2.3.2.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nội dung
Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 50 -65% trong tổng giá thành sản phẩm, cho nên việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt để xác định lượng tiêu hao vật tư trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành sản phẩm xây lắp. Vì vậy, công ty rất quan tâm đến việc hạch toán khoản mục chi phí này.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ chi phí về vật liệu chính, vật
Vật liệu xây dựng.
- Nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt, thép, cát, sạn , gạch… - Vật liệu phụ: đinh, kẽm, vôi , keo…
Vật kết cấu: bê tông đúc sẳn…
Công cụ luân chuyển: ván khuôn, đà giáo,…
Các thiết bị đi kèm: thiết bị vệ sinh, thông gió, chiếu sáng…
Công ty cổ phần XL và VLXD Khánh Hòa tập hợp chi phí của từng công trình theo từng sổ riêng và sổ chung của công trình hay HMCT. Do mỗi một công trình đều được hoạch định theo dự toán trước nên nguyên vật liệu mua về hầu như đều được sử dụng hết theo định kỳ đã định, ít có vật liệu dư thừa. Vật tư mua thường được đưa thẳng ra công trường để hạn chế chi phí vận chuyển từ kho này sang kho khác.
Khi tiến hành công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa, công ty đã giao cho đội thi công số 3 thực hiện. Căn cứ vào dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao vật tư để tính toán lượng vật tư cần thiết phục vụ cho sản xuất có xác nhận của chỉ huy trưởng và kỹ thuật viên để lập kế hoạch mua vật tư cho công trình. Vật tư mua về và được bảo quản tại kho chân công trình. Chỉ huy trưởng sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng cũng như chủng loại vật tư phục vụ sản xuất thi công. Căn cứ vào lượng thực nhập để sử dụng vào công trình, khi nào có nhu cầu sử dụng vật tư, sẽ tiến hành xuất kho sử dụng.
Các nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công trình bao gồm:
Nguyên vật liệu được xuất từ kho công ty.
Nguyên vật liệu mua ngoài chuyển thẳng đến kho công trình.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Cách tính giá nhập kho và giá xuất kho:
Giá nhập kho:
Giá
nhập
kho
= Giá mua + Chi phí vận
chuyển
Chi phí
liên quan khác
Các khoản chiết
khấu, giảm giá
hàng bán
=
Giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Đơn giá xuất Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ
Kho bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ
Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm.
Nhược điểm : Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung.
Chứng từ, sổ sách sử dụng.
Phiếu yêu cầu vật tư
Phiếu nhập kho ( mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 –VT) Hợp đồng , hóa đơn
Bảng kê sử dụng vật tư Hợp đồng giao khoán nội bộ Giấy đề nghị thanh toán Sổ chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Số chi tiết TK 621, TK 152.... Sổ cái TK 152, TK 621...\ Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 621B-A692 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cải tạo bệnh viện Ninh Hoà. Các tài khoản liên quan: 152, 133,331,141...
Quy trình luân chuyển chứng từ
TH 1 : Nguyên vật liệu xuất từ kho của công ty.
Giá vật liệu
xuất kho.
Số lượng vật
liệu xuất kho.
Đơn giá bình quân
gia quyền
Giải thích quy trình:
Đội thi công: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tiến độ thi công, người phụ trách lập chứng từ ở đội thi công tiến hành lập phiếu yêu cầu vật tư chuyển lên cho kế toán trưởng hoặc giám đốc.
Kế toán trưởng hoặc giám đốc: Sẽ tiến hành xem xét và ký duyệt, phiếu yêu cầu vật tư đã ký được chuyển cho kế toán vật tư.
Kế toán vật tư: Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư đã ký tiến hành lập PXK. PXK được lập thành 3 liên. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt, phiếu yêu cầu vật tư được lưu tại đây.
PXK sau khi được ký duyệt, 1 liên được chuyển lại cho kế toán vật tư làm căn cứ nhập liệu và phần mềm kế toán sẽ xử lý ghi vào sổ chi tiết, sổ cái 152. 2 liên còn lại chuyển sang cho thủ kho tiến hành xuất kho.
