Quy trình giám sát và kiểm soát phải có vai trò, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân tham gia vào việc giám sát và kiểm soát rủi ro tín dụng. Các bộ phận và cá nhân tham gia việc giám sát và kiểm soát rủi ro phải độc lập với bộ phận khởi tạo tín dụng; Quy định về tần suất kiểm tra tại chỗ khoản vay.
Chi nhánh phải xác định số lượng khách hàng, dư nợ cho từng Cán bộ QHKH phù hợp với khả năng quản lý để thực hiện tốt việc kiểm tra trong và sau khi cho vay, xây dựng kế hoạch kiểm tra phù hợp với kết quả phân loại nợ từng khoản vay đảm bảo yêu cầu mật độ kiểm tra cao hơn đối với nhóm nợ xấu.
Để đảm bảo các khoản vay sử dụng đúng mục đích và đem lại hiệu quả, chi nhánh nên chỉ thực hiện giải ngân theo đúng quyết định cấp tín dụng đã được duyệt, đảm bảo việc sử dụng vốn vay có đầy đủ chứng từ chứng minh và hợp lệ. Hạn chế giải ngân bằng tiền mặt và ưu tiên phương thức thanh toán chuyển khoản trực tiếp cho người thụ hưởng.
Trong quá trình cho vay, ngân hàng cần chuyển thẳng vào tài khoản của tổ chức cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc đơn vị thi công công trình theo các hợp đồng
kinh tế đã ký kết, hóa đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu công trình, không phát tiền mặt hay chuyển vào tài khoản của khách hàng vay trừ các món có giá trị nhỏ. Tùy từng trường hợp cụ thể có thể phát vay bằng tiền mặt nhưng phải đảm bảo sử dụng tiền vay đúng mục đích.
Kiểm tra các khoản vay vượt quá một mức dư nợ nhất định với kiểm tra điển hình đối với nhóm khách hàng được xếp loại nợ đủ tiêu chuẩn. Tăng cường giám sát, kiểm tra để nâng cao chất lượng công tác kiểm tra sử dụng vốn vay tránh tình trạng kiểm tra hình thức, đối phó nhằm phát hiện kịp thời khoản nợ có vấn đề.
Chi nhánh cần quy định kết quả phân loại nợ theo nhóm (I, II, III, IV, V) là cơ sở để xây dựng lịch kiểm tra của Cán bộ QHKH tương ứng 1 năm, 6 tháng, 3 tháng, 1 tháng hoặc ngắn hơn phù hợp mức độ rủi ro của từng nhóm.
Theo quy trình tín dụng do NHNT ban hành thì khâu kiểm tra sử dụng vốn vay có một vị trí sống còn đối với chất lượng của món vay và khả năng trả nợ của khách hàng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy đây chính là những mắt xích yếu nhất của quy trình cho vay. CBTD đa phần chỉ chú ý đến khâu thẩm định dự án/phương án vay mà chưa chú trọng đến công tác kiểm tra trước, trong và sau khi cho vay, và nếu có thì cũng chỉ kiểm tra chiếu lệ, chưa đi sâu, bám sát nguồn vốn vay đơn vị sử dụng như thế nào? Đa số CBTD chỉ kiểm tra tại văn phòng và chứng từ giấy tờ, chưa chịu khó đi kiểm tra thực tế tại các kho bãi, nhà máy, công trình của doanh nghiệp nên đã phát sinh nhiều rủi ro tín dụng.
Trong kiểm tra sử dụng vốn, cần kiểm tra thực tế, đánh giá về việc sử dụng vốn, về tài sản bảo đảm của khách hàng, kịp thời phát hiện những rủi ro và có biện pháp xử lý, tránh tình trạng thực hiện kiểm tra mang tính đối phó, thực hiện trên giấy tờ.
