Việc phân bổ ngân sách cho những sáng kiến mang tính chiến lược đã được xác định và đánh giá mức độ ưu tiên sẽ được thực hiện qua 5 bước theo sơ đồ 1.11 sau đây:
Cấp công ty Cấp phòng ban Nhân viên
Thẻ điểm cân bằng
Sơ đồ 1.11 Liên kết Thẻ điểm cân bằng với hoạt động dự toán ngân sách
(Nguồn: Paul R. Niven, 2009)
Bước đầu tiên chính là quá trình chuẩn bị, lập kế hoạch để truyền đạt rộng rãi ý nghĩa của việc sử dụng BSC trong dự toán ngân sách của tổ chức. Tiếp theo là phát triển một thẻ điểm cấp cao nhằm cung cấp những phương tiện cần thiết để xây dựng thẻ điểm phân tầng. Thẻ điểm phân tầng bao gồm các mục tiêu, chỉ số đo lường, các chỉ tiêu và sáng kiến cần thiết để thực hiện được các chỉ số trên Thẻ điểm. Từ đó có thể lựa chọn được những sáng kiến là những chương trình, hành động, dự án giúp đạt được mục tiêu chiến lược phù hợp nhất để cấp vốn.
Việc phân tầng BSC sẽ tạo ra bối cảnh cho việc phân bổ ngân sách một cách chiến lược và qua việc phân tầng BSC đến từ mọi lĩnh vực làm cho nhân viên nhân thức được rõ nét hơn vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức.
Hoạt động dự toán ngân sách được thực hiện trong một tổng thể thống nhất có sự tham gia và phản hồi của tất cả các nhân viên, vì vậy sẽ giảm đi những tiêu cực trong quá trình cấp vốn, nâng cao tinh thần học hỏi và sự hợp tác của các phòng ban, giảm được thời gian cần thiết để tạo ra một kế hoạch dự toán ngân sách thường niên, như vậy sẽ giúp cho tổ chức hoạt động đạt hiệu quả.
Sứ mệnh, giá trị, tầm nhìn, chiến lược
Các mục tiêu thước đo chỉ tiêu
và sáng kiến Viễn cảnh tài chính Viễn cảnh quy trình nội bộ Viễn cảnh đào tạo và phát triển nhân viên Viễn cảnh kháchhàng Các thẻ điểm cân bằng chi phối ngân sách
Các thẻ điểm cân bằng phân tầng
Ngân sách hoạt động