Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực là một công việc rất quan trọng, được thực hiện hàng năm và cả trong kế hoạch dài hạn của Bưu điện tỉnh Quảng Bình (kế hoạch chiến lược 5 năm).
Để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, Bưu điện tỉnh đã dựa vào một số căn cứ chính sau:
Một là: kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tập đoàn giao.
Hàng năm, vào khoảng cuối tháng 11, đầu tháng 12, Bưu điện tỉnh Quảng Bình tiến hành đánh giá thực hiện kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch cho năm tới. Trong đó có kế hoạch nguồn nhân lực. Kế hoạch nguồn nhân lực được thực hiện sau cùng so với các kế hoạch khác của đơn vị. Bởi căn cứ vào việc dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ, căn cứ vào các chỉ tiêu được Tập đoàn giao sẽ cho biết Bưu điện tỉnh cần bao nhiêu lao động với những phẩm chất cần thiết gì để hoàn thành kế hoạch.
Hai là: Phân tích nhu cầu và dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong thời gian
trước mắt cũng như lâu dài.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh ngoài sự chỉ đạo trực tiếp của Tập đoàn, đơn vị đã đề ra chiến lược trong dài han, cụ thể hoá chiến lược trong điều kiện hoàn cảnh của địa phương và của đơn vị. Để phân tích nhu cầu và dự báo nhu cầu trong trước mắt, Bưu điện tỉnh đưa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, hiện trạng nguồn nhân lực từng năm, đánh giá nhu cầu sử dụng dịch vụ trong năm. Để phân tích nhu cầu và dự báo nhu cầu trong dài hạn, Bưu điện tỉnh đã dựa vào việc phân tích môi trường kinh doanh, đánh giá hiện trạng năng lực sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Ba là: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực
Đây là một hoạt động được tiến hành thường xuyên tại Bưu điện tỉnh Quảng Bình, kết quả của phân tích hiện trạng nguồn nhân lực được thống kê, và được dùng để làm căn cứ lập kế hoạch đào tạo cũng như là tuyển mới. Bưu điện tỉnh đã tiến hành phân tích thực trạng nguồn nhân lực trên các tiêu chí chính sau:
61
Quy mô lao động, nhìn vào bảng 2.3 có thể thấy rằng Bưu điện tỉnh có quy mô lao động khá lớn so với các đơn vị thành viên khác của Tập đoàn.
Tổng số lao động trong bảng trên không bao gồm lao động phát xã, lao động hợp đồng thời vụ (khoảng 135 lao động). Quy mô lao động của Bưu điện tỉnh tăng qua các năm nhằm đảm bảo nhu cầu tốc độ tăng trưởng sản xuất, và năng suất lao động tăng. Ở đây cần lưu ý, cơ cấu lao động chưa hợp lý như hiện nay tổng số lao động tại Công ty điện báo điện thoại là 293 người kể cả lao động hợp đồng, trong đó có tới 120 kỹ sư và cao đẳng chiếm tới gần 41%, trung cấp chỉ có 74 người chiếm gần 25.2%, công nhân 99 người chiếm 33.8%. Mô hình lao động với một đơn vị cần nhiều lao động cơ bắp như vậy là không hợp lý. Vì với cơ cấu công nghệ như hiện nay của Bưu điện tỉnh Quảng Bình mà:
Lao động khối đường dây cáp chiếm phần đông là lao động nghề, trong đó lại tuyển dụng nhiều cao đẳng, kỹ sư, là không hợp lý.
Lao động khối bưu chính 247 người trong đó số kỹ sư cao đẳng có 21 người, trung cấp có 6 người, còn lại là công nhân 220 người. Số kỹ sư, cao đẳng lại quá ít khó khăn cho việc phân công và quy trách nhiệm.
Bên cạnh việc phân tích thực trạng nguồn nhân lực theo các tiêu thức như trên, Bưu điện tỉnh Quảng Bình còn tiến hành phân tích theo các tiêu thức khác như: lứa tuổi, giới tính, thâm niên công tác. Về nội dung kế hoạch nguồn nhân lực, Bưu điện tỉnh Quảng Bình đã và đang thực hiện các nội dung sau:
Một là, tính toán định biên lao động:
Số lượng lao động được tính toán cho từng loại công việc, từng loại chức danh, từng bộ phận căn cứ vào khối lượng công việc, định mức lao động, cân đối giữa lao động cần tăng thêm và lao động giảm đi.
Định biên lao động được xác định như sau: Tđb = Tcn + Tpv + Tql + Tbs
Trong đó:
Tđb: Định biên lao động của doanh nghiệp Tcn: Định biên lao động công nghệ
62 Tpv: Định biên lao động phục vụ và bổ trợ Tql: Định biên lao động quản lý
Tbs: Định biên lao động bổ sung
Căn cứ vào kế hoạch sản lượng và doanh thu, kế hoạch phát triển mạng lưới, kế hoạch phát triển dịch vụ mới, Bưu điện tỉnh Quảng Bình xác định định biên lao động công nghệ cho từng bộ phận trên cơ sở nhu cầu, khối lượng công việc, định mức lao động và đặc điểm tổ chức lao động.
