II. Thực trạng sử dụng nghiệp vụ chuyển tiền trong thanh toán quốc tế tại NHNo VN.
2. Hoàn thiện các ứng dụng công nghệ trong hoạt động chuyển tiền.
tế mà còn cần phải am hiểu các quy định của Chính phủ và Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam về quản lý ngoại hối trong từng thời kỳ để vận dụng vào thực tiến kinh doanh của mình. Để thực hiện biện pháp này, ban lãnh đạo NHNo VN cần cập nhật kiến thức và thông tin về các văn bản, chế độ của Chính phủ, của NHNo VN và các cơ quan, ngành liên quan về công tác quản lý ngoại hối và thanh toán quốc tế và tổ chức học tập, phổ biến lại cho cán bộ, giúp họ có đủ năng lực pháp lý để tiếp cận khách hàng, t vấn cho khách hàng, tạo đợc uy tín cho Ngân hàng.
Giải pháp này đợc thực hiện sẽ mang lại hiệu quả cao cho ngân hàng vì khi có những nhân viên giỏi, tinh thơng nghiệp vụ thì việc xử lý cơng việc sẽ nhanh chóng, chính xác, an tồn hơn, hiệu quả mạng lại sẽ nhiều hơn, đem lại lòng tin cho khách hàng.
2. Hồn thiện các ứng dụng cơng nghệ trong hoạt động chuyểntiền. tiền.
Các xu hớng của môi trờng nh yêu cầu về hội nhập quốc tế và cạnh tranh trong lĩnh vực ngân hàng đòi hỏi các nhà lãnh đạo NHNo VN cần quan tâm đến đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động ngân hàng. Trong các hoạt động ngân hàng, thanh tốn quốc tế nói chung và nghiệp vụ chuyển tiền nói riêng ln đứng đầu trong việc đòi hỏi phải đợc áp dụng cơng nghệ hiện đại. Máy móc thiết bị đã góp phần giảm bớt rất nhiều rủi ro trong chuyển tiền so với trớc đây. Tuy nhiên do cơng nghệ cịn cha đợc hoàn thiện nên thực tế trong thời gian qua tại NHNo VN lại cho thấy nhiều rủi ro xảy ra trong nghiệp vụ chuyển tiền xuất phát từ trục trặc trong máy móc thiết bị và cơng nghệ. Vì vậy, NHNo VN cần chú trọng tới việc hồn thiện máy móc thiết bị và cơng nghệ thơng tin tổng thể tồn ngân hàng trong đó có trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền bao gồm các mặt sau:
Chính sách phát triển hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng tổng thể:
- Đẩy mạnh việc tự động hóa và sử dụng cơng nghệ thơng tin trong các hoạt động của Ngân hàng. Trong những năm tới cần tiếp tục đầu t trang bị máy tính, hịa mạng Internet, cài đặt mạng truyền thơng cho mọi chi nhánh của NHNo VN. Đối với trụ sở và chi nhánh chính, nên lắp đặt những máy có cơng suất lớn, tốc độ xử lý cao và chính xác. Những giải pháp công nghệ mới phải đợc triển khai tại trung tâm điều hành trớc tiên, sau đó sẽ áp dụng mơ hình triển khai thí điểm và chỉ thực hiện triển khai đại trà khi việc triển khai thí điểm cho thấy hiệu quả và lợi ích.
- Đảm bảo thiết lập, bắt buộc tuân thủ và cập nhật thờng xuyên các tiêu chuẩn cho trang thiết bị, hệ điều hành, môi trờng cơ sở dữ liệu, các mạng truyền thơng; trong đó bao gồm cả các tiêu chuẩn cho việc mua sắm thiết bị. Lựa chọn nhà cung cấp thiết bị hàng đầu không chỉ về chất lợng thiết bị mà cả về dịch vụ hỗ trợ và t vấn kỹ thuật.
