3.1.3.1. Bộ máy kế toán
Phòng kế toán tại Chi nhánh Công ty gồm có 4 người, bao gồm:
Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của Chi nhánh Công ty. Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về công tác tài chính kế toán của toàn Chi nhánh Công ty, tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ, các quy định của Nhà nước và của ngành về công tác tài chính.
Kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế toán tổng hợp, kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác, kết chuyển số liệu để phục vụ khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán..
Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản nợ để thu hồi vốn nhanh cho Công ty cũng như hoàn thành công nợ với khách hàng và đối tác.
Kế toán kho: lập, lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến kho hàng (phiếu nhập, xuất kho). Theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa trong kho và của từng kho cụ thể, gồm sổ chi tiết hàng hóa theo dõi cho từng kho riêng biệt. Lập báo cáo xuất nhập tồn kho hàng hóa hàng tháng vá các báo cáo liên quan đến hàng hóa, kho hàng theo yêu cầu. Tham gia các cuộc kiểm kê hàng hóa định kỳ và đột xuất.
Mô hình tổ chức bổ máy kể toán được thể hiện theo sơ đồ 3.2 như sau:Kế toán trưởng
Kế toán kho Kế toán tổng hợp
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh Công ty
3.1.3.2. Chính sách kế toán áp dụng
Các chính sách kế toán chung tại Chi nhánh Công ty
Tại Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 48/2006/ QĐ- BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 - Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Niên độ kế toán : bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng được đặt in tại Công ty In Tài Chính theo sự chấp thuận của Tổng cục thuế.
- Nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá bình quân gia quyền
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hệ thống chứng từ kế toán
Công việc bắt đầu của quy trình kế toán là việc lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán của Chi nhánh Công ty gồm có:
- Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng....
- Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, phiếu báo hàng hóa còn lại cuối kỳ,...
- Chứng từ hàng hóa:, hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, biên bản giao hàng hóa.
thanh toán, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, sổ phụ ngân hàng, bảng tổng hợp thu chi hàng tháng, giấy nộp tiền vào ngân sách, các hóa đơn mua bán, hợp đồng kinh tế....
- Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định,...
Hình thức kế toán
Hiện tại, Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số sử dụng phần mềm kế toán máy Fast- Accouting. Quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán theo sơ đồ 3.3 như sau:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.3: Hạch toán trên phần mềm kế toán Fast- Accouting
Hàng ngày, kế toán căn cứ và chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết dược thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Quy trình xử lý số liệu trên phần mềm kế toán Fast- Accouting mà Chi nhánh Công ty đang áp dụng được thể hiện qua sơ đồ 3.4 như sau:
Sơ đồ 3.4: Quy trình xử lý số liệu trên phần mềm kế toánFast- Accouting Kỳ kế toán và báo cáo tài chính
Kỳ kế toán của Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số là kỳ kế toán năm. Chi nhánh Công ty thực hiện việc lập báo cáo tài chính theo quy định
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Các tệp nhật ký Chuyển sổ sang sổ cái Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ
Lên báo cáo Tệp sổ cái
Sổ sách kế toán tài chính
hiện hành, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
3.2. Thực trạng kế toán doanh thu tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Vùng đất kỹ thuật số
Qua khảo sát thực tế, doanh thu của Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số chủ yếu là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu Chi nhánh Công ty kinh doanh có được từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ ra ngoài thị trường sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại (nếu có). Ngoài ra còn có doanh thu từ hoạt động tài chính là các khoản lãi tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn. Các khoản doanh thu và thu nhập khác không có phát sinh tại Chi nhánh Công ty.
Bảng 3.1: Doanh thu từ các hoạt động quý I/2012Chi nhánh CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số
Doanh thu quý I/2012 Số tiền Tỷ trọng (%)
2. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 7.521.607.883 99.96
3. Doanh thu tài chính 3.155.327 0.04
4. Doanh thu khác - -
5. Tổng doanh thu 7.524.763.210 100
(Nguồn: Số liệu từ Báo cáo kết quả kinh doanh quý I/2012 của Chi nhánh Công ty)
Qua bảng số liệu trên, có thể thấy rằng trong doanh thu từ các hoạt động tại Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng cao hơn so với doanh thu từ hoạt động tài chính, chiếm đến 99.96% trong tổng doanh thu, doanh thu tài chính chỉ chiếm con số rất nhỏ, không đáng kể là: 0.04%. Điều này rất dễ hiểu, bởi hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là loại hình kinh doanh chính thức của công ty, hoạt động tài chính diễn ra ở Chi nhánh Công ty chỉ là hoạt động gửi tiền trong các tài khoản của Chi nhánh Công
ty tại ngân hàng, do vậy doanh thu từ hoạt động này chỉ là các khoản tiền lãi không kỳ hạn. Doanh thu và thu nhập khác không có phát sinh tại Chi nhánh Công ty.
