Rủi ro 1: Nhà xuất khẩu không thực hiện đúng những quy định trong L/C dẫn đến thời gian giao hàng chậm so với quy định của L/C do không chuẩn bị hoặc thu gom hàng kịp.
- Nguyên nhân: Do không kiểm tra L/C kỹ trước khi chấp nhận thực hiện hoặc không đánh giá chính xác khả năng thực hiện L/C của bản thân.
- Đánh giá: Đây là rủi ro thường gặp đối với những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thiếu kinh nghiệm hoặc khi doanh nghiệp gặp phải trường hợp bất khả kháng do những tác nhân bên ngoài như tình hình chính trị, thiên tai….
- Biện pháp: Thực hiện kiểm tra kỹ L/C trước khi thực hiện, dùng kinh nghiệm để ước tính thời gian chuẩn bị hàng và gom hàng, thời gian đưa hàng lên tàu. Sau đó, đối chiếu với quy định của L/C xem doanh nghiệp có thể hoàn thành việc giao hàng này đúng thời gian quy định hay không. Nếu không thể, công ty cần thực hiện tu chỉnh L/C trước khi thực hiện giao hàng.
Các nội dung trong LC cần kiểm tra kĩ bao gồm:
+ Số hiệu, địa điểm và ngày mở LC: Là căn cứ để xem khách hàng có mở đúng hạn hay không.
+ Ngân hàng mở LC: Công ty yêu cầu ngân hàng thông báo kiểm tra hộ tính chân thật của ngân hàng mở LC đề phòng đây là ngân hàng ma, có thể mất trắng giá trị lô hàng. Đồng thời công ty cần kiểm tra LC có được mở tại ngân hàng như đã thỏa thuận không.
+ Tên, địa chỉ của người thụ hưởng, người mở LC. + Loại LC, trị giá LC.
+ Thời hạn hết hiệu lực của LC: đây là một khoảng mục rất quan trọng, là căn cứ để thanh toán tiền hàng. Ngày hết hiệu lực của LC phải sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lí đảm bảo thời gian lập và kiểm tra chứng từ cùng với
thời gian lưu giữ và giữ bộ chứng từ đến ngân hàng mở LC hoặc ngân hàng được chỉ định.
Hiện nay, thời gian công ty lập một bộ chứng từ khoảng 3-4 ngày và thời gian lưu giữ chứng từ tại ngân hàng Vietcombank là 2 ngày, chứng từ được chuyển từ Việt Nam đi nước ngoài mất khoảng 3-4 ngày.
+ Ngày giao hàng, cảng đi, cảng đến
+ Mô tả hàng hoá: cần đối chiếu với hợp đồng cho phù hợp về các khoản như tên hàng, trọng lượng, giá cả…
+ Bộ chứng từ yêu cầu thanh toán: khi nhận LC công ty cần kiểm tra kĩ quy định về bộ chứng từ ở các nội dung sau: loại chứng từ; số lượng bản chính, bản sao; cơ quan xác nhận chứng từ…
Đặc biệt chú ý đến thời hạn muộn nhất phải xuất trình chứng từ, cách thức thanh toán (phù hợp với hợp đồng).
Sau khi kiểm tra LC, nếu thấy không phù hợp, công ty gửi lại nhà nhập khẩu và yêu cầu chỉnh sửa lại. Nếu thấy phù hợp, công ty đánh điện đồng ys và tiến hành tổ chức sản xuất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo quy cách hàng hoá như đã thỏa thuận.
Rủi ro 2: Chuyên chở hàng hóa không đúng quy định của L/C dẫn tới: + Chuyển tải hàng hóa
+ Giao hàng từng phần
- Nguyên nhân: Do không kiểm tra L/C kỹ trước khi thực hiện, không tu chỉnh L/C khi thấy không thể thực hiện đúng yêu cầu.
- Đánh giá: Đây củng là một rủi ro đáng tiết hay xảy ra mà nguyên nhân xuất phát từ chính bản thân nhà xuất khẩu.
- Biện pháp:
+ Trường hợp chuyển tải hàng hoá
Khảo sát tuyến vận tải ngay sau khi ký hợp đồng Thuê tàu chuyến nếu hàng nhiều
Tu chỉnh L/C nếu cần
+ Trường hợp giao hàng từng phần
Trước hết phải đọc kỹ để nắm vững yêu cầu của L/C Cho phép giao hàng làm mấy lần
Thời gian giao hàng mỗi lần Khối luợng hàng giao mỗi lần
Rủi ro 3: Chuẩn bị hàng hóa không đúng yêu cầu của hợp đồng
- Nguyên nhân: Không đọc kỹ L/C, đánh giá không đúng khả năng thực hiện của bản thân.
- Đánh giá: Công ty cần chú ý đến loại rủi ro này ngày từ khâu ký hợp đồng ngoại thương khi thoả thuận về hàng hoá được giao.
