Trong nghiệp vụ này SeABank thực hiện chức năng là Ngân hàng thông báo. Toàn bộ nghiệp vụ do Phòng Thanh toán quốc tế thuộc Trung tâm thanh toán đảm nhận và được chia ra làm các mảng chính:
- Thông báo L/C, thông báo sửa L/C - Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ hàng xuất - Gửi chứng từ đòi tiền L/C xuất khẩu
- Xử lý từ chối thanh toán, từ chối chấp nhận thanh toán L/C xuất khẩu - Thanh toán L/C xuất khẩu
Quy trình thanh toán xuất được thể hiện rõ ràng qua các nghiệp vụ sau:
* Quy trình thông báo L/C, thông báo sửa L/C
Bước 1: Kiểm tra tính xác thực và quyết định thông báo/ từ chối thông báo L/C
- Chuyên viên thanh toán sau khi nhận hồ sơ gốc từ Ngân hàng đại lý sẽ xác thực và kiểm tra tính hợp lệ của L/C hoặc sửa đổi L/C, kiểm tra địa chỉ người
nhập khẩu, cảng dỡ hàng có thuộc quốc gia nằm trong danh sách các nước bị cấm vận han không.
- Kiểm soát viên kiểm tra kết quả xác thực L/C hay sửa đổi L/C do chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện. Nếu phát hiện sai sót, chuyển chuyên viên thanh toán điều chỉnh. Nếu phù hợp, chuyển Trưởng phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra.
- Trưởng phòng Thanh toán quốc tế quyết định kết quả xác thực L/C và kiểm tra nội dung L/C, quyết định thông báo hay từ chối thông báo. SeABank từ chối thông báo những L/C không xác thực được và tuỳ từng trường hợp cụ thể, có thể từ chối thông báo những L/C ngay cả khi đã xác định được tính chân thật bề ngoài.
Bước 2: Lập thông báo L/C hay từ chối thông báo L/C
- Trường hợp thông báo L/C, Trưởng phòng Thanh toán quốc tế quyết định lập thông báo L/C và tiến hành thông báo L/C kèm xác nhận và thu phí xác nhận nếu L/C có yêu cầu
- Trường hợp từ chối thông báo L/C, Trưởng phòng sẽ thông báo cho Ngân hàng nước ngoài về việc không đồng ý thông báo L/C.
Bước 3: Kiểm tra thông báo hay duyệt cấp 1 điện từ chối thông báo
Kiểm soát viên kiểm tra hồ sơ và nội dung thông báo L/C hay điện từ chối thông báo L/C. Nếu cần bổ sung sửa đổi thì chuyển trả cho chuyên viên thanh toán chỉnh sửa. Nếu phù hợp thì ký nháy lên thông báo L/C hay duyệt cấp 1 điện từ chối thông báo L/C.
Bước 4: Phê duyệt thông báo hay duyệt cấp 2 điện từ chối thông báo
Trưởng phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra lại hồ sơ và nội dung thông báo L/C hay điện từ chối thông báo. Nếu phát hiện sai sót thì chuyển trả cho chuyên viên thanh toán chỉnh sửa. Nếu phù hợp thì ký nháy lên thông báo L/C hay duyệt cấp 2 điện từ chối thông báo L/C.
Chuyên viên thanh toán chuyển cho chi nhánh thông báo và bản gốc L/C hay sửa đổi L/C.
Bước 6: Chi nhánh thông báo L/C hay sửa đổi L/C cho khách hàng.
Chuyên viên quan hệ khách hàng chi nhánh nhận thông báo và điện gốc từ Hội sở, lập thông báo L/C hay sửa đổi L/C cho khách hàng và trình lên Giám đốc chi nhánh ký. Sau đó, gửi hồ sơ cho khách hàng.
Bước 7: Đề nghị Phòng Thanh toán quốc tế đăng ký L/C hay sửa đổi L/C xuất trên T24.
Chuyên viên quan hệ khách hàng chi nhánh lập đề nghị đăng ký L/C hay sửa đổi L/C xuất, trình Giám đốc chi nhánh ký.
Bước 8: Chuyên viên thanh toán nhận hồ sơ, thực hiện đăng ký L/C xuất hay sửa đổi L/C xuất trên T24 và tiến hành hạch toán các loại phí.
