II. Thực trạng sử dụng nghiệp vụ chuyển tiền trong thanh toán quốc tế tại NHNo VN.
2.1.3.Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền đi.
2. Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền trong thanh tốn quốc tế của NHNo VN.
2.1.3.Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền đi.
a. Chuyển tiền đi tại Chi nhánh.
Thanh toán viên hớng dẫn ngời chuyển tiền ghi và ký tên đầy đủ vào lệnh chuyển tiền theo mẫu in sẵn của Chi nhánh bao gồm các nội dung sau:
- Tên đơn vị và chữ ký, số tài khoản và tên ngân hàng mở tài khoản của ngời chuyển tiền.
- Tên và địa chỉ, số tài khoản và tên ngân hàng của ngời hởng lợi.
- Số tiền, loại tiền chuyển đi bằng số và bằng chữ.
- Ngày giá trị.
- Phí chuyển tiền do ai chịu.
Thanh tốn viên kiểm tra tính đầy đủ và phù hợp của các chứng từ mà ngời chuyển tiền xuất trình theo yêu cầu của chế độ quản lý ngoại hối và thể lệ thanh tốn khơng dùng tiền mặt hiện hành của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam. Bao gồm:
- Lệnh chuyển tiền.
- Các giấy tờ xác nhận khoản tiền chuyển ra nớc ngoài: bản sao hợp đồng ngoại thơng, hợp đồng vay vốn, các hóa đơn có liên quan…
- Các giấy tờ chứng minh nguồn gốc số tiền đợc chuyển: hợp đồng mua ngoại tệ (nếu thanh tốn bằng vốn tự có VND); hợp đồng tín dụng (nếu thanh tốn bằng vốn vay); ủy quyền của cơ quan hữu quan về việc phân bổ nguồn vốn ngân sách, vay nợ, viện trợ (nếu thanh toán bằng vốn ngân sách, vay nợ viện trợ)
Thanh toán viên xử lý điện chuyển tiền:
- Kiểm tra tài khoản của khách hàng, so sánh mẫu chữ ký chủ tài khoản và mẫu dấu đăng ký trên tài khoản.
- Xác nhận số d, lập phiếu báo Nợ trích tài khoản bao gồm cả số tiền chuyển và phí chuyển (nếu phí do ngời chuyển tiền chịu).
- Lập điện. Trong trờng hợp chuyển tiền thanh tốn th tín dụng/ nhờ thu, thanh tốn viên căn cứ vào hồ sơ mở th tín dụng/nhờ thu và lệnh chuyển tiền của ngân hàng nớc ngoài để lập điện chuyển tiền.
- Chuyển hồ sơ và phiếu hạch toán tới kiểm soát viên.
Căn cứ vào hồ sơ của thanh toán viên chuyển đến, kiểm soát viên ghi rõ ý kiến của mình rồi trình lãnh đạo quyết định cho phép thực hiện giao dịch hay không.
- Nếu lãnh đạo khơng đồng ý, hủy điện và phiếu hạch tốn.
- Nếu lãnh đạo đồng ý, phụ trách phịng tính ký hiệu mật lên bản điện.
- Phát điện đến Sở giao dịch NHNo VN.
- Chuyển trả tồn bộ hồ sơ cho thanh tốn viên lu trữ.
b. Chuyển tiền tại Sở giao dịch NHNo VN.
Trong trờng hợp chuyển tiền bằng điện:
- Cá nhân đợc ủy quyền kiểm tra ký hiệu mật trên bản điện do Chi nhánh chuyển đến, ghi ý kiến và trình lãnh đạo.
- Sau khi lãnh đạo phê duyệt, cá nhân đợc ủy quyền tính mã rồi chuyển tiếp điện ra nớc ngoài. Trờng hợp ngân hàng ngời hởng là ngân hàng có quan hệ tài khoản với NHNo VN: chỉ thị chính ngân hàng này ghi Nợ tài khoản NOSTRO hoặc ghi Có tài khoản VOSTRO của NHNo VN để thực hiện lệnh chuyển tiền. Trờng hợp ngân hàng ngời hởng khơng có quan hệ tài khoản với NHNo VN: chỉ thị ngân hàng giữ tài khoản NOSTRO hoặc ngân hàng mà Sở giao dịch gửi tài khoản VOSTRO là một trong các ngân hàng lớn cùng thị trờng với ngân hàng ngời hởng.