3.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hoạt động kinh doanh chính của Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Vùng đất kỹ thuật số là hoạt động kinh doanh thương mại và cung cấp dịch vụ. Do đó doanh thu tiêu thụ của Chi nhánh Công ty bao gồm:
- Doanh thu kinh doanh thương mại: Gồm doanh thu từ bán các thiết bị máy chủ thương hiệu IBM, linh kiện, thiết bị giáo dục tương tác của tập đoàn giáo dục Promethean và các thiết bị mạng thương hiệu Huawei.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: bao gồm các dịch vụ bảo hành máy chủ thương hiệu IBM, tập huấn đào tạo và lắp đặt hệ thống đối với nhóm sản phẩm thiết bị giáo dục , và từ tháng 5/2012 Chi nhánh Công ty sẽ có thêm doanh thu từ việc nhận bảo hành máy tính, laptop thương hiệu IBM, Lenovo khi chính thức được chọn là trung tâm bảo hành của IBM, Lenovo.
Đối tượng kế toán doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính là doanh thu từ việc bán hàng hóa và các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu đối với hoạt động bán hàng hóa là khi hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng và hàng hóa được chuyển giao cho người mua cùng với hóa đơn tài chính. Thời điểm ghi nhận doanh thu đối với các dịch vụ là khi dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng. Do đặc thù của dịch vụ bảo hành nên doanh thu về dịch vụ này được tổng kết theo tháng hoặc theo quý kế toán dựa trên báo các tổng các dịch vụ bảo hành đã thực hiện trong tháng từ phòng bảo hành xuất hóa đơn tài chính cho hãng để ghi nhận doanh thu bảo hành của tháng đó.
Bảng 3.2: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Quý I/2012 của Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 1 (VNĐ) Tháng 2 (VNĐ) Tháng 3 (VNĐ) Tổng số quý I/2012 (VNĐ) Tỷ trọng (%) Doanh thu từ bán hàng 2.116.052.856 1.344.845.586 4.027.797.692 7,488,696,134 99.56 Doanh thu từ cung cấp dịch vụ 0 4.090.909 28.820.840 32.911.749 0.44 Tổng cộng 2.116.052.856 1.348.936.495 4.056.618.532 7.521.607.883 100
(Nguồn: Số liệu từ Sổ Chi tiết TK 511 quý I/2012 của Chi nhánh Công ty)
Qua khảo sát thực tế tại đơn vị, tác giả thấy rằng trong doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính, doanh thu từ bán hàng chiếm tỷ trọng cao hơn so với doanh thu từ hoạt động dịch vụ . Tổng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ quý I năm 2012 là 7.521.607.883 đồng trong đó doanh thu về bán hàng dịch vụ là 7,488,696,134 đồng chiếm 99.56% tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Doanh thu từ cung cấp dịch vụ chỉ là 32.911.749 đồng chiếm 0.44% tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động mang lại doanh thu chính cho Chi nhánh Công ty, hoạt động cung cấp dịch vụ là những hoạt động bổ trợ thêm cho hoạt động kinh doanh bán hàng. Mặt khác trong quý I, doanh thu từ dịch vụ bảo hành máy tính thương hiệu IBM, Lenovo chưa phát sinh nên chưa làm tăng doanh thu từ hoạt động dịch vụ cho Chi nhánh Công ty.
