- Quản lý các vấn đề nhân sự của công ty
e. Lợi ích khi thực hiện giải pháp
5.2.3 Triển khai chương trình tính chi phí chất lượng
a. Sự cần thiết
Trong báo cáo kết quả kinh doanh và hạch toán chi phí hàng năm, ta có thể thấy được một số khoản được coi là chi phí chất lượng như: hàng bán bị trả lại và giảm giá, chí phí làm lại sửa chữa, giấy phép chứng chỉ,…nhưng việc hạch toán thông thường chỉ mới phản ánh một phần rất nhỏ của chi phí chất lượng và chủ yếu đó là những chi phí hiện hữu ngay mà Công ty có thể nhận biết được. Một nhà kinh doanh giỏi phải luôn là người cân đối được giữa lợi nhuận và chi phí, một số yếu tố quan trọng khiến cho chương trình
chi phí chất lượng trở nên thật sự cần thiết và hữu ích đối với Công ty để nâng cao chất lượng sản phẩm như sau:
- Hiện nay, Công ty chưa tính đến các chi phí chất lượng (chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá, chi phí thiệt hại) mặc dù biết rằng các khoản chi phí này chiếm từ 15% đến 25% doanh thu, và đặc biệt chi phí thiệt hại chiếm đến 80% của tổng chi phí chất lượng. Ngoài ra, Công ty chưa nhận thấy rằng chi phí chất lượng nói chung và ảnh hưởng của nó có thể gây tổn thất và giảm hiệu quả kinh doanh và cũng như uy tín của Công ty
- Nhờ có việc xác định các chi phí thiệt hại sẽ giúp Công ty nhận thấy được các nguyên nhân yếu kém của mình trong quản lý chất lượng, Công ty cần phải tập trung vào những hoạt động nào để giảm thiểu các thiệt hại do sai hỏng chất lượng gây ra. Bên cạnh đó, nếu Công ty quan tâm tới chi phí đánh giá và chi phí phòng ngừa sẽ giúp Công ty đánh giá đúng chất lượng và làm hiệu quả ngay từ đầu
- Chương trình chi phí chất lượng sẽ là cơ sở cho bộ phận chất lượng lập kế hoạch và phân bổ các nguồn lực có liên quan đến chất lượng một cách hợp lý , giúp cho bộ phận QM kiểm soát được các chi phí chất lượng phát sinh trong tương lai, thúc đẩy cải tiến liên tục. Và trên hết là nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty. Ngoài ra giảm thiểu các chi phí không cần thiết gây lãng phí góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Chương trình chi phí chất lượng cũng giúp cho hoạt động báo cáo chất lượng và hoạt động hạch toán chi phí chất lượng được hoàn thiện hơn và dễ gây sự quan tâm hơn. Giúp đưa ra một đánh giá mang tính định lượng cho hoạt động chất lượng.
b. Nội dung của giải pháp
Khi Công ty muốn triển khai chương trình chi phí chất lượng, muốn cho lãnh đạo cấp cao biết và ủng hộ việc thực hiện và duy trì phân tích chi phí chất lượng thường xuyên và có thể thu thập được tổng chi phí chất lượng thì Công ty nên áp dụng phuơng pháp tiếp cận PAF (phòng ngừa – đánh giá – thiệt hại). Khi sử dụng phương pháp này, bước đầu tiên là xác định các yếu tố chi phí, sau đó là đo lường và lượng hóa các yếu tố chi phí đó và bước cuối cùng là tính giá các yếu tố đó.
