b. Nguyên nhân chủ quan
3.2.1Hoàn thiện quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
3.2.2.1 Hoàn thiện quy trình thanh toán hàng nhập
Quy trình thanh toán là nhân tố trực tiếp tác động đến thanh toán tín dụng. Do đó, công tác hoàn thiện quy trình thanh toán L/C cần được chú trọng, đặc biệt đối với hàng nhập:
- Định mức ký quỹ một cách hợp lý
Nếu định mức ký quỹ thấp rất có thể mang tới rủi ro không thanh toán hay rủi ro về tỷ giá. Nhưng nếu định mức trên cao sẽ gây khó khăn cho nhà nhập khẩu, nhà nhập khẩu sẽ sẵn sàng từ bỏ Ngân hàng này chuyển sang Ngân hàng khác chấp nhận mức ký quỹ thấp hơn. Chính vì vậy, khi xác nhận định mức ký quỹ Ngân hàng cần dựa vào những yếu tố sau đây:
+ Uy tín và khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu. Nếu nhà nhập khẩu là khách hàng quan hệ lâu năm, có uy tín thanh toán đối với Ngân hàng thì có thể định mức ký quỹ thấp. Ngược lại, nếu khách hàng lần đầu tiên đến quan hệ mở L/C thì phải yêu cầu ký quỹ cao hơn, có thể lên tới 100% trị giá thanh toán hoặc phải có tài sản đảm bảo hay tìm người bảo lãnh.
+ Hiệu quả kinh tế của lô hàng nhập về: định mức ký quỹ phải cao hơn tỷ suất lợi nhuận lô hàng mang lại. Vì trong trường hợp nhà nhập khẩu thế chấp bằng cả lô hàng không có khả năng thanh toán cho Ngân hàng mở thì Ngân hàng sẽ được quyền định đoạt đối với hàng hoá. Giá chuyển nhượng phải đảm bảo cho Ngân hàng thanh toán với nước ngoài.
+ Biến động về tỷ giá: thời kỳ tỷ giá biến động mạnh, Ngân hàng phải điều chỉnh tỷ lệ ký quỹ tránh rủi ro về tỷ giá.
- Cân nhắc các điều kiện thanh toán
Tại SeABank hay xảy ra trường hợp hàng hoá đến trước bộ chứng từ thanh toán. Nếu để quá thời hạn, nhà nhập khẩu phải chịu thêm phí lưu kho nên họ thường yêu cầu Ngân hàng cho phép gửi 1/3 bộ chứng từ trực tiếp từ người mở L/C và 2/3 còn lại gửi qua Ngân hàng. Trong trường hợp này, nếu chấp nhận điều kiện đó thì vận đơn phải theo lệnh của Ngân hàng mở để đảm bảo quyền định đoạt và kiểm soát bộ chứng từ cho Ngân hàng thông qua hình thức ký hậu. Nếu nhà nhập khẩu yêu cầu vận đơn theo lệnh của nhà nhập khẩu thì phải có biện pháp quản lý chặt tài khoản tiền gửi và tiền vay của khách hàng.
- Xem xét các điều kiện đòi tiền
Đòi tiền bằng điện là hình thức trong đó bảo lưu quyền đòi lại. Nghĩa là sau khi chuyển tiền bằng điện thanh toán cho người bán, nếu bộ chứng từ có lỗi và nhà nhập khẩu từ chối thanh toán thì Ngân hàng mở có quyền đòi nhà xuất khẩu hoàn tiền lại. Nhưng thực tế khả năng hoàn tiền của nhà xuất khẩu là rất khó, khó tránh khỏi tranh chấp. Do vậy, trước khi quyết định mở L/C với những hình thức đòi tiền nhất định thì Ngân hàng cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng.
3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình thanh toán hàng xuất
- Ngân hàng thông báo sau khi nhận được L/C bằng điện không đầy đủ và không rõ ràng có thể không xác định được mẫu điện. Trong trường hợp này, Ngân hàng thông báo phải yêu cầu Ngân hàng mở thư tín dụng mở lại hoặc cung cấp mã test chính xác.
- Nếu SeABank được yêu cầu thông báo L/C cho nhà xuất khẩu ở nước thứ ba không phải nước của Ngân hàng thông báo đang hoạt động, nếu không muốn thông báo thì phải gửi ngay quyết định cho Ngân hàng mở.
