I. Nội dung công việc giao khoán
ơng mại và Chuyển giao công nghệ Nhất Tuấn
3.3.6. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chiphí sản xuất sản phẩm xây lắp.
phẩm xây lắp.
Bên cạnh việc hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nhằm tính đúng và chính xác giá thành của từng công trình thì việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí sản xuất để giảm bớt giá thành sản phẩm cũng là một nhiệm vụ không thể thiếu của quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Quá trình quản trị chi phí này phải đợc thể hiện trong tất cả các khâu từ khâu lập dự toán đến thực hiện và kiểm tra sau thực hiện.
Về công tác lập dự toán cho các công trình.
Lập dự toán là điều vô cùng cần thiết và không thể thiếu trong hoạt động xây lắp bởi đó là cơ sở cho việc triển khai thi công. Để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm xây lắp, đòi hỏi công tác xây dựng định mức chi phí phải thật hợp lý, phù hợp với các điều kiện cụ thể của từng côgn trình và năng lực của Công ty. Muốn vậy, Công ty phải thờng xuyên cập nhật giá cả thị trờng về đơn giá vật liệu, đơn giá nhân công... đặc biệt trong giai đoạn giá cả thị trờng biến động thất thờng nh hiện nay. Đồng thời, căn cứ vào các công trình mà Công ty đã thi công trong những điều kiện tơng tự để Công ty có thể đa ra một dự toán phù hợp nhất. Các mức dự toán phải đợc xây dựng một cách chi tiết bao nhiêu càng dễ dàng và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát chi phí bấy nhiêu. Trong quá trình thi công, các cán bộ kỹ thuật, giám sát thi công phải thờng xuyên giám sát tình hình thực hiện định mức chi phí của từng tổ đội để có sự điều chỉnh, bổ sung kịp thời cho phù hợp với từng công trình. Tuy nhiên, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm phải luôn đi đôi với việc đảm bảo chất lợng công trình.
Về tổ chức thực hiện thi công công trình Tỏ chức quản lý thi công các công trình
Với đặc thù hoạt động của ngành xây lắp là địa bàn hoạt động rộng, phân tán, điều này khiên công tác quản lý của Công ty trở nên vô cùng khó khăn đặc biệt là với các tổ, đội thi công trực thuộc Công ty. Ngoài việc phân công các cán bộ thờng trực tại công trờng, chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động thi công công trình, Công ty cũng nên thờng xuyên cử thêm các cán bộ đột xuất xuống công trình để kiểm tra. Công ty cần thực hiện nghiêm túc quy trình quản lý theo tiêu chuẩn của hệ thống chất lợng ISO 9001-2000 ứng dụng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, chú trọng tới việc nâng cao chất lợng nguồn nhân lực đặc biệt là các cán bộ quản lý.
Ngoài ra, Công ty phải tăng cờng công tác quản lý kỹ thuật và an toàn lao động để tránh đợc các thiệt hại, rủi ro không đáng có, nâng cao chất lợng công trình. Công ty phải lập và thoả thuận biện pháp thi công với các tổ đội trớc khi tiến hành thi công đồng thời khuyến khích các sáng kiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợng công trình và hạ giá thành sản phẩm.
Trớc tiên để khắc phục tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, Công ty cần tổ chức tốt công tác bảo quản nguyên vật liệu trong qúa trình thi công. Vật t phải đợc bảo quản cẩn thận trong các kho bãi và trong điều kiện môi trờng phù hợp để đảm bảo chất l- ợng, tình trạng hao hụt. Vật t thu mua nên dựa trên định mức dự toán, thờng xuyên so sánh số dự toán với số thực tế để đảm bảo số vật tự dùng đủ. Đặc biệt đối với các vật t mua về không thể nhập kho mà vận chuyển luôn đến chân công trình nh cát, đá, sỏi.... các đội thi công cần căn cứ vào khối lợng định thi công và nhu cầu sử dụng trong ngày để có kế hoạch thu mua hợp lý, tránh tình trạng mua nhiều, không quản lý đợc gây mất mát và thiệt hại.