- Biện pháp:
+ Đọc kỹ, mua và chuẩn bị hàng đúng yêu cầu của hợp đồng + Thực hiện tu chỉnh L/C nếu cần
Rủi ro 4: Do không xuất trình đuợc bộ chứng từ theo đúng quy định L/C - Nguyên nhân:
+ Không hiểu rõ yêu cầu của L/C
+ Trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu chưa cao + Thiếu hiểu biết về các thông lệ quốc tế
+ Đối tác thiếu thiện chí thanh toán - Biện pháp:
+ Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ + Làm ăn với đối tác có thiện chí
+ Thỏa thuận ngay với nhà nhập khẩu những chứng từ cần xuất trình ngay khi ký hợp đồng ngoại thuơng.
+ Đọc, nghiên cứu kỹ những quy định của L/C đối với bộ chứng từ + Thực hiện tu chỉnh L/C nếu cần
+ Đặc biệt, cần nghiên cứu kỹ những rủi ro sai sót thuờng gặp đối với từng chứng từ. Cụ thể như sau:
Kiểm tra hối phiếu:
Hối phiếu có giá trị thanh toán là hối phiếu bản gốc, có chữ ký của người ký phát trên hối phiếu.
Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L hay không vì sau khi giao hàng, nhà XK hoàn tất toàn bộ chứng từ rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền. Ngoài ra, ngày ký phát hối phiếu phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong khoảng trị giá của L/C và phải trả bằng 100% trị giá của hoá đơn. Tuy nhiên, nhà xuất khẩu phải căn cứ theo các điều khoản quy định trong “Điều lệ và cách thực hành thống nhất về TDCT” (UCP) phiên bản mà trong L/C dẫn chiếu đến. Ví dụ theo điều 39a, 39b UCP - 600 có quy định về mức dung sai của số tiền, số lượng, đơn giá trong L/C. Những từ "độ khoản", "xấp xỉ", "độ chừng" hoặc những từ tương tự được dùng để nói về số tiền, số lượng hoặc đơn giá ghi trong tín dụng thư thì được hiểu là cho phép xê dịch hơn kém không quá 10% số tiền, số lượng hoặc đơn giá mà các từ ấy đề cập đến.
Trừ khi L/C quy định không được giao hàng nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng quy định, một dung sai 5% hoặc kém có thể được chấp nhận, miễn là số tiền phải trả không được vượt quá số tiền L/C. Dung sai này không áp dụng khi tín dụng thư quy định số lượng tính bằng đơn vị bao, kiện hoặc đơn vị chiếc. Như vậy, việc kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu còn tuỳ thuộc vào điều kiện dung sai cho phép đối với số lượng, đơn giá mà L/C quy định.
Nếu L/C quy định giao hàng từng phần, số tiền của hối phiếu phải đáp ứng với giá trị của lô hàng giao trong lần đó, và tổng giá trị của các lô hàng không được vượt quá giá trị của L/C.
Đối với số tiền ghi trên hối phiếu, nếu không ghi số thì căn cứ vào chữ, còn nếu số tiền bằng số khác số tiền bằng chữ thì cũng căn cứ vào chữ.
Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có giống như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi "At sight" nếu là thanh toán trả ngay hoặc "At .... days sight" nếu là thanh toán có kỳ hạn.
Kiểm tra các thông tin về các bên có liên quan trên bề mặt hối phiếu bao gồm tên và địa chỉ của người ký phát, người trả tiền.
Kiểm tra số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu có đúng hay không ? Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa ? Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau của hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo. Ký hậu có thể là ký hậu theo lệnh hoặc ký hậu để trống, việc ký hậu phải vô điều kiện và ULB 1930 không cho phép ký hậu một phần số tiền hối phiếu.
Chú ý một số bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hối phiếu:
Thiếu hoặc không chính xác về tên, địa chỉ của các bên liên quan. Hối phiếu chưa được ký hậu.
Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.
Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng giá trị của hoá đơn.
Kiểm tra hoá đơn thương mại (thông thường có 3 bản gốc):
Kiểm tra số bản xuất trình có đúng quy định L/C không.
Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số Fax ... so với nội dung L/C quy định có phù hợp không?
Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không ? Một khi hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập "Commercial invoice issued by third party in accepable".
Mô tả hàng hoá trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không ? Ta cần dựa trên các nguồn luật điều chỉnh để tiến hành việc kiểm tra. Chẳng hạn như điều 37c UCP 600 quy định: "Việc mô tả hàng hoá trong hoá đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong tín dụng thư. Trong tất cả các chứng từ khác hàng hoá có thể được miêu tả chung chung nhưng không được mâu thuẫn với miêu tả hàng hoá trong tín dụng thư".
Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có đầy đủ chính xác theo quy định của L/C hay không và mẫu thuẫn với các chứng từ khác hay không. Cần chú ý các mục số lượng, trọng lượng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ hay không như phiếu đóng gói (Packing list), vận đơn đường biển (B/L) hoặc vận đơn đường hàng không (Airway Bill) hay không ?
Nếu giao hàng từng phần (Partial Shipment) thì số lượng hàng hoá được giao và đơn giá có phù hợp với quy định của L/C hay không ? Tổng trị giá của các hoá đơn được phép ít hơn trị giá của L/C nhưng phải tuân thủ theo điều khoản của UCP mà trong L/C dẫn chiếu đến, quy định về khoản chênh lệch được phép trong số tiền của tín dụng thư. Chẳng hạn như theo điều 39bUCP 600 quy định về khoản chênh lệch được phép trong số tiền của tín dụng thư là 5%. Nếu L/C không cho phép giao hàng từng phần, theo điều 39a UCP 600, tổng trị giá hoá đơn có thể chênh lệch so với trị giá L/C đến 10% nếu trong thư tín dụng có các từ "about", "approximately", "circa"... hoặc các từ tương tự.
Kiểm tra hoá đơn về các dữ liệu mà ngân hàng đã đề cập trong thư tín dụng như: hợp đồng mua bán, quota, giấy phép xuất nhập khẩu ... và các thông tin khác ghi trong hoá đơn như: số L/C, loại và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với các chứng từ khác hay không?
Chú ý những bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hoá đơn thương mại:
Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn (C/I) khác với L/C và các chứng từ khác.
Số bản hoá đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của thư tín dụng.
Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng góp và ký mã hiệu hàng hoá trên hoá đơn không chính xác với nội dung L/C.
Không có chữ ký theo quy định của L/C.
Các dữ kiện về vận tải hàng hóa không phù hợp với vận đơn đường biển (B/L). Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.
Kiểm tra vận đơn đường biển:
Kiểm tra số bản chính được xuất trình: Tùy vào mức độ ký quỹ của người nhập khẩu mà ngân hàng phát hành yêu cầu phải xuất trình trọn bộ vận đơn hoặc xuất trình 2/3 bộ vận đơn (full set of B/L or 2/3 B/L).
Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vận đơn đường thuỷ, vận đơn đa phương thức. Căn cứ vào quy định của thanh toán viên của ngân hàng kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp không.
Kiểm tra mục người gửi hàng (Shipper): Tên và địa chỉ của người gửi hàng, người gửi hàng thường là người thụ hưởng. Ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải trên đó một bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như vậy.
Kiểm tra mục người nhận hàng (Consignee): Đây là mục quan trọng trên vận đơn đường biển (B/L) và luôn được quy định rõ trong L/C.
Kiểm tra mục thông báo (Notify): Trong L/C thường quy định "Notify applicant" tức thông báo cho người mở L/C, mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy đủ của người làm giấy đề nghị mở L/C.
Kiểm tra tên cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không ? Theo điều 23a mục iii UCP 600 quy định, thì trên B/L nội dung mục Port of Loading có thể khác với mục Place of Receipt và mục Port of Discharge khác với mục Place of Delivery nhưng hai mục đó phải phù hợp với quy định trong L/C.
Kiểm tra nội dung hàng hóa được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không. Nội dung được kiểm tra bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá. Đặc biệt ngân hàng chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá được ghi trên thùng hàng, số hiệu container hoặc số hiệu lô hàng được gửi lên tàu so với nội dung L/C và Packing List.
Kiểm tra đặc điểm của vận đơn:
Vận đơn đã xếp hàng (Ship on board B/L), vận đơn này xác nhận hàng đã được xếp xong lên tàu.
Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L). Vận đơn này
cho thấy hàng mới chỉ được giao cho người chuyên chở, chứ chưa tiến hành xếp hàng. Loại vận đơn này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán khi có sự chấp thuận và từ chối của người nhập khẩu.
Căn cứ vào thực trạng hàng đã giao, vận đơn có 2 loại: Vận đơn hoàn hảo (Clean on board B/L)
Vận đơn không hoàn hảo (Unclean on board B/L)
Kiểm tra mục cước phí có phù hợp với quy định của L/C hay không ? Ở Việt Nam hàng hoá được nhập khẩu chủ yếu được thực hiện theo điều kiện giao hàng là CIF và CFR nên hầu hết các L/C đều quy định cước phí trả trước "Freight Prepaid". Nếu vận tải đơn quy định cước phí phải thu "Freight Collect" thì người nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ như vậy.
Kiểm tra ngày ký vận đơn xem có hợp lệ hay không ?
Các sửa đổi, bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu, đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C, ngày mở L/C và các chứng từ khác như hoá đơn, hợp đồng ...
Chú ý những bất hợp lệ thường gặp ở vận đơn đưởng biển:
Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp theo quy định của L/C.
Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận bao gồm chữ ký và