- Ngoài dịch vụ thông báo L/C thu phí, SeABank có thể yêu cầu xác nhận L/C. Nghiệp vụ này thường chỉ được thực hiện với những Ngân hàng mở có uy tín. Tuy nhiên, vẫn có thể xác nhận đối với các ngân hàng mở không phải khách hàng quen thuộc nhưng phải nghiên cứu kỹ khách hàng.
- Thực hiện chiết khấu bộ chứng từ và trước khi chiết khấu, SeABank cần nghiên cứu:
+ Tình hình kinh tế - chính trị của nước nhập khẩu.
+ Xem xét khả năng thanh toán của nhà xuất khẩu, Ngân hàng mở và nhà nhập khẩu.
Trong nghiệp vụ chiết khấu chứng từ, SeABank thực hiện chiết khấu theo hai hướng: chiết khấu truy đòi và chiết khấu miễn truy đòi. Nhưng thực ra đến nay, Ngân hàng mới chỉ thực hịên chiết khấu truy đòi vì chiết khấu miễn truy đòi theo kiểu mua đứt bán đoạn đem lại rủi ro rất cao. Tuy nhiên không phải vì thế mà Ngân hàng bỏ qua nghiệp vụ này. Trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, điều đó có thể tạo nên lỗ hổng để các Ngân hàng khác có cơ hội chiếm lĩnh thị trường. Như vậy, rủi ro đối với SeABank lúc này không chỉ là bộ chứng từ có thanh toán hay không mà nguy hiểm hơn là khách hàng có cón tín nhiệm xuất trình chứng từ qua Ngân hàng nữa hay không. Chính vì vậy, để ngăn ngừa những rủi ro trong nghiệp vụ chiết khấu, Ngân hàng nên xây dựng cho mình một hệ thống thông tin hoàn chỉnh gồm kênh nội bộ và ngoài Ngân hàng; thông tin giữa SeABank và các Ngân hàng khác về tình hình vay nợ, uy tín của doanh nghiệp và bộ máy thông tin giữa các Ngân hàng đại lý để có những thông tin chính xác về Ngân hàng mở L/C xuất khẩu.
3.2.2. Vận dụng marketing vào hoạt động kinh doanh ngân hàng và thực hiện tốt công tác quản trị điều hành thực hiện tốt công tác quản trị điều hành
Hiện nay trong cơ chế thị trường đầy cạnh tranh, các Ngân hàng muốn tồn tại và phát triển thì không thể chờ đợi khách hàng tự tìm đến với mình mà cần phải chủ động đi tìm khách hàng. Thanh toán quốc tế không còn là lĩnh vực độc tôn của một Ngân hàng nào mà ngày nay nó đã trở thành một hình thức dịch vụ phổ biến của các Ngân hàng Việt Nam. Trước tình hình này, việc áp dụng marketing vào hoạt động Ngân hàng đặc biệt là hoạt động Thanh toán quốca tế là một việc làm cần thiết. Để làm được việc này cần chú ý tới những vấn đề sau:
Nghiên cứu thị trường để nắm được tập quán, thói quen và nhất là động cơ của khách hàng khi lựa chọn Ngân hàng.
Nghiên cứu khả năng cạnh tranh của Ngân hàng trong hiện tại và tương lai để thấy được những điểm mạnh cần phát huy và những thiếu sót cần khắc phục.
Bên cạnh đó, để đảm bảo cho hoạt động Thanh toán quốc tế của SeABank đi đúng định hướng phát triển và hành lang pháp lí của hoạt động kinh doanh cần thực hiện tốt các bước sau:
- Nâng cao chất lượng điều hành của Ban Giám đốc. - Tăng cường kỉ luật trong quản trị điều hành.
- Xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng trong mối quan hệ phối hợp giữa các phòng để cùng thực hiện tốt nhiệm vụ chung.
- Tăng cường sự lãnh đạo của các tổ chức cơ sở Đảng, hoạt động của đoàn thể, phát huy vai trò làm chủ của người lao động.
- Củng cố và xây dựng hệ thống thông tin nội bộ đáp ứng cho mục đích quản lí kinh doanh an toàn và hiệu quả.
Có làm tốt được công tác quản trị thì ban lãnh đạo Ngân hàng mới có thể đưa ra được những phương hướng phát triển đúng đắn để hoàn thiện hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nói chung và nâng cao chất lượng hoạt động Thanh toán quốc tế nói riêng.
