7. Bố cục của đề tài
2.5.2. Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài không chỉ có giá trị đối với doanh nghiệp mà còn có giá trị về nhiều mặt đối với nền kinh tế - xã hội của Việt Nam. Đặc biệt trong thời kỳ đổi mới nhƣ hiện nay, các thành phần kinh tế có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã và đang có vai trò ngày càng lớn trong quá trình phát triển nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng XHCN ở Việt Nam. Đối với công tác lƣu trữ, trong nhiều năm qua chúng ta đang chứng kiến sự thay đổi và phát triển mạnh mẽ cả về mặt lý luận, thực tiễn và hành lang pháp lý. Tuy nhiên, cho đến hiện nay các văn bản pháp lý của Việt Nam, kể cả Luật Lƣu trữ cũng còn thiếu những quy định cụ thể về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Bàn về vấn đề này TS. Hồ Văn Quýnh cho rằng: “Chƣa có văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc quy định toàn diện cho công tác văn thƣ, lƣu trữ của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Vì thế công việc này còn nan giải. Tùy theo từng doanh nghiệp ngoài quốc doanh có tầm cỡ to nhỏ khác nhau mà họ tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ một cách thích hợp. Mục đính cuối cùng của công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các doanh nghiệp ngoài quốc doanh là phục vụ kinh doanh có hiệu quả. Công ty nào thấy đầu tƣ vào đây để sinh ra lợi nhuận thì họ tăng cƣờng và ngƣợc lại”[59; tr.191]. Có thể khẳng định rằng, hiện nay chúng ta đang thiếu hành lang pháp lý để hƣớng dẫn nghiệp vụ, thực hiện việc quản lý, thu thập, trƣng mua, mua và nhận chuyển nhƣợng tài liệu từ doanh nghiệp.
Pháp luật lƣu trữ Việt Nam chỉ dừng lại xem doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài(thuộc sở hữu tƣ) nhƣ một tổ chức kinh tế tức là xem công tác lƣu trữ ở trong doanh nghiệp này cũng giống nhƣ các doanh nghiệp Nhà nƣớc (thuộc sở hữu công) và cũng nhƣ các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Vì thế các quy định của luật pháp chƣa áp dụng đƣợc trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Hơn nữa, pháp luật lƣu trữ Việt Nam chỉ mới dừng lại thừa nhận quyền sở hữu tài liệu của
79
cá nhân, gia đình, dòng họ mà chƣa đề cập đến quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Vì thế, trong thời gian qua, hầu nhƣ các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ chƣa quản lý đƣợc khối tài liệu của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Với quan điểm cho rằng: tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài là tài liệu bất khả xâm phạm thuộc sở hữu hoàn toàn của doanh nghiệp cho nên các cơ quan quản lý lƣu trữ các cấp hầu nhƣ chƣa có những nghiên cứu về mặt lý và thực tiễn để xây dựng các chính sách quản lý phù hợp đối với công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp. Vì vậy pháp luật lƣu trữ Việt Nam chƣa có cơ sở để quy định cụ thể về chế độ quản lý, hƣớng dẫn nghiệp vụ một cách phù hợp đối với công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp nói chung và trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Từ những phân tích đó, cho thấy thực tiễn công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài còn nhiều hạn chế cũng xuất phát từ việc thiếu những quy định cần thiết, cụ thể và phù hợp để điều chỉnh công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nói riêng. Đồng thời pháp luật lƣu trữ Việt Nam chƣa có các chế tài cần thiết trong việc xử lý các vi phạm về việc tự ý tiêu hủy, mua bán, chuyển nhƣợng, xuất khẩu tài liệu trái pháp luật nên chƣa có cơ sở pháp lý vững chắc để quản lý tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp nhất là tài liệu thuộc doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Mặc dù luật lƣu trữ không quy định nhƣng trong một số văn bản khác của Nhà nƣớc lại quy định chế độ lƣu trữ của doanh nghiệp nói chung nhƣ điều 12, Luật doanh nghiệp và chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán,… Tuy nhiên những văn bản này chƣa quy định toàn diện về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ doanh nghiệp. Hơn nữa, năng lực quản lý cũng nhƣ nhận thức về vai trò, vị trí của công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài của các cán bộ, cơ quan quản lý lƣu trữ các cấp còn nhiều vấn đề bất cập nên chƣa có một cơ quan nào quan tâm đến các khối tài liệu này. Minh chứng cụ thể cho vấn đề này, là trong đợt tuyên truyền triển khai Luật lƣu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 tới toàn thể nhân dân thì chƣa có một Chi cục văn thƣ, lƣu trữ hay địa phƣơng nào tổ chức tuyên tuyền và triển khai tới các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Khi mà các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cũng nhƣ các cán bộ làm công tác lƣu trữ còn chƣa biết, chƣa hiểu về thực tiễn lƣu trữ, thiếu nhận thức đúng đắn và đầy đủ về giá trị của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội của Quốc gia thì không thể có những cơ sở vững chắc để điều chỉnh pháp luật lƣu trữ nhằm thực hiện việc quản lý có hiệu quả công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp.
