- Hệ thống dấu kí hiệu
3.3.2.Hệ thống thông tin quản lý * Khái niệm
* Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý được hiểu là hệ thống hỗ trợ ra quyết định quản lý bằng cách cung cấp thông tin thích hợp khi có yêu cầu.
-Hỗ trợ ra quyết định quản lý: tức là hỗ trợ người ra quyết định để họ đưa ra các quyết định chứ không thể thay thế người ra quyết định. Người ra quyết định vẫn đóng vai trò là trung tâm.
- Cung cấp thông tin thích hợp khi có yêu cầu: Tức là việc cung cấp thông tin trong hệ thống thông tin quản lý phải đảm bảo đúng lúc, đã được lựa chọn và xử lý, khi có yêu cầu là cung cấp ngay.
* Các đặc trưng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý - Dành cho các nhà quản lý cấp trung và cấp cao
Ví dụ: Cấp quản lý ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cấp tỉnh.
- Mang tính chất hỗ trợ, con người đóng vai trò chủ yếu. Để lựa chọ phương án thích hợp người quản lý cần thêm sự trợ giúp của máy tính và các cơ sở dữ liệu thích hợp.
- Thực hiện các chức năng khác nhau: Lập kế hoạch chiến lược và giám sát quản lý
- Mềm dẻo, linh hoạt do có thể đáp ứng cả các yêu cầu thông tin phi cấu trúc (các thông tin chưa chắc chắn, chưa có sự chuẩn bị trước, bất thình lình), đồng thời cho phép phổ biến các thông tin rút ra trong các cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu thông tin mà phạm vi của nó không dược xác định trước.
* Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý
- Cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ở cấp trung và cấp cao - Giúp cho việc phân bổ nguồn lực tối ưu và lựa chọn các giải pháp tối ưu - Hỗ trợ người ra quyết định lập kế hoạch chiến lược tốt nhất.
Hệ thống thông tin báo cáo/ thông báo:
Cung cấp cho nhà quản lý các sản phẩm thông tin hỗ trợ cho việc ra các quyết định hàng ngày của họ. Nội dung các sản phẩm thông tin thường được giao nhiệm vụ, đặt hàng từ trước. Do đó, các thông tin báo cáo phải kịp thời, đầu đủ, chính xác và phù hợp với yêu cầu sử dụng.
Báo cáo/ thông báo bao gồm: Báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường, báo cáo nhanh, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị, báo cáo sơ kết, tổng kết, tổng hợp,… các báo cáo này phải tuân theo một hình thức và thủ tục nhất định.
Hệ thống thông tin cung cấp cho nhà quản lý những thông tin sau: - Các báo cáo định kỳ
Là dạng báo cáo thường theo một danh mục hay một khuôn mẫu đã xác định từ trước. Giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quan, lập các kế hoạch lâu dài.
Ví dụ: Báo cáo về số lượng người dùng tin của cơ quan Thông tin trong một tháng.
- Các báo cáo ngoại lệ
Là dạng báo cáo trong trường hợp bất thường. Giúp cho công tác quản lý linh hoạt, không cứng nhắc và đạt được hiệu quả cao.
Ví dụ: Báo cáo về lô hàng kém chất lượng, vi phạm an toàn thực phẩm. - Các báo cáo theo yêu cầu và những câu trả lời tức thì cho câu hỏi
Đó là dạng báo cáo khi Nhà quản lý yêu cầu, câu trả lời phải tức thì cho câu hỏi, đáp ứng nhu cầu thông tin của họ. Giúp cho công tác quản lý được kịp thời. Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của Trung tâm Thông tin – thư viện Câu trả lời tức thời về số lượng tài liệu có trong kho của Thư viên
Báo cáo về phương án, kế hoạch đầu năm của các đơn vị trong Trường học.
Sử dụng thông tin từ hệ thống thông tin báo cáo và các hệ thống thông tin khác nhằm cung cấp thông tin có chọn lọc về các yếu tố mang tính giải pháp (chính sách, kế hoạch, ngân sách) giúp nhà quản lý thỏa mãn các yêu cầu thông tin chiến lược ở trình độ quản lý cấp cao.
Hệ thống thông tin cung cấp cho nhà quản lý điều hành những thông tin sau:
- Các bức thư, các bản ghi nhớ, các tạp chí xuất bản định kỳ, các báo cáo viết tay hay báo cáo nhận được từ hệ thống máy tính
- Thông tin từ các hội nghị, hội thảo, các cuộc tọa đàm và các hoạt động xã hội
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định:
Là một hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định nhằm giúp các nhà quản lý nắm bắt được đúng hiện trạng và triển vọng. Đồng thời, lựa chọn chính xác phương án và tiến trình hành động, có những điều chỉnh cần thiết trong việc thực hiện phương án đã lựa chọn.
Ví dụ:
Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định về đổi mới công nghệ bao gồm các thông tin như:
- Thông tin kinh tế kỹ thuật của công nghệ (thông tin về chính bản thân công nghệ hoặc thiết bị máy móc)
- Thông tin kinh tế - thị trường của công nghệ, của sản phẩm hàng hóa do công nghệ đó tạo ra (thông tin về nhu cầu, đối tượng sử dụng, đối thủ cạnh tranh,…)
- Thông tin về chính sách (luật lệ, quy định, kế hoạch liên quan đến sự sáng tạo công nghệ, quyền sở hữu)
- Thông tin về tiềm năng sản xuất công nghiệp
- Thông tin về chuyên gia, cơ quan thự hiện nhiệm vụ thúc đẩy và phát triển về công nghệ, tư vấn đánh giá và lựa chọn công nghệ
- Thông tin về các xu hướng công nghiệp và thương mại.
- Hệ thống Thông tin khoa học & công nghệ Việt Nam .
- Đánh giá, so sánh được về tổ chức, mức độ, tầm quan trọng và hiệu quả hoạt động của Hệ thống Thông tin khoa học & công nghệ Việt Nam với một hệ thống thông tin KH & CN tiên tiến trên thế giới.