Giá vốn hàng bán cho từng đơn hàng tại đơn vị được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết TK 632 - Giá vốn hàng bán ( phụ lục 3.12).
Quy trình kế toán giá vốn hàng bán theo sơ đồ 3.6 như sau :
Sơ đồ 3.6 : Quy trình kế toán giá vốn hàng bán tại Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số
Theo quy trình kế toán giá vốn hàng bán tại Chi nhánh Công ty thì:
- Trưởng phòng kinh doanh phân tích đánh giá thị trường, xác định nhu cầu bán hàng trong kỳ, đề xuất nhập hàng hóa trình giám đốc nhập hàng về bán trong kỳ. Hợp đồng mua bán hay Đơn đặt hàng với nhà cung cấp phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc Chi nhánh Công ty.
- Khi hàng về kho, kế toán kho lập biên bản nhận hàng, kiểm tra đối chiếu hàng hóa nhập về với Đơn đặt hàng và biên bản bàn giao của nhà cung cấp về số lượng và quy cách sản phẩm. Sau đó tiến hành nhập kho và quản lý số lượng hàng hóa trên.
- Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp được chuyển cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu trị giá hàng hóa vào cột hàng nhập trong kỳ trên bảng tổng hợp Nhập - Đặt hàng với
nhà cung cấp
Kiểm tra, nhập hàng hóa vào kho
Theo dõi công nợ trên TK 331 Tập hợp trên bảng Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Ghi sổ giá vốn hàng bánTK 632
Xuất - Tồn theo số lượng và giá trị (Phụ lục 3.13). Trên cơ sở giá mua hàng hóa phần mềm kế toán sẽ tính ra giá trị hàng hóa nhập kho và giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. Việc tính giá trị hàng hóa xuất kho được tự động hóa trên phần mềm kế toán và giá này là giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất.
- Giá vốn hàng bán được ghi nhận là giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất và được kế toán phản ánh chi tiết trên TK 632 theo từng hóa đơn xuất bán.
Do là nhà phân phối các sản phẩm máy chủ thương hiệu IBM của nhà sản xuất trên thị trường lâu năm, và gần đây được uy tín lựa chọn là đại lý cấp 1 phân phối sản phẩm dạy học tương tác thương hiệu Promethean, nhà phần phối chính thức thiết bị mạng thương hiệu Huawei, nên khi nhập hàng hóa để kinh doanh, Chi nhánh Công ty đều được hưởng chính sách thanh toán linh hoạt ưu đãi với thời gian công nợ từ 60 ngày đến 180 ngày. Do vậy ngoài việc theo dõi giá vốn hàng bán, kế toán còn phải theo dõi tình hình thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp của Chi nhánh Công ty. Thông thường, trong thời hạn thanh toán, đơn vị thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp thành nhiều đợt, kế toán theo dõi thanh toán công nợ trên TK 331 “ Phải trả người bán” (Phụ luc 3.14).
3.3.2. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh là một trong những khoản chi phí quan trọng của doanh nghiệp, đều được các doanh nghiệp kế toán và theo dõi theo chi tiết theo từng yếu tố chi phí. Tại Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số, chi phí quản lý kinh doanh được theo dõi theo hai yếu tố chi phí là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Bảng 3.8: Chi phí kinh doanh Quý I/2012 tại Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số
1 Chi phí bán hàng 124.770.425 80.488.182 83.641.364 289.295.971 32
2 Chi phí quản lý
doanh nghiệp 208.075.483 205.920.998 204.764.792 618.761.273 68 Tổng chi phí kinh
doanh 332.845.908 186.409.180 288.406.156 908.057.244 100
(Nguồn: Số liệu từ Sổ tổng hợp Chi phí kinh doanh quý I/2012 của Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số)
Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chi phí bán hàng trong tổng chi phí kinh doanh, chiếm 68%, trong đó chi phí bán hàng chỉ chiếm 32%. Điều này đúng và phù hợp với thực tế quản lý chi phí tại các doanh nghiệp nói chung và Chi nhánh Công ty CP TMDV Vùng đất kỹ thuật số nói riêng.
