Khi hành nghề môi giới, nhà môi giới cần phải có sự nhận định, cảm nhận và đánh giá riêng của bản thân về thị trường bất động sản trong nền kinh tế của đất nước.
Để tiến hành một thương vụ môi giới, nhà môi giới phải tiến hành các bước sau đây:
a) Nhận và thực hiện yêu cầu của khách hàng
Khi người môi giới tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua,… bất động sản, họ phải tuân theo nguyên tắc
chung sau đây:
+ Khách hàng tự do lựa chọn bất động sản nào mà họ muốn giao dịch. Đây chính là nguyên tắc người có tiền được quyền lựa chọn bất động sản mà họ muốn. Người môi giới cần nhận thức rằng có thể trong những bất động sản mà họ đưa khách hàng đi xem sẽ không có bất động sản nào mà khách hàng ưng ý. Bởi lẽ, người môi giới phải đưa họ đến những bất động sản họ cần, bất động sản phù hợp với họ chứ không phải những bất động sản nhà môi giới đang có.
+ Nhà môi giới phải lựa chọn và thiết kế cho mình thương vụ môi giới bất động sản sao cho chính bản thân người môi giới có thể đưa ra được những lời khuyên tư vấn vô tư nhất, khách quan nhưng đồng thời lại có lợi nhất cho khách hàng. Trong giao dịch, nhà môi giới cần phải hạn chế có xung đột, hiểu nhầm và bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Khi có hiểu nhầm giữa nhà môi giới và khách hàng cùng những người có liên quan, họ cần làm rõ ngay để hạn chế những thiệt hại không đáng có sau này. Khi có xung đột về lợi ích kinh tế, nhà môi giới phải có thái độ mềm mỏng nhưng phải cương quyết với vấn đề. Có như vậy, lợi ích và mối quan hệ xã hội sẽ bớt đi những tồn tại không đáng có.
Nhà môi giới là người tự quản lý bản thân, nên có thể từ chối cung cấp dịch vụ môi giới nếu yêu cầu của khách hàng không có căn cứ hoặc những yêu cầu của khách hàng đã vi phạm đạo đức, vi phạm pháp luật hoặc vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Việc từ chối là hoàn toàn có cơ sở khi những yêu cầu của khách hàng là không thể thực hiện được với khả năng chuyên môn, phẩm chất đọa đức và năng lực thực hiện thương vụ.
b) Thu thập thông tin về cung và cầu bất động sản
Môi giới là ngành kinh doanh thuộc lĩnh vực dịch vụ mà thông tin là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng để có thể tiến hành thực hiện các thương vụ. Sở hữu một lượng thông tin dồi dào, cơ bản và đa dạng về bất động sản chính là thế mạnh quan trọng nhất đối với nhà môi giới.
Nguồn cung bất động sản
Thị trường bất động sản là nơi cung cấp hàng hóa bất động sản. Có những dạng cung cơ bản là bán, cho thuê và cho thuê lại. Cung bất động sản tại một thời điểm phụ thuộc vào lượng bất động sản rao bán, cho thuê tại thời điểm đó cộng với số lượng bất
động sản mà chủ sử dụng hủy hợp đồng thuê. Hàng hóa bất động sản bao gồm những nguồn cung sau: Nhà nước; Các cá nhân, tổ chức sở hữu bất động sản; Công ty đầu tư, kinh doanh, phát triển bất động sản; Ngân hàng; Bất động sản ở nước ngoài.
Bất động sản hay các quyền về bất động sản chính là đối tượng chính của thương vụ. Vì vậy, việc tìm kiếm bất động sản, hay nói cách khác là tìm kiếm khách hàng có bất động sản cần bán, cho thuê là một trong những hoạt động đầu tiên của thương vụ. Trách nhiệm của nhà môi giới là phải thu thập thông tin liên quan đến bất động sản trong vùng và trên cả nước để có thể hình thành được kiến thức tổng quan về sự phát triển thị trường bất động sản. Có nhiều nguồn thông tin tiềm năng về bất động sản có thể khai thác. Dưới đây có thể kể ra những nguồn sau:
+ Sách báo phổ thông, Internet: Đây là nguồn thông tin dồi dào, cập nhật nhất về nhu cầu bán, cho thuê bất động sản, đặc biệt là từ internet. Báo "Mua và bán", Tạp chí "Bất động sản", "Thị trường bất động sản", "Thị trường chứng khoán", "Thế giới bất động sản" … rất nhiều thông tin có thể tìm thấy trong những tạp chí đầy mầu sắc trên. Những vấn đề liên quan đến bất động sản luôn "nóng" và được các tạp chí săn đón. Ngoài những thông tin có sẵn, nhà môi giới cũng có thể sử dụng báo chí, internet để đăng tin tìm các loại bất động sản.