3.2.3. Đa dạng hoá và mở rộng mạng lưới kinh doanh đối ngoại
Điểm then chốt cho việc phát triển mạng lưới kinh tế đối ngoại là việc củng cố và thu hút thêm khách hàng, do đó chính sách khách hàng của SeABank có thể đi theo các hướng như: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chủ động tìm kiếm khách hàng: điều này có nghĩa là ngân hàng sẽ thông qua các khách hàng có giao dịch với chi nhánh, các khách hàng có mở tài khoản thanh toán tại Chi nhánh mà có nhu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu mà tư vấn cho họ, giúp đỡ họ trong quá trình từ khi lập hồ sơ cho đến khi tất toán tài khoản. Kết hợp với Phòng Tín dụng lựa chọn các khách hàng đang xin vay để thực hiện các hoạt động đối ngoại, đưa ra hình thức dịch vụ phù hợp nhất thu hút họ sử dụng dịch vụ thanh toán tại Chi nhánh.
- Phân loại khách hàng: đối với các khách hàng lớn mới giao dịch thì có thể ưu đãi về phí dịch vụ, mức ký quỹ mở L/C, ưu tiên mua bán ngoại tệ theo yêu cầu. Các khách hàng mà thực hiện thanh toán hàng xuất qua Chi nhánh thì được hưởng mức lãi suất tiền vay thấp, phí phục vụ rẻ, tư vấn chi tiết, nhiệt tình.
- Tổ chức hội nghị khách hàng: đối với các khách hàng lớn thì ngân hàng cung cấp cho họ các thông tin về nghiệp vụ hiện đại, các hình thức thanh toán mới nhất.
Thông qua chính sách khách hàng của Ngân hàng, Ngân hàng hoàn toàn có thể mở rộng được mạng lưới kinh doanh nói chung và nâng cao chất lượng Thanh toán quốc tế nói riêng nhờ việc đẩy mạnh công tác tư vấn cho khách hàng.
- Đối với đơn vị nhập khẩu:
Để mang lại lợi ích cho nhà nhập khẩu và đảm bảo quyền lợi cho ngân hàng thì ngân hàng cần tư vấn cho họ những vấn đề sau:
+ Tư vấn cho khách hàng nên mở loại L/C nào là có lợi nhất
+ Tư vấn cho nhà nhập khẩu trong việc đưa các điều khoản dựa vào L/C: không nên đưa quá nhiều điều khoản nhưng vẫn phải đảm bảo các điều khoản bắt buộc: thời hạn thanh toán, mô tả về hàng hóa, v.v…
+ Tư vấn cho khách hàng trong việc lựa chọn thời hạn của L/C : nếu mở quá sớm thì nhà nhập khẩu sẽ bị ứ đọng vốn, nhưng mở quá muộn nhà nhập khẩu sẽ gặp khó khăn về thời hạn giao hàng.
- Đối với đơn vị xuất khẩu:
Rủi ro thường gặp nhất mà người xuất khẩu thường gây ra cho ngân hàng thanh toán, ngân hàng chiết khấu là họ thường không lập được bộ chứng từ hoàn hảo và vì vậy họ thường bị từ chối thanh toán. Trong trường hợp đó ngân hàng cần tư vấn cho họ các vấn đề sau:
+ Tư vấn cho người xuất khẩu: yêu cầu người nhập khẩu mở cho mình một L/C với nội dung đảm bảo. Đối với những mặt hàng quý hiếm hoặc nghi ngờ khả năng thanh toán của ngân hàng phát hành thì các L/C như L/C không hủy ngang, L/C có xác nhận miễn truy đòi luôn đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu.
+ Tư vấn cho khách hàng khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu nên chọn điều kiện thương mại nào.
+Tư vấn cho khách hàng trong việc lựa chọn ngân hàng mở L/C là ngân hàng thanh toán. Những ngân hàng lớn thì càng có uy tín trong mối quan hệ, thường xuyên thanh toán sòng phẳng thì việc thanh toán sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
+ Tư vấn cho người xuất khẩu khi bộ chứng từ có sai sót. Các nhà xuất khẩu Việt Nam khi biết bộ chứng từ có sai sót thì thường yêu cầu ngân hàng chuyển chứng từ đi để thanh toán theo phương thức nhờ thu nhưng nếu làm như vậy sẽ gây bất lợi cho nhà xuất khẩu vì lúc đó bộ chứng từ sẽ được xử lý theo quy tắc thống nhất và nhờ thu (URC). Trong trường hợp như vậy ngân hàng nên tư vấn cho khách hàng: khi bộ chứng từ có bất hợp lệ, người được hưởng nên yêu cầu chuyển chứng từ trên cơ sở chấp nhận thanh toán và ghi rõ áp dụng theo UCP 500 hay 600 chứ không nên gửi chứng từ trên cơ sở nhờ thu.
