- Hệ thống dấu kí hiệu
2.1.2. Các phương tiện lưu trữ thông tin
* Các phương tiện lưu trữ thông tin truyền thống
Phương tiện lưu trữ truyền thống là các bộ phiếu tra cứu hay mục lục truyền thống. đó là tập hợp có thứ tự các phiếu tra cứu, nó liệt kê và mô tả tài liệu cùng với nội dung chủ đề của chúng.
+ Các loại mục lục Mục lục tác giả
Trình bày theo thứ tự chữ cái tên tác giả hay tên tài liệu. Cho phép trả lời các câu hỏi:
+ Đơn vị thông tin có tài liệu này của tác giả này hay không? + Đơn vị thông tin có tài liệu này do tác giả này viết hay không? Mục lục chủ đề
Trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về các tiêu đề hay các từ chuẩn mô tả nội dung tài liệu.
Cho phép tìm tài liệu theo diện đề tài của đơn vị thông tin hoặc tìm các tài liệu theo chủ đề
Mục lục địa lý
Kê ra chỉ dẫn liên quan đến tên của một đất nước, một khu vực hành chính hay một vùng sinh thái tự nhiên mà tài liệu đề cấp đến
Cho phép tìm tài liệu liên quan đến một địa danh Mục lục thời gian
Trình bày các chỉ dẫn theo thời gian xuất bản của tài liệu, theo thời gian nhập tài liệu hay số thứ tự bổ sung tài liệu
Cho phép tìm tài liệu theo thời gian Mục lục xếp kho
Mục lục theo loại hình tài liệu
Cho phép tìm tài liệu dễ dàng theo bản chất của nó.
Ví dụ: Tài liệu phát minh sáng chế, các ấn phẩm định kỳ, các từ điển, bản đồ, băng đĩa nhạc,…
Mục lục liên hợp
* Các phương tiện lưu trữ thông tin bán tự động
Phiếu lỗ mép
Có thể làm bằng bìa cứng, bìa mềm, giấy bristol. Kích thước: từ 75 x 125mm đến 210 x 297mm
Mỗi lỗ có đường kính 2,5 - 3mm, khoảng cách giữa các lỗ là 5,6mm hoặc 6,35mm
Phiếu lỗ soi
Làm bằng giấy bristol nhẹ, có nhiều loại kích thước khác nhau.
Trên mỗi phiếu có một mạng các vị trí được xây dựng bằng phương pháp tọa độ. Mỗi vị trí ứng với một số đăng ký của tài liệu đã được gán cho trước.
* Các phương tiện lưu trữ thông tin tự động hoá
Lưu trữ thông tin trên máy tính điện tử
Thông tin được tổ chức và lưu trữ dưới dạng tệp dữ liệu. Các tệp lại có thể cấu trúc thành các biểu ghi, biểu ghi lại gồm nhiều trường.
Trong công tác TTTL, các tệp lưu trữ các thông tin thư mục, gọi là tệp dữ liệu thư mục, ở đó:
+ Mỗi biểu ghi là một bản mô tả thư mục + Mỗi chỉ dẫn thư mục là một trường.
Có 3 loại tệp:
+ Tệp kế tiếp: muốn đọc một biểu ghi phải đọc lần lượt các biểu ghi trước nó. + Tệp truy nhập trực tiếp: muốn đọc một biểu ghi chỉ cần chỉ rõ số thứ tự của nó. + Tệp đảo (trong CSDL có cấu trúc tệp đảo)
Lưu trữ thông tin trên CD – ROM
Đây là một thiết bị nhớ có khả năng ghi một lần nhưng đọc được nhiều lần Dung lương 600 MB tương đương với 300.000 trang in
Công nghệ CD-ROM cung cấp một phương tiện tốt để lưu giữ các bộ bách khoa tòan thư, các bộ từ điển lớn
2.2.Tìm tin