I. Nội dung công việc giao khoán
ơng mại và Chuyển giao công nghệ Nhất Tuấn
3.3.6. Một số giải pháp hoàn thiện chung
Quy định về luân chuyển chứng từ.
Với đặc thù của hoạt động xây lắp là địa bàn hoạt động rộng cho nên việc luân chuyển chứng từ bị chậm trễ là điều không thể tránh khỏi. Chứng từ gửi về chậm dẫn đến công việc dồn vào cuối kỳ, do đó việc hạch toán nhiều khi không chính xác, có những sai sót không đáng có nh ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phục vụ quá trình ra quyết định và ảnh hởng đến việc xác định kết quả kinh doanh.
Vì vậy, để khắc phục tình trạng này Công ty cần đa ra những quy định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ. Cụ thể, đối với các công trình trong phạm vi gần thì định kỳ khoảng nửa tháng tập hợp chứng từ một lần và nộp về Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Còn đối với các trình ở xa, điều kiện đi lại khó khăn thì một tháng tập hợp chứng từ một lần. Trong trờng hợp mà kế toán đội không thể thực hiện giao nộp chứng từ gốc theo định kỳ nh quy định, kế toán có thể gửi chứng từ fax đê kế toán Công ty làm cơ sở hạch toán và khi đó, kế toán đội phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung của chứng từ fax. Sau đó, khi chứng từ gốc đợc gửi về, kế toán Công ty phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra lại so với chứng từ fax đã đợc gửi. Và để cho những quy định này đựơc thực hiện một cách nghiêm túc thì Công ty cũng nên có các biện pháp khen thởng và kỷ luật đối với cá nhân có trách nhiệm liên quan đến quá trình giao nộp chứng từ.
Nâng cao trình độ và ý thức công việc cho kế toán đội.
Có thể nói vai trò của kế toán đội, kế toán công trình trong các đơn vị xây lắp là hết sức quan trọng. Bởi đó là những ngời đảm nhận trách nhiệm thực hiện một trong các giai đoạn của công tác kế toán là giai đoạn hạch toán ban đầu, tạo cơ sở cho các giai đoạn ghi sổ và lập báo cáo tiếp theo. Việc tập hợp chi phí sản xuất đúng và chính xác chỉ có thể thực hiện trên cơ sở các chứng từ ban đầu đợc hạch toán đúng. Mặt khác, kế toán đội còn đóng vai trò là chốt kiểm tra sự minh bạch của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của chứng từ để hạn chế tình trạng nhân viên thông đồng biển thủ tài sản của doanh nghiệp. Do vậy, Công ty cần thờng xuyên cho các kế toán đội đi học để nâng cao trình độ nghiệp vụ, hoặc tuyển thêm ngời có trình độ vững đảm nhận công việc để bảo đảm công tác tập hợp chứng từ, hạch toán ban đầu đợc chính xác. Hơn nữa, kế toán đội là một công việc vất vả, thờng xuyên phải đi xa, điều kiện làm việc khó khăn. Để khích lệ tinh thần làm việc, Công ty phahỉ có chế độ đãi ngộ hợp lý nh nâng lơng, thởng...
Phân công lao động hợp lý giữa kế toán đội và kế toán Công ty.
Kế toán trờng toàn Công ty nên có sự điều chỉnh hợp lý nhằm giảm bớt công việc cho kế toán Công ty. Trên cơ sở nâng cao trình độ cho các kế toán công trình, Công ty có thể giao cho họ trách nhiệm lập thêm một số chứng từ mà hiẹn nay kế toán Công ty đang làm nh Bảng tính lơng công nhân thuê ngoài, Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công thuê ngoài...