+Văn phòng môi giới: Nguồn thông tin phong phú thứ hai chính là từ các đồng nghiệp của nhà môi giới. Mỗi văn phòng môi giới có vùng hoạt động, mối quan hệ riêng nên việc sử dụng các thông tin từ họ sẽ rất thuận lợi cho nhà môi giới. Ở đây cũng cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp cũng như cơ chế làm việc hợp lí giữa các văn phòng môi giới với nhau, giữa văn phòng môi giới với các cơ quan Nhà nước và các tổ chức khác.
+Cơ quan Nhà nước, công ty kinh doanh: Các cơ quan Nhà nước có chức năng quản lí như Bộ Xây dựng, Bộ Đầu tư, Bộ Thương mại... là những nơi có nhiều thông tin về các dự án, công trình bất động sản. Các công ty xây dựng, kinh doanh cũng là nơi có nguồn cung bất động sản lớn.
+Cơ quan đấu giá.
+Đi thực tế: Đây là nguồn thông tin quan trọng thông qua việc đi tìm hiểu thực tế để phát hiện những khu nhà, đất bỏ trống hay những dự án bất động sản mới. Cũng có thể trực tiếp gửi quảng cáo, nhu cầu tìm bất động sản tại các khu vực, tòa nhà, khu phố mà nhà môi giới cần tìm.
Thông tin về cầu bất động sản
Đối tượng cầu gồm hai loại: Chưa có nhà hoặc có nhu cầu nhà ở mới: rộng hơn, hẹp hơn, nhà nghỉ, nhà có vườn...
Người mua bất động sản có thể vì các mục đích sau: Để ở, phục vụ sản xuất, làm nhà xưởng; Kinh doanh dịch vụ, đầu tư, kinh doanh bất động sản; Bảo toàn vốn, đầu cơ tiền nhàn rỗi; Văn phòng, công sở, chi nhánh, phòng giao dịch, đại lý; Thuê kinh doanh dịch vụ ngoại thương.
Người thuê bất động sản có các mục đích như: Thuê để làm khu công nghiệp, nhà xưởng, mặt bằng sản xuất; cặp vợ chồng trẻ, lao động trẻ, sinh viên, học sinh; Thuê nhà ở công nhân; Người tạm thời chưa có chỗ ở hay muốn cải thiện điều kiện ở; Người nước ngoài thuê để ở; Thuê nhà công vụ; Ngân hàng thương mại.
Với mục đích tín dụng, thế chấp, bất động sản có thể sử dụng vào: Quỹ đầu tư tài chính; Công ty bảo hiểm.
c) Xác định đối tượng và các bên tham gia thương vụ môi giới bất động sản
Xác định đối tượng thương vụ
Thông tin mua bán bất động sản đến với nhà môi giới bằng nhiều con đường khác nhau. Thông thường khách hàng trước tiên cung cấp thông tin bán hay cho thuê bất động sản cho nhà môi giới bằng điện thoại. Trên cơ sở những thông tin trao đổi lần đầu bằng điện thoại, nhà môi giới bắt đầu quyết định có tiếp nhận công việc hay không. Bước thứ hai tiếp theo là xem xét bất động sản muốn bán. Nhà môi giới cần thực hiện cẩn thận công việc xem xét này cho dù bất động sản đó là loại căn hộ chung cư mà họ đã gặp hàng trăm lần, hay đó là một ngôi biệt thự cổ. Không thể cung cấp dịch vụ hiệu quả cũng như đáp ứng tốt yêu cầu bán của khách hàng nếu như không trực tiếp nhìn thấy tận mắt bất động sản. Việc xác định rõ bất động sản là cần thiết do những nguyên nhân sau đây:
phán đoán.
+Chỉ có sự ghi chép của bản thân mới có thể miêu tả chính xác bức tranh toàn cảnh về bất động sản, đánh giá chân thực hơn những lời miêu tả tốt đẹp về bất động sản của chủ sở hữu, bước đầu đánh giá được giá trị của bất động sản. Nếu nhà môi giới chỉ dựa trên lời của chủ sở hữu thì rất dễ gây ra sự hiểu biết lệch lạc, thiếu chân thực về bất động sản.