Một vấn đề nữa là các tổ, đội phải đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất đúng mức. Mỗi đội phải có nhân viên phụ trách kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu sao cho nguyên vật liệu dùng dù cho thi công, ngăn chặn kịp thời nh- ng hành vi cố ý bớt xén nguyên vật liệu làm giảm chất lợng công trình. Đây là vấn đề đang nổi lên trong ngành xây dựng hiện nay. Các nhân viên kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra khối lợng công việc thi công có đạt chất lợng hay không. Khi phát hiện ra sai phạm, nhân viên kỹ thuật phải có biện pháp cứng srắn với những hành động cố tình làm thất thoát nguyên vật liệu. Nếu công việc thi công không đảm bảo đầy đủ yêu cầu kỹ thuật thì phải làm lại và khi đó có những hình thức xử phạt thích đáng. Vì vậy, việc xây dựng đội ngũ cán bộ kỹ thuật vừa có trình độ, vừa trung thực là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty.
Bên cạnh đó, chất lợng vật liệu cũng là một yếu tố quan trọng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm. Để nâng cao chất lợng nguyên vật liệu thu mua các đội cần thực hiện tốt mối quan hệ với nhà cung cấp có uy tín. Công ty có thể giúp đỡ các tổ đội trong vấn đề này dựa trên mối quan hệ lâu năm của mình. Nếu có đợc những nhà cung cấp uy tín, chất lợng nguyên vật liệu tốt thì chất lợng thi công cũng nh hiệu quả thi công sẽ đợc đảm bảo.
Tiết kiêm chi phí nhân công.
Chi phí nhân công là khoản chi phí chiếm tỷ lệ tơng đối lớn trong tổng chi phí. Do đó việc giảm bớt đợc chi phí này thì Công ty cần có những chính sách phù hợp. Công ty nên thực hiện theo dõi chặt chẽ qúa trình làm việc của công nhân theo từng bộ phận phòng ban và các tổ đội, đồng thời để sử dụng một cách có hiệu quả nguồn lao đọng, Công ty nên tổ chức những lớp học hớng dẫn nâng cao tay nghề, trình độ. Ngoài ra, Công ty nên có các chính sách khen thởng kịp thời đối với những cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việ nhằm khuyến khích ngời lao động cống hiến hết mình cho Công ty.
Tiết kiệm chi phí sử dụng máy thi công.
Cụng ty CPTM và CGCN Nhất tấn đã rất cố gắng trong việc đầu t máy móc, trang thiết bị thi công hiện đại, đồng bộ nhằm nâng cao năng suất lao động và đẩy nhanh tiến độ thi công. Tuy nhiên, việc sử dụng máy móc chỉ đảm bảo hiệu quả tối đa khi
khai thác hết công suất thiết kế của máy, do đó Công ty nên cùng với các tổ, đội lập kế hoạch điều động máy thi công hợp lý cho từng công trình. Tổ chức điều động máy thi công sao cho giảm tối đa thời gian máy chết, bảo dỡng máy thờng xuyên, tránh tình trạng để h hỏng nặng. Công ty có thể thực hiện mua bảo hiểm cho các máy thi công. Đây cũng là một biện pháp mà đang đợc khá nhiều các doanh nghiệp áp dụng. Với những máy thi công đã lạc hậu cần tiến hành thanh lý kịp thời. Ngoài ra, với máy thi công thuê ngoài, Công ty chỉ nên thực hiện khi thực sự cần thiết và phải sử dụng cho có hiệu quả với đồng vốn đi thuê.
Tiết kiệm chi phí sản xuất chung của công trình.
Chi phí sản xuất chung là loại chi phí tổng hợp của nhiều yếu tố chi phí khác nhau mà mỗi yếu tố chi phí lại có các chứng từ liên quan khác nhau nên đôi ki khó kiểm soát. Do đó, công tác quản lý chứng từ cần đợc chú trọng nhằm tránh tình trạng các chứng từ giả mạo, chứng từ khống để khai tăng chi phí thu lợi của nhân viên. Mặt khác, Công ty cần kiểm soát các khoản chi phí chung này theo định mức để tránh các chi phí phát sinh qúa mức cần thiết. Đồng thời, Công ty cũng nên tiến hành so sánh, đánh giá từng loại chi phí qua các thời kỳ khác nhau để tìm ra những biến động bất th- ờng, xác định nguyên nhân và có sự điều chỉnh thích hợp.
Về công tác kiểm tra, phân tích, đánh giá sau khi thi công.
