội dung hoặc giá trị của tài liệu gốc. Như vậy, làm chú giải là công việc tiếp tục của công đoạn xử lý thông tin trước đó như mô tả thư mục, phân loại, định từ khoá nhằm giúp người dùng tin hiểu rộng hơn và sâu thêm về các yếu tố hình thức cũng như nội dung của tài liệu gốc. Các dạng tài liệu thường phải làm chú giải là sách, báo cáo hoặc các loại tài liệu có chủ đề chung, chưa được phản ánh rõ ràng qua các yếu tố thư mục hoặc các tài liệu cần dẫn giải thêm về chủ đề nội dung tài liệu.
84
Trọng tâm của hoạt động thông tin - thư viện là dây chuyền xử lý thông tin, nơi tiếp nhận các dữ liệu/tài liệu đầu vào, chế biến/xử lý, bao gói và tạo các sản phẩm, dịch vụ đầu ra để phục vụ người dùng tin. Có thể nói, khâu xử lý thông tin là nơi tập trung hầu hết các công việc cơ bản nhất của hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện. Trong từng công đoạn xử lý thông tin sẽ tạo ra các sản phẩm hoặc các thành phẩm với nhiều mục đích khác nhau nhằm phục vụ tối đa nhu cầu người dùng tin.
Ví dụ: Mô tả thư mục sẽ tạo ra các điểm truy cập theo nhan đề, tác giả, năm xuất bản, ký hiệu kho… Đây là những điểm truy cập không thể thiếu được trong các CSDL thư mục giúp người dùng tin tìm đến các tài liệu riêng lẻ theo tiêu chí về hình thức của tài liệu.
Tuy nhiên, để có thể tìm tin theo chủ đề nội dung tài liệu người xử lý phải đi sâu vào xử lý nội dung với các cấp độ khác nhau nhằm phục vụ việc tra tìm cũng như lựa chọn tài liệu được chính xác hơn.
Lịch sử hình thành việc làm chú giải gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động thư mục. Ngay từ những ngày đầu trong hoạt động của thư viện, đặc biệt là các thư viện công cộng luôn có các hoạt động giới thiệu sách. Người ta thường phải làm các bài chú giải nhằm giới thiệu cho độc giả nội dung quan trọng của những quyển sách hay, sách mới xuất bản để độc giả tìm đọc. Ngày nay, khi bắt đầu xây dựng CSDL, ngoài chú giải giới thiệu sách, người ta còn biên soạn các bài chú giải chỉ dẫn, thường đi liền với các biểu ghi thư mục, nhằm cung cấp cho người dùng những thông tin sâu hơn về nội dung tài liệu gốc.
Hoạt động xử lý Tóm tắt tài liệu cũng hết sức quan trọng đối với Thư viện của Trường Đại học Sài gòn. Tóm tắt có vị trí tương đối độc lập hơn so với việc làm chú giải trong dây chuyền xử lý thông tin/ tài liệu. Vì khác với
85
chú giải là chú thích và dẫn giải các yếu tố hình thức và nội dung theo hướng xác định giá trị của nó, còn tóm tắt là miêu tả chủ đề tài liệu gốc, bất luận các yếu tố thư mục có đòi hỏi phải chú giải hay không. Tuy nhiên, qua bài tóm tắt, những thông tin chưa đầy đủ về các yếu tố mô tả thư mục như nhan đề, tùng thư,… cũng được làm sáng tỏ, mặc dầu đó không phải là mục đích chính của việc làm tóm tắt. Như vậy, khác với chú giải, bài tóm tắt cung cấp cho người dùng những thông tin cơ bản của nội dung tài liệu gốc.
