7. Bố cục luận văn
1.5.3 Điều kiện để thực hiện đánh giá theo hệ thống thẻ điểm cân bằng
Theo tài liệu “Lãnh đạo và Thay đổi” số 02, T11, 12/2011, Thạc sỹ Ngô Quý Nhâm đã phân tích về những điều kiện cần thiết để có thể áp dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng một cách thành công, gồm những điểm sau đây:
* Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải hiểu rõ cả lợi ích và thách thức trong việc ứng dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng, cần có thuật lãnh đạo (leadership) cũng như mong muốn theo đuổi việc ứng dụng hệ thống Thẻ điểm Cân bằng.
* Doanh nghiệp phải đảm bảo tính sẵn có của dữ liệu đo lường (data), nhất là trong các doanh nghiệp hay tổ chức nhỏ.
* Khả năng (kiến thức) về hệ thống Thẻ điểm Cân bằng của lãnh đạo, ban giám đốc, các trưởng bộ phận để có thể hiệu chỉnh hệ thống Thẻ điểm Cân bằng vào bối cảnh cũng như đặc trưng của doanh nghiệp mình.
* Xây dựng hệ thống theo dõi và cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI. Hệ thống theo dõi có thể xây dựng để nhập liệu một cách thủ công, đơn giản (nhập số liệu cập nhật của từng chỉ tiêu tại những thời điểm nhất định như cuối tháng), bán thủ công (xây dựng dựa trên các công cụ bảng tính như Excel, nhập liệu định kỳ tùy theo chỉ tiêu.
* Xây dựng dashboard (bảng theo dõi) thể hiện những kết quả chỉ tiêu chính yếu nhất dưới hình thức đồ thị, hình ảnh trực quan. Dashboard có thể xây dựng một cách thủ công nhưng một hệ thống dashboard dựa trên phần mềm tính toán tự động sẽ hữu ích và tạo động lực tốt hơn cho cán bộ quản lý và nhân viên các bộ phận.
* Xác định được các chương trình đầu tư và hành động cũng như kế hoạch phân bổ nguồn lực cần thiết. Tích hợp toàn bộ quá trình hoạch định chiến lược với quá trình
xác định chương trình đầu tư, kế hoạch hành động, lập kế hoạch ngân sách cùng nhau để đảm bảo các mục tiêu có thể được thực hiện.
* Một hệ thống đãi ngộ (lương, thưởng) dựa trên thành tích là nhân tố quan trọng để triển khai thành công hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. Việc ứng dụng thành công hệ thống Thẻ điểm Cân bằng đều gắn kết quy trình quản trị thành tích với hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. Trong quá trình thiết lập mục tiêu, các mục tiêu của các tổ đội và cá nhân, đặc biệt là của đội ngũ quản lý, phải bao gồm hoặc gắn kết với các mục tiêu trong hệ thống Thẻ điểm Cân bằng. Cơ chế lương, thưởng được điều chỉnh theo hướng việc tăng lương, phân bổ tiền thưởng dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu cá nhân và tổ đội. Tỷ lệ thu nhập biến đổi (tiền lương và tiền thưởng) phụ thuộc vào tính chất công việc và trách nhiệm của họ đối với các mục tiêu chiến lược. Một hệ thống đãi ngộ dựa trên thành tích là công cụ vô cùng quan trọng để hướng sự nỗ lực của các tổ đội và nhân viên vào việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống Thẻ điểm Cân bằng 1.5.4 Các bước xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý theo BSC:
Hoạch định:
-Xây dựng thẻ điểm cân bằng điểm lập ngân sách cho các biện pháp
Bước1: Hiểu rõ sứ mệnh, giá trị, tầm nhìn, chiến lược. Lập hoạch định hiểu rõ những điều này và xây dựng BSC.
Bước 2: Xây Dựng các mục tiêu trên từng phương diện cho toàn công ty và từng bộ phận , và cả bộ phận chức năng hỗ trợ (như bộ phận công nghệ thông tin, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán). Vẽ bản đồ chiến lược.
Bước 3: Xác lập các thước đo
Bước 4: Xây dựng chỉ số cho những thước đo
Bước 5: Xác định trọng số mục tiêu, thước đo hoặc chỉ số, dựa trên mức độ quan trọng của từng chỉ tiêu
Bước 6: Các sáng kiến hay biện pháp tài trợ để đạt được các chỉ số đó.
