Trong chuẩn chứa đựng các yêu cầu, các quy định và những tiêu chí nhằm đạt được nội dung về mức độ giá trị, chất lượng của nội dung này và hiệu quả, cách thức của quá trình đạt tới các giá trị, chất lượng của nội dung đó như thế nào. Các yêu cầu, tiêu chí quy định xác định rõ nội dung được gọi là chuẩn nội dung; hệ
thống các yêu cầu, tiêu chí và quy định còn lại được gọi là chuẩn thực hiện. Như vậy, mỗi chuẩn đều có hai mặt, đó là chuẩn về nội dung và thực hiện.Chuẩn là mẫu lý thuyết mang tính nguyên tắc, tính công khai và tính xã hội hóa, được đặt ra bằng quyền lực hành chính hoặc chuyên môn, bao gồm những yêu cầu, tiêu chí, quy định kết hợp lôgic với nhau, được làm công cụ xác minh sản phẩm, nội dung công việc... trong lĩnh vực nào đó và có khuynh hướng điều chỉnh nó theo nhu cầu, mục tiêu mong muốn của chủ thểQL. Bộ chuẩn là hệ thống các thước đo, yêu cầu, đánh giá cơ bản đối với các sản phẩm, các tổ chức, cơ sở về các tiêu chuẩn như chất lượng, hình thức, mẫu mã; về tổ chức; quy trình sản xuất, trình độ quản lý, năng lực lãnh đạo...
Chuẩn hóa là những quá trình làm cho các sự vật, đối tượng thuộc phạm trù nhất định đáp ứng được các chuẩn đã ban hành. Theo đó, chuẩn hóa tổ chức là tổ hợp các quá trình làm cho các bộ phận, cá nhân trong tổ chức và hoạt động của chúng đáp ứng được các chuẩn đã ban.
Chức năng của chuẩn hóa là định hướng hoạt động quản lý, làm cho việc thực hiện các chức năng, biện pháp quản lý được thống nhất theo những nguyên tắc xác định; quy chuẩn các sản phẩm, các quá trình tạo ra sản phẩm; khuyến khích và tạo môi trường chính thức ngày càng thích hợp cho sự phát triển, đồng thời hạn chế những nhân tố tự phát, phi chính thức trong phát triển hoặc những nhân tố phản phát triển.
Chuẩn HT là hệ thống các yêu cầu cơ bản đối với HT về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp; năng lực chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm; năng lực lãnh đạo, quản lý nhà trường.
Ngày 17/8/2001 Thủ tướng Chính phủ có chỉ thị 18/2001/CT-TTg nêu ra các biện pháp cấp bách xây dựng đội ngũ nhà giáo của hệ thống giáo dục quốc dân. Tiếp theo đó, ngày 28/12/2001 Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 201/2001/QĐ-TTg về việc phê duyệt “Chiến lược phát triển giáo dục 2001-2010”. Trong các giải pháp phát triển giáo dục của đề án, lưu ý: “Xây dựng và thực hiện chuẩn hóa đội ngũ CBQL giáo dục. Đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên đội ngũ CBQL giáo dục các cấp về kiến thức, kỹ năng quản lý và
rèn luyện phẩm chất đạo đức; đồng thời điều chỉnh, sắp xếp lại cán bộ theo yêu cầu mới phù hợp với năng lực và phẩm chất từng người”.
Ngày 15/6/2004 Ban Bí thư Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam khoá IX có Chỉ thị số 40-CT/TW Về việc xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ nhà giáo và CBQL giáo dục. Từ Chỉ thị này, ngày 11/1/2005 Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định phê duyệt đề án “Xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ nhà giáo và CBQL giáo dục giai đoạn 2005- 2010” với mục tiêulà: “Xây dựng đội ngũ nhà giáo và CBQL giáo dục được chuẩn hoá, đảm bảo chất lượng, đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, đặc biệt chú trọng nâng cao bản lĩnh chính trị, phẩm chất, lối sống, lương tâm, tay nghề của nhà giáo; thông qua việc quản lý, phát triển đúng định hướng và có hiệu quả sự nghiệp giáo dục để nâng cao chất lượng đào tạo NNL, đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước” [65].
Thông tư Số: 29/2009/TT-BGDĐT ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Bộ giáo dục và đào tạo Ban hành Quy định Chuẩn HT trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học gồm có 3 tiêu chuẩn và 23 tiêu chí; Thông tư số: 35/2006/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 23 tháng 8 năm 2006 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ “Hướng dẫn định mức biên chế viên chức ở các cơ sở giáo dục phổ thông công lập”.
Trong các văn bản pháp quy, Chuẩn hoá được hiểu là tiến trình xây dựng chuẩn, tổ chức phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc áp dụng chuẩn, tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo chuẩn, đánh giá cán bộ và so sánh với chuẩn đã xác lập.