Biên mục mô tả là công tác vô cùng quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện. Nó ảnh hường tới chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cũng như chất lượng phục vụ người dùng tin của mỗi cơ quan thông tin thư viện. Nhận thức rõ được vấn đề này thư viện trường Đại học Sài Gòn đã tiến hành tin học hóa, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trên thế giới vào công tác biên mục mô tả nhằm nâng cao chất lượng biên mục, cũng như công tác phục vụ của thư viện. Để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình mô tả, thư viện trường Đại học Sài Gòn đã áp dụng quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 trong công tác biên mục mô tả cho tất cả các loại hình tài liệu của mình. Đồng
42
thời thư viện sử dụng khổ mẫu MARC21 trong biên mục đọc máy trên phần mềm Libol.
Công cụ để thư viện sử dụng biên mục tài liệu đó là Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ rút gọn 1998. Cơ sở để cán bộ xử lý làm công tác biên mục mô tả đó là: nhan đề, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, tùng thư, phụ chú, chì số ISBN..
43
Hình 2.2: Hình ảnh mô tả phần nhập tài liệu trên mã MARC21 của phần mềm Libol
44
Công tác biên mục mô tả được tiến hành trên phân hệ bổ sung và biên mục của phần mềm Libol 5.5. Các dữ liệu biên mục được thực hiện trên các vùng mô tả của khổ mẫu MARC 21 và tuân thủ các chuẩn quốc tế về biên mục mô tả theo tiêu chuẩn AACR2. Đây là công cụ hữu ích cho công tác biên mục, nó cho phép tạo mới, chỉnh sửa các biểu mẫu biên mục.