1.4.2.1. Kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực:
Kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực- Human Resource Planning(KHHNNL). Thực chất của KHHNNL là quỏ trỡnh đỏnh giỏ, xỏc định nhu cầu về nguồn nhõn lực để đỏp ứng mục tiờu cụng việc của tổ chức và xõy dựng cỏc kế hoạch lao động thụng qua việc phõn tớch cỏc nhõn tố bờn trong như cỏc kĩ năng hiện cú và sẽ cần đến, cỏc chỗ làm việc đang khuyết và sự mở rộng hay thu gọn cỏc đơn vị, cỏc bộ phận, cỏc nhõn tố bờn ngoài như “thị trường lao động”. Hay núi một cỏch ngắn gọn KHHNNL chớnh là việc chỳng ta ước tớnh xem cần cú bao nhiờu người đủ trỡnh độ lành nghề thớch ứng để thực hiện cỏc nhiệm vụ đặt ra, trờn cơ sở đú để ước tớnh xem cú bao nhiờu người sẽ làm việc cho tổ chức. KHHNNL gồm 4 mặt cơ bản sau:
- Lập kế hoạch cho những nhu cầu tương lai bằng cỏch xỏc định tổ chức sẽ cần cú bao nhiờu người với những kĩ năng nào.
- Lập kế hoạch cho sự cõn đối tương lai bằng cỏch so sỏnh số lượng thành viờn cần thiết với số lượng thành viờn hiện cú mà tổ chức muốn lưu lại
- Lập kế hoạch để phỏt triển thành viờn nhằm đảm bảo cho tổ chức được cung ứng vững chắc những thành viờn cú năng lực và kinh nghiệm.
Để KHHNNL đạt hiệu quả cần lưu ý thứ nhất đến kế hoạch chiến lược của tổ chức, kế hoạch này quy định nhu cầu nhõn lực của tổ chức. Bất kỡ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh đều cần thiết phải tiến hành kế hoạch hoỏ chiến lược nguồn nhõn lực. Một khi kế hoạch chiến lược nguồn nhõn lực được xõy dựng đỳng sẽ mang lại nhiều lợi ớch trực tiếp hoặc giỏn tiếp cho tổ chức. Sự thành cụng của chiến lược nguồn nhõn lực phụ thuộc vào tỡnh hỡnh và khung cảnh cụ thể mà cỏc chiến lược đú được sử dụng. Núi cỏch khỏc, chiến lược nguồn nhõn lực cú ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nú tuỳ thuộc vào mức độ phự hợp của chiến lược nguồn nhõn lực với chiến lược tổng thể của tổ chức. Như vậy, KHHNNL là cơ sở cho cỏc hoạt động biờn chế nguồn nhõn lực, đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực.
Lưu ý thứ hai chớnh là động thỏi tương lai của mụi trường bờn ngoài tổ chức như: khung cảnh kinh tế – chớnh trị, dõn số và lực lượng lao động trong xó hội, cỏc điều kiện văn hoỏ - xó hội chung của đất nước, phỏp luật, khoa học cụng nghệ…Chẳng hạn như thời điểm hiện tại, thời đại của cụng nghệ thụng tin và kĩ thuật hiện đại thỡ một số ngành nghề mới xuất hiện đũi hỏi người lao động phải được trang bị những kiến thức và kĩ năng mới. Thờm vào đú nghề cũ mất đi phải cú đào tạo lại, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ và giải quyết những người dụi ra. Khoa học kĩ thuật hiện đại đó làm cho mụi trường thụng tin ngày càng phỏt triển và thụng tin trở thành một nguồn lực mang tớnh chất sống cũn đối với tổ chức.
Ngoài cỏc lưu ý kể trờn, cần phải xột đến 2 thành tố vụ cựng quan trọng đối với sự thành cụng của việc KHHNNL: dự bỏo và kiểm kờ nguồn nhõn lực. Dự bỏo nguồn nhõn lực nhằm xỏc định những kiểu nhõn sự nào tổ chức sẽ cần đến để duy trỡ sự tăng trưởng của mỡnh cũng như khai thỏc cỏc vận hội trong
tương lai. Tổ chức phải đỏnh giỏ, phõn tớch và dự đoỏn khả năng cú bao nhiờu người sẵn sàng làm việc cho tổ chức để cú biện phỏp thu hỳt, sử dụng và khai thỏc tiềm năng của người lao động, nõng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Việc dự bỏo cú thể đến từ 2 nguồn: bờn trong tổ chức(tức là phõn tớch nhõn lực hiện cú trong tổ chức) và từ bờn ngoài tổ chức(tiềm năng lao động, nguồn nhõn lực cú thể cung cấp cho tổ chức). Khi việc dự bỏo đó hoàn tất, cần tiến hành việc kiểm kờ nguồn nhõn lực: nhõn sự hiện cú trong tổ chức là bao nhiờu? cỏc kĩ năng của họ cú phự hợp với cụng việc khụng? Họ cú hoàn thành cụng việc khụng…Việc dự bỏo và kiểm kờ nguồn nhõn lực núi trờn khụng nằm ngoài mục đớch xõy dựng chiến lược nguồn nhõn lực cho tổ chức một cỏch hiệu quả nhất.