Để khắc phục, VCB.KG cần chấn chỉnh công tác kiểm tra sử dụng vốn vay thường xuyên: sau khi giải ngân tối đa là 1 tháng, định kỳ 3 tháng đối với cho vay ngắn hạn và 6 tháng đối với cho vay trung dài hạn (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt, CBTD cần lên phương án kiểm tra vốn vay cụ thể). Tổ chức theo dõi chặt chẽ tiến độ hoàn thành từng hạng mục dự án đầu tư, quá trình nhập vật tư, hàng hóa thông qua các báo cáo định kỳ của doanh nghiệp và các hoá đơn mua bán hàng hóa để xem lại việc phát tiền vay, nếu phát hiện những sai phạm trong việc sử dụng vốn vay sai mục đích, CBTD kiến nghị thu hồi nợ trước hạn hoặc đưa ra cơ quan pháp luật để xử lý.
Cần có sự phân tích và đánh giá kịp thời những dấu hiệu của rủi ro như khách hàng có khó khăn trong việc trả nợ, sự thay đổi của môi trường kinh doanh, tình hình
thị trường ảnh hưởng xấu đến phương án kinh doanh, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, các tín hiệu cảnh báo sớm về rủi ro tín dụng,…để nắm bắt khả năng xử lý chủ động, kịp thời các rủi ro có nguy cơ xảy ra.
Đồng thời CBTD phải thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay có phù hợp với mục đích ban đầu của các khoản vay, có kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn hợp lý, đảm bảo an toàn cho ngân hàng cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đối với những khách hàng có xếp hạng tín dụng cao, có uy tín trong quan hệ tín dụng thì thời hạn kiểm tra sử dụng dài hơn, các khách hàng xếp hạng tín dụng càng thấp thì mật độ kiểm tra nhiều hơn. Đối với những khách hàng có nợ xấu, cần kiểm tra và phân loại nợ 1 lần/tháng để theo sát tình hình của khách hàng, có nhận định, phân tích và giải pháp đúng đắn nhằm hạn chế rủi ro.
Sau khi hoàn thành dự án/phương án vay, CBTD bám sát diễn biến về tình hình kinh doanh, nguồn tiền về, thu nhập của người vay để đôn đốc thu nợ đúng kỳ hạn. Trong trường hợp khách hàng gặp khó khăn cần gia hạn thì CBTD phải tìm hiểu kỹ nguyên nhân, đưa ra phương án gia hạn, thu hồi nợ và phải theo sát món vay nhằm thu nợ đúng thời gian khách hàng đã cam kết. Đặc biệt chú ý thu hồi nợ đúng hạn đối với khoản vay để đầu tư và cầm cố chứng khoán, kinh doanh bất động sản, vay vốn có bảo đảm bằng vàng và các nhu cầu vay vốn khác có nguy cơ cao do biến động của giá cả thị trường.
Phải giám sát tình hình tuân thủ của bên đi vay đối với các điều khoản trong hợp đồng cho vay. Tối thiểu là hàng năm phải đánh giá lại rủi ro bằng việc sử dụng quy trình phân loại rủi ro, kết quả xếp hạng tín dụng phải được cập nhật. Mức độ và tần suất đánh giá rủi ro phụ thuộc vào mức độ, tính chất rủi ro của khoản vay.
Khi có các thông tin có thể dẫn đến sự suy giảm chất lượng tín dụng, ngân hàng phải chủ động tiến hành rà soát, đánh giá ngay. Các thông tin bất lợi này phải được thông báo ngay cho tất cả các đơn vị liên quan và phù hợp với cơ cấu phân cấp thẩm quyền quyết định.
Việc kiểm soát chặt chẽ giai đoạn trong và sau khi cho vay sẽ có tác dụng: - Đảm bảo việc khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đích như đã thỏa thuận. - Cập nhật thông tin thường xuyên về khách hàng, kể cả các khách hàng tốt. - Phát hiện kịp thời các dấu hiệu rủi ro và áp dụng các biện pháp xử lý thích hợp.