Bước 9: Kiểm soát viên kiểm tra lại hồ sơ, nội dung nhập liệu và các bút toán hạch toán trên T24. Nếu chưa chính xác thì chuyển hồ sơ cho chuyên viên sửa lại. Nếu đã hoàn chỉnh thì tiến hành duyệt cấp 1.
Bước 10: Trưởng phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra lại hồ sơ, nội dung nhập liệu và các bút toán hạch toán trên T24. Nếu chưa chính xác thì chuyển hồ sơ cho chuyên viên sửa lại. Nếu đã hoàn chỉnh thì duyệt điện và chuyển hồ sơ cho chuyên viên lưu.
Bước 11: Tiến hành lưu trữ hồ sơ tại Phòng Thanh toán quốc tế và tại Chi nhánh.
* Quy trình kiểm tra chứng từ hàng xuất:
Bước 1: Chuyên viên quan hệ khách hàng tại Chi nhánh tiếp nhận chứng từ như quy định trong L/C từ khách hàng; kiểm tra số lượng, loại chứng từ so với số lượng, loại chứng từ ghi trên Thư yêu cầu và lập Bảng kê luân chuyển chứng từ và đề nghị Phòng thanh toán quốc tế kiểm tra chứng từ.
Bước 2: Chuyên viên quan hệ khách hàng tại Chi nhánh chuyển bộ chứng từ L/C xuất khẩu trong vòng 03 ngày làm việc để kiểm tra .
Bước 3: Chuyên viên thanh toán quốc tế sau khi tiếp nhận bộ chứng từ từ Chi nhánh, tiến hành kiểm tra đầy đủ về mặt số lượng và rõ ràng về nội dung. Và thông báo lại cho Chi nhánh về tình trạng bộ hồ sơ, yêu cầu bổ sung nếu còn thiếu.
Bước 4: Chuyên viên thanh toán kiểm tra bộ chứng từ bước 1 và lập Phiếu kiểm tra chứng từ theo L/C xuất khẩu, nêu ý kiên về bộ chứng từ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 5: Kiểm soát viên thanh toán kiểm tra bộ chứng từ bước 2 và nêu ý kiến vào Phiếu kiểm tra chứng từ theo L/C xuất khẩu.
Bước 6: Trưởng phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra số lượng từng loại chứng từ và nêu ý kiến quyết định về tình trạng bộ chứng từ vào Phiếu kiểm tra chứng từ theo L/C xuất khẩu.
Bước 7: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận bộ chứng từ từ Chi nhánh, chuyên viên thanh toán có trách nhiệm lập thông báo chứng từ hàng xuất theo L/C, trình lên Trưởng phòng ký rồi gửi lại cho Chi nhánh.
Bước 8: Chi nhánh tiếp nhận kết quả kiểm tra chứng từ L/C xuất khẩu và tiến hành lập thông báo gửi cho khách hàng. Nếu chứng từ bất hợp lệ và khách hàng chấp nhận chỉnh sửa thì sẽ chuyển lại cho Phòng Thanh toán quốc tế những chứng từ chỉnh sửa. Nếu không thì yêu cầu khách hàng ký bảo lưu và chuyển văn bản bảo lưu về Phòng Thanh toán quốc tế và thực hiện quy trình gửi chứng từ đòi tiền hàng xuất.
* Quy trình gửi chứng từ đòi tiền L/C xuất khẩu:
Bước 1: Chi nhánh tính toán các loại phí và lập đề nghị Phòng Thanh toán quốc tế đăng ký chứng từ L/C xuất khẩu.
Bước 2: Chuyên viên thanh toán tiếp nhận đề nghị của Chi nhánh, thực hiện đăng ký trên T24, hạch toán các loại phí và Lập thư chỉ dẫn thanh toán theo yêu cầu.
Bước 3: Kiểm soát viên kiểm tra nội dung nhập liệu trên T24 và các bút toán hạch toán phí. Nếu chưa chính xác thì chuyển trả chuyên viên bổ sung. Nếu
chính xác thì duyệt cấp 1. Đồng thời, kiểm tra nội dung trên Thư chỉ dẫn thanh toán.
Bước 4: Trưởng phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra các bút toán hạch toán phí và nội dung trên chỉ dẫn thanh toán. Nếu chưa chính xác thì chuyển trả chuyên viên chỉnh sửa. Nếu chính xác thì lưu hồ sơ và chuyển Thư chỉ dẫn thanh toán cho Chi nhánh.
