học Sài Gòn
Nhận thức rõ ý nghĩa tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu nên thư viện trường Đại học Sài Gòn đã luôn chú trọng tới công tác xử lý tài liệu nhằm đảm bảo chất lượng công tác xử lý tài liệu mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của thư viện.
Công tác xử lý tài liệu của thư viện được giao cho phòng nghiệp vụ đảm trách và xác định đây là một trong những phòng chức năng quan trọng trong toàn bộ quy trình tổ chức hoạt động của thư viện. Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng các lọa tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin mà thư viện tạo ra.
Nội dung của xử lý tài liệu bao gồm: biên mục mô tả, phân loại, định chủ đề, tóm tắt và chú giải, tổng luận, biên soạn tài liệu theo chuyên đề. Đây chính là điều kiện chuẩn bị cho việc triển khai các loại sản phẩm và dịch vụ của thư viện đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Vì là thư viện của một trường đại học đa ngành nên số lượng người dùng tin rất lơn, đặc điểm nhu
39
cầu tin rất đa dạng và phong phú. Mỗi năm số lượng tài liệu được bổ sung thêm cho các ngành học rất nhiều ở cả truyền thống và hiện đại. Bên cạnh đó, thư viện còn tổ chức kho sách theo kho mở, cho phép người dùng tin tự do lựa chọn những tài liệu họ cần. Đứng trước tình hình đó, thư viện cần phải xử lý tài liệu thật chính xác, tạo ra các điểm truy cập giúp người dùng tinnn tìm thấy tài liệu mình cần một cách nhanh chóng. Chính vì vậy, công tác xử lý tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Nhờ có công tác xử lý tài liệu người dùng tin sẽ có cái nhìn tổng quát về vốn tài liệu của thư viện, biết được tài liệu mình cần nằm ở đâu. Từ đó sẽ tìm được tài liệu môt cách nhanh chóng, chính xác. Việc nhập dữ liệu toàn bộ vốn tài liệu của thư viện trên các phần mềm thư viện đã tạo ra các cơ sở dữ liệu, phục vụ cho việc quản lý toàn bộ vốn tài liệu của thư viện. Các dữ liệu sau khi được xử lý sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu, từ đó cho ra các kí hiệu phân loại, nội dung chính của tài liệu. Nhờ đó cán bộ thư viện sẽ dễ dàng xếp giá, phân theo kho phục vụ cho công tác tổ chức kho.
Thông qua công tác xử lý tài liệu, sẽ thiết lập được các điểm truy cập cho tài liệu một cách chính xác, thống nhất, giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiên. Công tác xử lý tài liệu tốt, thư viện sẽ tạo ra hệ thống tra cứu tài liệu qua mục lục tra cứu công cộng trực tuyến OPAC. Giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu qua các điểm truy cập như: tác giả, nhan đề, từ khóa, đề mục...Từ đó giúp người dùng tin tiết kiệm được thời gian tìm kiếm cũng như chủ động trong việc tìm kiếm tài liệu. Không chỉ vậy công tác xử lý tài liệu tốt sẽ mang tời những sản phẩm và dịch vụ tốt, nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện, thỏa mãn mọi nhu cầu của người dùng tin. Thực hiện chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu giúp thư viện trường đại học Sài Gòn giao lưu và chia sẻ biểu ghi dữ liệu được với các thư viện trong nước và thế giới.
40