Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu vào máy, các bút toán được cập nhật theo từng hóa đơn, sau khi số liệu này được máy tính tự động cập nhập vào chứng từ ghi sổ và được cập nhập trực tiếp vào các sổ chi tiết và sổ cái TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Phụ lục 3.6). Quá trình kế toán được thực hiện theo sơ đồ 3.5 như sau :
Sơ đồ 3.5: Quy trình kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Khi có đơn hàng bán, phòng kinh doanh đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng về giá cả và các điều khoản thanh toán, giao hàng. Hợp đồng được lập làm 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Hợp đồng sẽ được chuyển đến phòng kế toán lưu giữ. Tại phòng kế toán quy trình kế toán diễn ra như sau:
- Dựa theo các điều khoản trong hợp đồng, kế toán theo dõi việc thanh toán của khách hàng, nếu trong hợp đồng yêu cầu thanh toán đặt cọc, kế toán theo dõi khoản đặt cọc của khách hàng. Khi nhận được khoản thanh toán đặt cọc này, thông báo cho bộ phận kinh doanh tiến hành làm thủ tục xuất hàng hóa cho khách hàng.
- Kế toán thuế xuất hóa đơn GTGT theo các thông tin trên Hợp đồng hoặc Đơn đặt hàng. Hóa đơn được ghi rõ số hóa đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, tên hàng hóa, qui cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, … Hóa đơn GTGT được lập thành 03 liên:
Liên 1: Dùng để lưu vào sổ gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ
Liên 3 : Kế toán lưu để làm căn cứ trên chứng từ thu tiền.
- Kế toán kho lập phiếu xuất kho kiêm bán hàng (2 liên) theo đúng số lượng, chủng loại sản phẩm như trên hóa đơn GTGT. Liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 gửi khách hàng lưu, xuất phiếu bảo hành sản phẩm của nhà sản xuất. Kiểm tra bàn giao đầy đủ hàng hóa cho bộ phận kỹ thuật giao hàng. Thực hiện đối trừ số lượng hàng xuất vào bảng theo dõi hàng tồn kho.
- Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng, hạch toán vào TK 511 doanh thu bán hàng và các tài khoản liên quan khác.
Kiểm tra thanh toán đặt cọc (
nếu có)
Xuất hóa đơn GTGT Lập phiếu xuất kho kiêm bán hàng Ký kết Hợp đồng KT, Đơn đặt hàng Lập chứng từ ghi sổ, hạch toán doanh thu Lưu giữ chứng
từ theo quy định Theo dõi công
Do doanh thu của Chi nhánh Công ty chủ yếu thu bằng chuyển khoản nên kế toán thường xuyên theo dõi các khoản tiền về tài khoản Chi nhánh Công ty để đối trừ công nợ cho khách hàng.
Đối với giao dịch giá trị nhỏ, khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán sẽ trực tiếp thu tiền mặt tại Chi nhánh Công ty. Kế toán thực hiện các bước như trên đồng thời lập phiếu thu tiền cho khách hàng. Phiếu thu tiền được lập làm 02 liên, mỗi bên giữ 01 liên.
Các chứng từ gốc được kế toán lưu giữ theo quy định.
3.2.2. Kế toán doanh thu tài chính
Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số là doanh nghiệp phân phối chuyên nghiệp các sản phẩm tin học nên hoạt động của Chi nhánh Công ty chủ yếu là hoạt động kinh doanh thương mại, do đó doanh thu từ hoạt động tài chính tại Chi nhánh Công ty thường là lãi tiền gửi ngân hàng. Khoản lãi này là lãi từ hoạt động gửi tiền tại ngân hàng, là khoản lãi tiền gửi không kỳ hạn.
Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số mở tài khoản tiền gửi tại hai ngân hàng là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu (ACB) và Ngân hàng Xuất nhập khẩu Việt Nam ( Eximbank) để giao dịch trong hoạt động kinh doanh.
Bảng 3.4: Doanh thu hoạt động tài chính quý I/2012 của Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹthuật số
Đơn vị : Đồng
Nội dung Tháng1 Tháng 2 Tháng 3 Quý I/2012
Lãi tiền gửi không
kỳ hạn tại Eximbank 143.569 117.488 97.347 358.404 Lãi tiền gửi không
kỳ hạn tại ACB 1.502.073 740.204 554.646 2.796.923
Doanh thu hoạt
động tài chính 1.645.642 857.692 651.993 3.155.327 Tổng doanh thu 2.116.052.856 1.348.936.495 4.056.618.532 7.521.607.883
Tỷ trọng (%) 0.08 0.06 0.02 0.04
(Nguồn: số liệu từ Sổ chi tiết TK 515 quý I/2012 của Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số)
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động tài chính chiếm tỷ trọng rất nhỏ chỉ bằng 0.02 đến 0.08 %, không đáng kể trong tổng doanh thu của Chi
nhánh Công ty.
3.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu tài chính là: thông báo lãi của ngân hàng. Kế toán tổng hợp căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng (Phụ lục 3.7) lập chứng từ ghi sổ để phản ánh doanh thu hoạt động tài chính phát sinh. Chứng từ gốc được căn cứ để kế toán là sổ phụ ngân hàng.
3.2.2.2. Tài khoản và phương pháp kế toán
Hiện tại Chi nhánh Công ty đang áp dụng tài khoản doanh thu hoạt động tài chính theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính là TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính. Phương pháp kế toán doanh thu hoạt động tài chính như sau:
Kế toán doanh thu từ lãi tiền gửi ngân hàng được kế toán tại Chi nhánh Công ty thực hiện như sau:
Nợ TK 11211: Lãi tiền gửi không kỳ hạn Có TK 515: Lãi tiền gửi không kỳ hạn
Ngày 20/1/2012, Chi nhánh Công ty nhận được thông báo lãi tiền gửi không kỳ hạn tháng 1/2012 là 1.502.073 đồng của ngân hàng ACB, được phản ánh như sau:
Nợ TK 11211: 1.502.073 ( lãi tiền gửi không kỳ hạn tháng 1/2012) Có TK 515 : 1.502.073 (lãi tiền gửi không kỳ hạn tháng 1/2012)
3.2.2.3. Sổ và qui trình kế toán
Thời điểm ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính là thời điểm nhận được sổ phụ ngân hàng, doanh thu hoạt động tài chính được kế toán theo dõi chi tiết trên Sổ TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính ( phụ lục 3.8). Quy trình kế toán như sau:
Hàng tháng kế toán nhận được sổ phụ ngân hàng, giấy báo có của ngân hàng về các khoản lãi tiền gửi không kỳ hạn của Chi nhánh Công ty, lập chứng từ ghi sổ và nhập số liệu vào TK 515 trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang TK 911 - xác định kết quả kinh doanh.
Để tiện cho việc giao dịch với khách hàng, hiện tại Chi nhánh Công ty có 02 tài khoản mở tại hai ngân hàng khác nhau là Ngân hàng TMCP Á Châu và Ngân
hàng TMCP xuất nhập khẩu ( Eximbank). Tuy nhiên, kế toán không mở các sổ chi tiết từ TK 515 để theo dõi riêng biệt hai tài khoản tại hai ngân hàng khác nhau, mà các phát sinh từ tiền lãi hai tài khoản này đều được theo dõi chung trên Sổ TK 515.