1/Chứng từ sử dụng:
- Các chứng từ sử dụng trong hạch toán chi tiết gồm phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ thể hiện các chi phí thu mua, thuế phải nộp cho vật liệu nhập, phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng ...
2/Sổ kế toán chi tiết vật liệu, CCDC:
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤTên vật liệu, loại hàng: ... Đvt: ... Tên vật liệu, loại hàng: ... Đvt: ...
Lưu ý:
- Việc hạch toán chi tiết được tiến hành đồng thời ở 2 nơi kho và phòng kế toán. Số liệu hạch toán ở 2 nơi này phải được đối chiếu thường xuyên để đảm bảo phản ánh chính xác. -Việc hạch toán chi tiết phải theo từng loại vật liệu và sử dụng đơn vị đo lường hiện vật và giá trị.
3/ Phương pháp hạch toán chi tiết :
a/ Phương pháp thẻ song song :
* Đặc điểm :
- Thủ kho hạch toán chi tiết theo chỉ tiêu số lượng trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu có trong kho.
- Kế toán : hạch toán chi tiết theo chỉ tiêu số lượng và giá trị trên thẻ chi tiết vật liệu, thẻ chi tiết được mở tương ứng với thẻ kho nghĩa là thẻ kho mở theo từng vật liệu thì thẻ chi tiết cũng mở theo từng loại vật liệu.
* Nội dung :
- Thủ kho : hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho.
- Kế toán : Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do thủ kho chuyển đến ghi số lượng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất vào thẻ chi tiết, cuối tháng tính ra số lượng và giá trị tồn kho trên từng thẻ chi tiết. Số lượng tồn trên thẻ chi tiết được đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu tồn trên từng thẻ kho tương ứng.
* Nhược :
- Công việc ghi chép và đối chiếu dồn vào cuối tháng, thường gây chậm trễ cho việc lập báo cáo.
- Có sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán trong việc hạch toán số lượng vật liệu.
b/ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
Là bước cải tiến phương pháp thẻ song song nhưng vẫn chưa khắc phục nhược điểm cơ bản của thẻ song song ( công việc dồn vào cuối tháng )
- Kế toán : sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán chi tiết theo chỉ tiêu số lượng và giá trị việc ghi chép trên sổ đối chiếu luân chuyển được tiến hành 1 lần vào cuối tháng ( ghi theo số tổng cộng ) số lượng tồn của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển được đối chiếu với số lượng tồn trên thẻ kho.
c/ Phương pháp sổ số dư :
Khắc phục nhược điểm của 2 phương pháp trên : tránh sự trùng lắp trong hạch toán của thủ kho và kế toán, tăng cường việc kiểm tra đối chiếu số liệu và tổng hợp số liệu trong kỳ tránh dồn vào cuối kỳ -> lập báo cáo kịp thời.
- Thủ kho : vẫn dùng thẻ kho hạch toán chi tiết về số lượng từng loại vật liệu, định kỳ 3 hay 5 ngày, thủ kho phân loại chứng từ theo nhóm vật liệu và lập phiếu giao nhận chứng từ để bàn giao chứng từ cho kế toán. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số lượng tồn trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư do kế toán chuyển đến.
- Kế toán : định kỳ 3 hay 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng tư và nhận chứng từ về phòng kế toán, kế toán sử dụng giá hạch toán để tính ra thành tiền các chứng từ và tổng hợp theo nhóm vật liệu để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Cuối tháng kế toán căn cứ vào giá hạch toán và số lượng vật liệu tồn trên sổ số dư ( do thủ kho ghi ) để tính ra giá trị của vật liệu tồn trên sổ số dư và tổng hợp theo nhóm vật liệu trên sổ số dư, số liệu này được dùng để đối chiếu với số liệu trên bảng nhập xuất tồn.