Bước 7: Kế toán quản trị lập ngân sách cho các sáng kiến -Có thể tạo từ điển thước đo bao gồm các thông tin cơ bản như tên gọi, cách tính, đơn vị tính v.v. để có nền tảng để xây dựng và triển khai BSC
Thực hiện
Am hiểu các hoạt động làm phát sinh chi phí và giải quyết các vấn đề phát sinh theo các mục tiêu của thẻ điểm cân bằng.
So sánh các kết quả đã đạt được với mục tiêu đã đề ra. Có thể kiểm soát hàng ngày. Ra quyết định
Xuyên suốt quá trình thực hiện chiến lược. Chủ yếu là tính toán và phân tích các thước đo kết quả thực tế.
Phân tầng thẻ điểm cân bằng điểm: nghĩa là xây dựng bảng cân bằng điểm ở từng cấp độ của tổ chức. Nếu một công ty có nhiều bộ phận hoạt động, mỗi bộ phận có thể có khách hàng riêng, có kênh phân phối riêng thì việc xây dựng BSC ở cấp độ công ty rất khó khăn. Do đó, nếu mỗi bộ phận có một chiến lược (kể cả bộ phận chức năng như kế toán, hành chính) để hoàn tất nhiệm vụ của mình thì bộ phận đó hoàn toàn có xây dựng BSC cấp bộ phận.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Sự ra đời của bảng cân bằng điểm (Balanced Scorecard) đã giúp cho các tổ chức chuyển được tầm nhìn và chiến lược của mình thành những mục tiêu và thước đo cụ thể trên bốn phương diện: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển.
Thẻ điểm cân bằng là sự cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn, cân bằng giữa thước đo bên ngoài và nội bộ, cân bằng giữa kết quả mong muốn đạt được ở tương lai và quá khứ, cân bằng giữa những đánh giá khách quan và đánh giá chủ quan.
Thẻ điểm cân bằng điểm có vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá thành quả hoạt động qua các mục tiêu và thước đo cụ thể, là công cụ quản lý chiến lược hiệu quả, là công cụ truyền đạt thông tin trong tổ chức.
Thẻ điểm cân bằng chuyển tầm nhìn, chiến lược thành những mục tiêu và thước đo cụ thể, và điều quan trọng là giữa các mục tiêu và thước đo này luôn có mối liên hệ, gắn kết với nhau, tạo được sự gắn kết giữa các bộ phận trong tổ chức để cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Thẻ điểm cân bằng điểm đã mang lại rất nhiều lợi ích cho các tổ chức nên ngày càng có nhiều tổ chức vận dụng và đã mang lại nhiều thành công. Tại Việt Nam cũng đã có nhiều tổ chức nghiên cứu và vận dụng bảng cân bằng điểm và cũng đã gặt hái được nhiều thành công.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KHÁNH HÒA
2.1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT KHÁNH HÒA ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC THIẾT LẬP VÀ ÁP DỤNG THIẾT KHÁNH HÒA ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC THIẾT LẬP VÀ ÁP DỤNG THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Đáp ứng yêu cầu xã hội và tạo nguồn thu cho tỉnh Khánh hòa, Công ty TNHH MTV xổ số kiến thiết Khánh Hòa được thành lập.
Từ năm 1977-1978 ban đầu chỉ là Phòng xổ số kiến thiết quê hương, sau đổi thành Ban quản lý XSKT trực thuộc Ty Tài chính Phú khánh (nay là Sở Tài chính Khánh Hòa).
Ngày 19 /05/1988, UBND tỉnh ra quyết định thành lập Công ty XSKT tỉnh Phú Khánh và phát hành biên lai ấn chỉ thuộc Sở tài chính Phú Khánh. Đến ngày 29/12/1992 chấp hành qui định của Chính phủ về quản lý doanh nghiệp theo Quyết
định số 1510 QĐ/UB ngày 29 /12/1992 của UBND tỉnh Khánh hòa, Công ty được
thành lập với tên là Công ty XSKT Khánh Hòa.