2.5.3. Nguyên nhân xuất phát từ công tác đào tạo cán bộ làm công tác lƣu trữ doanh nghiệp
Một trong những nguyên nhân cũng góp phần làm hạn chế công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài hiện nay là việc thị trƣờng lao
80
động Việt Nam thiếu những cán bộ lƣu trữ có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của các nhà đầu tƣ và thực tiễn nghiệp vụ công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp. Công tác đào tạo cán bộ lƣu trữ ở Việt Nam trong hơn 50 năm qua đã có những thành tựu và ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của xã hội. Mặc dù chƣơng trình cũng nhƣ chất lƣợng đào tạo về lao động lƣu trữ của hệ thống giáo dục Việt Nam đã có nhiều cải tiến, thay đổi để đáp ứng ngày càng tốt hơn các nhu cầu của xã hội nhƣng nhiều cán bộ đƣợc đào tạo về lƣu trữ hiện nay vẫn chƣa đáp ứng tốt các yêu cầu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Thực trạng về chất lƣợng đào tạo cán bộ lƣu trữ nhƣ đã nói ở trên một phần xuất phát từ chƣơng trình đào tạo của các trƣờng còn quá dàn trải với nhiều mảng kiến thức, trong đó phần kiến thức dành cho công tác lƣu trữ doanh nghiệp còn hạn chế nên đội ngũ cán bộ đào tạo ra còn đáp ứng chƣa tốt các yêu cầu chuyên sâu của doanh nghiệp về công tác lƣu trữ. Trong khi đó, chủ sở hữu các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài luôn đòi hỏi ở đội ngũ cán bộ lƣu trữ phải có trình độ chuyên môn, tính chuyên nghiệp và tính chuyên môn hóa cao. Từ những yêu cầu đó, mong muốn của doanh nghiệp là công tác lƣu trữ phải đảm bảo đƣợc tính hiệu quả cao, góp phần đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhìn nhận một cách toàn diện với những yêu cầu này của doanh nghiệp, các cán bộ lƣu trữ của chúng ta đáp ứng chƣa tốt. Một trong những yêu cầu mà lao động lƣu trữ đã qua đào tạo đáp ứng chƣa tốt đó là khả năng hạn chế trong việc soạn thảo văn bản giao dịch bằng ngoại ngữ, thiếu tính cập nhật các tiến bộ khoa học công nghệ, thiếu các kỹ năng mềm cần thiết và các kỹ năng nghiệp vụ lƣu trữ hiện đại. Vì thế nhiều cán bộ lƣu trữ đã đƣợc đào tạo chƣa đáp ứng tốt các yêu cầu của doanh nghiệp trong công tác lƣu trữ.