3.2.4. Giải pháp về mặt cơ chế tổ chức quản lý
3.2.4.1 Sắp xếp đội ngũ cán bộ có đủ trình độ chuyên môn
Việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ Thanh toán quốc tế là rất cần thiết nhưng việc sắp xếp đội ngũ cán bộ có đủ trình độ chuyên môn cũng không kém phần quan trọng. Nhiều cán bộ được chuyển từ nghiệp vụ khác sang làm nghiệp vụ Thanh toán quốc tế nên không được trang bị kiến thức đầy đủ về ngoại thương, về Thanh toán quốc tế. Nhiều cán bộ được tuyển mới chỉ có những kiến thức được học trong các trường đại học, mới chỉ là những kiến thức lý thuyết mà thiếu đi kinh nghiệm thực tế. Vì vậy SeABank cần đưa ra tiêu chuẩn hoá cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế: bố trí cán bộ có đủ năng lực, trình độ chuyên môn và ngoại ngữ phù hợp với yêu cầu của công việc. Kiên quyết không bố trí những cán bộ không đúng chuyên môn, tư cách đạo đức và ý thức chấp hành kỷ luật không tốt thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Cần có quy chế tuyển chọn cán bộ mới công khai, dân chủ, đảm bảo tuyển chọn được những cán bộ thực sự có trình độ. Mạnh dạn đề bạt cán bộ trẻ có năng lực, sắp xếp đúng người đúng việc theo năng lực và tinh thần trách nhiệm đối với công việc. Một thực trạng về việc bố trí cán bộ Thanh toán quốc tế ở SeABank hiện nay là cán bộ hay bị thuyên chuyển rất không phù hợp với đặc thù của hoạt động
Thanh toán quốc tế. Hoạt động này đòi hỏi cán bộ phải có kinh nghiệm, theo tiêu chuẩn quốc tế một cán bộ Thanh toán quốc tế được gọi là có kinh nghiệm là phải công tác khoảng 10 trong lĩnh vực này. Nhiều cán bộ mới công tác được một thời gian đang trong quá trình tích luỹ kinh nghiệm đã lại bị thuyên chuyển qua công tác khác, cán bộ mới vào lại phải đầu tư đào tạo từ đầu. Ban lãnh đạo SeABank cần xây dựng chiến lược quy hoạch cán bộ lãnh đạo nghiệp vụ Thanh toán quốc tế ở trung ương và chi nhánh dài hạn nhằm đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ chủ chốt, chủ động về nguồn nhân lực, tránh tình trạng vừa thừa cán bộ nhưng lại thiếu cán bộ có đủ năng lực, trình độ và phẩm chất đạo đức.
3.2.4.2. Không ngừng nâng cao trình độ của các cán bộ Thanh toán quốctế tế
Công tác đào tạo tổ chức cán bộ là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của
SeABank nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thanh toán Tín dụng chứng từ và hạn chế đến mức thấp nhất mọi rủi ro phát sinh từ Ngân hàng.
Hiện nay SeABank đã có được một đội ngũ cán bộ nhiệt tình, có trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, trước những đòi hỏi ngày càng cao của quá trình phát triển, Ngân hàng vẫn cần phải có những biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ. Để làm được việc đó, Ngân hàng cần phải có những biện pháp sau:
- Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ thanh toán quốc tế, các cuộc hội thảo về Thanh toán quốc tế nhằm giúp cho các cán bộ trao đổi kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ Thanh toán quốc tế, học tập được kinh nghiệm xử lí các tình huống phát sinh trong hoạt động Thanh toán quốc tế.
- Hàng năm nên tổ chức những cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ và tổ chức thi tuyển để có thể tuyển được những cán bộ có năng lực chuyên môn.
- Không chỉ hoàn thiện về mặt nghiệp vụ, cán bộ làm công tác Thanh toán quốc tế cũng phải chú trọng tới tác phong giao dịch với khách hàng. Điều này sẽ giúp cho Chi nhánh thu hút thêm được khách hàng mới và củng cố vững chắc hơn mối quan hệ với những khách hàng đã có.
- Quan tâm đến công tác đào tạo cho không chỉ cán bộ của Phòng Thanh toán quốc tế mà còn cả cán bộ các phòng ban khác của Chi nhánh. Cập nhật, đào tạo, phổ biến liên tục về các văn bản pháp lý điều chỉnh quan hệ Thanh toán