Bước 5: Chuyên viên quan hệ khách hàng tại Chi nhánh nhận thư chỉ dẫn thanh toán, trình Giám đốc ký. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo, chuyên viên tại Chi nhánh có trách nhiệm gửi bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng nước ngoài và lưu hồ sơ, lưu số AWB theo quy định SeABank.
* Quy trình xử lý từ chối thanh toán hay từ chối chấp nhận thanh toán L/C xuất
Bước 1: Chuyên viên thanh toán quốc tế nhận điện từ chối thanh toán hay từ chối chấp nhận thanh toán L/C xuất từ ngân hàng nước ngoài sẽ tiến hành kiểm tra lý do từ chối so với chứng từ và kết quả kiểm tra chứng từ. Nếu lý do hợp lý thì in điện và thông báo cho Chuyên viên quan hệ khách hàng tại Chi nhánh biết để thông báo cho khách hàng. Nếu không hợp lý thì tiến hành lập điện tra soát với ngân hàng nước ngoài và chuyển cho Kiểm soát viên phê duyệt.
Bước 2: Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra nội dung điện tra soát. Nếu chưa hợp lý thì chuyển hồ sơ cho chuyên viên điều chỉnh. Nếu hợp lý thì duyệt điện cấp 1.
Bước 3: Trưởng phòng Thanh toán quốc tế viên tiến hành kiểm tra nội dung điện tra soát. Nếu chưa hợp lý thì chuyển hồ sơ cho chuyên viên điều chỉnh. Nếu hợp lý thì phê duyệt điện cấp 2 và chuyển cho chuyên viên thanh toán thực hiện in điện.
Bước 4: Chuyên viên thanh toán in điện tra soát và theo dõi quá trình phản hồi từ ngân hàng nước ngoài.
Bước 1: Chuyên viên thanh toán quốc tế sau khi nhận điện thanh toán từ Ngân hàng nước ngoài sẽ thông báo cho Chi nhánh và thực hiện hạch toán ghi trên tài khoản treo của Chi nhánh, sau đó chuyển cho Trưởng phòng thanh toán duyệt.
Bước 2: Trưởng phòng thanh toán quốc tế kiểm tra lại bút toán giao dịch. Nếu chưa hoàn chỉnh thì chuyển trả cho chuyên viên thanh toán chỉnh sửa bổ sung. Nếu đầy đủ thì phê duyệt.
Bước 3: Chuyên viên quan hệ khách hàng tại Chi nhánh tính các loại phí liên quan và lập đề nghị thanh toán L/C xuất khẩu gửi lên phòng Thanh toán quốc tế. Bước 4: Chuyên viên thanh toán quốc tế tiếp nhận đề nghị của Chi nhánh và thực hiện thanh toán L/C xuất khẩu.
Bước 5: Kiểm soát viên kiểm tra các bút toán và thu phí. Nếu nội dung bút toán trên T24 chưa hoàn chỉnh thì chuyển trả chuyên viên thanh toán để chỉnh sửa. Nếu đã hoàn chỉnh thì duyệt cấp 1.
Bước 6: Trưởng phòng Thanh toán quốc tế kiểm tra các bút toán và thu phí. Nếu nội dung bút toán trên T24 chưa hoàn chỉnh thì chuyển trả chuyên viên thanh toán để chỉnh sửa. Nếu đã hoàn chỉnh thì duyệt cấp 2 và thực hiện lưu hồ sơ.
Bước 7: Tiến hành lưu trữ hồ sơ tại Phòng Thanh toán quốc tế và tại Chi nhánh.
* Đánh giá hiệu quả
Để đánh giá hiệu quả quy trình thanh toán xuất khẩu bằng L/C, chúng ta xem xét một số điểm sau:
- Tính chặt chẽ của quy trình:
+ Khi xác nhận L/C, SeABank luôn xem xét uy tín, khả năng tài chính của ngân hàng, mở L/C để đặt ra mức ký quỹ xác nhận phù hợp.
+ Chỉ lập thông báo L/C, thông báo sửa sau khi đã kiểm tra xác nhận mã đúng. Ngược lại, khi chưa thực hiện việc kiểm tra trên, nếu khách hàng có yêu
cầu, SeABank chỉ giao cho khách bản sao L/C hoặc bản sao sửa đổi mà không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin trên.