Thủ kho: Sau khi nhận được 2 PXK do kế toán vật tư chuyển qua thủ kho tiến hành xem xét xuất vật liệu, 1 liên của PXK giao cho người nhận vật tư, phiếu còn lại làm căn cứ để ghi thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho thủ kho lưu phiếu xuất kho tại bộ phận để theo dõi.
Kế toán tổng hợp: Cuối tháng căn cứ vào cơ sở dữ liệu của kế toán vật tư tiến hành tập hợp chi phí NVL và tính giá thành công trình., kết thúc quy trình tại đây.
TH 2: Mua nguyên vật liệu chuyển thẳng đến công trình.
LƯU ĐỒ 2.2: ĐỘI MUA NGUYÊN VẬT LIỆU NHỜ CÔNG TY THANH TOÁN
Giải thích quy trình.
Đội thi công: Căn cứ vào tiến độ thi công cùng với tình hình vật liệu tại công trình. Đội trưởng sẽ tiến hành liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng với họ về việc cung cấp vật tư. Sau đó đội thuê người vận chuyển đến công trình. Và nhận chứng từ do nhà cung cấp chuyển đến. Nhân viên được giao tập hợp chứng từ dưới đội sẽ tiến hành tập hợp các chứng từ pháp sinh hàng ngày. Lập giấy đề nghị thanh toán, lập giấy giao nhận chứng từ và chuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán: Sau khi nhận được HDGTGT, giấy đề nghị thanh toán, giấy
giao nhận chứng từ, hợp đồng. Sau đó, chuyển tất cả các chứng từ này cho giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt. Nếu thấy hợp lý, kế toán trưởng, giám đốc sẽ tiến hành ký duyệt. Tất cả các chứng từ này sau khi được ký duyệt bởi giám đốc, kế toán trưởng
Kế toán ngân hàng: Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi gồm 2 liên. Ủy nhiệm chi được chuyển đến cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Cả 2 liên của ủy nhiệm chi đã được ký duyệt chuyển đến cho ngân hàng. Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển 1 liên của ủy nhiệm chi cùng với GBN trả lại cho kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp. Tại đây kế toán ngân hàng tiến hành nhập liệu vào máy. Phần mềm xử lý số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách liên quan như sổ chi tiết 1121, các sổ sách liên quan. Ủy nhiệm chi, GBN sẽ được lưu tại đây theo số.
Kế toán tổng hợp: Cuối tháng chương trình xử lý dữ liệu tự động cập nhật vào các sổ sách chi tiết liên quan, lập bảng kê tính giá thành. Kết thúc quy trình luân chuyển tại đây.
Giải thích quy trình:
Đội thi công: Căn cứ vào tình hình vật tư tại công trình cùng với tiến độ thi công của đội. Đội trưởng sẽ tiến hành lập giấy đề nghị mua vật tư. Giấy đề nghị mua vật tư sau khi được lập chuyển đến cho giám đốc, kế toán trưởng.
Kế toán trưởng, giám đốc: Tại đây giám đốc, kế toán trưởng sẽ tiến hành xem xét và ký duyệt. Giấy đề nghị vật tư đã ký duyệt chuyển tới phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh: Tại đây, sau khi nhận được giấy đề nghị vật tư đã ký, căn
cứ vào đó sẽ liên hệ với các nhà cung cấp và ký hợp đồng về việc cung cấp các vật tư với họ. Sau đó, vật tư sẽ được đưa thẳng đến công trình, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị mua vật tư đã ký chuyển đến kế toán tổng hợp. Còn hợp đồng sẽ lưu tại đây theo số.
Kế toán tổng hợp: Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, giấy đề nghi mua vật tư đã ký tiến hành nhập liệu vào máy. Sau đó chương trình xử lý dữ liệu tự động cập nhật vào sổ sách liên quan, lập bảng kê tính giá thành. Các chứng từ sẽ được lưu tại đây.