Đối với việc phỏt triển nguồn lực GV của mỗi nhà trường, trước hết cần xỏc định số lượng GV đảm bảo quy mụ đào tạo của nhà trường trờn cơ sở cõn đối số GV hiện cú bao gồm cả GV cơ hữu và GV thỉnh giảng để từ đú xõy dựng kế hoạch tuyển chọn và bố trớ GV cũng như cú kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và phỏt triển đội ngũ. Cụ thể:
+ Bước 1: Dự bỏo nhu cầu về số lượng, yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn, cỏc bộ mụn cũn thiếu..
+ Bước 2: Thống kờ số lượng và chất lượng để đỏnh giỏ toàn bộ khả năng đỏp ứng yờu cầu cụng việc của từng GV từ đú đề ra kế hoạch tuyển dụng, thuyờn chuyển hay sa thải.
1.4.2.2. Tuyển dụng:
“Mục đớch của việc tuyển dụng là cung cấp một nhúm đủ lớn cỏc ứng cử viờn nhằm tạo điều kiện cho tổ chức cú thể lựa chọn những thành viờn cú kĩ năng cần thiết”.[121].
Tuyển dụng (Recruitment)nhõn lực là bước thứ 2 trong quỏ trỡnh QLNNL, là quỏ trỡnh thu hỳt những người xin việc cú trỡnh độ từ lực lượng lao động xó hội và lực lượng lao động bờn trong tổ chức. Quỏ trỡnh tuyển
dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quỏ trỡnh tuyển chọn. Trong thực tế sẽ cú người lao động cú trỡnh độ cao nhưng họ khụng được tuyển chọn vỡ họ khụng được biết cỏc thụng tin tuyển dụng, hoặc họ khụng cú cơ hội nộp đơn xin việc.
Chất lượng của quỏ trỡnh tuyển chọn sẽ khụng đạt yờu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ớt hơn số nhu cầu cần tuyển chọn. Cụng tỏc tuyển dụng khụng chỉ ảnh hưởng đến việc tuyển chọn mà cũn ảnh hưởng tới cỏc chức năng khỏc của quản lý nguồn nhõn lực. Trong thực tế, khi cú nhu cầu tuyển người, cỏc tổ chức cú thể tuyển dụng từ hai nguồn: bờn trong và bờn ngoài.
+ Nguồn bờn trong tổ chức thường được ưu tiờn hơn. Tuy nhiờn trong nhiều trường hợp tuyển mộ từ cỏc nguồn bờn ngoài cú ý nghĩa hơn. Để tuyển dụng được đủ số lượng và chất lượng nguồn nhõn lực vào cỏc vị trớ cũn thiếu, tổ chức cần cõn nhắc, lựa chọn xem ở vị trớ cụng việc nào nờn lấy người từ bờn trong tổ chức và vị trớ nào nờn lấy từ bờn ngoài tổ chức và đi kốm với nú là phương phỏp tuyển phự hợp. Đối với những người đang làm việc bờn trong tổ chức, khi ta tuyển mộ những người này vào làm tại cỏc vị trớ cao hơn mà họ đang đảm nhận là ta đó tạo ra được động cơ tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức. Vỡ khi họ biết sẽ cú cơ hội được đề bạt, họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thỳc đẩy quỏ trỡnh làm việc tốt hơn, sẽ làm tăng sự thoả món đối với cụng việc, sẽ tăng được tỡnh cảm, sự trung thành của mọi người đối với tổ chức. Ưu điểm và cũng là cỏi được lớn nhất khi đề bạt từ nguồn này là tiết kiệm được thời gian làm quen với cụng việc, khụng bị giỏn đoạn, hạn chế được một cỏch tối đa việc ra cỏc quyết định sai trong đề bạt và thuyờn chuyển lao động. Nhược điểm của nguồn này là cú thể hạn chế nhiều tài năng mới tham gia tổ chức, cỏch làm này cũng dễ tạo nờn sự xung đột tõm lý như chia bố phỏi, mõu thuẫn nội bộ, khụng phục lónh đạo, khụng hợp tỏc với lónh đạo… đối với những người khụng được bổ nhiệm.
