Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
3.3.1. Kiểm tra, chỉnh lý biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu
Hiện tại còn khá nhiều các biểu ghi lỗi đã làm trước đây, vì vậy cần phải kiểm tra và chỉnh lý lại để không còn hiện tượng sai sót. Để làm được việc này thư viện cần phải lên kế hoạch thật cụ thể cho công việc này, vì việc chỉnh sửa lại biểu ghi sẽ dẫn tới việc dịch chuyển tài liệu trong kho, sẽ gây ra sự xáo trộn. Chính vì vậy mọi việc cần phải xem xét thật kĩ lưỡng trước khi làm và cần có sự trợ giúp của nhiều cán bộ ở các phòng khác.
Việc kiểm tra, chỉnh sửa có thể được thực hiện theo các bước sau:
Bƣớc 1: Tổ trưởng tổ nghiệp vụ kết hợp với Ban giám đốc thư viện lập ra một ban làm nhiệm vụ kiểm tra, chỉnh lý các biểu ghi chưa đạt yêu cầu và xếp lại tài liệu trong kho. Ban này bao gồm những cán bộ xử lý ở phòng nghiệp vụ đạt trình độ chuyên môn tốt cùng với các cán bộ ở bộ phận kho.
Bƣớc 2: Xác định thời gian làm và phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ thực hiện những công việc cụ thể nào.
Bước này cần phải lập được dự kiến thời gian kiểm tra, chỉnh lý trong bao lâu, ai làm những nhiệm vụ gì, việc phân chia nhiệm vụ phải rõ ràng và thật cụ thể. Ai sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, chỉnh lý số phân loại, ai sẽ kiểm tra các tiêu đề chủ đề....để khi thực hiện được rõ ràng.
Bƣớc 3: Tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa các biểu ghi chưa đạt yêu cẩu Trước hết phải rà soát trong toàn bộ cơ sở dữ liệu để xác định ra những biểu ghi chưa đạt yêu cầu, có thể kiểm tra theo từng số trang theo thứ tự biểu ghi được lưu trong cơ sở dử liệu....sau đó cán bộ biên mục được phân công nhiệm vụ sẽ tiến hành chỉnh sửa trên các khâu biên mục mô tả, định chủ đề, phân
82
loại tài liệu…Việc chỉnh lý các biểu ghi phải phản ánh được đầy đủ nội dung tài liệu, phân loại ở mức độ chi tiết và chuyên sâu để từ đó đưa ra một biểu ghi mới phản ánh chính xác nội dung của tài liệu, để người dùng tin tìm kiếm được tài liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu.
Bƣớc 4: Xếp lại những tài liệu đã bị chỉnh lý nằm đúng vị trí trên kệ Khi chỉnh sửa lại biểu ghi, đồng nghĩa với việc những ký hiệu phân loại sẽ thay đổi nếu như biểu ghi đó phân loại sai lĩnh vực. Vì vậy cán bộ biên mục phải kết hợp với cán bộ ở các kho để xếp giá lại những tài liệu này nằm đúng vị trí, như vậy người dùng tin mới tìm liếm được tài liệu. Cán bộ nghiệp vụ phải lên danh sách những những tài liệu bị chỉnh sửa số phân loại, cần phải dời khỏi vị trí trên kệ, đưa cho các cán bộ ở bộ phận kho để dựa trên danh sách đó các cán bộ ở kho mới di chuyển về đúng chỗ thích hợp trên kệ sách. Một khi đã chỉnh sửa thống nhất và làm theo đúng quy tắc thì từ đó về sau các biểu ghi mới sẽ không còn lặp lại các lỗi sai của các biểu ghi cũ nữa.