Tổng luận là các sản phẩm thông tin quan trọng cho các đề tài cụ thể trong nghiên cứu khoa học và đào tạo các ngành và chuyên ngành. Theo Tiêu chuẩn Việt Nam 4523-2009 Tổng luận được định nghĩa như sau: “Tổng luận là một loại hình sản phẩm thông tin phân tích dưới dạng một tài liệu trình bày có hệ thống và cô đọng kết quả xử lý phân tích - tổng hợp nhiều nguồn tin (tài liệu) khác nhau xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định, về một vấn đề, đề tài xác định, tức là về hiện trạng, mức độ và xu hướng phát triển của chúng”. Như vậy, Tổng luận được khẳng định là một loại hình sản phẩm thông tin, song nó khác với các sản phẩm thông tin khác, tổng luận tồn tại độc lập như một tài liệu gốc. Quá trình tạo ra sản phẩm tổng luận chính là quá trình xử lý, chọn lọc đánh giá và phân tích tổng hợp thông tin từ nhiều tài liệu gốc và trong đó thông tin được trình bày có hệ thống, ngắn gọn và cô đọng. Tính hệ thống trong Tổng luận là sự biểu hiện bao quát tất cả các khía cạnh thuộc vấn đề được xem xét trong mối quan hệ gắn bó hữu cơ với nhau. Nói cách khác, Tổng luận phải trình bày có hệ thống là phải làm nổi bật về hiện trạng và trên cơ sở khoa học đưa ra được dự báo các sự kiện có thể xẩy ra trong tương lai về một vấn đề nào đó đang được nhiều người quan tâm. Tính ngắn gọn trong tổng luận là đảm bảo sự cô đọng thông tin ở mức độ cao nhất. Ngắn gọn và cô đọng thông tin sẽ giúp các nhà quản lý, các nhà doanh nghiệp nắm bắt vấn đề nhanh chóng để ra quyết định. Tổng luận có một đặc điểm
86
quan trọng là tính định hướng và tính chọn lọc thông tin. Khác với các tài liệu cấp một, Tổng luận chỉ đề cập đến một vấn đề nào đó, trong một khoảng thời gian nhất định, thông tin trong Tổng luận được tổng hợp từ nhiều tài liệu gốc khác nhau. Mục đích của Tổng luận không phải tạo ra các tri thức mới mà là bình luận và tổng hợp các tri thức đó. Bởi vậy Tổng luận được xếp vào loại tài liệu cấp hai. Tuy nhiên, Tổng luận là một sản phẩm thông tin đặc thù, tổng hợp và đánh giá thông tin từ các tài liệu gốc nhằm phục vụ các đối tượng theo đơn đặt hàng cụ thể hoặc một lớp người đọc nhất định nào đó.
Sản phẩm thông tin Tổng luận nếu được triển khai sẽ giúp người dùng tin thoả mãn những nhu cầu thông tin của mình một cách tối đa theo một chủ đè/chuyên đề/nội dung nghiên cứu. Người dùng tin là cá nhân hay tập thể có nhu cầu nhận và sử dụng thông tin của các cơ quan thông tin – thư viện. Nói cách khác, người dùng tin là khách hàng, là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan thông tin tư liệu. Mặt khác, người dùng tin cũng chính là người sản xuất “nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của các cơ quan thông tin – thư việu. Vì họ chính là những người sản sinh ra thông tin trong các công trình nghiên cứu của mình (tài liệu cấp một), nhưng họ lại là người dùng tin khi họ sử dụng thông tin tư liệu tại các cơ quan thông tin - thư viện để viết nên các công trình đó. Như vậy, quan hệ giữa người dùng tin - cơ quan thông tin là quan hệ hai chiều. Người dùng tin được cung cấp những sản phẩm thông tin có chất lượng sẽ tạo ra nguồn thông tin có giá trị và với những nguồn thông tin có giá trị đó thì các cơ quan thông tin sẽ tạo ra được các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng hơn.
Phục vụ người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ một cơ quan thông tin - thư viện nào với mục tiêu không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin của họ. Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu của họ để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp là
87
những việc làm mang tính chiến lược của các cơ quan thông tin thư viện. Người dùng tin ngày nay rất đa dạng: họ có thể là những người làm công tác quản lý, nghiên cứu, giảng dạy hoặc các nhà doanh nghiệp,... Mỗi nhóm người dùng tin có nhu cầu thông tin riêng theo những hình thức cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, trong đó những người làm công tác quản lý, kinh doanh có đặc điểm chung là họ thường cần những thông tin mang tính tổng hợp, cô đọng và được phân tích có hệ thống, những thông tin có độ chính xác cao, mang tính dự báo để trợ giúp ra quyết định. Để có được những thông tin giá trị trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, đòi hỏi phải có thời gian đọc và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tài liệu. Điều này thật sự là một trở ngại đối với các nhà lãnh đạo, quản lý, kinh doanh vì thời gian đối với họ rất hạn chế mà công việc luôn đòi hỏi phải có thông tin chính xác để ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Chính vì vậy mà nhu cầu cần được cung cấp những sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng như Tổng luận đã, đang và sẽ cần thiết hơn bao giờ hết. Tổng luận là sản phẩm của quá trình xử lý và phân tích, tổng hợp thông tin giúp làm lành mạnh hoá môi trường thông tin. Tổng luận là một loại hình sản phẩm thông tin quan trọng, có giá trị đặc biệt, rất cần cho quá trình chuẩn bị và ra quyết định.