- Từng bớc thay thế việc xử lý, lu trữ dữ liệu, chứng từ theo phơng pháp thủ công bằng phơng pháp tự động để tiết kiệm không gian, thời gian và nâng cao độ an tồn, chính xác. Các thơng tin nên đợc cơ cấu lại một cách logic và hệ thống, cho phép ngời sử dụng có thể tìm thấy trên mạng điện tử. Cải tiến khả năng liên lạc giữa tất cả các chi nhánh, văn phòng cấp tỉnh, văn phịng giao dịch bằng một hệ thống truyền thơng điện tử, giảm thiểu việc giao dịch qua giấy tờ nh hiện nay.
- Ln có các biện pháp phịng ngừa rủi ro kỹ thuật và giải pháp khắc phục sự cố. Tập huấn cho nhân viên nắm vững vai trò và những việc họ cần thực hiện khi rủi ro kỹ thuật xảy ra.
- Nhân viên và cán bộ quản lý phải thờng xuyên đợc đào tạo và cập nhật về các công nghệ mũi nhọn để am hiểu tờng tận và hoàn tồn làm chủ các cơng nghệ và cơng cụ đợc sự dụng tại Ngân hàng, đảm bảo trình độ cán bộ phát triển phù hợp với năng lực của công nghệ.
- Đối với bộ phận chuyển tiền: Mỗi nhân viên chuyển tiền tại trụ sở và chi nhánh cấp tỉnh nên đợc trang bị một máy vi tính để chủ động trong giao dịch. Nối mạng giữa phịng thanh tốn quốc tế và phịng kế tốn để thuận tiện cho việc cập nhật số liệu. Có phần mềm theo dõi hoạt động chuyển tiền, hiện đại hóa khâu tạo lập điện thanh tốn và lập báo cáo hàng tháng.
Cải tiến và hoàn thiện hiệu quả sử dụng mạng thanh toán SWIFT.
- Phát triển và nâng cao mạng lới thanh toán SWIFT để kết nối vững chắc với mạng quốc tế. NHNo VN cần làm tốt phơng án tham gia theo các mục tiêu chung của tổ chức SWIFT để thống nhất với tất cả các ngân hàng khác.
- Trang bị cho mỗi chi nhánh làm thanh tốn quốc tế một máy vi tính có cài đặt phần mềm SWIFT-in và đợc nối với Sở giao dịch NHNo VN. Có mã SWIFT nội bộ riêng cho các chi nhánh để việc nhận điện đợc thực hiện nhanh chóng, chính xác.
- Từng bớc chuẩn hóa việc luân chuyển thơng tin, chứng từ và thanh tốn giữa Sở giao dịch NHNo VN với các ngân hàng khác và trong nội bộ hệ thống NHNo VN theo các tiêu chuẩn định dạng của SWIFT.
- Giảm bớt việc sử dụng Telex trong chuyển tiền, thay vào đó là việc áp dụng tối đa các tiện ích của SWIFT, kể cả đối với việc luân chuyển điện chuyển tiền trong nội bộ NHNo VN và báo Có - Nợ để đảm bảo độ an tồn, chính xác và nhanh chóng.
- Thờng xuyên cập nhật các tài liệu hớng dẫn của Tổ chức SWIFT và phổ biến tới tận từng chi nhánh thực hiện thanh toán quốc tế để đảm bảo tất cả các nhân viên thanh tốn đều phải thơng hiểu các quy định này.
- Tổ chức bộ phận thanh tốn quốc tế nói chung và bộ phận thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền nói riêng theo kinh nghiệm của các ngân hàng thơng mại quốc tế, có sự sửa đổi cho phù hợp với điều kiện của từng chi nhánh, đáp ứng yêu cầu về quản trị và bảo quản hệ thống SWIFT.
- Không ngừng trang bị kiến thức cho cán bộ quản lý và cán bộ làm công tác chuyển tiền về hoạt động và các yêu cầu của mạng SWIFT qua các cuộc hội thảo, học tập kinh nghiệm từ các ngân hàng bạn, các chuyên gia ngân hàng nớc ngoài.