+ Chỉ lập thư gửi chứng từ và lập điện đòi tiền ngân hàng mở L/C và nhà nhập khẩu sau khi đảm bảo yếu tố phù hợp giữa chứng từ so với L/C gốc và các sửa đổi kèm theo nếu có.
- Bên cạnh sự chặt chẽ trên, trong quy trình thanh toán L/C xuất còn tồn tại vái sơ hở: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Không có quy định nào đảm bảo SeABank chắc chắn thu được phí thông báo, thông báo sửa L/C nếu nhà xuất khẩu không chịu nhận thông báo L/C. Theo quy định của SeABank, khoản phí trên được nhà xuất khẩu thanh toán khi họ nhận được thông báo L/C của SeABank. Chính vì vậy, khi họ không nhận thông báo L/C, họ cũng như ngân hàng mở L/C đều không có nghĩa vụ trả khoản phí đó.
+ Tương tự như trường hợp trên, SeABank có thể không thu được phí gửi chứng từ từ Ngân hàng mở L/C nếu họ không chịu nhận chứng từ do SeABank gửi tới.
- Ngoài việc xem xét tính chặt chẽ cũng như sơ hở của quy trình thanh toán L/C xuất tại SeABank để đánh giá hiệu quả của hoạt động trên cần phải xem xét sự phù hợp của nó tới hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp tham gia.
+ Bất tiện
Thứ nhất, với nghiệp vụ thông báo L/C, thông báo sửa L/C, SeABank khi nhận được L/C thực hiện đúng nguyên tắc kiểm tra mã test, song thông báo đi luôn không xem qua L/C để lưu ý giúp khách hàng khiến cho khách hàng có thể bị thiệt thòi vì nhiều khi L/C có những điều khoản mập mờ, khó thực hiện mà khách hàng là người không có kinh nghiệm, không nhận ra. Kết quả là khách hàng thực hiện sai L/C. Với quy trình trên, SeABank có thể tạo điều kiện miễn trách nhiệm của mình, hạn chế rủi ro song về phía khách hàng gặp nhiều khó khăn.
Ví dụ: Khi L/C ghi mập mờ shipping documents, các ngân hàng Mỹ, Châu Âu coi đó là bộ vận đơn còn Ngân hàng Châu Á coi đó là toàn bộ chứng từ thanh toán. Nếu không hiểu rõ sẽ rất dễ thực hiện sai L/C. Chính vì vậy, đây là một trong nhiều vấn đề đặt ra đối với thanh toán xuất.
Thứ hai, trong trường hợp SeABank chiết khấu miễn truy đòi đối với bộ chứng từ của nhà xuất khẩu thì Ngân hàng chỉ chiết khấu với những L/C trả ngay. Nhưng trong thực tế, lượng L/C trả chậm chiếm một tỷ lệ không nhỏ, và đối với những nhà xuất khẩu thường có nhu cầu chiết khấu miễn truy đòi nhiều hơn so với L/C trả ngay, đó là những L/C mà nhà xuất khẩu có thể đòi tiền ngay sau khi xuất trình bộ chứng từ phù hợp và có sự chấp thuận mở L/C.
+ Thuận tiện
Khi nhận được điện, thư báo có của Ngân hàng nước ngoài, hiện nay SeABank đang áp dụng ba hình thức thanh toán: thanh toán khi nhận được thông báo, chiết khấu miễn truy đòi, chiết khấu truy đòi. Đây có thể nói sự cố gắng trong hoạt động thanh toán hàng xuất tại SeABank. Sự đa dạng các hình thức thanh toán góp phần tạo sự thuận tiện cho khách hàng đến thanh toán tại SeABank. Tuy nhiên, hình thức chiết khấu miễn truy đòi chưa được sự chú ý đúng mức do vậy chủ yếu là hai hình thức còn lại do hình thức miễn truy đòi đem lại rủi ro cao. Nhưng ngược lại, hình thức thanh toán trên có thể nói đem lại sự thuận tiện tốt nhất cho nhà xuất khẩu giúp họ thu tiền đủ, nhanh chóng tăng vòng quay của vốn, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, để có thể tăng hiệu quả thể hiện qua quy trình thanh toán xuất, SeABank cần có những giải pháp hợp lý hơn để có thể áp dụng rộng rãi hình thức thanh toán chiết khấu truy đòi.