+Chỉ có ở tại hiện trường bất động sản mới có thể xác định được tính cách và sở thích của chủ sở hữu. Việc tìm hiểu gần gũi này có thể cho nhà môi giới thấy ngay rằng thương vụ với chủ sở hữu sẽ không có kết quả gì. Ngoài ra việc tiếp cận này cũng cho chủ sở hữu thấy tính chuyên nghiệp của nhà môi giới, gây được lòng tin với chủ sở hữu. Thường là các chủ sở hữu sẽ cảm thấy thoải mái và ứng xử một cách tự nhiên, cởi mở hơn khi họ ở trong ngôi nhà của mình hơn là khi họ gặp nhà môi giới tại văn phòng.
+Việc xem xét, quan sát bất động sản một cách trực tiếp cho phép nhà môi giới đưa ra dãy những câu hỏi cụ thể. Hơn nữa họ có thể được xem các giấy tờ liên quan ngay tại bất động sản.
+Ngay cả khi chúng ta không nhớ hết hoặc không ghi chép hết những đặc điểm của bất động sản, thì chúng ta cũng không rơi vào thế bị động khi khách hàng mua bất động sản hỏi xem chúng ta đã xem tận mắt bất động sản đó chưa. Điều này sẽ tạo lòng tin với khách hàng mua, rằng chúng ta không cung cấp hàng hóa theo kiểu "bán mèo trong bị".
Trong quá trình xác định bất động sản cần đặc biệt chú ý đến những vấn đề sau đây:
Vị trí: Có lẽ chỉ có ba yếu tố quyết định đến sức hấp dẫn của bất động sản đó là: Vị trí, vị trí và …vị trí. Có thể chứng minh được điều này khi mà kiến trúc, trang thiết bị và tiêu chuẩn kỹ thuật đều có thể thay đổi được trong khi vị trí bất động sản là cố định. Chính vì vậy mà địa điểm, địa chỉ, môi trường xung quanh, đại điểm trên bản đồ có ý nghĩa nhất định, tác động đến mối quan tâm của khách hàng, quyết định của họ cũng như giá cả bất động sản. Tuy vậy, vị trí không phải là yếu tố khách
quan. Đối với người này thì một vị trí được cho là đẹp những đối với người khác thì lại là xấu. Vì vậy, trong khi đi xem xét địa điểm, nhà môi giới không nên đánh giá. Việc đánh giá địa điểm đẹp hay không hãy để cho người mua hay người thuê đánh giá. Việc của nhà môi giới là chỉ ghi chép lại những yếu tố, đặc tính của địa điểm. Nhà môi giới cần ghi chép lại những đặc tính liên quan đến bất động sản kiểu như hướng, hình dạng mảnh đất, ngôi nhà, khoảng cách đến các phương tiện công cộng, hàng xóm liền kề, có gần đầu phố, bãi đỗ xe, công viên, vườn hoa không, có gần bệnh viện, trường học, nhà trẻ, bể bơi, siêu thị, khung cảnh qua cửa sổ. Đó chính là những yếu tố xung quanh dệt nên bức tranh toàn cảnh liên quan đến bất động sản. Nhà môi giới sẽ sử dụng những tiêu chuẩn này giải đáp những yêu cầu của người mua hay thuê.
Tình trạng kỹ thuật: Vấn đề này liên quan mật thiết đến khách hàng. Khách hàng thường quan tâm đến việc phải đầu tư thêm bao nhiêu để bất động sản được an toàn và tiện dụng về kỹ thuật. Đây là một trong những mối quan tâm hàng đầu cho những người muốn mua căn hộ chung cư (cả cũ lẫn mới). Vấn đề này không trở nên quan trọng lắm đối với những người mua nhà riêng. Ở đây cần xác định rằng nhà môi giới không có trách nhiệm với những lỗi kĩ thuật ẩn dấu bên trong. Đó là những lỗi mà bằng mắt thường không thể thấy trong khi chủ sở hữu không biết hay cố tình dấu. Sau khi thương vụ hoàn thành thì người sử dụng không thể trách hay đòi bồi thường về những lỗi này.
Việc đánh giá tình trạng kỹ thuật nên dành cho khách hàng. Dĩ nhiên, họ có thể sử dụng tư vấn của những nhà chuyên môn. Từ góc độ của nhà môi giới việc này không hề ảnh hưởng gì khi khách hàng sử dụng kiến thức của các nhà chuyên môn cho dù đó là kỹ sư xây dựng hay một giáo sư đại học. Nhà môi giới có trách nhiệm hướng dẫn mọi ngóc ngách của bất động sản cho người tư vấn kỹ thuật. Việc làm này giúp cho sự đánh giá cuối cùng về tình trạng kỹ thuật của bất động sản.