Định khoản kế toán.
Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
- Phiếu xuất kho số 38 ngày 05/09/2012: Xuất xi măng Bỉm Sơn cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 8.274.850 Có TK 1521 8.274.850
- Phiếu xuất kho số 39 ngày 07/09/2012: Xuất cát thô cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 6.540.000 Có TK 1521 6.540.000
- Hóa đơn số 009876 ngày 08/09/2012 : Mua thép D6- D8 cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 5.125.100 Nợ TK 1331 512.510 Có TK 33111 5.637.610
- Hóa đơn 00879 ngày 10/09/2012: Mua gạch cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 12.886.360 Nợ TK 1331 1.288.636 Có TK 33111 14.174.996
- Hóa đơn 00754 ngày 11/09/2012 mua sơn cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B- A674 : 9.302.270 Nợ TK 1331 930.227 Có TK 33111 10.232.497
- Phiếu chi 000858 ngày 13/09/2012: Mua xi măng Bỉm Sơn cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B- A674 : 27.980.800 Nợ TK 1331 2.798.080 Có TK 1111 30.778.880
- Phiếu chi số 000862 ngày 13/09/2013 : Mua sơn cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 15.098.900 Nợ TK 1331 1.509.890 Có TK 1111 16.608.790
- Hóa đơn số 000876 ngày 15/09/2012: Mua xi măng cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 18.980.000 Nợ TK 1331 1.898.000 Có TK 11111 20.878.000
- Phiếu chi 00987 ngày 15/09/2012: Mua cát cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 14.009.800 Nợ TK 1331 1.400.980 Có TK 1111 15.410.780
- Hóa đơn GTGT 00872 ngày 16/09/2012: Mua thép D6 cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 12.098.320 Nợ TK 1331 1.209.832 Có TK 33111 13.308.152
- PXK 0098 ngày 17/09/2012: Xuất cát cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 11.980.790 Có TK 1521 11.980.790
- Hóa đơn GTGT 00984 ngày 17/09/2012: Mua sơn cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 621B-A674 12.321.230 Nợ TK 1331 1.232.123 Có TK 33111 13.553.353
TK 331
TK 111
155.342.123
- Ngày 30/9/2012: Kết chuyển tự động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình cải tạo bệnh viện Ninh Hòa.
Nợ TK 154B- A674: 609.971.315 Có TK 621B- A674: 609.971.315 Sơ đồ chữ T ×
Sơ đồ 2.6 : Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình cải tạo bênh viện Ninh Hòa.
Sổ sách, chứng từ minh họa.
Xem phụ lục 3 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 152 TK 621B-A674 TK 154B-A674 719.971.315 97.123.560 TK 112 294.432.430 173.073.202 719.971.315 719.971.315
Nhận xét:
Mặt đạt được :
Việc hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp của công ty tương đối đầy đủ và phù hợp với quy định của bộ tài chính. Vật tư được vận chuyển chủ yếu là theo hợp đồng với nhà cung cấp tới tận chân công trình và thường đưa ngay vào sử dụng, không qua kho của công ty giúp giảm chi phí kho bãi, góp phần giảm giá thành.
Hạn chế:
Việc cung cấp vật tư cho các công trình theo phương thức chuyển thẳng, không có vật tư dự trữ, công ty phải chịu tác động mạnh mẽ của giá cả vật tư nhất là trong điều kiện thị trường không ổn đinh như hiện nay. Làm cho chi phí NVLTT có thể bị đội lên rất nhiều.
Nếu trong trường hợp công ty muốn thay đổi phương án thi công hay đẩy nhanh tiến độ thi công thì công ty sẽ rất khó để đảm bảo được đủ nguyên liệu để thi công. Trong thời gian mua gấp như vậy thì công ty sẽ bị các nhà cung cấp ép giá. Từ đó làm tăng chi phí của công trình đó lên.