Triển khai hệ thống kế toán khách hàng và hệ thống thanh tốn liên ngân hàng.
NHNo VN có mạng lới chi nhánh lớn nhng hiện tại mạng lới này cha đem lại ích lợi cho khách hàng. Khách hàng chỉ có thể giao dịch thơng qua chi nhánh chính của họ mà thơi. Một hệ thống kế tốn khách hàng và hệ thống
thanh toán liên ngân hàng mới sẽ cho phép khách hàng giao dịch ngay tại những chi nhánh mà khách hàng không để tài khoản nhờ vào khả năng xử lý trực tuyến của các chi nhánh. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho khách hàng trong việc sự dụng phơng thức chuyển tiền qua ngân hàng.
Hơn nữa, hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng hiện nay phần lớn vẫn dựa trên giấy tờ. Có 350 chi nhánh có thể truy cập vào hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng nhng thực tế ngời ta vẫn lập biên lai bằng giấy tờ cho mục đích đối chiếu ở các chi nhánh nhận lẫn chi nhánh gửi. Nếu hệ thống kế toán khách hàng mới đợc cài đặt thành công và hiệu quả nh một hệ thống trực tuyến thì khi đó nhu cầu thanh tốn giữa các chi nhánh sẽ khơng cịn, các chi nhánh sẽ có khả năng ghi Có bất cứ tài khoản nào tại bất kỳ chi nhánh nào một cách trực tiếp và ngay lập tức. Việc này vừa làm giảm bớt thời gian, vừa giảm thiểu đợc rủi ro do luân chuyển điện chuyển tiền giữa các chi nhánh.
Tuy nhiên, do sức ép chi phí nên có thể hiểu rằng hệ thống mới này sẽ chỉ đợc cài đặt đầu tiên trong các khu vực thành thị. Đối với các chi nhánh ở khu vực nông thơn có thể sẽ địi hỏi thêm vài năm trớc khi cơ sở hạ tầng thơng tin và chi phí kết hợp cho phép cài đặt hệ thống kế toán khách hàng và thanh toán liên chi nhánh ngân hàng.
Để thực hiện việc triển khai các công nghệ thanh tốn là một q trình phức tạp, tốn nhiều thời gian và chi phí cho Ngân hàng. Vì vậy cần lập một kế hoạch chi tiết về thời gian biểu, phạm vi áp dụng, huy động các nguồn lực để q trình triển khai cơng nghệ khơng bị chệch hớng, thiếu tập trung, bị trì hỗn và làm tốn chi phí. Ngồi ra cịn phải có sự năng động của ban lãnh đạo ngân hàng, mạnh dạn đầu t mua sắm máy móc thiết bị cơng nghệ hiện đại và các phần mềm ứng dụng chơng trình thanh tốn, kế tốn. Trong số các ngân hàng thơng mại Việt Nam, NHNo VN là ngân hàng hàng đầu trong ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động kinh doanh của mình, đợc tài trợ bởi vốn vay Ngân hàng Thế giới, NHNo VN đã và đang tổ chức đấu thầu lắp đặt thiết bị công nghệ mới. Khi giải pháp này đợc thực hiện sẽ mang lại cho Ngân hàng nhiều lợi ích nh: giảm đợc nhân lực thực hiện nghiệp vụ, tiết kiệm đợc thời gian giao dịch, đảm bảo an toàn trong giao dịch và trong thanh toán cũng nh nâng cao hiệu quả trong thanh tốn quốc tế nói riêng và hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung.