Thực hiện chuyển đổi Công ty Nhà nước thành Công ty TNHH MTV do Nhà nước làm chủ sở hữu. Theo quyết định số 2353/QĐ-UBND ngày 11/9/2010 của UBND tỉnh Khánh Hòa Công ty chính thức đổi tên mới là Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết tỉnh Khánh Hòa. Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân theo qui định của Nhà nước. Công ty XSKT Khánh Hòa đã thật sự chuyển sang kinh doanh và hoạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm trước khách hàng, chủ sở hữu và pháp luật về kết quả. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là bán các loại vé số kiến thiết.
2.1.2 Mục đích hoạt động
Hoạt động XSKT là một biện pháp tích cực nhằm động viên, khuyến khích các tầng lớp nhân dân đóng góp một cách tự nguyện những phần tiết kiệm, tiền nhàn
rỗi trong dân cư tập trung vào ngân sách địa phương nhằm bổ sung vốn xây dựng các công trình phúc lợi xã hội, góp phần thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo.
Hoạt động XSKT với mục tiêu vui chơi giải trí lành mạnh, vừa ích nước vừa lợi nhà. Xét về mặt xã hội, Công ty góp phần vào việc giải quyết một phần nạn thất nghiệp. Các đại lý bán vé số thuộc đủ mọi thành phần, hầu hết là những người lao động nghèo không có vốn liếng, không có việc làm ổn định hoặc không có nghề nghiệp. Bên cạnh đó, bằng nguồn thu đóng góp vào vào ngân sách công ty đã góp phần đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi xã hội công cộng: bệnh viện, trường học, công viên, nhà thiếu nhi... Công ty còn tham gia vào các hoạt động xã hội như xây dựng nhà tình nghĩa, phụng dưỡng bà mẹ Việt nam anh hùng, quỹ khuyến học… Tất cả những hoạt động đó làm cho tấm vé số gắn liền với mục tiêu nhân đạo xã hội.
Tất cả đều vì mục tiêu mà Nghị quyết đại hội Đảng lần thứ XI đã đạt ra là: ‘dân giàu,
nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh’. Thúc đẩy kinh tế phát triển, đóng góp
nhiều vào ngân sách cho Nhà nước, ổn định đời sống nhân dân, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân.
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của XSKT
- Công ty có nhiệm vụ phát hành, tiêu thụ và trả thưởng các loại hình vé kiến thiết theo kế hoạch kinh doanh và theo nhu cầu của thị trường.
- Kinh doanh đúng pháp luật nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam, theo qui định của Bộ Tài chính.
- Tuyên truyền mục đích, ý nghĩa của công tác xổ số đến người dân để nhân dân tích cực tham gia mua vé số.
- Tổ chức xây dựng và quản lý đại lý bán vé XSKT theo quy định của Bộ Tài Chính.
- Nguồn thu từ tích lũy XSKT được đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi xã hội đặc biệt trong y tế và giáo dục.
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiêp
- Hình thức sở hữu vốn: vốn nhà nước
- Lĩnh vực kinh doanh: phát hành vé số kiến thiết.
- Ngành nghề kinh doanh: Xổ số kiến thiết, Dịch vụ du lịch, Khách sạn, Nhà hàng và các dịch vụ vui chơi giải trí khác.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và đầu tư cấp lần đầu ngày 17/9/2010.
- Vốn điều lệ: 65.000.000.000 đồng 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý
Công ty XSKT Khánh Hòa hiện tổ chức bộ máy quản lý có các phòng ban chức năng như sau:
- Chủ tịch Công ty kiêm Giám đốc; - Kiểm sóat viên;
- Phó Giám đốc; - Kế toán trưởng;
- Trưởng, phó phòng nghiệp vụ chuyên môn; Trưởng, phó chi nhánh; Trưởng phó Văn phòng đại diện, 4 phòng chức năng (phòng Kế toán thống kê, phòng Kế họach phát hành, phòng Tổ chức hành chính, phòng Phúc tra), 4 chi nhánh huyện, thị xã và 7 văn phòng đại diện tại các tỉnh miền Trung.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Xổ Số Kiến Thiết Khánh Hòa
Nguồn: Công ty TNHH MTV Xổ Số Kiến Thiết Khánh Hòa
Chủ tịch kiêm giám đốc c.ty
Phó giám đốc
Kiểm soát viên
Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán thống kê Phòng kế hoạch phát hành VP Đà N ẵn g V P Bình Đ ịn h V P Qu ãn g Ng ãi VP P hú Yên VP Gia L ai VP N in h Thu ận CN C am R anh C N Diên K h án h C N Ninh Hò a C N V ạn Ninh V P Đak L ak Phòng phúc tra VP Hu ế
2.1.4.1 Chủ tịch kiêm giám đốc công ty
- Thực hiện nhiêm vụ và quyền hạn chung quy định tại điều lệ công ty XSKT Khánh Hòa.