Đây là một công việc rất quan trọng đối với công tác quản trị chi phí và nó là nhiệm vụ của kế toán quản trị chi phí và gía thành.Tuy nhiên cha có chú trọng thích đáng của Công ty. Do vậy, em kiến nghị Công ty nên quan tâm đến việc hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí và gía thành.
Thứ nhất, sau mỗi quỹ, Công ty nên lập bảng phân tích gía thành từng công trình
theo các khoản mục phí giữa thực hiện và dự toán để thấy đợc sự biến động của từng khoản mục (mẫu biểu số 2,36), xác định nguyên nhân để từ đó có những biện pháp điều chỉnh cần thiết. Cụ thể, nếu chi phí tăng lên là do đơn giá tăng thì phải tìm hiểu đợc nguyên nhân là do gía cả thị trờng tăng chung hay do các tổ, đội đi mua đã cố tình liên hệ với các nhà cung cấp theo ý chủ quan của mình, đẩy giá lên để kiếm lợi riêng. Nếu do gía cả thị trờng tăng thì Công ty cần điều chỉnh lại dự toán cho phù hợp, còn nếu là do nhân viên cố tình mua với gía đắt thì Công ty nên có những quy định cụ thể về qúa trình thu mua vật t nh: Công ty chỉ cho phép các tổ, đội mua hàng của các nhà cung cấp có uy tín mà Công ty đã giao dịch và gía cả phải đợc xét duyệt, trong trờng hợp muốn mua của nhà cung cấp khác cần có sự đồng ý từ lãnh đạo Công ty...
Thứ hai, nhà quản lý muốn có thông tin tối u nhất đề ra các quyết định sáng suốt
trong qúa trình sản xuất kinh doanh thì phải thấu hiểu mối quan hệ giữa chi phí với khối lợng xây lắp. Theo mói quan hệ này, chi phí sản xuất đợc phân loại theo cách ứng xử của chi phí. Theo đó, chi phí sản xuất chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Mục đích của cách phân loại này là nhằm xác định đợc chi phí nào là chi phí biến đổi cùng với khối lợng sản phẩm, chi phí nào là chi phí không thay đổi, qua đó có sự kiểm soát chặt chẽ, tiết kiệm chi phí. Trong hoạt động xây lắp, việc phân loại chi phí
theo cách này là tơng đối phức tạp. Tuy nhiên, có thể phân loại một cách tơng đối nh sau:
Biểu 3.7: Phân loại chi phí sản xuất theo cách ứng xử của chi phí
Khoản mục phí Tài khoản Biến phí Định phí CP hỗn hợp 1. CPNVL trực tiếp
2.CPNC trực tiếp 3. CP sử dụng MTC 3.1.MTC của Công ty - CP Nhân công máy - CP Nhiên liệu máy - CP Khấu hao máy - CP Dịch vụ mua ngoài, CP bằng tiền khác 3.2. MTC thuê ngoài 4. CP sản xuất chung - CP Nhân viên quản lý -CP vật liệu, CCDC - CP khấu hao TSCĐ
- CP dịch vụ mua ngoài, CP bằng tiền khác
Thứ ba, trên cơ sở cách phân loại chi phí nh vậy, kế toán quản trị tiến hành phân
tích mối quan hệ giữa chi phí- khối lợng- lợi nhuận. Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lợng- lợi nhuận là xem xét mối quan hệ giữa các nhân tố gía bán, sản lợng, chi phí cố định, chi phí biến đổi và sự tác động của chúng tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích mối quan hệ này có ý nghĩa quan trọng trong việc ra các quyết định nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Thứ t, Công ty nên hoàn thiện hệ thống báo cáo nội bộ về quản trị chi phí sản xuất
và gía thành trên cơ sở tập hợp toàn bộ thông tin trong doanh nghiệp. Công ty nên lập thêm các báo cáo chi phí sản xuất theo bộ phận (tức theo từng công trình) dới góc độ chi phí là các biến phí và định phí (mẫu biểu số 3.8), Ngoài ra, để đánh giá tình hình sử dụng chi phí, Công ty nên lập báo cáo phản ánh một số chỉ tiêu nh : tỷ lệ từng khoản mục chi phí/ tổng doanh thu công trình, tỷ lệ của từng khoản mục chi phí/ lợi nhuận gộp của công trình...
Biểu 3.8: Báo cáo chi phí theo bộ phận
Chỉ tiêu Tổng cộng CT. A CT.B … 1. Doanh thu bộ phận