Tiểu kết chƣơng 2
Có thể khẳng định rằng tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài không những có ý nghĩa quan trọng với các doanh nghiệp mà còn có những ý nghĩa không thể phủ nhận đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhƣ hiện nay. Trên những ý nghĩa đó đặt ra cho chúng ta một số câu hỏi cần đƣợc trả lời là: công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp này có chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật lƣu trữ Việt Nam không? Cơ sở lý luận nào để thực hiện việc đánh giá công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp này. Kinh nghiệm của nhiều nƣớc trên thế giới chỉ ra rằng: tài liệu lƣu trữ của các doanh nghiệp đều thuộc sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật lƣu trữ. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này phải dựa trên các nguyên tắc quản lý có tính phù hợp với thực tiễn công tác lƣu trữ của doanh nghiệp và nguyên tắc công nhận, tôn trọng quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp. Công nhận quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp không đồng nhất với việc để cho các doanh nghiệp tự mình quyết định số phận của những tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp. Dựa trên những lý
81
luận cơ bản về công tác lƣu trữ ở Việt Nam cũng nhƣ hệ thống pháp luật liên quan đến công tác lƣu trữ của doanh nghiệp và kinh nghiệm quản lý lĩnh vực này của các nƣớc, tác giả đề tài thực hiện việc khảo sát về các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai. Từ thực tế khảo sát cho thấy tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp đã có những ƣu điểm, nhƣợc điểm và đặc điểm khác biệt. Kết quả khảo sát chỉ ra rằng các nhà đầu tƣ đã bƣớc đầu nhận thức đƣợc giá trị của tài liệu lƣu trữ nhất là những tài liệu có giá trị quan trọng đối với các doanh nghiệp. Minh chứng cho điều này là việc hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí nơi bảo quản những tài liệu quan trọng và những tài liệu có chứa những thông tin bí mật về công nghệ và thƣơng mại của mình. Tuy nhiên, do nhận thức chƣa đầy đủ về giá trị của tài liệu lƣu trữ nên nhiều tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp này đang bị bỏ rơi.
Hơn nữa qua khảo sát cũng cho thấy, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp có nhiều đặc điểm khác biệt mà nếu áp dụng một cách máy móc những tiêu chuẩn nghiệp vụ lƣu trữ của Việt Nam vào công tác lƣu trữ của doanh nghiệp sẽ khó thực hiện hiệu quả công tác lƣu trữ ở đây nhƣ: tài liệu lƣu trữ đƣợc biên soạn song ngữ, việc quy định riêng về thời hạn bảo quản tài liệu theo yêu cầu nội bộ và yêu cầu của khách hàng, quy định khác biệt về việc sử dụng các con dấu trong doanh nghiệp theo văn hóa và phong tục của nhà đầu tƣ và các chuyên gia quản lý doanh nghiệp, v.v... Từ những đặc điểm đó cho thấy, để tổ chức và quản lý có hiệu quả công tác lƣu trữ cần có những khảo sát và nghiên cứu kỹ lƣỡng thực tiễn của công tác này trong chính các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Thực tế cho thấy mục đích chủ yếu của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Do mục đích đó nên các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp còn nhiều vấn đề hạn chế. Hơn nữa, để bảo mật thông tin hầu hết các doanh nghiệp đã lựa chọn phƣơng pháp bố trí công tác lƣu trữ của mình theo mô hình phân tán. Mô hình đó cũng tạo ra những ƣu điểm và những hạn chế nhất định trong công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Những hạn chế của công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau. Trong đó, có nguyên nhân xuất phát từ nhận thức chƣa đầy đủ của các nhà đầu tƣ, các nhà quản lý doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lƣu trữ. Hơn nữa, cho đến nay Nhà nƣớc Việt Nam mà trong đó cụ thể là Cục văn thƣ và lƣu trữ Nhà nƣớc chƣa có những quy định một cách cụ thể và đầy đủ để quản lý, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Tuy nhiên, tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng tạo ra những hiệu quả nhất định đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp. Do đó, để phát huy những ƣu điểm và khắc phục các hạn chế về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp
82
100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài các nhà khoa học và các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cần nghiên cứu kỹ lƣỡng để đƣa ra những giải pháp tối ƣu nhất. Với những nghiên cứu bƣớc đầu, trong chƣơng 3 của đề tài này, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai.
83
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 100% VỐN ĐẦU TƢ NƢỚC NGOÀI TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ BIÊN HÕA – TỈNH ĐỒNG NAI