Hiện nay để thu thập được các chi phí chất lượng theo phương pháp PAF, thường dựa trên cơ sở của danh mục chi phí chất lượng theo BS6143 của Anh (tham khảo phần
chi phí đánh giá và chi phí thiệt hại). Việc thu thập chi phí chất lượng lấy từ các nguồn cung cấp dữ liệu sau:
- Báo cáo sử dụng lao động và trang thiết bị
- Báo cáo sử dụng nguyên vật liệu, các ghi chép khác - Báo cáo của người bán
- Báo cáo sản xuất lại, chữa lại, thay thế, trả lại tiền - Báo cáo tiền lương, tiền công
- Báo cáo tính chi phí sản xuất
- Báo cáo phế liệu, báo cáo hạ giá thành sản phẩm - Biên bản cuộc kiểm tra, kiểm soát
Phân bổ các chi phí chất lượng theo nhóm chi phí chất lượng, sau đó lập báo cáo chất lượng theo tháng/quý/năm; báo cáo so thực tế với kế hoạch...các báo cáo này phải chỉ rõ xu hướng thay đổi của các nhóm chi phí, để Công ty đánh giá thực trạng và dự báo xu hướng sắp tới của hoạt động chất lượng thông qua phương pháp định tính. Báo cáo phải rõ ràng mạch lạc, dễ hiểu và gồm 3 phần:
- Bảng tổng hợp các chi phí chất lượng và các số liệu liên quan - Các vấn đề chất lượng cần quan tâm và nguyên nhân phát sinh
- Các biện pháp khắc phục, cải tiến để giảm thiểu các chi phí ảnh hưởng chủ yếu tới hiệu quả hoạt động chất lượng của Công ty
c. Điều kiện thực hiện giải pháp
- Sự ủng hộ của ban lãnh đạo, sự phối hợp giữa các phòng ban và sự tham gia của các nhân viên trong Công ty. Mọi người trong Công ty phải thấy được tính hiệu quả khi triển khai chương trình chi phí chất lượng, có vậy họ mới nỗ lực để xây dựng chương trình.
- Công ty phải có chính sách hỗ trợ trong việc thực hiện công tác đánh giá chi phí chất lượng từng phòng ban.
- Công ty cần duy trì hệ thống lữu trữ các tài liệu báo cáo có liên quan đến chất lượng sản phẩm, khi cần là có thể sử dụng được.
d. Khó khăn khi thực hiện giải pháp
- Việc thu thập chi phí chất lượng từ hoạt động hạch toán chi phí chung của Công ty là rất khó khăn, phức tạp và rối rắm vì chi phí chất lượng là một phần trong các chi phí
kinh doanh và rất khó khăn nhận biết qua hạch toán chi phí. Có những chi phí khó xác định và đo lường bên cạnh đó còn có những chi phí khó nhận biết và định lượng
- Hiệu quả của chương trình chỉ được biểu hiện sau một thời gian xây dựng và triển khai, do vậy việc theo dõi phải có sự cải thiện dần dần theo thời gian
- Tài liệu hướng dẫn xây dựng và áp dựng không nhiều và mang tính tổng quát. Hiện nay, các tài liệu hướng dẫn cũng như các chuyên gia tư vấn về chi phí chất lượng là rất ít hầu như không có. Điều đó hạn chế sự hiểu biết tìm hiểu của Công ty về COQ.
- Khái niệm về chi phí chất lượng của nhân viên QM trong Công ty còn rất mơ hồ và hạn chế.
e. Lợi ích khi thực hiện giải pháp
- Nâng cao hoạt động cải tiến chất lượng sản phẩm dựa trên việc phân tích và tập trung vào các hoạt động chất lượng cần thiết
- Đánh giá hiệu quả của hoạt động chất lượng và tập trung đưa ra hướng giái pháp Cụ thể:
+ Hoàn thiện hệ thống báo cáo chất lượng và báo cáo chi phí của Công ty + Giảm thiểu các chi phí lãng phí và nâng cao khả năng cạnh trạnh của Công ty + Đưa ra một đánh giá mang tính định lượng cho hoạt động chất lượng thông qua đó Công ty có thể nhận thấy sự mất mát mà mình phải gánh chịu và sẽ có sự nỗ lực hơn nữa trong việc giảm thiểu các sai hỏng trong sản phẩm.