3.3.2.1. Chứng từ kế toán
Chi phí quản lý kinh doanh gồm các chi phí liên quan đến các hoạt động doanh nghiệp, nên chứng từ kế toán cũng khác nhau theo từng loại chi phí, như:
- Bảng lương cán bộ nhân viên: Được kế toán lập hàng tháng vào kỳ tính lương cho cán bộ nhân viên, trên phiếu lương có đầy đủ chữ ký của nhân viên trong Chi nhánh Công ty và những người liên quan.
- Hóa đơn GTGT: Là hóa đơn mua hàng hóa phục vụ cho công tác quản kinh doanh (Phụ lục 3.15).
- Phiếu chi: các khoản chi phí quản lý kinh doanh được chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt nên phiếu chi được sử dụng rất nhiều kế toán chi phí quản lý kinh doanh, phiếu chi được lập làm 2 liên, liên 1 công ty giữ để làm chứng từ gốc, liên 2 giao khách hàng (Phụ lục 3.16).
Ngoài những chứng từ trên thì các chứng từ sử dụng để quản lý chi phí kinh doanh còn có giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng bảng kê mua hàng,…
3.3.2.2 Tài khoản và phương pháp kế toán
quản lý kinh doanh theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định 48/2006/ QĐ - BTC, ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính là TK 642 “ Chi phí quản lý kinh doanh”.
Tại Chi nhánh Công ty,TK 642 được mở chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 là: - TK 6421 - Chi phí bán hàng : Dùng để phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của đơn vị.
- TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dùng để phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ tại đơn vị.
Chi phi bán hàng bao gồm chi phí hợp lý phát sinh trong kỳ bao gồm : chi phí lương nhân viên, chi phí vật liệu, công cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài… Đây là những chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được phản ánh vào bên Nợ TK 6421 “ Chi phí bán hàng” và bên có các TK liên quan:
Nợ TK 6421 : Chi phí bán hàng Nợ TK 133 : Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111,112, 334,338….
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm tất cả các chi phí quản lý phát sinh từ lương, phụ cấp của cán bộ quản lý, khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý được kế toán tổng hợp để ghi sổ kế toán.
Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh được phản ánh vào bên Nợ TK 6422 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” và bên Có các TK liên quan:
Nợ TK 6422 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 1331 : Thuế GTGT ( nếu có)
Có TK : 111, 112, 338
3.3.2.3. Sổ và quy trình kế toán
Tất cả chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ đều được theo dõi trên sổ chi tiết TK 6421 “ Chi phí bán hàng” (Phụ luc 3.17) và sổ chi tiết TK 6422 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” (Phụ lục 3.18). Quy trình kế toán như sau:
quản lý doanh nghiệp, kế toán kiểm tra tính hợp lý, chính xác của chứng từ rồi tiến hành lập chứng từ ghi sổ và hạch toán trên sổ chi tiết và sổ cái TK 6421 và TK 6422.
Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành tính lương dựa trên số ngày công, ngày nghỉ phép, làm thêm giờ, và trích các khoản, BHTN, BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định. Hiện tại Chi nhánh Công ty không thực hiện trích kinh phí công đoàn theo quy định. Điều này cần được thực hiện để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí Sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
3.3.3. Kế toán chi phí tài chính
Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, liên kết, lỗ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chi phí giao dịch chứng khoán…; Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính, khoản lỗ phát sinh từ bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hỗi đoái. Hiện tại Chi nhánh Công ty CP Thương mại Dịch vụ Vùng đất kỹ thuật số không dùng tài sản của mình để góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư chứng khoán,… nên tại đơn vị không phát sinh chi phí thuộc các chi phí tài chính.
3.3.4. Kế toán chi phí khác
Chi phí khác bao gồm chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán, chênh lệch lỗ do đánh giá lại vật tư hàng hóa TSCĐ đưa đi góp vồn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế truy nộp thuế và các khoản chi khác. Chi nhánh Công ty CP Thương mại Dịch vụ Vùng đất kỹ thuật số, chỉ thực hiện kinh doanh thương mại thuần túy, không tham gia góp vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết hay đầu tư dài hạn khác. Tài sản số định của công ty được khấu hao sử dụng không nhượng bán và thanh lý tài sản. Do vậy hiện tại Chi nhánh Công ty không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến kế toán chi phí khác.