Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
3.2.1. Xây dựng quy trình xử lý tàiliệu
Hiện tại Thư viện chưa có quy trình xử lý tài liệu cụ thể cho các cán bộ biên mục cùng thống nhất cách biên mục tài liệu. Mỗi cán bộ làm theo kinh nghiệm bản thân và theo các quy trình khác nhau. Mỗi cán bộ biên mục lại được chia theo mỗi kho khác nhau, chịu trách nhiệm chính cho kho đó. Không có ai kiểm tra lại hậu kết quả xử lý trong từng biểu ghi. Chính vì vậy để đảm bảo tính thống nhất và khoa học thư viện cần đưa ra quy trình xử lý tài liệu cụ thể từ việc đưa tài liệu vào bộ phận xử lý cho tới khi giao tài liệu cho cán bộ kho. Để từ đó các cán bộ biên mục cùng thống nhất cách xử lý, tránh tình trạng mỗi người làm theo một cách khác nhau. Cùng thống nhất cách biên mục ở các khâu biên mục mô tả, phân loại tài liệu, định chủ đề cho tài liệu. Ở mỗi khâu cần phải tuân thủ theo những quy tắc, phương pháp và sử dụng công cụ nào vào việc xử lý. Đồng thời thống nhất trong việc viết hoa tên địa danh, tên người và các danh từ riêng. Ở cuối quy trình cần có người hậu kiểm tra kết quả xử lý, để tránh xảy ra sai sót. Nếu có bất cứ điều gì cẩn chỉnh sửa có thể xử lý kịp thời, trước khi xuất nhãn dán lên tài liệu và lưu vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho người dùng tin.
77
Sơ đồ quy trình cụ thể:
Bắt đầu Nhận tài liệu Vào bộ phận xử lý Có hóa đơn?
Lập biên bản xác nhận
Đối chiếu hóa đơn
Phân theo kho, đóng dấu
Chính xác hóa biểu ghi?
Tạo số cá biệt, in mã vạch, dán nhãn In biên bản bàn giao kho Giao kho có không XLHT và XLND không có Chỉnh lý, hiệu đính In thông báo sách mới Giao bộ phận lưu hành
78
Các bước thực hiện cụ thể:
Bƣớc Nội dung thực hiện Ngƣời thực hiên
1 - Nhận tài liệu từ nhà cung cấp, đưa vào bộ phận nghiệp vụ.
- Đối chiếu với danh sách tài liệu đặt mua, hóa đơn hoặc làm biên bản xác nhận đối với những tài liệu được tặng, biếu.
Lưu chứng từ vào hồ sơ của thư viện
Cán bộ xử lý tài liệu
2 Phân loại tài liệu theo từng kho cho từng cán bộ ( kho sách Việt, ngoại văn, giáo trình…)
Đóng dấu cho tài liệu
Cán bộ xử lý tài liệu
3 - Xử lý hình thức và nội dung cho tài liệu
- Biên mục mô tả: nhập đầy đủ thông tin của tài liệu tuân theo các chuẩn của AACR2 và MARC 21.
- Biên mục đề mục:
- Đối với tài liệu tiếng Việt: định chủ đề có kiểm soát tuân theo các phương pháp và công cụ chuẩn.
- Việc biên mục tuân theo tài liệu hướng dẫn xử lý mà thư viện biên soạn. Trên nguyên tắc tuân thủ các công cụ và phương pháp trong xử lý tài liệu.
- Biên mục mô tả: bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ rút gọn, 1998.
79
- Đối với tài liệu ngoại văn: cán bộ thư viện sử dụng cổng Z39.50 để lấy biểu ghi từ Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ về và dịch lại sang tiếng Việt.
- Phân loại tài liệu:
- Đối với tài liệu tiếng Việt: cán bộ sẽ tra tìm, sử dụng số phân loại từ các nguồn khác nhau, chỉnh sửa lại cho phù hợp với tài liệu ở thư viện. Nếu không có sẽ tạo mới biểu ghi.
- Đối với tài liệu ngoại văn: cán bộ thư viện cũng lấy số phân loại từ biểu ghi của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ
- Những điểm sai, hoặc bổ sung, hoặc cần ghi nhớ trong trong quá trình xử lý tài liệu cần ghi lại vào sổ Mục lục công vụ
+ Subject Heading, 20 edition
- Phân loại tài liệu:
+ Khung phân loại thập phân Dewey và bảng chỉ mục quan hệ
- Cán bộ trực tiếp xử lý tài liệu
4 Kiểm tra lại các dữ liệu vừa nhập lại một lần nữa. Khi đã thấy phù hợp thì lưu vào cơ sở dữ liệu và tiến hành hoàn tất khâu xử lý.
Cán bộ xử lý tài liệu
5 Tạo số cá biệt, in mã vạch, in nhãn, dán tem từ cho tài liệu
80
6 Chỉnh lý, hiệu đính lại các biểu ghi một lần nữa trước khi đưa ra thông tin phục vụ người dùng tin
Tổ trưởng tổ nghiệp vụ sẽ đảm nhận công việc hậu kiểm tra này, để đảm bảo biểu ghi được xử lý đúng. Nếu thiếu hoặc chưa chính xác thì thông báo đến cán bộ làm biểu ghi đó để chỉnh sửa lại cho phù hợp.
7 Giao tài liệu và in biên bản bàn giao cho cán bộ ở các kho để tiến hành xếp giá.
Cán bộ nghiệp vụ và cán bộ ở bộ phân kho
8 In thông báo sách mới vừa nhập vào cơ sở dữ liệu, để thông báo cho người dùng tin biết đến những tài liệu này.
Cán bộ nghiệp vụ và cán bộ ở bộ phân lưu hành.
Cán bộ lưu hành sẽ dán lên bảng thông báo sách mới.