Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và đặc biệt là công nghệ thông tin đã dẫn tới mâu thuẫn giửa một bên là sự gia tăng tới mức khổng lồ khối lượng thông tin, dẫn tới hiện tượng bùng nổ thông tin và một bên là hiện tượng “đói thông tin”
Trong xã hội “ bùng nổ thông tin” như hiện nay thì nguồn thông tin tăng lên một cách nhanh chóng cả về nội dugn thông tin và phương tiện lưu trữ. Ngoài các phương tiện lưu giữ thông tin truyền thống như giấy, vi phim, vi phiếu, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âm thanh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng và phong phú hơn. Tuy nhiên sự phong phú và đa dạng về nguồn tin đó lại là nguyên nhân gây nên sự nhiễu tin, thừa tin, thông tin không chính xác. Đứng trước một khối lượng lớn tri thức của nhân loại đôi khi người dùng tin không thể tìm thấy thông tin cần thiết. Vậy phải làm thế nào để khắc phục mâu thuẫn trên và cugn cấp chính xác kịp thời những thông tin cần và đủ cho người dùng tin là một vấn đề đặt ra cho công tác xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tin - thư viện.
Sau khi xem xét mọi khía cạnh thì vấn đề mấu chốt được đặt ra để giải quyết hiện tượng “bùng nổ thông tin” và “ đói thông tin” chính là công tác xử lý tài liệu. Xử lý tài liệu có tác động và ảnh hưởng mạnh mẽ tới chất lượng các sản phầm và dịch vụ thông tin. Công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng trogn hoạt động thông tin thư viện. Nó có vai trò to lớn trong việc phát triển nguồn lực thông tin, nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin trong các thư viện. Vì mục tiêu của công tác xử lý tài liệu là giúp cho việc tìm kiếm nguồn thông tin được một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng, đồng thời giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn
37
tin trong máy tính điện từ một cách có trật tự, có cấu trúc chặt chẽ. Ngoài ra công tác này còn đảm nhận việc xây dựng các sản phảm và dịch vụ thông tin, hỗ trợ trao đổi, lưu trữ và bảo quản nguồn thông tin trogn các cơ quan thông tin - thư viện.
Chính vì vậy, công tác xử lý tài liệu của bất cứ một cơ quan thông tin – thư viện nào được chú trọng tổ chức tốt sẽ mang lại giá trị cũng như hiệu quả thông tin cao. Là tiến đề để tạo ra các công cụ tra cứu thư mục và các xuất bản phẩm thông tin trogn thư viện. Nó đảm bảo độ tin cậy, chính xác và đầy đủ cho nguồn lực thông tin được bổ sung và phát triển tạo ra nguồn tin phù hợp với nhu cầu của người dùng tin.
Xử lý tài liệu không chỉ có ý nghĩa quan trọng với hoạt động nghiệp vụ mà nó còn có ý nghĩa đối với người dùng tin và cán bộ thư viện.
Đối với người dùng tin, kết quả của công tác xử lý tài liệu cho phép họ nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương tiện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình.
Đồng thời nó giúp họ tìm tin chính xác không bị nhiễu tin từ đó năng cao hiệu quả sử dụng thông tin.
Còn dối với cán bộ thư viện, việc xử lý tài liệu tốt sẽ giúp họ kiểm soát và quản lý các tài liệu trong thư viện, nắm bất được đặc điểm và nội dung vốn tài liệu để từ đó triển khai các hoạt động trong thư viện phục vụ cho người dùng tin tốt nhất. Giúp xây dựng bộ máy tra cứu với các mục lục, cơ sở dữ liệu, biên soạn các bản thư mục và tổ chức kho sách, giúp người dùng tin có thể tra cứu, truy cập tài liệu một cách chính xác, đầy đủ, thuận lợi và dễ dàng. Đồng thời tạo ra các điểm truy cập để người dùng tin có thể tìm được tài liệu dễ dàng, rút ngắn được thời gian tìm kiếm và chọn lọc thông tin, giúp cho việc nghiên cứu và học tập đạt kết quả tốt hơn.
38
Đặc biệt, sáng kiến xuất hiện mạng công cụ thư tịch ở Việt Nam hiện nay đã thúc đầy việc huẩn hóa công tác xử lý tài liệu là điều cần thiết để khi mạng này ra đời, các thư viện có thể hợp tác với nhau qua trao đổi biểu ghi dữ liệu, giúp cho các thư viện tăng cường nâng cao khả năng học tập nghiệp vụ để phục vụ cho người dùng tin tốt hơn, thông qua việc tận dụng nguồn biểu ghi sẵn có do các thư viện khác đã biên mục trên cùng một tài liệu. Chính vì vậy, khi các cơ quan thông tin thư viện xử lý tài liệu một cách thống nhất thì sẽ thực hiện tốt việc chia sẻ tài liệu, dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia khu vực và thế giới. Do đó, các thư viện trên thế giới nói chung và các thư viện Việt nam nói riêng đã luôn dành sự quan tâm đặc biệt đối với hoạt động xử lý tài liệu, chuẩn hóa thóng nhất trong công tác xử lý tài liệu