- Tính toán định biên lao động công nghệ:
+ Đối với các lao động làm các nội dung công việc bảo dưỡng sửa chữa cáp, dây trần, dây máy thuê bao, dịch chuyển lắp đặt máy điện thoại thuê bao định biên lao động xác định theo công thức:
Tcnj =
Tn N
Tcnj iti
Trong đó:
Tcnj: Định biên lao động công nghệ loại j (người)
Ni: Số đơn vị sản phẩm tính định mức i (km cáp, máy điện thoại) ti: Định mức thời gian 1 đơn vị sản phẩm (giờ - người)
Tn: Quỹ thời gian làm việc của một đơn vị lao động trong một năm (2088 giờ) + Đối với lao động chuyển mạch, vi ba, khai thác Bưu chính, phát hành báo chí, giao dịch, 10, 108, 116, 119, chuyển phát nhanh, điện hoa, khai thác điện báo, hệ thống thông tin đặc biệt, nguồn, điều hoà khí hậu, các trạm thiết bị cáp quang...
Đặc điểm sản xuất của các lao động công nghệ trên đây là phải đảm bảo thông tin thông suốt 24/24 giờ trong ngày, 365 ngày trong năm, theo quy luật không đều, khối lượng các sản phẩm thông tin từng giờ trong ngày, trong tuần, tháng nhiều ít chủ yếu do khách hàng sử dụng các dịch vụ Bưu chính Viễn thông quyết định. Nhưng khi có yêu cầu sử dụng thì chất lượng đòi hỏi phải nhanh, chính xác, an toàn do vậy thời gian sản xuất bao gồm thời gian thực tế làm việc và thời gian thường trực. Với những đặc điểm sản xuất đó định biên của các loại lao động công nghệ được xác định trên cơ sở tổ chức lao động khoa học, thể hiện trong việc tổ chức ca
63
làm việc hợp lý có năng suất lao động, chất lượng cao và đảm bảo nguyên tắc giờ nhiều việc nhiều người, giờ ít việc ít người.
+ Đối với lao động vận chuyển Bưu chính, định biên lao động tính theo công thức: Tncvn = n i cti T N L * Trong đó:
Tncvn: Định biên lao động công nghệ vận chuyển bưu chính Lcti: Lao động vận chuyển một chuyến thư i
Ni: Tổng các chuyến thư ngày thường trong năm của tuyến thứ i
Tn: Quỹ thời gian làm việc của một đơn vị lao động trong một năm (2088 giờ) - Tính toán định biên lao động phục vụ và bổ trợ: các đơn vị trực thuộc tuỳ thuộc vào nhu cầu, đặc điểm tổ chức lao động mà xác định số lượng lao động loại này cho phù hợp.
- Tính toán định biên lao động quản lý:
Sau khi xác định các nội dung công việc của chức danh, các đơn vị tiến hành phân loại các nội dung công việc theo thời gian. Nội dung công việc làm hàng ngày, tuần, tháng... Căn cứ cơ chế quản lý, chế độ làm việc, quy trình quản lý, xác định khối lượng từng nội dung công việc trong năm, xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một lần của nội dung công việc trong 1 năm. Định biên lao động quản lý được tính toán theo công thức:
Tql = n nam yc T T / Trong đó:
Tql: Định biên lao động quản lý (tính cho từng chức danh)
Tyc/năm: Tổng số giờ lao động yêu cầu các nội dung công việc của chức danh
trong 1 năm.
64
Định biên lao động bổ sung để thực hiện chế độ ngày giờ nghỉ theo quy định của Luật lao động bao gồm số ngày nghỉ phép, nghỉ việc riêng bình quân cho một lao động định biên (tính theo thống kê kinh nghiệm), số giờ rút ngắn cho các nghề đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm, thời gian cho con bú, vệ sinh phụ nữ, thời gian hội họp, thời gian học tập, an toàn vệ sinh lao động, kỹ thuật nghiệp vụ, huấn luyện quân sự.
Căn cứ vào thoả ước lao động và tình hình cụ thể của đơn vị để định các thời gian trên và tính định biên lao động bổ sung:
Tbs =
ngày nghỉ của lao động công nghệ và
lao động phụ trợ +
lao động định biên của các chức danh làm ngày quốc lễ
thứ bảy, chủ nhật
x
112 365 - 52 - 52 365-112 Sau khi tính toán được định biên lao động như đã trình bày ở trên, Bưu điện tỉnh Quảng Bình tiến hành xác định:
Xác định lao động tăng thêm trong năm kế hoạch.
Trên cơ sở những căn cứ xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực như đã trình bày, Bưu điện tỉnh tiến hành xác định lao động tăng thêm trong năm kế hoạch với những yêu cầu về trình độ, ngành nghề. Số lao động này chủ yếu là do tuyển mới.
Xác định lao động giảm năm kế hoạch
Xác định lao động giảm chủ yếu dựa vào số lao động đến tuổi nghỉ hưu, số lao động xin nghỉ việc hoặc chuyển đi các ngành khác, các trường hợp kỷ luật buộc thôi việc đã được xác định trước.
Xác định lao động bình quân năm kế hoạch.
Lao động bình quân năm kế hoạch được xác định theo công thức: LĐbq = LĐ có mặt đến - LĐ dự kiến tuyển dụng, thôi việc, 31/12 năm trước về hưu, nghỉ việc, bq năm sau
Xác định lao động tăng thêm trong năm kế hoạch
Trên cơ sở những căn cứ xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực như đã trình bày ở trên, Bưu điện tỉnh Quảng Bình tiến hành xác định lao động tăng thêm
65
trong năm kế hoạch với những yêu cầu về trình độ, ngành nghề. Số lao động này chủ yếu là do tuyển mới.
Xác định lao động giảm năm kế hoạch
Xác định lao động giảm chủ yếu dựa vào số lao động đến tuổi nghỉ hưu, số lao động xin nghỉ việc hoặc chuyển đi các ngành khác, các trường hợp kỷ luật buộc thôi việc đã xác định được.