+ Đối với nguồn tuyển mộ từ bờn ngoài tổ chức, đõy là những người mới đến xin việc, những người này bao gồm những sinh viờn đó tốt nghiệp cỏc trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề cả ở trong và ngoài nước, những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ, những người đang làm việc trong cỏc tổ chức khỏc. Uu điểm: họ là những người được trang bị kiến thức tiờn tiến và cú hệ thống và vỡ họ là những người mới đến nờn họ sẽ cú cỏi nhỡn hoàn toàn mới đối với tổ chức đồng thời họ cũn cú khả năng làm thay đổi cỏch làm cũ của tổ chức mà khụng sợ những người trong tổ chức phản ứng. Tuy nhiờn, việc tuyển mộ từ nguồn này sẽ làm mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với cụng việc. Hơn nữa, nếu thường xuyờn tuyển người ở bờn ngoài tổ chức sẽ gõy tõm lý thất vọng cho những người trong tổ chức vỡ họ nghĩ rằng sẽ khụng cú cơ hội để thăng tiến, và sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện cỏc mục tiờu khỏc của tổ chức.
1.4.2.3.Chọn lựa(Selection):
Quỏ trỡnh lựa chọn nhõn lực là quỏ trỡnh đỏnh giỏ cỏc ứng viờn theo nhiều khớa cạnh khỏc nhau dựa vào cỏc yờu cầu của cụng việc, để tỡm được những người phự hợp với cỏc yờu cầu đặt ra trong số những người đó thu hỳt được trong quỏ trỡnh tuyển dụng. Đõy là khõu quan trọng nhằm giỳp cho cỏc nhà quản lý đưa ra được cỏc quyết định tuyển dụng một cỏch đỳng đắn nhất. Chọn lựa tốt sẽ giỳp cho tổ chức giảm được cỏc chi phớ do phải tuyển chọn lại, đào tạo lạo cũng như trỏnh được cỏc thiệt hại rủi ro trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc cụng việc. Để chọn lựa đạt được kết quả cao thỡ cần phải cú cỏc bước chọn lựa phự hợp, cỏc phương phỏp thu nhập thụng tin chớnh xỏc và đỏnh giỏ cỏc thụng tin một cỏch khoa học. Quỏ trỡnh tuyển chọn gồm cỏc bước sau: Trong cỏc tổ chức, cỏc ứng viờn muốn cú việc làm thỡ đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quỏ trỡnh chọn lựa. Đơn xin việc thường được thiết kế theo mẫu, người xin việc cú trỏch nhiệm điền vào đơn xin việc theo yờu cầu mà cỏc nhà sử dụng lao động đề ra. Đõy là cơ sở
giỳp cho ta cỏc thụng tin đỏng tin cậy về cỏc hành vi hoạt động trong quỏ khứ cũng như cỏc kĩ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, cỏc đặc điểm về tõm lý cỏ nhõn, cỏc kỡ vọng, ước muốn và cỏc khả năng đặc biệt khỏc của người xin việc. Thụng qua nội dung của mẫu đơn xin việc, cỏc nhà tuyển dụng sẽ cú chứng cứ của mỡnh để lựa chọn tiếp cỏc bước sau hay chấm dứt quỏ trỡnh lựa chọn.
Vỡ vai trũ của ĐNGV nhà trường rất quan trọng nờn ngay từ đầu, việc tuyển chọn đội ngũ này cần phải làm nghiờm tỳc và chất lượng bởi nú quyết định đến hiệu quả của chiến lược nguồn nhõn lực núi chung và chất lượng của ĐNGV núi riờng. Nhu cầu về nguồn nhõn lực sẽ được đỏp ứng cả về số lượng và chất lượng thụng qua tuyển dụng. Tuy nhiờn, nếu chất lượng của việc tuyển dụng khụng tốt sẽ kộo theo hậu quả nặng nề.
1.4.2.4. Định hướng:
Xó hội hoỏ(Định hướng)-Orientation là một chương trỡnh được thiết kế nhằm giỳp người lao động mới quen với mụi trường làm việc mới và bắt đầu cụng việc một cỏch cú hiệu quả. Một chương trỡnh định hướng được thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện giỳp người lao động mới rỳt ngắn thời gian làm quen với cụng việc cũng như thời gian hoà nhập, nhanh chúng làm quen với mụi trường làm việc mới, cú ảnh hướng tớch cực tới đạo đức và hành vi của người lao động, gúp phần lụi cuốn họ thực hiện mục tiờu của tổ chức, tạo ra sự đồng lũng, tự nguyện giữa người lao động và tổ chức.