Trang thiết bị: Nhiều người khi bán căn nhà thường khoát tay nói rằng sẽ để lại hết vật dụng, đồ đạc và chỉ mang đi những đồ vật cá nhân. Lúc này thường là họ chưa suy tính đầy đủ. Tuy vậy, cũng không nên bắt chặt lời của chủ nhà, buộc họ
phải để lại tất cả những gì họ đã nói. Nhiệm vụ của nhà môi giới không chỉ là ghi chép lại danh sách những đồ vật để lại, mà còn phải thỏa thuận giá cả những đồ vật giá trị người mua muốn để lại hoặc những đồ vật nào nhất định chủ nhà sẽ mang đi.
Vấn đề ở đây không phải ở chỗ để người mua bất động sản có được ngôi nhà với đầy đủ tiện nghi, mà trước tiên là để bảo đảm người bán để lại những gì đã ghi chép trong hợp đồng bàn giao căn nhà. Vì vậy, khi nhận bán bất động sản, nhà môi giới cần ghi chép cẩn thận trang thiết bị bất động sản. Đối với những đồ vật dạng như tủ lạnh, điều hòa, quạt, bồn tắm, máy hút mùi… nên ghi rõ nhãn mác, kiểu dáng để trong trường hợp một vài tháng sau giao nhận thì không xảy ra trường hợp tủ lạnh mới biến thành cũ.
Khách hàng quan tâm đến bất động sản lúc đầu thường không để ý kỹ đến trang thiết bị. Thế nhưng càng về sau khi thỏa thuận chi tiết thì đôi khi vấn đề vướng mắc lại chỉ đơn giản là cái trạn đựng bát.
Nhà môi giới cần trả lời được đối tượng mà họ cung cấp dịch vụ là ai, nhóm khách hàng nào họ muốn hướng tới, dịch vụ mà họ cung cấp có sát thực tế, nhu cầu của khách hàng hay không. Trả lời được những câu hỏi này sẽ định hướng cho nhà môi giới trong các hoạt động của mình.
Khách hàng chính của dịch vụ môi giới chính là những người bán – mua hay cho thuê – thuê. Thông thường thị trường bất động sản được thúc đẩy bởi người mua. Khả năng tài chính của họ sẽ khởi động, kích hoạt các thương vụ mua – bán hoặc đầu tư. Chính vì vậy, nhà môi giới cũng cần để ý đến sức mua trong toàn xã hội, khu vực họ hoạt động, cũng như những xu hướng, tiềm năng phát triển trong tương lai.
Việc phân tích bắt đầu từ quá trình xác định các nhóm tuổi khách hàng trong thị trường, khả năng phát triển nghề nghiệp của họ, mức độ thất nghiệp và xu hướng di dân. Nhà môi giới sẽ gặp rất nhiều vất vả, khó khăn khi hoạt động ở những vùng dân cư có nhiều người ở độ tuổi hưu trí. Thứ nhất là do hạn chế về mặt tài chính, thứ hai là do tuổi tác nên khách hàng có đặc điểm tâm sinh lí và sở thích định kiến khó thay đổi. Vì vậy, việc đưa ra quyết định của nhóm khách hàng này sẽ rất khó khăn. Tình hình sẽ khác đi rất nhiều nếu nhà môi giới hoạt động trong vùng có
nhiều người đang ở trong độ tuổi lao động, nhiều người bắt đầu sự nghiệp hay sự nghiệp đang phát triển cao. Đối với nhóm khách hàng này thì việc cải thiện hay thay đổi điều kiện sống có một ý nghĩa nhất định. Họ là những người quan tâm nhất đến các dịch vụ của nhà môi giới.
Trong quá trình hoạt động, nhà môi giới cần chú ý quan sát đến cả những sự đầu tư, những dự án kinh tế thực hiện trên địa bàn hoạt động của mình hay của vùng lân cận. Quá trình tư nhân hóa các xí nghiệp, nhà máy hay sự đón nhận những dòng vốn đầu tư nước ngoài có thể sẽ dẫn đến sự cải thiện đời sống vật chất hoặc sự dịch chuyển dòng nhân công lao động. Khi đó thị trường sẽ phát triển rộng hơn với các loại hình dịch vụ mới, nhu cầu thuê nhà sẽ tăng, các chủ nhà sẽ muốn nâng cấp tốt hơn điều kiện