Trong thanh tốn chuyển tiền, ngân hàng đại lý là một yếu tố khơng thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ. Hiện nay, NHNo VN có quan hệ đại lý với 850 ngân hàng nớc ngồi nhng khơng nhiều trong số đó là các ngân hàng đại lý tài khoản trực tiếp. Hơn nữa, sản phẩm xuất nhập khẩu của các khách hàng của NHNo VN lại rất phong phú, đến và đi nhiều khu vực trên thế giới, khơng phải ở đâu NHNo VN cũng có ngân hàng đại lý nên nhiều khi phải thanh toán vong vo qua nhiều ngân hàng trung gian.
Một mạng lới ngân hàng đại lý rộng có thể giúp cho khách hàng của NHNo VN tiết kiệm chi phí chuyển tiền vì lệnh chuyển tiền qua mỗi ngân hàng đại lý đều phải chịu một khoản phí nhất định, càng ít ngân hàng trung gian thì phí càng thấp. Ngồi ra có thể thấy, nếu lệnh chuyển tiền đợc chuyển trực tiếp, không phải thông qua nhiều khâu trung gian thì mức độ rủi ro cũng sẽ ít hơn. Hơn nữa, trong trờng hợp gặp rủi ro cần tra sốt với ngân hàng nớc ngồi, nếu quy trình thanh tốn đó phải qua nhiều ngân hàng thì q trình tra sốt rất lâu, gây phiền hà cho khách hàng phải chờ đợi.
Thông thờng những lệnh chuyển tiền đợc thanh tốn ghi Nợ, Có tại cùng ngân hàng mà cả NHNo VN và ngân hàng nhận điện cùng có quan hệ tài khoản thì khách hàng chỉ phải chịu một khoản phí thấp. Trong thực tế cũng có trờng hợp nhân viên thanh tốn khơng lựa chọn đợc ngân hàng đại lý chuyển tiền phù hợp nên dẫn tới hiện tợng phải chuyển điện vòng qua nhiều ngân hàng trung gian. Để khắc phục hiện tợng này, cán bộ thanh toán phải thờng xuyên đối chiếu danh sách các ngân hàng đại lý của NHNo VN và ngân hàng đại lý của ngân hàng nớc ngồi để tìm ra những ngân hàng thích hợp với từng thị trờng mà lựa chọn ngân hàng thanh toán cho phù hợp.
Với đà phát triển của nền kinh tế nớc ta và của NHNo VN, trong thời gian tới, NHNo VN cần tiếp tục duy trì, củng cố và từng bớc mở rộng mạng l- ới ngân hàng đại lý phù hợp với tốc độ và khối lợng giao dịch. Trong đó cần đặc biệt chú trọng đến những trung tâm tài chính thế giới và những thị trờng mà các khách hàng của NHNo VN có nhiều giao dịch nh Mỹ, EU, Nga, Trung Quốc, Hongkong, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc... Ngoài ra cũng cần quan tâm đến các ngân hàng tại khu vực Trung Đông, Châu Phi, nơi ngày càng nhập khẩu nhiều các sản phẩm nông sản của Việt Nam. Tiến hành đánh giá, phân loại các ngân hàng đại lý để có chính sách quan hệ phù hợp.
Tổ chức mạng lới thông tin đối ngoại nhanh nhạy, thông suốt, thờng xuyên tổ chức, đúc kết kinh nghiệm trong quan hệ đối ngoại để hạn chế rủi ro trong thanh toán. Thiết lập quan hệ hợp tác song phơng, đa phơng với các ngân hàng, tổ chức tài chính quốc tế. Xây dựng và phát triển mối quan hệ chặt chẽ với ngân hàng các nớc ASEAN, ngân hàng các nớc láng giềng, đặc biệt là với Trung Quốc. NHNo VN cần tổ chức một phòng chuyên làm đầu mối để trao đổi thơng tin hai chiều, tìm hiểu và khai thác quan hệ đại lý với các ngân hàng trên thế giới. Đây đợc coi là một nghiệp vụ quan trọng đợc các ngân hàng trên thế giới cũng nh các ngân hàng thơng mại Việt Nam rất coi trọng.