- Quyết đinh tất cả những vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý hoạt động của công ty.
- Quyết định bổ nhiệm tuyển dụng, điều động, khen thưởng theo quyết định. - Ký thông báo kết quả quay số mở thưởng.
- Trực tiếp chỉ đạo phòng Kế toán thống kê và phòng Tổ chức hành chính. - Trực tiếp theo dõi các đơn vị sau: văn phòng đại diện tại các tỉnh Ninh Thuận, Gia Lai, Đăklak, Đaknông. Sinh hoạt tại phòng Tổ chức hành chính.
2.1.4.2 Phó giám đốc công ty
- Thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của công ty khi giám đốc đi vắng. - Tham gia cùng giám đốc điều hành các hoạt động của công ty.
- Tham mưu cho giám đốc các vấn đề lien quan trong quá trình chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiêm vụ Nhà nước giao tại công ty.
- Được ủy quyền của giám đốc giải quyết cac công việc sau:
+ Ký các chứng từ kế toán liên quan đến trả thưởng cho người trúng thưởng. + Ký các chứng từ lien quan đến công tác phúc tra vé trúng thưởng.
+ Ký thông báo phát hành vé số bóc. + Theo dõi thu hủy vé số.
+ Trưởng ban thanh lý tài sản cơ quan.
- Trực tiếp chỉ đạo phòng Kế hoạc phát hành và phòng Phúc tra.
- Trực tiếp theo dõi các đơn vị sau: Văn phòng đại diện tại Huế, Đà Nẵng, Bình Định, Phú Yên, Quãng Ngãi, Quãng Nam.
- Sinh hoạt tại phòng Kế hoạc phát hành. 2.1.4.3 Kế toán trưởng
- Thực hiện chức năng được Nhà nước quy định tại luật kế toán, luật thống kê và điều lệ kế toán.Tham gia hoạt động trong ban lãnh đạo công ty để bàn biện pháp điều hành các hoạt động của công ty trong lĩnh vực tài chính – kế toán một cách có hiệu quả nhất,thực hiện tốt các chế độ, chính sách Nhà nước đã ban hành.
- Có nhiệm vụ tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực sau:
+ Công tác hạch toán, thanh toán,quyết toán và kiểm toán các khản chi phí lien quan đến hoạt động công ty, chế độ chinh sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước và của công ty.
+ Các khoản trích nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo quy đinh, thanh toán và thu hồi đúng,kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả của công ty. Hạch toán,phân chia lợi nhuận, côt tức của công ty theo đúng quy định. Công tác trả thưởng cho người trúng thưởng.
+ Nghiên cứu soạn thảo,tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến hợp đồng kinh tế của công ty với tổ chức và cá nhân liên quan đên hoạt động của công ty.
+ Chịu trách nhiệm cùng giám đốc quản lý sử dụng các nguồn vốn của công ty hợp lý,có hiệ quả, đúng mục đích, đúng pháp luật. Tham mưu giám đốc thực hiện nghiêm chỉnh các pháp lệnh, nghị định của chính phủ, các quyết định thông tư của Bộ, ngành và các quy chế của công ty liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán đối với mọi hoạt động của công ty.
2.1.4.4 Kiểm soát viên
- Thực hiện quyền và nhiệm vụ theo điều lệ công ty và luật doanh nghiệp. - Tham mưu cho giám đốc những vấn đề cần phải hiệu chỉnh, bổ sung nhằm thực hiện tốt các chế độ, chính sách Nhà nước trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Trực tiếp theo dõi các chi nhánh trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa. - Sinh hoạt tại Phòng phúc tra.
2.1.4.5 Phòng Kế hoạch – phát hành Chức năng:
Tham mưu giúp Giám đốc Công ty xây dựng chiến lược phát triển xổ số trung