Một chương trỡnh định hướng trong thực tế rất cần cỏc thụng tin về: - Chế độ làm việc bỡnh thường hàng ngày(giờ làm việc, giờ nghỉ trưa…)
+ Tiền lương và phương thức trả lương, tiền thưởng và cỏc phỳc lợi khỏc
+ Cỏc nội quy, quy định về kỉ luật lao động, an toàn lao động
1.4.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng:
Việc đào tạo, bồi dưỡng người lao động núi chung và ĐNGV núi riờng khụng nhằm ngoài mục đớch nõng cao trỡnh độ lớ luận, chuyờn mụn, nghiệp vụ để phục vụ cụng việc một cỏch hiệu quả hơn. Cỏc chương trỡnh đào tạo, bồi dưỡng thường hướng tới cỏc nhõn viờn mới để giỳp họ làm quen với cụng việc và những nhõn viờn lõu năm để bổ sung kiến thức, kĩ năng cho cụng việc. Để xỏc định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng thỡ nhất thiết tổ chức phải thẩm định kết quả làm việc, phõn tớch yờu cầu cụng việc, nghiờn cứu nguồn nhõn lực để từ đú xõy dựng cỏc chương trỡnh đào tạo, bồi dưỡng cho phự hợp với từng đối tượng.
Đối với GV thỡ cỏc chương trỡnh thường là: bồi dưỡng kiễn thức giỏo dục đại học, kĩ năng tin học, ngoại ngữ, khai thỏc internet, học nõng cao trỡnh như thạc sỹ, tiến sỹ... và điều này cũn tựy thuộc vào điều kiện của mỗi trường.
1.4.2.6. Đỏnh giỏ
Xem xột việc kiểm tra, đỏnh giỏ trờn quan điểm hệ thống ta thấy rằng nếu chỉ quản lý chung chung mà khụng tiến hành kiểm tra, đỏnh giỏ thỡ mới chỉ là một nửa của quản lý chứ chưa phải là quản lý theo đỳng nghĩa. Trong quản lý nguồn nhõn lực thỡ đỏnh giỏ thành tựu núi chung hay đỏnh giỏ GV núi riờng là việc quan trọng và phải được tiến hành thường xuyờn. Dự là đỏnh giỏ chớnh thức hay khụng chớnh thức thỡ kết quả của cụng tỏc này là giỳp cho nhà quản lý biết được năng lực của từng người để từ đú tiến hành đề bạt, thuyờn chuyển, hay sa thải được chớnh xỏc và khoa học.
Theo Gs Nguyễn Đức Chớnh: “Cỏc đồng nghiệp ngồi bờn nhau, hỗ trợ nhau bằng cỏch đưa ra nhận xột xõy dựng, thiện chớ, những gợi ý cho sự tiến bộ, sự cựng quan tõm tới lợi ớch tập thể và gỡn giữ những giỏ trị của trường đại
học”.[4]. Việc đỏnh giỏ GV trước hết là để giỳp cho người GV biết được khả năng của mỡnh để cú hướng phấn đấu lõu dài sau đú là giỳp cho nhà quản lý cú những minh chứng cụ thể để đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc. Tuy nhiờn kết quả đỏnh giỏ phải đến từ nhiều chiều, khụng đỏnh giỏ một cỏch phiến diện. Nguồn thụng tin xỏc đỏng từ chớnh người GV, từ đồng nghiệp, từ sinh viờn... Đõy là hoạt động khụng thể thiếu đối với cỏc trường ĐH, mỗi giảng viờn và cỏc nhà quản lý giỏo dục.
1.4.2.7.Đề bạt, thuyờn chuyển, giỏng cấp và sa thải:
Đề bạt(Promotion) là việc đưa người lao động vào một vị trớ việc làm cú tiền lương cao hơn, cú uy tớn và trỏch nhiệm lớn hơn, cú cỏc điều kiện làm việc tốt hơn và cỏc cơ hội phỏt triển nhiều hơn. Mục đớch của Đề bạt là biờn chế người lao động vào một vị trớ việc làm cũn trống mà vị trớ đú được tổ chức đỏnh giỏ là cú giỏ trị cao hơn vị trớ cũ của họ, nhằm đỏp ứng nhu cầu biờn chế cỏn bộ đồng thời để đỏp ứng nhu cầu pỏht triển của cỏ nhõn người lao động. Đề bạt cú hai dạng:
- Đề bạt ngang: chuyển người lao động từ một vị trớ việc làm ở một bộ phận này đến một vị trớ làm việc cú cấp bậc cao hơn hoặc tương đương ở một bộ phận khỏc.
- Đề bạt thẳng: chuyển người lao động từ một vị trớ làm việc hiện tại tới một vị trớ cao hơn trong cựng một bộ phận
Cỏc hoạt động Đề bạt nếu được tổ chức và quản lý tốt sẽ đem lại nhiều tỏc dụng tớch cực đối với cả tổ chức và người lao động. Tuy nhiờn cỏc quyết định Đề bạt cần được đưa ra trước hết trờn cơ sở yờu cầu của cụng việc, tức là