- Chuyển thanh tốn viên lập phiếu báo Nợ trích tài khoản của Chi nhánh tại Sở giao dịch NHNo VN. Nếu tài khoản của Chi nhánh không đủ tiền, Sở giao dịch ứng thanh tốn, đồng thời ghi Nợ Chi
nhánh số tiền cịn thiếu với mức lãi suất nợ quá hạn bằng 150% phí điều vốn của trung tâm điều hành.
- Trả lại điện đã phát cho Chi nhánh.
Trong trờng hợp chuyển tiền bằng th: thanh toán viên kiểm tra ký hiệu mật trên điện do Chi nhánh chuyển đến, nếu phù hợp, thanh toán viên căn cứ vào nội dung điện để soạn lại th chuyển tiền và trình Lãnh đạo ký duyệt.
c. Trờng hợp có u cầu tra sốt do ngời hởng lợi cha nhận đợc tiền:
Tại Chi nhánh: thanh toán viên phải lập điện tra soát theo mẫu điện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phù hợp gửi đến ngân hàng trả tiền. Điện tra soát phải do kiểm sốt viên duyệt và tính ký hiệu mật rồi chuyển Sở giao dịch. Nếu sau 5 ngày làm việc kể từ ngày gửi tra sốt cha nhận đợc trả lời thì thực hiện tra sốt lần 2, nếu sau 5 ngày nữa vẫn khơng nhận đợc trả lời thì báo cáo phụ trách phịng trình lãnh đạo xử lý.
Tại Sở giao dịch: thanh toán viên nhận điện từ Chi nhánh, kiểm tra mã,
chuyển phụ trách phịng, trình lãnh đạo. Sau khi lãnh đạo phê duyệt, thanh toán viên gửi điện đi nớc ngoài và chuyển điện đã phát về Chi nhánh.
d. Điều chỉnh, ngừng, hủy lệnh chuyển tiền.
Sau khi kiểm tra, nếu phát hiện trong lệnh chuyển tiền có sai sót hoặc cha đầy đủ, thanh tốn viên phải thơng báo ngay cho khách hàng để sửa đổi bổ sung. Mọi sửa đổi, bổ sung đều phải bằng văn bản có chữ ký xác nhận của khách hàng. Yêu cầu điều chỉnh, ngừng, hủy lệnh chuyển tiền đợc xử lý nh sau:
Tại Chi nhánh:
- Nếu lệnh chuyển tiền vẫn thuộc phạm vi kiểm soát của Chi nhánh, thanh toán lập yêu cầu điều chỉnh, ngừng hoặc hủy lệnh chuyển tiền rồi chuyển kiểm soát viên duyệt, trình lãnh đạo.
- Nếu lệnh chuyển tiền đã ra khỏi phạm vi kiểm soát của Chi nhánh, thanh tốn viên điện thơng báo trớc cho Sở giao dịch NHNo VN hoặc Chi nhánh có liên quan. Sau đó, thanh tốn phải căn cứ vào yêu cầu của ngời chuyển tiền lập điện SWIFT MTn92 (yêu cầu hủy), hoặc
MTn95 (yêu cầu ngừng hoặc điều chỉnh) gửi Sở giao dịch hoặc Chi nhánh liên quan.
Tại Sở giao dịch:
- Nếu điện cha phát ra ngoài hệ thống, Sở giao dịch chuyển điện trả lại Chi nhánh.
- Nếu điện đã phát ra khỏi hệ thống, lập điện tra sốt và gửi điện ra nớc ngồi.
Khi có u cầu điều chỉnh, ngừng, hủy lệnh chuyển tiền, khách hàng phải trả thêm phí. Ngân hàng khơng hồn lại các khoản phí chuyển tiền đã thu trong trờng hợp hủy lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của ngời chuyển tiền hoặc do ngân hàng ngồi hệ thống thối hối.
Nh vậy, khi đóng vai trò là ngân hàng chuyển tiền di, NHNo VN phải có trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ liên quan theo đúng quy định quản lý ngoại hối của Nhà nớc. Ngời chuyển tiền phải có nghĩa vụ cung cấp cho ngân hàng những giấy tờ cần thiết. Nếu gặp trờng hợp vi phạm, ngân hàng phải từ chối. Trong quá trình thực hiện việc chuyển tiền, ngân hàng phải phối hợp với ngời chuyển tiền để giải quyết những sai sót có thể xảy ra.