3.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Theo nguyên tắc chung của kế toán khi một nghiệp vụ kinh tế được phát sinh ở bất kỳ bộ phận nào của Công ty cũng phải lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc theo hướng dẫn của Bộ tài chính. Những chứng từ này là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ cũng như sử dụng để hạch toán. Tại CN Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số, để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sử dụng các chứng từ sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ hoặc đơn đặt hàng (Phụ luc 3.1): Đây là chứng từ đầu tiên đánh dấu sự phát sinh nghiệp vụ.
phương pháp khấu trừ với thuế xuất là 10 (%) đối với các loại hàng hóa, dịch vụ của Công ty. Mẫu hóa đơn được đăng ký in tại Công ty in Tài chính, ban hành theo QĐ số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của BTC. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: liên 1 dùng để lưu, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng thanh toán (Phụ lục 3.2).
- Giấy báo có: là chứng từ phản ánh số tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ mà người mua chuyển trả qua tài khoản ngân hàng. Khi ngân hàng nhận được lệnh chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán thì hạch toán Có tài khoản người bán và gửi giấy báo có cho người bán (Phụ lục 3.3).
- Phiếu thu tiền: Là chứng từ phản ánh số tiền bán hàng mà người mua trả cho Chi nhánh Công ty. Phiếu thu được lập làm hai liên: liên một dùng để hạch toán, liên hai được gửi lại cho khách hàng.
- Phiếu xuất kho kiêm bán hàng : là chứng từ phản ánh hàng hóa được xuất kho theo đúng giá trị và quy cách sản phẩm. Phiếu này do kế toán kho lập (Phụ lục 3.4).
Các chứng từ gốc được sử dụng đều phải có đầy đủ chữ lý của người có liên quan và sự phê duyệt của giám đốc.Và được kế toán tại Chi nhánh Công ty lưu trữ theo quy định.
3.2.1.2. Tài khoản và phương pháp kế toán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Chi nhánh Công ty được xác định căn cứ vào đơn giá bán và số lượng hàng hóa bán ra hay khối lượng dịch vụ thực tế cung cấp. Đối với hoạt động thương mại doanh thu các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu hàng bán được trừ thẳng vào giá bán cho khách hàng nên doanh thu bán hàng hóa được xác định theo giá bán ghi trên hóa đơn. Việc xác định doanh thu bán hàng cũng không phức tạp do không có hàng bán bị trả lại. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, doanh thu được xác định căn cứ vào đơn giá quy định và khối lượng dịch vụ cung cấp.
Hiện nay, tại Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số đang áp dụng tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo Quyết định 48/2006/ QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính là TK 511 “ Doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ”
Tại Chi nhánh Công ty tất cả các doanh thu bán hàng và dịch vụ phát sinh trong kỳ đều được kế toán hạch toán hết vào TK 511. Tài khoản này không được chi tiết theo doanh thu của từng loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh của Chi nhánh Công ty. Điều này khiến cho việc theo dõi, đánh giá doanh thu của từng loại mặt hàng hay từng loại dịch vụ trở lên khó khăn.
Thời điểm doanh thu được ghi nhận, kế toán ghi nhận doanh thu vào bên CÓ của TK 511 theo đúng trị giá của hàng hóa, dịch vụ chưa tính thuế GTGT ghi trên hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ và ghi nhận vào bên NỢ các TK liên quan. Phương pháp kế toán như sau:
- Đối với Hợp đồng hay đơn đặt hàng mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán ngay áp dụng với những giao dịch có giá trị nhỏ ( < 10.000.000 đồng) kế toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK111,112: giá trị hàng hóa ghi trên Hợp đồng Có TK 511: Giá hàng hóa chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Đối với Hợp đồng hay đơn đặt hàng mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán đặt cọc trước và thanh toán phần còn lại sau khi nhận được hàng hóa, dịch vụ:
Một điều khoản trong Hợp đồng kinh tế hay Đơn đặt hàng của khách hàng mang tính chất bắt buộc và là bằng chứng để Hợp đồng kinh tế hay Đơn đặt hàng có hiệu lực là: trong khoảng thời gian nhất định bên mua sẽ phải đặt cọc một khoản tiền bằng số % giá trị hợp đồng (thông thường là 30%), nếu ngoài thời gian trên bên bán không nhận được khoản đặt cọc của bên mua thì Hợp đồng hay Đơn đặt hàng sẽ không còn hiệu lực và bên bán không phải chịu bất kỳ trách nhiệm gì với bên mua. Vì vậy, có thể nói Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng có hiệu lực và Chi nhánh Công ty